如何制作完美的外展电子邮件

几年前，我推出了一个名为 Mailshake 的电子邮件推广工具。 它是简化和自动化冷电子邮件外展的完美平台……但前提是您知道或愿意学习如何编写完美的外展电子邮件。

因为我一直是 Forbes, Inc. 和 Entrepreneur 的投稿人，所以我的收件箱里收到了很多冷冷的外展电子邮件（每天 20 到 30 封）。 有些很好，有些很糟糕，有些非常非常糟糕。

不幸的是，我认为其中只有少数是“很棒”的，但“很棒”是您发送的每封电子邮件的目标。 引用 Moz 的 Rand Fishkin 的话，好的还不够好：

“要激发回应，你必须做到‘伟大’。

这说起来容易做起来难，但我喜欢认为作为这么多外展信息的接收端——并且我自己发送了很多——让我对“伟大的”外展电子邮件所包含的内容有了一个非常可靠的想法。

当然，您联系的每个人都是不同的，并且与下一个收件人略有不同的东西最能引起共鸣。

我必须对你说实话：编写和发送外展电子邮件没有“黄金法则”。 您不会使用可以保证 100% 响应率的固定公式和模板来读完这篇文章。 完美的外展电子邮件对收件人来说是完全私人的，仅此一点就意味着没有万能的解决方案。

你会得到一些应该做的、不应该做的和最佳实践，如果遵循这些，应该有助于增加实际上会对你所说的话不屑一顾的人的数量。 听起来不错？

我们走吧。

了解你的听众

编写完美的外联电子邮件的第一条规则是了解您的收件人。 当然，您不需要亲自认识他们。 但是你应该做足够的研究来衡量最适合他们的风格和语气，并找到一些个人细节来专门传达关于他们的信息。

他们有多忙？

至少，您应该将每个联系人放入以下两个组之一：

• 很忙
• 不那么忙

一个人越忙，他们就越会欣赏简洁和直率。 当您的最后期限迫在眉睫并且未打开的电子邮件堆积如山时，有人可以越快到达重点越好。

当您有更多时间在手上时，阅读一封友好的电子邮件来赞美您的工作并为信息的内容和原因添加更多背景信息，就不再是一种负担——我敢说，令人愉快。

当然，没有办法确定某人在任何特定时间有多忙。 我们都是不同的。 我们中的大多数人都有几天或几周无法跟上工作量的情况，有时事情会稍微安静一些。

但是，作为一般规则，记者和决策者级别的专业人士将是您可能联系的最忙碌的人。 他们的时间非常宝贵和宝贵。

尤其是记者，每天经常收到数百封电子邮件。 对他们来说，最重要的不是你有多喜欢他们的工作，也不是你关注他们多久了：重要的是你有没有什么有用的东西可以提供给他们。 2019 年媒体状况报告中约有 75% 的受访者认为，他们收到的宣传中只有不到 25% 与他们相关。

当然，他们可能会喜欢奉承，但他们不会因此而讲述一个不适合他们的故事，他们也不会因为你没有为他们加油而拒绝一个好故事。 言归正传。 确保它适合他们。

博主各不相同。 一般的“爱好博主”拥有最多的时间为您服务，如果他们相对不为人知且收到的电子邮件很少，则更是如此。 “职业博主”不同：他们往往很忙，但他们中的许多人甚至不管理自己的收件箱（因此比堆积如山的记者更难接触到）。

在开始写作之前考虑所有这些至关重要，因为它会影响你的写作内容。

合适吗？

花点时间浏览潜在客户的网站，了解他们最感兴趣的内容以及他们通常涵盖的主题。

有时，我会收到营销人员的建议，要求我报道一家初创公司。

现在，如果您花几分钟浏览我的网站，您就会意识到我不是商业新闻中心，而且我通常不会撰写讨论某家特定公司的文章。

我所做的是写关于很棒的工具或其他我见过或使用过的很酷的东西的帖子。 联系我尝试您的产品或服务，我更有可能做出回应。

使用 Mailshake 联系我，我一定会回复（因为我总是回复客户和用户）。

不要冷电子邮件

每个人都对他们已经熟悉的人的推销做出更好的反应，即使是那些超级忙碌的记者。 因此，点击“发送”绝不应该是您与潜在客户的第一次联系。 您应该已经采取措施让自己受到他们的关注，即使只是在外围。 尽你所能先预热你的电子邮件，然后在其他平台上联系你的潜在客户来预热你的电子邮件列表。

