如何製作完美的外展電子郵件

幾年前，我推出了一個名為 Mailshake 的電子郵件推廣工具。 它是簡化和自動化冷電子郵件外展的完美平台……但前提是您知道或願意學習如何編寫完美的外展電子郵件。

因為我一直是 Forbes, Inc. 和 Entrepreneur 的投稿人，所以我的收件箱裡收到了很多冷冷的外展電子郵件（每天 20 到 30 封）。 有些很好，有些很糟糕，有些非常非常糟糕。

不幸的是，我認為其中只有少數是“很棒”的，但“很棒”是您發送的每封電子郵件的目標。 引用 Moz 的 Rand Fishkin 的話，好的還不夠好：

“要激發回應，你必須做到‘偉大’。

這說起來容易做起來難，但我喜歡認為作為這麼多外展信息的接收端——並且我自己發送了很多——讓我對“偉大的”外展電子郵件所包含的內容有了一個非常可靠的想法。

當然，您聯繫的每個人都是不同的，並且與下一個收件人略有不同的東西最能引起共鳴。

我必須對你說實話：編寫和發送外展電子郵件沒有“黃金法則”。 您不會使用可以保證 100% 響應率的固定公式和模板來讀完這篇文章。 完美的外展電子郵件對收件人來說是完全私人的，僅此一點就意味著沒有萬能的解決方案。

你會得到一些應該做的、不應該做的和最佳實踐，如果遵循這些，應該有助於增加實際上會對你所說的話不屑一顧的人的數量。 聽起來不錯？

我們走吧。

了解你的聽眾

編寫完美的外聯電子郵件的第一條規則是了解您的收件人。 當然，您不需要親自認識他們。 但是你應該做足夠的研究來衡量最適合他們的風格和語氣，並找到一些個人細節來專門傳達關於他們的信息。

他們有多忙？

至少，您應該將每個聯繫人放入以下兩個組之一：

• 很忙
• 不那麼忙

一個人越忙，他們就越會欣賞簡潔和直率。 當您的最後期限迫在眉睫並且未打開的電子郵件堆積如山時，有人可以越快到達重點越好。

當您有更多時間在手上時，閱讀一封友好的電子郵件來讚美您的工作並為信息的內容和原因添加更多背景信息，就不再是一種負擔——我敢說，令人愉快。

當然，沒有辦法確定某人在任何特定時間有多忙。 我們都是不同的。 我們中的大多數人都有幾天或幾周無法跟上工作量的情況，有時事情會稍微安靜一些。

但是，作為一般規則，記者和決策者級別的專業人士將是您可能聯繫的最忙碌的人。 他們的時間非常寶貴和寶貴。

尤其是記者，每天經常收到數百封電子郵件。 對他們來說，最重要的不是你有多喜歡他們的工作，也不是你關注他們多久了：重要的是你有沒有什麼有用的東西可以提供給他們。 2019 年媒體狀況報告中約有 75% 的受訪者認為，他們收到的宣傳中只有不到 25% 與他們相關。

當然，他們可能會喜歡奉承，但他們不會因此而講述一個不適合他們的故事，他們也不會因為你沒有為他們加油而拒絕一個好故事。 言歸正傳。 確保它適合他們。

博主各不相同。 一般的“愛好博主”擁有最多的時間為您服務，如果他們相對不為人知且收到的電子郵件很少，則更是如此。 “職業博主”不同：他們往往很忙，但他們中的許多人甚至不管理自己的收件箱（因此比堆積如山的記者更難接觸到）。

