كيفية صياغة البريد الإلكتروني للتواصل المثالي

قبل بضع سنوات ، أطلقت أداة للتواصل عبر البريد الإلكتروني تسمى Mailshake. إنها المنصة المثالية لتبسيط وأتمتة التواصل البارد عبر البريد الإلكتروني ... ولكن فقط إذا كنت تعرف أو ترغب في تعلم كيفية كتابة البريد الإلكتروني للتواصل المثالي.

نظرًا لأنني كنت مساهماً في Forbes، Inc. و Entrepreneur ، فإنني أتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتواصل البارد تصل إلى صندوق الوارد الخاص بي (20-30 يوميًا). بعضها جيد ، وبعضها سيء ، وبعضها سيء للغاية .

لسوء الحظ ، هناك عدد قليل منهم فقط هو ما سأصنفه على أنه "رائع" ، ولكن "عظيم" هو ما يجب أن تهدف إلى تحقيقه مع كل بريد إلكتروني ترسله. لنقتبس من راند فيشكين من Moz ، الجيد ليس جيدًا بما يكفي:

"لإلهام الرد ، عليك أن تصل إلى" رائع ".

قول هذا أسهل من فعله ، لكني أحب أن أعتقد أن كوني في الطرف المتلقي للعديد من رسائل التوعية - وإرسال عدد كبير منها بنفسي - قد أعطاني فكرة قوية جدًا عما يستلزمه البريد الإلكتروني للتواصل "الرائع".

بالطبع ، يختلف كل شخص تتواصل معه وسيكون له صدى أفضل مع شيء مختلف قليلاً عن المستلم التالي.

يجب أن أكون صادقًا معك: لا توجد "قاعدة ذهبية" لكتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للتوعية. لن تنتهي من قراءة هذه المقالة باستخدام صيغة ونموذج معينين سيضمنان معدل استجابة بنسبة 100٪. البريد الإلكتروني للتواصل المثالي شخصي تمامًا للمستلم ، وهذا وحده يعني أنه لا يوجد حل واحد يناسب الجميع.

ما ستحصل عليه هو عدد من ما يجب فعله ، وما يجب تجنبه ، وأفضل الممارسات ، التي إذا اتبعت ، من شأنها أن تساعد في زيادة عدد الأشخاص الذين سيهتمون فعلاً بما تريد قوله. يبدو جيدا؟

لنذهب.

اعرف جمهورك

القاعدة الأولى لكتابة البريد الإلكتروني للتواصل المثالي هي معرفة المستلم. لست بحاجة إلى التعرف عليهم شخصيًا بالطبع. ولكن يجب عليك إجراء بحث كافٍ لقياس الأسلوب واللغة الأنسب لهم ، والعثور على بعض التفاصيل الشخصية لجعل الرسالة عنهم على وجه التحديد.

ما مدى انشغالهم؟

كحد أدنى ، يجب أن تضع كل جهة اتصال في واحدة من مجموعتين:

• مشغول جدا
• أقل انشغالا

كلما كان الشخص أكثر انشغالًا ، زاد تقديره للإيجاز والصراحة. عندما تلوح في الأفق مواعيد نهائية وتكدس رسائل البريد الإلكتروني غير المفتوحة ، فكلما أسرع شخص ما في الوصول إلى هذه النقطة ، كان ذلك أفضل.

عندما يكون لديك المزيد من الوقت على يديك ، يصبح عبئًا أقل - وأجرؤ على القول ، ممتعًا - أن تقرأ بريدًا إلكترونيًا ودودًا يكمل عملك ويضيف المزيد من السياق إلى ما هي وأسباب الرسالة.

بالطبع ، لا توجد طريقة لمعرفة على وجه اليقين مدى انشغال شخص ما في أي وقت. كلنا مختلفون. لدى معظمنا أيام أو أسابيع لا يمكننا فيها مواكبة عبء العمل ، وأوقات تكون فيها الأمور أكثر هدوءًا.

ومع ذلك ، كقاعدة عامة ، سيكون الصحفيون والمحترفون على مستوى صانعي القرار هم الأشخاص الأكثر انشغالًا الذين من المحتمل أن تتصل بهم. وقتهم ثمين جدا وثمين.

غالبًا ما يتلقى الصحفيون على وجه الخصوص مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا. ما يهمهم ليس مدى حبك لعملهم أو المدة التي تتابعهم فيها: إنه ما إذا كان لديك أي شيء مفيد تقدمه لهم أم لا. يعتقد حوالي 75٪ من المشاركين في تقرير حالة وسائل الإعلام لعام 2019 أن أقل من 25٪ من العروض التي يتلقونها مرتبطة بهم.