例如，这可能意味着在社交媒体或行业论坛上与他们交谈，在他们的博客上发表评论或在会议或社交活动中亲自与他们会面。 随着许多活动转向虚拟形式，例如虚拟贸易展览，这里有一些虚拟活动线索跟进的技巧。

在下面的示例中，此人已经使用 Slack 联系了我。 在给我完整的故事之前，他们设法让我“软同意”他们的推销。 我热衷于他们的主题想法的事实是关键（冷电子邮件与否 - 如果我不喜欢他们提供的内容，它仍然是“不”）但知道电子邮件正在发送肯定有帮助。 查看 basho 电子邮件以获取有关冷电子邮件的更多资源

我们的想法不是结交一个新的最好的朋友（尽管那肯定不会受到伤害）。 您不希望开始定期的午餐约会或获得参加他们婚礼的邀请。 您只是想确保您的联系人在收件箱中看到您的姓名时能认出您的姓名。

完美外展电子邮件的“做”

做：个性化它

没有什么比发送显然是自动化的消息或尖叫“我在 10 分钟内将它发送给 200 人而我改变的只是你的名字”的消息更快地删除你的电子邮件了。

以这个自动化的垃圾邮件盛会为例（感谢 Digital Third Coast 的分享）：

除了承认收件人所在的行业之外，这封电子邮件的个性化程度也不容小觑。 在个性化方面，没有什么比电子邮件中的潜在客户视频更好用了

但是，个性化电子邮件不仅仅是通过名称来称呼潜在客户。 个性化的电子邮件与收件人所做的事情和关心的事情相关。

我经常看到营销人员将“个性化”理解为谈论潜在客户的最新博客文章，或提及对旅行、小吃或井字游戏的共同热爱……

这一切都有帮助，但如果你没有费心去找出并解释你的推销实际上如何与你的潜在客户的工作和兴趣相一致，更重要的是，它将如何帮助他们，那就无关紧要了。

个性化的电子邮件是向潜在客户推销一些可以让他们的生活更轻松的电子邮件。 做你的研究，你可能会发现你的潜在客户打算写什么，或者他们在工作生活中面临的痛点。

旨在为他们提供一些可以增强他们正在编写的故事或解决痛点的东西——那就是 那种真正有效的个性化。

还值得注意的是，个性化的模糊、半途而废的尝试是多么糟糕。 诸如“我是您博客的忠实粉丝”或“我已经阅读您的帖子有一段时间了”之类的话不会减少它。 即使您是真正的忠实粉丝或忠实读者，这听起来也完全是假的。 它行不通。 您的电子邮件个性化需要更加努力并走得更远。

个性化。 细分您的电子邮件列表。

做：快速进入主题

这总是很重要的。 即使是“不太忙”的联系人也有他们宁愿做的事情也不愿阅读您的电子邮件。 所以介绍一下自己。 给他们涂上黄油。 名字掉落。 只要快速完成，您就可以继续处理重要的事情：您实际发送电子邮件的原因。

我喜欢下面的例子，取自 Tim Soulo 的一篇很棒的帖子。 介绍听起来友好而真实，但更重要的是，它很短。 仅仅一句话，杰拉德就谈到了真正重要的事情。

这与下面的例子截然相反，它不仅太长，而且没有提到这与我有什么关系，或者我为什么要关心。

一封出色的外展电子邮件最多应为 3-4 句。 保持简短且可扫描。

做：名字掉落

删除姓名，或者更具体地说，命名共同联系人，是打破僵局并为您的电子邮件增加即时可信度的好方法。

也许你们俩都通过 Instagram 与同一个人聊天。 也许你的潜在客户曾经和现在和你一起工作的人一起工作。 或者，也许您最近参加了一个会议，并观看了潜在客户的业务合作伙伴的演讲。

您的相互联系不必是亲密的朋友或亲戚； 他们的名字只需要证明你和这个潜在客户有共同点。

让我们把它付诸实践……

电子邮件 1：

“嗨，苏扬，

我喜欢你最近关于不同类型内容营销的文章； 我一直特别为我们的 B2B 客户进行营销而苦苦挣扎，因此对 B2B 和 B2C 电子邮件营销的不同之处进行如此清晰的细分非常有用。

我希望你不介意我自我介绍和问一个简单的问题……”

这是电子邮件的一个很好的开场白，尽管它最适合“不太忙”的潜在客户类型。

让我们看看我们是否可以做得更好。

电子邮件 2：

“嗨，苏扬，

你是如何设法让罗斯西蒙兹为你写一篇客座文章的？ 我非常钦佩你和罗斯所做的工作（我什至最近看到罗斯说话——很棒的东西）所以很高兴看到你们合作。

我希望你不介意我自我介绍和问一个简单的问题……”