在開始寫作之前考慮所有這些至關重要，因為它會影響你的寫作內容。

合適嗎？

花點時間瀏覽潛在客戶的網站，了解他們最感興趣的內容以及他們通常涵蓋的主題。

有時，我會收到營銷人員的建議，要求我報導一家初創公司。

現在，如果您花幾分鐘瀏覽我的網站，您就會意識到我不是商業新聞中心，而且我通常不會撰寫討論某家特定公司的文章。

我所做的是寫關於很棒的工具或其他我見過或使用過的很酷的東西的帖子。 聯繫我嘗試您的產品或服務，我更有可能做出回應。

使用 Mailshake 聯繫我，我一定會回复（因為我總是回复客戶和用戶）。

不要冷電子郵件

每個人都對他們已經熟悉的人的推銷做出更好的反應，即使是那些超級忙碌的記者。 因此，點擊“發送”絕不應該是您與潛在客戶的第一次聯繫。 您應該已經採取措施讓自己受到他們的關注，即使只是在外圍。 盡你所能先預熱你的電子郵件，然後在其他平台上聯繫你的潛在客戶來預熱你的電子郵件列表。

例如，這可能意味著在社交媒體或行業論壇上與他們交談，在他們的博客上發表評論或在會議或社交活動中親自與他們會面。 隨著許多活動轉向虛擬形式，例如虛擬貿易展覽，這裡有一些虛擬活動線索跟進的技巧。

在下面的示例中，此人已經使用 Slack 聯繫了我。 在給我完整的故事之前，他們設法讓我“軟同意”他們的推銷。 我熱衷於他們的主題想法的事實是關鍵（冷電子郵件與否 - 如果我不喜歡他們提供的內容，它仍然是“不”）但知道電子郵件正在發送肯定有幫助。 查看 basho 電子郵件以獲取有關冷電子郵件的更多資源

我們的想法不是結交一個新的最好的朋友（儘管那肯定不會受到傷害）。 您不希望開始定期的午餐約會或獲得參加他們婚禮的邀請。 您只是想確保您的聯繫人在收件箱中看到您的姓名時能認出您的姓名。

完美外展電子郵件的“做”

做：個性化它

沒有什麼比發送顯然是自動化的消息或尖叫“我在 10 分鐘內將它發送給 200 人而我改變的只是你的名字”的消息更快地刪除你的電子郵件了。

以這個自動化的垃圾郵件盛會為例（感謝 Digital Third Coast 的分享）：

除了承認收件人所在的行業之外，這封電子郵件的個性化程度也不容小覷。 在個性化方面，沒有什麼比電子郵件中的潛在客戶視頻更好用了

但是，個性化電子郵件不僅僅是通過名稱來稱呼潛在客戶。 個性化的電子郵件與收件人所做的事情和關心的事情相關。

我經常看到營銷人員將“個性化”理解為談論潛在客戶的最新博客文章，或提及對旅行、小吃或井字遊戲的共同熱愛……

這一切都有幫助，但如果你沒有費心去找出並解釋你的推銷實際上如何與你的潛在客戶的工作和興趣相一致，更重要的是，它將如何幫助他們，那就無關緊要了。

個性化的電子郵件是向潛在客戶推銷一些可以讓他們的生活更輕鬆的電子郵件。 做你的研究，你可能會發現你的潛在客戶打算寫什麼，或者他們在工作生活中面臨的痛點。

旨在為他們提供一些可以增強他們正在編寫的故事或解決痛點的東西——那就是 那種真正有效的個性化。

還值得注意的是，個性化的模糊、半途而廢的嘗試是多麼糟糕。 諸如“我是您博客的忠實粉絲”或“我已經閱讀您的帖子有一段時間了”之類的話不會減少它。 即使您是真正的忠實粉絲或忠實讀者，這聽起來也完全是假的。 它行不通。 您的電子郵件個性化需要更加努力並走得更遠。

個性化。 細分您的電子郵件列表。

做：快速進入主題

這總是很重要的。 即使是“不太忙”的聯繫人也有他們寧願做的事情也不願閱讀您的電子郵件。 所以介紹一下自己。 給他們塗上黃油。 名字掉落。 只要快速完成，您就可以繼續處理重要的事情：您實際發送電子郵件的原因。