بالتأكيد ، قد يستمتعون بالإطراء ، لكنهم لن يعرضوا قصة ليست مناسبة لهم بسببها ، ولن يرفضوا قصة رائعة لأنك فشلت في جعلهم يملأونها . أوضح ماذا تقصد. تأكد من أنه مناسب لهم.

يختلف المدونون. متوسط ​​"مدون هواية" لديه معظم الوقت بالنسبة لك ، وأكثر من ذلك إذا كان غير معروف نسبيًا ويتلقى عددًا قليلاً جدًا من رسائل البريد الإلكتروني. يختلف "المدونون المهنيون": فهم يميلون إلى أن يكونوا مشغولين ، ومع ذلك فإن الكثير منهم لا يديرون حتى البريد الوارد الخاص بهم (وبالتالي يصعب الوصول إليهم أكثر من الصحفيين المكدسين).

من المهم أن تفكر في كل هذا قبل أن تبدأ الكتابة لأنه سيؤثر على ما تكتبه.

هل هي مناسبة؟

خذ الوقت الكافي لاستكشاف موقع العميل المحتمل الخاص بك والتعرف على أكثر ما يهتمون به والموضوعات التي يغطونها عادةً.

من وقت لآخر ، أتلقى عروض تقديمية من جهات تسويق تطلب مني تغطية شركة ناشئة.

الآن ، إذا أمضيت بضع دقائق في التجول في موقعي ، فستدرك أنني لست مركزًا لأخبار الأعمال ، ولا أكتب عادةً مقالات تناقش شركة معينة.

ما أفعله هو كتابة منشورات عن أدوات رائعة أو أشياء أخرى رائعة رأيتها أو استخدمتها. تواصل معي بشأن تجربة منتجك أو خدمتك ، ومن المرجح أن أستجيب.

تواصل معي باستخدام Mailshake وسأكون متأكدًا من الرد (لأنني أستجيب دائمًا للعملاء والمستخدمين).

لا تبرد البريد الإلكتروني

يتجاوب الجميع بشكل أفضل مع عروض الأشخاص الذين يعرفونهم بالفعل ، حتى هؤلاء الصحفيين المشغولين بأوبر. وبالتالي ، لا ينبغي أن يكون النقر على "إرسال" هو أول اتصال لديك مع العميل المحتمل. يجب أن تكون قد اتخذت بالفعل خطوات لتضع نفسك على رادارهم ، حتى لو كان ذلك على الهامش فقط. افعل كل ما في وسعك لتسخين بريدك الإلكتروني أولاً ثم تواصل مع عميلك المحتمل على منصات أخرى لتسخين قائمة بريدك الإلكتروني.

قد يعني هذا التحدث إليهم على وسائل التواصل الاجتماعي أو في منتدى صناعي أو التعليق على مدونتهم أو مقابلتهم شخصيًا في مؤتمر أو حدث للتواصل ، على سبيل المثال. مع انتقال العديد من الأحداث إلى تنسيق افتراضي ، مثل المعارض التجارية الافتراضية ، إليك بعض النصائح لمتابعة الحدث الافتراضي.

في المثال أدناه ، كان هذا الشخص قد تواصل معي بالفعل باستخدام Slack. لقد نجحوا في إقناعي بـ "الموافقة الناعمة" على عرضهم قبل إعطائي القصة الكاملة. حقيقة أنني كنت حريصًا على فكرة موضوعهم كانت النقطة الفاصلة (بريد إلكتروني بارد أم لا - إذا لم يعجبني ما كانوا يقدمونه ، فسيظل "لا") ولكن معرفة أن البريد الإلكتروني كان في طريقه أمرًا مفيدًا بالتأكيد. تحقق من البريد الإلكتروني basho للحصول على مزيد من الموارد حول البريد الإلكتروني البارد

ليست الفكرة في تكوين أفضل صديق جديد (على الرغم من أن ذلك لن يضر بالتأكيد). أنت لا تتطلع إلى بدء مواعيد غداء منتظمة أو الحصول على دعوة لحضور حفل زفافهم. أنت فقط تريد التأكد من أن جهة الاتصال الخاصة بك تتعرف على اسمك عندما تراه في صندوق الوارد الخاص بهم.

"ما يجب فعله" في رسالة البريد الإلكتروني للتواصل المثالي

افعل: إضفاء الطابع الشخصي عليه

لن يتم حذف رسائلك الإلكترونية بشكل أسرع من إرسال الرسائل التي من الواضح أنها آلية أو التي تصرخ "لقد أرسلت هذا إلى 200 شخص في 10 دقائق وكل ما قمت بتغييره هو اسمك".