这真的会引起我的注意，因为它表明他们喜欢我所做的事情而不会过火。 这封电子邮件还表明我们有一些共同点。 我和罗斯一起工作过，好吧，这个人不认识罗斯，但他们见过他说话，他们认为他也是一个很酷的人——也许这个人会有一些有趣的事情要说。

它也感觉自然和真实。 电子邮件 1 很好，如果他们的问题是相关的，我可能会回复，但它仍然感觉有点模板化。

电子邮件 2 摆脱现状——如果做得好，通常是明智之举。

做：清楚你想要什么

有时，我的收件箱里有很多外展电子邮件，它们在很多方面都很棒，除非出现一个关键故障：它们并不清楚发件人到底想从我这里得到什么。

一个常见的错误是营销人员向我发送他们希望我查看的内容的链接，然后用含糊的“我很想听听你的想法”签字。

真的吗？

你真的只想要我的意见？

严重地？

是的，我没想到……

所以只要告诉我你想要什么！

你想让我分享你的链接吗？ 重新发布我网站上的内容？ 邀请你为我写一篇客座文章？

让我们在这里实事求是：我很可能确切地知道你想从我这里得到什么，但你拐弯抹角并没有帮助解决问题。

还记得我所说的“非常忙碌”的人吗？ 他们不想玩游戏。 他们不希望在你真正开始杀戮之前来回ping电子邮件“建立关系”。 坦诚相待，你会从我那里获得更多的尊重，可能还会从你发邮件的其他人那里获得更多的尊重。

做：包括一个有趣的签收

这是电子邮件中最容易忽略的部分之一。

您的潜在客户打开了您的电子邮件并阅读了您的推介。 他们是否感兴趣，所以谁在乎你如何签字……？

我有点明白，但这是你留下印象的最后机会，为什么不充分利用它呢？

当我非常崇拜我要联系的人时，我经常会用“你最大的粉丝”来签字，但我最喜欢的另一个是“拥抱和亲吻”。

在你尝试之前不要判断。 你会对有效的方法感到惊讶。 尝试几个不同的并跟踪结果。

完美外展电子邮件的“禁忌”

不要：说错名字

确保用正确的名字称呼人们是显而易见的，对吧？ 嗯，令人惊讶的是，我经常收到发给 Sujan 以外的其他人的电子邮件。

很有可能他们实际上并不认为我被称为 Sam、Sally 或 Sinbad（都是虚构的——从来没有人用这些名字叫过我）。 很可能他们只是发送了太多的电子邮件，以至于他们混淆了，或者复制并粘贴了他们的最后一封电子邮件并且未能更改名称。

无论哪种方式，用错误的名字称呼某人并不是一个好的开始，因此请始终校对您的电子邮件。 当然，你会想要检查拼写和语法错误，但你也应该检查你是否用正确的名字称呼别人。 您可以咨询 Essay Tigers 专家以获取合格的内容写作。