我喜歡下面的例子，取自 Tim Soulo 的一篇很棒的帖子。 介紹聽起來友好而真實，但更重要的是，它很短。 僅僅一句話，杰拉德就談到了真正重要的事情。

這與下面的例子截然相反，它不僅太長，而且沒有提到這與我有什麼關係，或者我為什麼要關心。

一封出色的外展電子郵件最多應為 3-4 句。 保持簡短且可掃描。

做：名字掉落

刪除姓名，或者更具體地說，命名共同聯繫人，是打破僵局並為您的電子郵件增加即時可信度的好方法。

也許你們倆都通過 Instagram 與同一個人聊天。 也許你的潛在客戶曾經和現在和你一起工作的人一起工作。 或者，也許您最近參加了一個會議，並觀看了潛在客戶的業務合作夥伴的演講​​。

您的相互聯繫不必是親密的朋友或親戚； 他們的名字只需要證明你和這個潛在客戶有共同點。

讓我們把它付諸實踐……

電子郵件 1：

“嗨，蘇揚，

我喜歡你最近關於不同類型內容營銷的文章； 我一直特別為我們的 B2B 客戶進行營銷而苦苦掙扎，因此對 B2B 和 B2C 電子郵件營銷的不同之處進行如此清晰的細分非常有用。

我希望你不介意我自我介紹和問一個簡單的問題……”

這是電子郵件的一個很好的開場白，儘管它最適合“不太忙”的潛在客戶類型。

讓我們看看我們是否可以做得更好。

電子郵件 2：

“嗨，蘇揚，

你是如何設法讓羅斯西蒙茲為你寫一篇客座文章的？ 我非常欽佩你和羅斯所做的工作（我什至最近看到羅斯說話——很棒的東西）所以很高興看到你們合作。

我希望你不介意我自我介紹和問一個簡單的問題……”

這真的會引起我的注意，因為它表明他們喜歡我所做的事情而不會過火。 這封電子郵件還表明我們有一些共同點。 我和羅斯一起工作過，好吧，這個人不認識羅斯，但他們見過他說話，他們認為他也是一個很酷的人——也許這個人會有一些有趣的事情要說。

它也感覺自然和真實。 電子郵件 1 很好，如果他們的問題是相關的，我可能會回复，但它仍然感覺有點模板化。

電子郵件 2 擺脫現狀——如果做得好，通常是明智之舉。

做：清楚你想要什麼

有時，我的收件箱裡有很多外展電子郵件，它們在很多方面都很棒，除非出現一個關鍵故障：它們並不清楚發件人到底想從我這裡得到什麼。

一個常見的錯誤是營銷人員向我發送他們希望我查看的內容的鏈接，然後用含糊的“我很想听聽你的想法”簽字。

真的嗎？

你真的只想要我的意見？

嚴重地？

是的，我沒想到……

所以只要告訴我你想要什麼！

你想讓我分享你的鏈接嗎？ 重新發布我網站上的內容？ 邀請你為我寫一篇客座文章？

讓我們在這裡實事求是：我很可能確切地知道你想從我這裡得到什麼，但你拐彎抹角並沒有幫助解決問題。

還記得我所說的“非常忙碌”的人嗎？ 他們不想玩遊戲。 他們不希望在你真正開始殺戮之前來回ping電子郵件“建立關係”。 坦誠相待，你會從我那裡獲得更多的尊重，可能還會從你發郵件的其他人那裡獲得更多的尊重。

做：包括一個有趣的簽收

這是電子郵件中最容易忽略的部分之一。

您的潛在客戶打開了您的電子郵件並閱讀了您的推介。 他們是否感興趣，所以誰在乎你如何簽字……？

我有點明白，但這是你留下印象的最後機會，為什麼不充分利用它呢？

當我非常崇拜我要聯繫的人時，我經常會用“你最大的粉絲”來簽字，但我最喜歡的另一個是“擁抱和親吻”。

在你嘗試之前不要判斷。 你會對有效的方法感到驚訝。 嘗試幾個不同的並跟踪結果。

完美外展電子郵件的“禁忌”