خذ هذا المهرجان الآلي للبريد العشوائي ، على سبيل المثال (بفضل Digital Third Coast للمشاركة):

بصرف النظر عن الاعتراف بالصناعة التي يعمل فيها المستلم ، لا يمكن أن يكون هذا البريد الإلكتروني أقل تخصيصًا. عندما يتعلق الأمر بالتخصيص ، لا شيء يعمل بشكل أفضل من فيديو التنقيب في رسالة بريد إلكتروني

ومع ذلك ، هناك ما هو أكثر من تخصيص البريد الإلكتروني من مخاطبة عميل محتمل بالاسم. البريد الإلكتروني المخصص ذو صلة بما يفعله المستلم ويهتم به.

غالبًا ما أرى المسوقين يأخذون كلمة "التخصيص" على أنها تعني التحدث عن آخر مشاركة في المدونة الخاصة بهم ، أو الإشارة إلى حب مشترك للسفر ، أو التاباس ، أو التشنج اللاإرادي ...

كل هذا يساعد ، لكنه غير ذي صلة إذا لم تكلف نفسك عناء اكتشاف وشرح كيف يتماشى عرضك التقديمي فعليًا مع عمل العميل المحتمل واهتماماته ، والأهم من ذلك ، كيف سيساعده ذلك .

البريد الإلكتروني المخصص هو الذي يعرض العميل المحتمل شيئًا من شأنه أن يجعل حياته أسهل. قم ببحثك ، وقد تكون قادرًا على معرفة ما يخطط العميل المحتمل للكتابة عنه أو نقطة الألم التي واجهوها في حياتهم العملية.

اهدف إلى أن تقدم لهم شيئًا يعزز القصة التي يكتبونها أو يحل نقطة الألم - وهذا هو نوع التخصيص الذي يعمل حقًا .

من الجدير بالذكر أيضًا مدى سوء المحاولات الغامضة والفتاكة لإضفاء الطابع الشخصي. أشياء مثل "أنا معجب كبير بمدونتك" أو "لقد كنت أقرأ مشاركاتك لفترة من الوقت" لن تنجح. حتى لو كنت معجبًا حقيقيًا أو قارئًا مخلصًا ، يبدو الأمر مزيفًا تمامًا. لن تنجح. يحتاج تخصيص بريدك الإلكتروني إلى المحاولة بجدية أكبر والمضي قدمًا.

أضفى طابع شخصي. قسّم قائمة بريدك الإلكتروني.

افعل: ادخل في صلب الموضوع بسرعة

هذا مهم دائما . حتى جهات الاتصال "الأقل انشغالًا" لديها أشياء يفضلون القيام بها بدلاً من قراءة بريدك الإلكتروني. لذا قدم نفسك. زبدة لهم. إسقاط الاسم. فقط قم بذلك بسرعة حتى تتمكن من الانتقال إلى الأشياء المهمة: لماذا قمت بالفعل بإرسال البريد الإلكتروني.

أنا أحب المثال أدناه ، مأخوذ من منشور رائع بواسطة Tim Soulo. تبدو المقدمة ودية وحقيقية ، ولكن الأهم من ذلك أنها قصيرة. في جملة واحدة ، انتقل جيرالد إلى ما هو مهم بالفعل.

إنه عكس القطبية للمثال أدناه ، وهو ليس طويلاً جدًا فحسب ، ولكنه يفشل أيضًا في ذكر كيف يرتبط هذا بي أو لماذا يجب أن أهتم.

يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الرائعة للتوعية من 3 إلى 4 جمل كحد أقصى. اجعلها قصيرة وقابلة للفحص.

قم بما يلي: إسقاط الاسم

يعد إسقاط الاسم ، أو بشكل أكثر تحديدًا ، تسمية جهة اتصال متبادلة ، طريقة رائعة لكسر الجمود وإضافة مصداقية فورية إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

ربما تدردشان مع نفس الشخص عبر Instagram. ربما اعتاد العميل المحتمل العمل مع شخص يعمل معك الآن. أو ربما ذهبت إلى مؤتمر مؤخرًا وشاهدت حديثًا من قبل الشريك التجاري المحتمل.

لا يجب أن يكون الاتصال المتبادل بينكما صديقًا مقربًا أو قريبًا ؛ يجب أن يوضح اسمهم فقط أنك وهذا الاحتمال تشتركان في أرضية مشتركة.

دعونا نضعها موضع التنفيذ ...

البريد الإلكتروني 1:

"يا سوجان ،

أحببت مقالتك الأخيرة حول أنواع مختلفة من تسويق المحتوى ؛ لقد عانيت دائمًا بشكل خاص مع التسويق لعملاء B2B لدينا ، لذلك كان من المفيد حقًا الحصول على مثل هذا الانهيار الواضح لكيفية اختلاف التسويق عبر البريد الإلكتروني بين B2B و B2C.