不要：在电子邮件中包含附件

他们倾向于标记垃圾邮件过滤器，并且当他们收到来自陌生人的电子邮件时，本质上是不可信的。 改为包含指向内容和其他信息的链接。

不要：发送乱七八糟的电子邮件

忽略电子邮件的格式很容易，但请不要这样做。 第一印象在电子邮件中的重要性不亚于亲身经历，而演示文稿是确保第一印象是积极印象的关键。

虽然我确实对下面的音调做出了回应，但间距真的让我失望了。

电子邮件设计是一门艺术和一门科学，因此请花一些时间了解最新趋势和最佳实践。 查看真正好的电子邮件以获取灵感。

不要：让一切都与你有关

这是我经常注意到的一个问题。 营销人员似乎忘记了他们的推销成功的唯一方法是他们提供的东西是他们的潜在客户会关心的。 坦率地说：他们不在乎你。 完全没有。

您可以对您的新产品感到兴奋和热情。 你可以确信你是这个星球上最好的客座博主。 如果您的潜在客户无法理解您的产品发布或写作技巧如何使他们受益，那么这些都不重要。

您的电子邮件宣传与您无关。 您的命运掌握在您发送电子邮件的人手中，所以一切都与他们有关。

大声并清楚地告诉收件人这封电子邮件中的内容。 我怎么强调都不过分。

不要：乞求

或者就此而言，请说。 是的，这是你一生中可以接受的一次——事实上更可取的是——不要说拜托。 它削弱了你的提议的强度或对他们的好处。

确定主题行

写一封出色的外展电子邮件很难。 写一个伟大的主题更难。

或者至少看起来经常是这样。 毕竟，这非常重要：47% 的电子邮件收件人仅根据主题行决定是否打开电子邮件。

弄错了，电子邮件本身的内容是无关紧要的。

但它确实需要做的不仅仅是说服某人打开你的电子邮件。 仅此一点很容易。 如果他们说对了，任何人都可以打开电子邮件。 不幸的是，打开您的电子邮件是不够的。

一个好的电子邮件主题行应该：

• 有趣
• 真诚（避免市场营销）
• 准确反映邮件内容
• 理想情况下是个性化的
• 制造紧迫感、激起好奇心和/或神秘感
• 简洁

当我想登陆客座博客时，我的主题行通常可以像“一篇文章的好主意”一样简单。

对电子邮件的内容是诚实和坦率的。 它提供了足够有趣的信息。 听起来它是由人类编写的（它有）。

我也喜欢我的同名 Sujan Deswal 的这个主题：

它是作为面试请求的前兆。

另一方面，这…

... 清楚地反映了电子邮件的内容。 不幸的是，它也散发着自动化的味道（“面试请求”+“博客名称”）。

虽然这…

……简直绝望。

根据我的经验，最好的主题行是简单而诚实的。 尽量不要想太多或太聪明。 事实上，清晰胜过可爱和聪明。 你想让你的电子邮件被打开，但你也想让它被阅读和回复，所以请确保不要误导任何人。

如果写得好，您的外展或欢迎电子邮件已经处于有利位置。 他们不太可能落入垃圾邮件或“促销”（除非您在亚马逊上购买过联系人）。 使用正确的主题行，电子邮件将比典型的新闻通讯和销售电子邮件获得更多的打开率。 花一些额外的时间来完善您的电子邮件可能是您时间的一项非常好的投资。

跟进

未能跟进外展电子邮件是营销人员可能犯的最大错误之一。 Jason Zook，I Wear Your Shirt 和 Wondering Aimfully 的创始人，是发送后续电子邮件的大力倡导者。 为什么？ 因为他大约 75% 的成功交易来自后续电子邮件。

发送后续电子邮件的原因有很多。 您的潜在客户可能已经阅读了您的电子邮件，并且对您提供的内容真正感兴趣，但忘记了回复。 也许您的电子邮件落在了他们的垃圾邮件文件夹中。 也许你没有提到第一次获得潜在客户兴趣的关键信息。

不管是什么原因，忽视跟进可能意味着您将成功率降低 75% 或更多。

一项研究发现，对第一封电子邮件的回复率为 30%。 这很不错。 但它也发现第二个为 21%，第五个为 13%，第十个为 7%。 外卖？ 发送跟进以获得更多回复。 似乎很明显。

同一项研究发现，高达 70% 的电子邮件链在收到一封未回复的电子邮件后就停止了，而 80% 的潜在客户在最终说“是”之前说“不”四次（但 92% 的发件人在听到“不”后已经放弃' 四次）。

看到断线了吗？

为了帮助增加您的后续电子邮件获得的回复数量，请尝试……

保持您的电子邮件非常简短

保持比第一次更简短。 请记住，您联系的很多人都会阅读您的第一封电子邮件，而仅仅因为他们不感兴趣而忽略了回复。 通过使您的跟进尽可能简短和甜蜜，减少以错误方式摩擦它们的风险。

回复您的原始电子邮件

这使主题行保持在原位，但添加了一个“回复：”，这样您的潜在客户就好像已经在与您进行对话——这种技术已被证明可以提高开放率和响应率。

提供额外信息或奖励

任何因为不感兴趣而忽略回复您的第一封电子邮件的人都是纯粹基于您提供给他们的信息而这样做的。 下一次，给他们一些稍微不同的东西，你也许可以把他们转过来。 增加更多价值。 调整报价。

大多数营销人员都会同意，发送后续电子邮件是理所当然的。 当谈到我们应该跟进多少次时，意见往往会有所不同。

对我来说，神奇的数字是总共三封电子邮件。 这是您的初始电子邮件，以及两个后续邮件。 当我收到第四封电子邮件时，我开始想“已经接受提示了。” 你不想在人们的“封锁”名单上结束。

那就是说……

跟踪电子邮件确实可以在后续阶段提供帮助。 这样做，您就会知道您的电子邮件是否已被打开。

当您的电子邮件没有被打开时，您可以有根据地猜测您使用了错误的主题行，或者它们最终进入了收件人的垃圾邮件文件夹。 不要害怕测试不同的后续电子邮件主题行。 您可以尝试为电子邮件活动添加 utm 代码以衡量性能并将您的电子邮件与其他流量来源进行比较。