不要：說錯名字

確保用正確的名字稱呼人們是顯而易見的，對吧？ 嗯，令人驚訝的是，我經常收到發給 Sujan 以外的其他人的電子郵件。

很有可能他們實際上並不認為我被稱為 Sam、Sally 或 Sinbad（都是虛構的——從來沒有人用這些名字叫過我）。 很可能他們只是發送了太多的電子郵件，以至於他們混淆了，或者復制並粘貼了他們的最後一封電子郵件並且未能更改名稱。

無論哪種方式，用錯誤的名字稱呼某人並不是一個好的開始，因此請始終校對您的電子郵件。 當然，你會想要檢查拼寫和語法錯誤，但你也應該檢查你是否用正確的名字稱呼別人。 您可以諮詢 Essay Tigers 專家以獲取合格的內容寫作。

不要：在電子郵件中包含附件

他們傾向於標記垃圾郵件過濾器，並且當他們收到來自陌生人的電子郵件時，本質上是不可信的。 改為包含指向內容和其他信息的鏈接。

不要：發送亂七八糟的電子郵件

忽略電子郵件的格式很容易，但請不要這樣做。 第一印像在電子郵件中的重要性不亞於親身經歷，而演示文稿是確保第一印像是積極印象的關鍵。

雖然我確實對下面的音調做出了回應，但間距真的讓我失望了。

電子郵件設計是一門藝術和一門科學，因此請花一些時間了解最新趨勢和最佳實踐。 查看真正好的電子郵件以獲取靈感。

不要：讓一切都與你有關

這是我經常注意到的一個問題。 營銷人員似乎忘記了他們的推銷成功的唯一方法是他們提供的東西是他們的潛在客戶會關心的。 坦率地說：他們不在乎你。 完全沒有。

您可以對您的新產品感到興奮和熱情。 你可以確信你是這個星球上最好的客座博主。 如果您的潛在客戶無法理解您的產品發布或寫作技巧如何使他們受益，那麼這些都不重要。

您的電子郵件宣傳與您無關。 您的命運掌握在您發送電子郵件的人手中，所以一切都與他們有關。

大聲並清楚地告訴收件人這封電子郵件中的內容。 我怎麼強調都不過分。

不要：乞求

或者就此而言，請說。 是的，這是你一生中可以接受的一次——事實上更可取的是——不要說拜託。 它削弱了你的提議的強度或對他們的好處。

確定主題行

寫一封出色的外展電子郵件很難。 寫一個偉大的主題更難。

或者至少看起來經常是這樣。 畢竟，這非常重要：47% 的電子郵件收件人僅根據主題行決定是否打開電子郵件。

弄錯了，電子郵件本身的內容是無關緊要的。

但它確實需要做的不僅僅是說服某人打開你的電子郵件。 僅此一點很容易。 如果他們說對了，任何人都可以打開電子郵件。 不幸的是，打開您的電子郵件是不夠的。

一個好的電子郵件主題行應該：

• 有趣
• 真誠（避免市場營銷）
• 準確反映郵件內容
• 理想情況下是個性化的
• 製造緊迫感、激起好奇心和/或神秘感
• 簡潔

當我想登陸客座博客時，我的主題行通常可以像“一篇文章的好主意”一樣簡單。

對電子郵件的內容是誠實和坦率的。 它提供了足夠有趣的信息。 聽起來它是由人類編寫的（它有）。

我也喜歡我的同名 Sujan Deswal 的這個主題：

它是作為面試請求的前兆。

另一方面，這…

... 清楚地反映了電子郵件的內容。 不幸的是，它也散發著自動化的味道（“面試請求”+“博客名稱”）。

雖然這…

……簡直絕望。

根據我的經驗，最好的主題行是簡單而誠實的。 盡量不要想太多或太聰明。 事實上，清晰勝過可愛和聰明。 你想讓你的電子郵件被打開，但你也想讓它被閱讀和回复，所以請確保不要誤導任何人。