آمل ألا تمانع في تقديم نفسي وطرح سؤال سريع ... "

هذه بداية جيدة لرسالة بريد إلكتروني ، على الرغم من أنها مناسبة بشكل أفضل لنوع العميل المحتمل "الأقل انشغالًا".

دعونا نرى ما إذا كان بإمكاننا تحسينه.

البريد الإلكتروني 2:

"يا سوجان ،

كيف تمكنت من إقناع روس سيموندز بكتابة منشور ضيف لك ؟ أنا معجب كبير بالعمل الذي تقوم به أنت وروس (حتى أنني رأيت روس يتحدث مؤخرًا - أشياء رائعة) لذلك كان من الرائع أن أراكم يتعاونون معًا.

آمل ألا تمانع في تقديم نفسي وطرح سؤال سريع ... "

هذا من شأنه أن يلفت انتباهي حقًا لأنه يظهر أنهم يحبون ما أفعله دون المبالغة في ذلك. يُظهر البريد الإلكتروني أيضًا أننا نتشارك في بعض الأرضية المشتركة. لقد عملت مع روس ، حسنًا ، هذا الشخص لا يعرف روس شخصيًا ، لكنهم رأوه يتحدث ويعتقدون أنه رجل رائع أيضًا - ربما سيكون لدى هذا الشخص شيئًا مثيرًا للاهتمام ليقوله.

كما أنها تبدو طبيعية وحقيقية. البريد الإلكتروني 1 جيد ، وإذا كان سؤالهم مناسبًا ، فسأرد على الأرجح ، لكنه لا يزال يبدو نموذجيًا إلى حد ما.

يبتعد البريد الإلكتروني 2 عن الوضع الراهن - خطوة حكيمة بشكل عام ، إذا تم إجراؤها بشكل جيد.

افعل: كن واضحًا بشأن ما تريد

في بعض الأحيان ، تقع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتوعية في صندوق الوارد الخاص بي ، وهي رائعة من نواحٍ عديدة ، باستثناء فشل رئيسي واحد: فهي لا توضح ما يريده المرسل مني بالفعل.

من الأخطاء الشائعة أن يرسل لي المسوقون رابطًا لشيء يريدون مني أن أنظر إليه وأوافق عليه بعبارة غامضة "أحب أن أسمع ما تفكر فيه".

حقًا؟

أنت بصدق فقط تريد رأيي؟

بجدية؟

نعم ، لم أعتقد ذلك ...

لذا فقط قل لي ماذا تريد!

هل تريد مني مشاركة الرابط الخاص بك؟ إعادة نشر المحتوى على موقعي؟ أدعوك لكتابة وظيفة ضيف لي؟

لنكن حقيقيين هنا: من المحتمل أنني أعرف بالضبط ما تريده مني ، لكنك لا تساعد في الأمور عن طريق التغلب على الأدغال.

هل تتذكر ما قلته عن الأشخاص "المشغولين جدًا"؟ إنهم لا يتطلعون إلى ممارسة الألعاب. إنهم لا يريدون اختبار اتصال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا "لبناء علاقة" حتى تدخل في عملية القتل. كن صريحًا وصادقًا ، وستكسب المزيد من الاحترام مني وربما من أي شخص آخر ترسل إليه بريدًا إلكترونيًا أيضًا.

افعل: قم بتضمين تسجيل خروج مثير للاهتمام

هذا هو أحد أسهل أجزاء البريد الإلكتروني التي يجب إغفالها.

قام عميلك المحتمل بفتح بريدك الإلكتروني وقراءة عرضك. سواء أكانوا مهتمين أم لا ، فمن يهتم بكيفية تسجيل الخروج ...؟

لقد فهمت ذلك نوعًا ما ، لكن هذه هي فرصتك الأخيرة لإحداث انطباع ، فلماذا لا تستفيد منه إلى أقصى حد؟

عندما أكون من أشد المعجبين بالشخص الذي أتواصل معه ، غالبًا ما أسجل كلمة "من أكبر المعجبين بك" ، ولكن من المفضلين لدي "الأحضان والقبلات".

لا تحكم حتى تحاول ذلك. ستندهش مما ينفع. جرب القليل منها وتتبع النتائج.

"Dont's" للبريد الإلكتروني للتواصل المثالي

لا تفعل: قل الاسم الخطأ

التأكد من مخاطبة الأشخاص بالاسم الصحيح أمر واضح ، أليس كذلك؟ حسنًا ، من المدهش عدد المرات التي أتلقى فيها رسائل بريد إلكتروني موجهة إلى شخص آخر غير Sujan.