无论哪种方式，您都知道继续尝试是安全的。

另一方面，如果您可以看到您的电子邮件已被打开，但您仍然没有收到回复，那么可以假设在三到四封电子邮件之后您可能应该每天收工。 他们只是没那么喜欢你。

超越电子邮件

一旦您发送了一封电子邮件，得到了积极的回应，并在出版物中涵盖了您的公司/故事/产品/信息图表，您知道接下来真正有什么帮助吗？

培养这种关系。

以我的经验，这是真正将 PR 与营销人员区分开来的一件事：一旦建立联系，PR 就会尽其所能保持这种关系。 你也应该这样做。

还记得我上面所说的关于在发送电子邮件之前花时间在您的联系人面前展示吗？ 好吧，如果你有一个密切接触者的名单，他们总是很高兴收到你的来信，并找出你接下来要为他们提供什么？

这可不是白日梦。 这需要时间和承诺，但如果你坚持下去，你可以让这些人在你的雷达上，这样下次你想在他们面前看到一个故事或一段内容时，他们更愿意看看.

使用自动电子邮件和个人关注来长期培养、发展和维护这些关系。

需要汇总所有这些信息吗？ 以下是您的主要收获：

在您发送电子邮件之前……

了解您正在向谁发送电子邮件以及他们有多忙

记者几乎总是喜欢直截了当的超短电子邮件。 博主往往更关心与关注他们的人一起工作以及他们所做的事情。 这意味着通常值得花时间制作一些更个性化的东西。

找出与他们相关的内容

就他们永远不会感兴趣的事情联系潜在客户会浪费每个人的时间。 想要登陆访客发帖地点？ 查明联系人是否真的发布了客座帖子。 发出新闻稿？ 确保针对定期报道行业新闻的潜在客户。

不要冷电子邮件

在社交媒体上向您的潜在客户发送消息。 评论他们的博客。 在会议上与他们交谈。 在你点击发送之前，做任何事情来让你的名字出现在他们面前。

在您的电子邮件中……

进行个性化

如果你有共同点，请使用他们的名字并提及共同点，但最重要的是，做好功课以确定如何真正帮助你的潜在客户。 这可能意味着提供数据来增强他们正在撰写的故事，或者提供写一篇详细说明他们最近提出的观点的客座帖子。 这种个性化不仅表明您已经完成了研究，而且对您正在联系的人实际上很有用。

快点切入正题

每个人都有比阅读电子邮件更愿意做的事情，所以不要拐弯抹角：先介绍一两句话，然后再继续讨论你为什么要发送电子邮件以及你想要什么。

做名字下降

如果您有共同的联系人，提及它确实有助于打破僵局，并向您的潜在客户展示您也是值得了解的人。

明确你想要什么

没有人会仅仅为了“友善”或“打个招呼”而发送电子邮件：我们都想要一些东西，所以请省去每个人的麻烦，直接说出你想要的东西。 你永远不应该让你的潜在客户弄清楚你真正想让他们做什么。

包括一个有趣的签收

这是你给人留下深刻印象的最后机会，所以试着与众不同。

不要说错名字

不包含附件

这让每个人都不舒服。

他们标记垃圾邮件过滤器。 说够了。

不要发送乱七八糟的电子邮件

在点击发送之前，请仔细检查电子邮件的呈现方式。 段落是否均匀分布？ 您有漂亮的电子邮件签名还是使用过电子邮件签名生成器？这一切都会对您的看法产生影响。

不要把一切都与你有关

成功的外展电子邮件是那些向您发送电子邮件的人展示其中的内容的电子邮件。 不要再想这对你有什么好处，而是把自己放在接受者的角度。

不要乞求

或者说请。 这听起来很绝望，不会说服任何人按照你的要求去做。 得到回应是关于提供接收者想要或需要的东西，而不是你问得有多好。

确定主题行……

这是关键。 弄错了，您的电子邮件甚至可能无法打开。 一个伟大的主题行很有趣，反映了电子邮件的内容，听起来它实际上是由人写的。

跟进 …

但请确保在后续电子邮件中添加一些新内容，以增加吸引之前无视您的电子邮件的潜在客户的兴趣的几率。

增进关系……

当有人积极回应时，保持联系并建立关系是值得的。 做得好，这意味着下次你想从他们那里得到一些东西时，他们会很乐意看看，而且更有可能提供帮助。

您是否有任何其他提示或提示可以帮助营销人员制作完美的外展电子邮件？ 评论如下……你知道该怎么做：