如果寫得好，您的外展或歡迎電子郵件已經處於有利位置。 他們不太可能落入垃圾郵件或“促銷”（除非您在亞馬遜上購買過聯繫人）。 使用正確的主題行，電子郵件將比典型的新聞通訊和銷售電子郵件獲得更多的打開率。 花一些額外的時間來完善您的電子郵件可能是您時間的一項非常好的投資。

跟進

未能跟進外展電子郵件是營銷人員可能犯的最大錯誤之一。 Jason Zook，I Wear Your Shirt 和 Wondering Aimfully 的創始人，是發送後續電子郵件的大力倡導者。 為什麼？ 因為他大約 75% 的成功交易來自後續電子郵件。

發送後續電子郵件的原因有很多。 您的潛在客戶可能已經閱讀了您的電子郵件，並且對您提供的內容真正感興趣，但忘記了回复。 也許您的電子郵件落在了他們的垃圾郵件文件夾中。 也許你沒有提到第一次獲得潛在客戶興趣的關鍵信息。

不管是什麼原因，忽視跟進可能意味著您將成功率降低 75% 或更多。

一項研究發現，對第一封電子郵件的回复率為 30%。 這很不錯。 但它也發現第二個為 21%，第五個為 13%，第十個為 7%。 外賣？ 發送跟進以獲得更多回复。 似乎很明顯。

同一項研究發現，高達 70% 的電子郵件鏈在收到一封未回复的電子郵件後就停止了，而 80% 的潛在客戶在最終說“是”之前說“不”四次（但 92% 的發件人在聽到“不”後已經放棄' 四次）。

看到斷線了嗎？

為了幫助增加您的後續電子郵件獲得的回複數量，請嘗試……

保持您的電子郵件非常簡短

保持比第一次更簡短。 請記住，您聯繫的很多人都會閱讀您的第一封電子郵件，而僅僅因為他們不感興趣而忽略了回复。 通過使您的跟進盡可能簡短和甜蜜，減少以錯誤方式摩擦它們的風險。

回复您的原始電子郵件

這使主題行保持在原位，但添加了一個“回复：”，這樣您的潛在客戶就好像已經在與您進行對話——這種技術已被證明可以提高開放率和響應率。

提供額外信息或獎勵

任何因為不感興趣而忽略回复您的第一封電子郵件的人都是純粹基於您提供給他們的信息而這樣做的。 下一次，給他們一些稍微不同的東西，你也許可以把他們轉過來。 增加更多價值。 調整報價。

大多數營銷人員都會同意，發送後續電子郵件是理所當然的。 當談到我們應該跟進多少次時，意見往往會有所不同。

對我來說，神奇的數字是總共三封電子郵件。 這是您的初始電子郵件，以及兩個後續郵件。 當我收到第四封電子郵件時，我開始想“已經接受提示了。” 你不想在人們的“封鎖”名單上結束。

那就是說……

跟踪電子郵件確實可以在後續階段提供幫助。 這樣做，您就會知道您的電子郵件是否已被打開。

當您的電子郵件沒有被打開時，您可以有根據地猜測您使用了錯誤的主題行，或者它們最終進入了收件人的垃圾郵件文件夾。 不要害怕測試不同的後續電子郵件主題行。 您可以嘗試為電子郵件活動添加 utm 代碼以衡量性能並將您的電子郵件與其他流量來源進行比較。

無論哪種方式，您都知道繼續嘗試是安全的。

另一方面，如果您可以看到您的電子郵件已被打開，但您仍然沒有收到回复，那麼可以假設在三到四封電子郵件之後您可能應該每天收工。 他們只是沒那麼喜歡你。

超越電子郵件

一旦您發送了一封電子郵件，得到了積極的回應，並在出版物中涵蓋了您的公司/故事/產品/信息圖表，您知道接下來真正有什麼幫助嗎？

培養這種關係。

以我的經驗，這是真正將 PR 與營銷人員區分開來的一件事：一旦建立聯繫，PR 就會盡其所能保持這種關係。 你也應該這樣做。

還記得我上面所說的關於在發送電子郵件之前花時間在您的聯繫人面前展示嗎？ 好吧，如果你有一個密切接觸者的名單，他們總是很高興收到你的來信，並找出你接下來要為他們提供什麼？

這可不是白日夢。 這需要時間和承諾，但如果你堅持下去，你可以讓這些人在你的雷達上，這樣下次你想在他們面前看到一個故事或一段內容時，他們更願意看一看.