هناك احتمالات بأنهم لم يظنوا في الواقع أنني دُعيت سام أو سالي أو سندباد (كلها مكونة - لم يناديني أحد بهذه الأسماء). من المحتمل أنهم كانوا يرسلون فقط الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي اختلطت عليهم ، أو نسخوا ولصقوا بريدهم الإلكتروني الأخير وفشلوا في تغيير الاسم.

في كلتا الحالتين ، فإن استدعاء شخص ما باسم خاطئ لا يعد بداية رائعة ، لذلك دائمًا ، قم دائمًا بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سترغب بالطبع في التحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية ، ولكن يجب عليك أيضًا التحقق مما إذا كنت تنادي الأشخاص بالاسم اللعين الصحيح. يمكنك استشارة خبير Essay Tigers لكتابة المحتوى المختصة.

لا تفعل: تضمين المرفقات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

إنهم يميلون إلى الإبلاغ عن عوامل تصفية البريد العشوائي وهم بطبيعتهم غير جديرين بالثقة عند وصولهم في رسائل البريد الإلكتروني من الغرباء. قم بتضمين روابط لمحتوى ومعلومات أخرى بدلاً من ذلك.

لا تفعل: إرسال رسائل بريد إلكتروني فوضوية

قد يكون من السهل التغاضي عن تنسيق بريدك الإلكتروني ، لكن من فضلك لا تفعل ذلك. الانطباعات الأولى مهمة في رسائل البريد الإلكتروني بقدر ما تهم شخصيًا ، والعرض التقديمي هو المفتاح للتأكد من أن الانطباع إيجابي.

على الرغم من أنني قمت بالرد على الملعب أدناه ، إلا أن التباعد أدى إلى انخفاضه حقًا.

تصميم البريد الإلكتروني هو فن وعلم ، لذا اقض بعض الوقت في التعرف على أحدث الاتجاهات وأفضل الممارسات. تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الجيدة حقًا للإلهام.

لا تفعل: اجعل كل شيء عنك

هذه مشكلة ألاحظها كثيرا. يبدو أن المسوقين ينسون أن الطريقة الوحيدة التي ستنجح بها عروضهم هي إذا كانوا يقدمون شيئًا يهتم به احتمالهم . لأكون صريحًا: إنهم لا يهتمون بك. على الاطلاق.

يمكنك أن تكون متحمسًا ومتحمسًا لمنتجك الجديد. يمكنك أن تكون مقتنعًا بأنك أفضل مدون ضيف شرف العالم على الإطلاق. لا يهم أي من هذا إذا كان العميل المحتمل لا يفهم كيف يفيدهم إطلاق منتجك أو مهارات الكتابة.

عرض البريد الإلكتروني الخاص بك ليس عنك. مصيرك في أيدي الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني ، لذا فالأمر كله يتعلق بهم .

كن صريحًا وواضحًا بشأن ما في هذا البريد الإلكتروني للمستلم. لا يمكنني التأكيد على ذلك بما فيه الكفاية.

لا تفعل: Beg

أو لهذه المسألة ، قل من فضلك. نعم ، هذه هي المرة الوحيدة في حياتك عندما يكون الأمر على ما يرام - ويفضل في الواقع - ألا تقول من فضلك. يضعف من قوة عرضك أو ينفعهم.

تسمير سطر الموضوع

كتابة بريد إلكتروني كبير للتوعية أمر صعب. كتابة سطر موضوع رائع هو أصعب.

أو على الأقل يبدو الأمر كذلك غالبًا. من المهم جدًا ، بعد كل شيء: يقرر 47٪ من مستلمي البريد الإلكتروني ما إذا كانوا سيفتحون بريدًا إلكترونيًا بناءً على سطر الموضوع فقط.

إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فإن محتويات البريد الإلكتروني نفسه ليست ذات صلة.

لكنها تحتاج إلى أكثر من إقناع شخص ما بفتح بريدك الإلكتروني. هذا وحده سهل. يمكن لأي شخص الحصول على بريد إلكتروني مفتوح إذا قال الشيء الصحيح. لسوء الحظ ، فتح بريدك الإلكتروني ليس كافيًا.

سطر موضوع البريد الإلكتروني الرائع يجب أن:

• كن مثيرا للاهتمام
• كن صادقًا (تجنب الحديث التسويقي)
• تعكس بدقة محتويات البريد الإلكتروني
• تكون شخصية بشكل مثالي
• خلق الاستعجال و / أو إثارة الفضول و / أو الغموض
• كن موجزا

عندما أرغب في الوصول إلى موقع مدون ضيف ، يمكن أن يكون سطر الموضوع في الغالب بسيطًا مثل "فكرة رائعة لمشاركة ما".