使用自動電子郵件和個人關注來長期培養、發展和維護這些關係。

需要匯總所有這些信息嗎？ 以下是您的主要收穫：

在您發送電子郵件之前……

了解您正在向誰發送電子郵件以及他們有多忙

記者幾乎總是喜歡直截了當的超短電子郵件。 博主往往更關心與關注他們的人一起工作以及他們所做的事情。 這意味著通常值得花時間製作一些更個性化的東西。

找出與他們相關的內容

就他們永遠不會感興趣的事情聯繫潛在客戶會浪費每個人的時間。 想要登陸訪客發帖地點？ 查明聯繫人是否真的發布了客座帖子。 發出新聞稿？ 確保針對定期報導行業新聞的潛在客戶。

不要冷電子郵件

在社交媒體上向您的潛在客戶發送消息。 評論他們的博客。 在會議上與他們交談。 在你點擊發送之前，做任何事情來讓你的名字出現在他們面前。

在您的電子郵件中……

進行個性化

如果你有共同點，請使用他們的名字並提及共同點，但最重要的是，做好功課以確定如何真正幫助你的潛在客戶。 這可能意味著提供數據來增強他們正在撰寫的故事，或者提供寫一篇詳細說明他們最近提出的觀點的客座帖子。 這種個性化不僅表明您已經完成了研究，而且對您正在聯繫的人實際上很有用。

快點切入正題

每個人都有比閱讀電子郵件更願意做的事情，所以不要拐彎抹角：先介紹一兩句話，然後再繼續討論你為什麼要發送電子郵件以及你想要什麼。

做名字下降

如果您有共同的聯繫人，提及它確實有助於打破僵局，並向您的潛在客戶展示您也是值得了解的人。

明確你想要什麼

沒有人會僅僅為了“友善”或“打個招呼”而發送電子郵件：我們都想要一些東西，所以請省去每個人的麻煩，直接說出你想要的東西。 你永遠不應該讓你的潛在客戶弄清楚你真正想讓他們做什麼。

包括一個有趣的簽收

這是你給人留下深刻印象的最後機會，所以試著與眾不同。

不要說錯名字

不包含附件

這讓每個人都不舒服。

他們標記垃圾郵件過濾器。 說夠了。

不要發送亂七八糟的電子郵件

在點擊發送之前，請仔細檢查電子郵件的呈現方式。 段落是否均勻分佈？ 您有漂亮的電子郵件簽名還是使用過電子郵件簽名生成器？這一切都會對您的看法產生影響。

不要把一切都與你有關

成功的外展電子郵件是那些向您發送電子郵件的人展示其中的內容的電子郵件。 不要再想這對你有什麼好處，而是把自己放在接受者的角度。

不要乞求

或者說請。 這聽起來很絕望，不會說服任何人按照你的要求去做。 得到回應是關於提供接收者想要或需要的東西，而不是你問得有多好。

確定主題行……

這是關鍵。 弄錯了，您的電子郵件甚至可能無法打開。 一個偉大的主題行很有趣，反映了電子郵件的內容，聽起來它實際上是由人寫的。

跟進 …

但請確保在後續電子郵件中添加一些新內容，以增加吸引之前無視您的電子郵件的潛在客戶的興趣的機率。

增進關係……

當有人積極回應時，保持聯繫並建立關係是值得的。 做得好，這意味著下次你想從他們那裡得到一些東西時，他們會很樂意看看，而且更有可能提供幫助。

您是否有任何其他提示或提示可以幫助營銷人員製作完美的外展電子郵件？ 評論如下……你知道該怎麼做：