إنه صريح وصريح بشأن محتويات البريد الإلكتروني. يعطي فقط معلومات كافية لتكون مثيرة للاهتمام. ويبدو أنه كتبه إنسان (وهو موجود بالفعل).

يعجبني أيضًا سطر الموضوع هذا من اسمي Sujan Deswal:

إنه موضعي كمقدمة لطلب إجراء مقابلة.

من ناحية أخرى ، هذا ...

... يعكس بوضوح محتوى البريد الإلكتروني. لسوء الحظ ، تفوح منه رائحة الأتمتة ("طلب مقابلة" + "اسم المدونة").

بينما هذا ...

... مجرد يائس.

من واقع خبرتي ، فإن أفضل سطور الموضوع تكون بسيطة وصادقة. حاول ألا تفرط في التفكير فيهم أو أن تكون ذكيًا جدًا. في الواقع ، يدق واضح لطيف وذكي في كل مرة. تريد فتح بريدك الإلكتروني ، ولكنك تريد قراءته والرد عليه أيضًا ، لذا تأكد من عدم تضليل أي شخص.

عندما تكون مكتوبة بشكل جيد ، تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتواصل أو الترحيب في وضع مناسب بالفعل. من غير المحتمل أن يقعوا في البريد العشوائي أو "العروض الترويجية" (إلا إذا كنت قد قمت بالتسوق بحثًا عن جهات اتصال على Amazon). باستخدام سطر الموضوع الصحيح ، سيتم فتح رسائل البريد الإلكتروني أكثر بكثير من الرسائل الإخبارية العادية ورسائل المبيعات الإلكترونية. قد يكون قضاء بعض الوقت الإضافي في تلميع رسائل البريد الإلكتروني استثمارًا جيدًا حقًا لوقتك.

المتابعة

يعد الفشل في متابعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتوعية أحد أكبر الأخطاء التي يمكن أن يرتكبها المسوق. جيسون زوك ، مؤسس I Wear Your Shirt and Wondering Aimfully ، هو مدافع كبير عن إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة. لماذا ا؟ لأن حوالي 75٪ من صفقاته الناجحة نتجت عن متابعة عبر البريد الإلكتروني.

هناك العديد من الأسباب التي تدفع لإرسال بريد إلكتروني للمتابعة. ربما يكون العميل المحتمل قد قرأ بريدك الإلكتروني وكان مهتمًا حقًا بما كان عليك تقديمه ، لكنه نسي الرد. ربما هبط بريدك الإلكتروني في مجلد البريد العشوائي. ربما فشلت في ذكر جزء من المعلومات التي كانت أساسية لتأمين اهتمام العميل المحتمل في المرة الأولى.

مهما كان السبب ، فإن إهمال المتابعة قد يعني أنك تقلل من معدل نجاحك بنسبة 75٪ - أو أكثر.

وجدت إحدى الدراسات معدل استجابة بنسبة 30٪ لأول بريد إلكتروني. انها فعلا جميلة. لكنها وجدت أيضًا 21٪ للثاني ، و 13٪ للثاني ، و 7٪ للعاشر. الوجبات الجاهزة؟ إرسال المتابعات للحصول على مزيد من الردود. يبدو واضحا.

وجدت الدراسة نفسها أن 70٪ من سلاسل البريد الإلكتروني توقفت بعد رسالة بريد إلكتروني واحدة لم يتم الرد عليها ، بينما قال 80٪ من العملاء المحتملين "لا" أربع مرات قبل أن يقولوا "نعم" أخيرًا (لكن 92٪ من المرسلين استسلموا بالفعل بعد سماع "لا". ' أربع مرات).

انظر قطع الاتصال؟

للمساعدة في زيادة عدد الردود التي تتلقاها رسائل المتابعة الإلكترونية ، حاول ...

إبقاء بريدك الإلكتروني موجزًا ​​حقًا

اجعلها أقصر من المرة الأولى. ضع في اعتبارك أن الكثير من الأشخاص الذين تتواصل معهم قد قرأوا رسالتك الإلكترونية الأولى وأهملوا الرد لمجرد أنهم لم يكونوا مهتمين. قلل من خطر فركها بطريقة خاطئة عن طريق إبقاء متابعتك قصيرة وحلوة قدر الإمكان.

الرد على بريدك الإلكتروني الأصلي

يحافظ هذا على سطر الموضوع في مكانه ، ولكنه يضيف "Re:" بحيث يبدو كما لو كان العميل المحتمل مشاركًا بالفعل في محادثة معك - وهي تقنية ثبت أنها تعزز كلاً من معدلات الانفتاح والاستجابة.

تقديم معلومات أو حوافز إضافية

أي شخص أهمل الرد على رسالتك الإلكترونية الأولى لأنهم لم يكونوا مهتمين ، فعل ذلك بناءً على المعلومات التي قدمتها لهم فقط. في المرة القادمة ، قدم لهم شيئًا مختلفًا قليلاً وقد تتمكن من قلبهم. أضف المزيد من القيمة. اضبط العرض.

يوافق معظم المسوقين على أن إرسال بريد إلكتروني للمتابعة أمر مفروغ منه. عندما يتعلق الأمر بعدد المرات التي يجب أن نتابعها ، تميل الآراء إلى الاختلاف.

بالنسبة لي ، الرقم السحري هو إجمالي ثلاث رسائل بريد إلكتروني. هذا هو بريدك الإلكتروني الأولي ، بالإضافة إلى متابعتين. عندما تلقيت رسالة بريد إلكتروني رابعة ، بدأت أفكر "فقط خذ التلميح بالفعل". لا تريد أن ينتهي بك الأمر في قائمة الأشخاص "المحظورة".

هكذا قال …

يمكن أن يساعد تتبع رسائل البريد الإلكتروني حقًا في مرحلة المتابعة. افعل هذا وستعرف ما إذا تم فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أم لا.

عندما لا يتم فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يمكنك أن تخمن أنك استخدمت سطر الموضوع الخطأ أو أنه انتهى بهم المطاف في مجلد البريد العشوائي الخاص بالمستلم. لا تخف من اختبار سطور موضوعات متابعة مختلفة. يمكنك محاولة إضافة أكواد utm لحملات البريد الإلكتروني لقياس الأداء ومقارنة رسائل البريد الإلكتروني مع المصادر الأخرى لحركة المرور.

في كلتا الحالتين ، تعلم أنه من الآمن الاستمرار في المحاولة.

من ناحية أخرى ، إذا كان بإمكانك أن ترى أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قد تم فتحها ولكنك ما زلت لا تتلقى ردًا ، فمن الآمن أن نفترض أنه بعد ثلاث أو أربع رسائل بريد إلكتروني ، من المحتمل أن تتصل بها يوميًا. إنهم ليسوا كذلك فيك.

ما وراء البريد الإلكتروني

بمجرد إرسال بريد إلكتروني ، والحصول على رد إيجابي ، وتغطية شركتك / قصتك / منتجك / مخطط المعلومات الرسومي في منشور ، هل تعرف ما الذي سيساعدك حقًا بعد ذلك؟

رعاية تلك العلاقة.

في تجربتي ، هذا هو الشيء الوحيد الذي يميز حقًا العلاقات العامة عن المسوقين: يبذل ممثلو العلاقات العامة كل ما في وسعهم للحفاظ على هذه العلاقة بمجرد إجراء الاتصال. يجب عليك أن تفعل الشيء نفسه.

هل تتذكر ما قلته أعلاه بشأن قضاء بعض الوقت في التحدث أمام جهات الاتصال الخاصة بك قبل إرسال هذا البريد الإلكتروني؟ حسنًا ، ماذا لو كانت لديك قائمة بأسماء جهات الاتصال المقربين الذين يسعدهم دائمًا سماع رأيك ومعرفة ما كان عليك تقديمه لهم بعد ذلك؟

هذا بالكاد حلم بعيد المنال. يستغرق الأمر وقتًا والتزامًا ، ولكن إذا التزمت به ، فيمكنك إبقاء هؤلاء الأشخاص على رادارك حتى في المرة القادمة التي تريد فيها الحصول على قصة أو جزء من المحتوى أمامهم ، سيكونون أكثر استعدادًا لإلقاء نظرة .

استخدم البريد الإلكتروني الآلي والاهتمام الشخصي لتنمية تلك العلاقات وتطويرها والمحافظة عليها على المدى الطويل.

هل تحتاج إلى تقريب كل هذه المعلومات؟ فيما يلي النقاط الرئيسية بالنسبة لك:

قبل إرسال بريد إلكتروني ...

تعرف على من تراسله عبر البريد الإلكتروني ومدى انشغالهم

سيقدر الصحفيون دائمًا رسائل البريد الإلكتروني القصيرة جدًا التي تصل مباشرة إلى صلب الموضوع. يميل المدونون إلى الاهتمام أكثر بالعمل مع الأشخاص الذين يتابعونهم وما يفعلونه. هذا يعني أن الأمر يستحق عمومًا قضاء بعض الوقت في صياغة شيء أكثر خصوصية.

اكتشف ما هو مناسب لهم

الاتصال بالآفاق بشأن شيء لن يهتموا به أبدًا يضيع وقت الجميع. تبحث للهبوط مكان نشر ضيف؟ اكتشف ما إذا كانت جهة الاتصال تنشر بالفعل منشورات الضيف. إرسال بيان صحفي؟ تأكد من استهداف العملاء المحتملين الذين يغطون أخبار الصناعة بانتظام.

لا تبرد البريد الإلكتروني

أرسل رسالة إلى آفاقك على وسائل التواصل الاجتماعي. التعليق على مدونتهم. تحدث معهم في مؤتمر. افعل أي شيء وكل شيء للحصول على اسمك أمامهم قبل أن تضغط على إرسال.

في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ...

قم بإضفاء الطابع الشخصي

استخدم أسمائهم واذكر الأرضية المشتركة إذا كانت لديك ، ولكن الأهم من ذلك ، قم بأداء واجبك لتحديد كيف يمكنك بالفعل مساعدة العميل المحتمل. قد يعني هذا توفير البيانات التي تعزز القصة التي يكتبونها ، أو عرض كتابة منشور ضيف يوضح بالتفصيل نقطة أثاروها مؤخرًا. لا يُظهر هذا النوع من التخصيص أنك أجريت بحثك فحسب ، بل إنه مفيد بالفعل للشخص الذي تتصل به.

لا تصل إلى هذه النقطة بسرعة

كل شخص لديه شيء يفضل القيام به بدلاً من قراءة رسائل البريد الإلكتروني ، لذلك لا تتغلب على الأدغال: استمر في تقديم جملة أو جملتين قبل الانتقال إلى سبب إرسال البريد الإلكتروني وماذا تريد.

قم بإسقاط الاسم

إذا كان لديك جهة اتصال مشتركة ، فإن ذكرها يمكن أن يساعد حقًا في كسر الجمود وإظهار احتمالية أنك شخص يستحق التعرف عليه أيضًا.

كن واضحا بشأن ما تريد

لا أحد يرسل بريدًا إلكترونيًا على الإطلاق من أجل "أن تكون لطيفًا" أو "يقول مرحبًا": نحن جميعًا نريد شيئًا ما ، لذا وفر على الجميع المشكلة وكن صريحًا بشأن ما تريده. يجب ألا تجعل العميل المحتمل يعمل على اكتشاف ما تريده فعلاً أن يفعله.

قم بتضمين تسجيل خروج مثير للاهتمام

إنها فرصتك الأخيرة لتترك انطباعًا ، لذا حاول أن تكون مختلفًا.

لا تقل الاسم الخطأ

لا تقم بتضمين المرفقات

يجعل الجميع غير مرتاحين.

يضعون علامة على مرشحات البريد العشوائي. قال كفى.

لا ترسل رسائل بريد إلكتروني فوضوية

تحقق جيدًا من عرض رسائل البريد الإلكتروني قبل النقر على إرسال. هل الفقرات متباعدة بالتساوي؟ هل لديك توقيع بريد إلكتروني ذو مظهر جيد أو استخدمت منشئ توقيع بريد إلكتروني؟ كل هذا يحدث فرقًا في كيفية إدراكك.

لا تجعل كل شيء عنك

رسائل البريد الإلكتروني الناجحة للتوعية هي تلك التي توضح ما تحتويه الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني. توقف عن التفكير في ما ستجنيه من هذا وضع نفسك مكان المستلم.

لا تتوسل

أو قل من فضلك. يبدو يائسًا ولن يقنع أي شخص بفعل ما تطلبه. الحصول على رد يتعلق بتقديم شيء يريده المتلقي أو يحتاجه ، وليس كيف تسأل بلطف.

مسمار سطر الموضوع ...

هذا هو المفتاح. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فقد لا يتم فتح بريدك الإلكتروني. سطر الموضوع الرائع مثير للفضول ، ويعكس محتوى البريد الإلكتروني ، ويبدو أنه كتب بالفعل من قبل إنسان.

متابعة …

ولكن تأكد من إضافة شيء جديد إلى رسائل البريد الإلكتروني اللاحقة لزيادة احتمالات جذب اهتمام العملاء المحتملين الذين تجاهلوا بريدك الإلكتروني من قبل.

تعزيز العلاقة ...

عندما يستجيب شخص ما بشكل إيجابي ، فمن المفيد البقاء على اتصال وبناء علاقة. حسنًا ، هذا يعني أنه في المرة القادمة التي تريد فيها شيئًا منهم ، سيكونون سعداء بإلقاء نظرة ، وعلى الأرجح سيساعدونك كثيرًا.

هل لديك أي نصائح أو تلميحات أخرى من شأنها أن تساعد المسوقين في صياغة البريد الإلكتروني للتواصل المثالي؟ التعليقات أدناه ... أنت تعرف ماذا تفعل: