Apa itu Inventaris? Dari Bahan Baku hingga Barang Jadi

Dahulu kala, ada barang-barang yang begitu terorganisir, sangat efisien, sehingga meletakkan dasar untuk merampingkan seluruh proses produksi.

Setiap perusahaan yang menawarkan produk memiliki bahan untuk membuatnya. Bahan-bahan tersebut membentuk inventaris: blok bangunan produksi.

Persediaan dianggap sebagai salah satu aset terpenting bagi sebuah perusahaan. Hal ini karena persediaan secara tidak langsung merupakan sumber pendapatan yang signifikan. Pada neraca, nilai persediaan diberi label sebagai aset lancar sampai produk didistribusikan dan dipindahkan ke harga pokok penjualan (HPP).

Sebagian besar bisnis menggunakan   perangkat lunak manajemen inventaris   untuk mengatur inventaris mereka. Solusi inventaris membantu perusahaan mengumpulkan analitik inventaris waktu nyata, anggaran untuk pembelian bahan, memprediksi kebutuhan masa depan menggunakan riwayat data stok, dan mengintegrasikan alat manajemen inventaris otomatis.

Jenis inventaris

Perusahaan akan mengakumulasikan banyak jenis barang persediaan untuk proses produksi. Ada empat jenis persediaan utama yang dimiliki sebagian besar perusahaan, ditambah beberapa jenis persediaan lainnya yang tidak biasa, tetapi tetap berharga.

1. Persediaan bahan baku

Bahan baku adalah semua barang penting yang dibutuhkan untuk menciptakan barang apa pun yang Anda tawarkan. Ini termasuk barang-barang yang pada akhirnya akan menjadi bagian dari produk jadi atau bahan apa pun yang dibutuhkan di sepanjang jalan. Ada dua jenis bahan baku: langsung dan tidak langsung.

Bahan baku langsung secara khusus membantu membangun produk akhir. Biaya bahan baku langsung mudah diukur dan dianggarkan karena perusahaan dapat menentukan kebutuhan bahan baku langsung dalam hubungannya dengan jumlah produk yang mereka buat.

Pelacakan dan pelaporan biaya bahan langsung sangat penting karena berdampak langsung pada harga produk akhir dan nilai pasarnya. Contoh bahan baku langsung adalah kain yang digunakan untuk memproduksi clothing line.

Bahan baku tidak langsung masih diperlukan untuk produksi, tetapi belum tentu merupakan bagian dari produk akhir. Bahan baku tidak langsung lebih menantang untuk dianggarkan karena tidak harus secara satu-ke-satu dengan produk yang dibuat.

Hal ini membuat biaya pelacakan dan pelaporan menjadi lebih rumit dan tidak linier seperti bahan langsung. Contoh bahan tidak langsung adalah mesin jahit yang digunakan untuk menyatukan kain dalam produksi lini pakaian.

Beberapa perusahaan menggunakan   manajemen bahan   untuk merampingkan cara mereka mengatur materi mereka. Manajemen bahan mengontrol bagaimana bahan bergerak melalui rantai pasokan dan memastikan semua bahan yang diperlukan tersedia untuk membuat produk akhir. Beberapa perusahaan juga menggunakan sistem manajemen persediaan batch untuk melacak bahan baku yang mudah rusak, atau untuk melakukan penarikan produk jika terjadi kesalahan dengan barang mereka.

2. Persediaan barang dalam proses

Pekerjaan dalam proses (WIP), atau barang dalam proses, persediaan terdiri dari barang-barang yang saat ini digunakan dalam produksi. Persediaan ini mungkin termasuk bahan baku, namun perbedaannya terletak pada dimana bahan tersebut berada dalam proses produksi. Segera setelah bahan mentah tersebut digunakan, mereka menjadi bagian dari persediaan WIP perusahaan.

Contoh inventaris WIP adalah kayu yang digunakan untuk membuat meja kopi. Setelah kayu dipotong atau diwarnai, itu dianggap sebagai barang yang sedang dikerjakan.

3. Persediaan barang jadi

Persediaan barang jadi terdiri dari semua barang yang melewati seluruh proses produksi dan dianggap sebagai produk akhir. Produk-produk ini telah diperiksa dan siap untuk dijual.

Misalnya, sebuah karya seni tidak benar-benar lengkap sampai catnya kering. Setelah digantung di galeri dengan harga yang ditetapkan, itu dianggap barang jadi.

4. Pemeliharaan, perbaikan, dan pengoperasian inventaris

Persediaan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) adalah semua bahan kecil yang digunakan selama proses produksi yang tidak berakhir menjadi bagian dari produk akhir. Ini termasuk segala sesuatu yang digunakan untuk memperbaiki, merakit, atau mengatur barang.

Contoh persediaan MRO adalah sarung tangan yang digunakan oleh karyawan gudang yang sedang merakit produk. Contoh lainnya adalah komputer yang digunakan untuk menghitung barang persediaan dan membuat laporan.

Jenis inventaris lainnya

Jenis-jenis persediaan berikut ini tidak digunakan oleh setiap perusahaan, namun tetap bermanfaat bagi proses produksi.

• Keamanan: Item yang masuk ke produksi jika terjadi hal yang tidak terduga   penawaran dan permintaan   lonjakan atau masalah.
• In-transit: Setiap inventaris yang saat ini bergerak di sepanjang jalur produksi atau rantai pasokan.
• Pengepakan: Bahan yang digunakan untuk mengemas barang untuk pengiriman.
• Decoupling: Bahan baku ekstra pada setiap tahap yang digunakan jika fase proses terhenti.
• Antisipatif: Seperti inventaris keselamatan, perusahaan menggunakan bahan-bahan ini untuk mempersiapkan perubahan di masa depan. Namun,   perkiraan bisnis   memprediksi perubahan ini sebelumnya.
• Kelebihan: Persediaan yang tersisa setelah siklus hidup produk.

Mengapa inventaris itu penting?

Anda tahu pepatah, "Anda tidak tahu apa yang Anda dapatkan sampai itu hilang"? Ketika datang ke inventaris, Anda tidak tahu apa yang Anda dapatkan sampai Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencarinya.

Inventaris adalah blok bangunan untuk kesuksesan perusahaan

Persediaan mempengaruhi apakah produksi dan distribusi akan berhasil bahkan sebelum dimulai. Meskipun mungkin tampak agak tidak langsung, persediaan memiliki dampak besar pada pendapatan perusahaan secara keseluruhan.

Pikirkan seperti ini: persediaan = produk, produk = penjualan, penjualan = keuntungan.

Produksi lebih cepat menciptakan kepuasan pelanggan

Sebuah persediaan terorganisir efisien. Semakin cepat item ditemukan dan digunakan dalam produksi, semakin cepat produk dibuat.   Melacak inventaris   penting untuk memastikan proses berjalan lancar.

Persediaan yang tidak akurat menyebabkan kemunduran yang signifikan dan menunda proses pemenuhan pesanan. Mengalokasikan lebih banyak waktu untuk mengatur inventaris menciptakan lebih sedikit peluang kesalahan dan mengurangi kemungkinan kehilangan atau salah menempatkan item. Itulah mengapa penting untuk memiliki manajemen persediaan yang efisien yang menghasilkan pemenuhan pesanan yang efektif.

Semakin terorganisir sistem persediaan, semakin cepat bergerak melalui produksi. Pelanggan senang ketika mereka mendapatkan pesanan mereka tepat waktu. Mereka bahkan lebih bahagia ketika mereka mendapatkan barang mereka lebih cepat dari yang diperkirakan. Kepuasan semacam ini menarik pelanggan setia dan publisitas organik yang positif.

Inventaris dapat membantu mendapatkan wawasan tentang kebutuhan masa depan

Sukses dimulai pada awal proses produksi. Hasil inventaris Anda menawarkan banyak informasi.

Kelebihan persediaan menciptakan pembusukan dan berarti permintaan tidak berkembang seperti biasanya. Persediaan yang tidak mencukupi menciptakan kehabisan stok dan berarti perusahaan Anda tidak memenuhi permintaan pasokan. Anda dapat menentukan apakah Anda memiliki kelebihan atau kekurangan persediaan dengan menghitung persediaan Anda di akhir periode akuntansi Anda.

Anda dapat membantu menghemat waktu dan uang serta mempersiapkan permintaan pelanggan secara lebih efektif dengan menyesuaikan tingkat inventaris berdasarkan temuan Anda dan   perkiraan persediaan   kebutuhan.

Mengatur inventaris membantu memangkas biaya

Ruang persediaan yang tidak teratur dapat menyebabkan masalah besar dalam proses produksi dan distribusi. Setiap masalah yang menciptakan kemunduran dan penundaan memiliki biaya yang menyertainya.

Misalnya, hanya salah menempatkan item persediaan akan menyebabkan proses produksi terhenti. Ini juga berarti bahwa uang yang dihabiskan untuk barang-barang yang hilang itu pada dasarnya sia-sia. Melacak inventaris secara efektif akan membantu Anda menghindari kerugian tersebut.

Selain memangkas biaya, penghitungan inventaris yang akurat dapat membantu mengalokasikan keuangan yang ada dengan lebih efektif. Mengawasi inventaris dengan cermat akan mengungkap kebutuhan yang tidak terpenuhi. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan Anda menggunakan anggaran Anda secara maksimal.

Apa itu manajemen persediaan?

Semua kebutuhan inventaris berbeda;   manajemen persediaan   metode akan terlihat berbeda untuk setiap perusahaan juga. Ada empat jenis manajemen inventaris yang dapat Anda gunakan untuk mengoptimalkan inventaris Anda.

Sistem persediaan perpetual melacak persediaan secara terus menerus. Inventaris diperbarui secara real time saat item bergerak melalui proses produksi. Metode ini disukai oleh pemangku kepentingan, pengecer, dan pemilik bisnis karena metriknya terus diperbarui. Namun, banyak biaya tenaga kerja yang timbul ketika persediaan disimpan secara manual.

Sistem persediaan periodik mengalokasikan interval waktu tertentu untuk memperbarui persediaan. Perusahaan memodelkan interval ini setelah periode akuntansi mereka. Implementasi sistem ini sangat mudah karena membutuhkan sedikit atau tanpa teknologi. Namun, mirip dengan sistem perpetual, kesalahan manusia menjadi perhatian.

Itu   sistem inventaris barcode   menggunakan teknologi barcode untuk melacak dan memperbarui inventaris. Barcode disesuaikan agar sesuai dengan kategori inventaris tertentu. Item dipindai saat bergerak melalui rantai pasokan, sehingga jumlah inventaris diperbarui hampir seketika. Beberapa perusahaan mungkin menemukan penerapan sistem barcode membosankan karena setiap item membutuhkan barcode yang unik.

Sistem inventaris identifikasi frekuensi radio (RFID) menggunakan tag yang memancarkan sinyal radio dengan data inventaris. Tag dapat menyimpan banyak informasi pengenal tentang item, termasuk deskripsi, jumlah, penggunaan, dan banyak lagi. Sinyal radio membantu melacak jumlah item inventaris dan lokasinya di dalam ruang. Meskipun menghemat banyak waktu, implementasi dan pemeliharaan sistem RFID mahal.

Rumus manajemen inventaris

Perusahaan menggunakan beberapa rumus untuk menghitung cara terbaik untuk mengisi kembali persediaan mereka dan mempersiapkan kebutuhan masa depan.

Formula kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) menghitung jumlah bahan ideal perusahaan untuk memenuhi jumlah produk yang diperlukan dengan menggunakan data historis. Anda dapat menghitung EOQ Anda dengan mengumpulkan data tentang permintaan pelanggan, biaya penyiapan, dan biaya penyimpanan.

Rumus titik pemesanan ulang menghitung kapan item inventaris harus dibeli kembali berdasarkan siklus penjualan sebelumnya. Rumus ini dapat diterapkan ke setiap SKU dan bergantung pada pengidentifikasian pola.

Formula hari persediaan yang beredar (DIO) memperkirakan berapa hari yang dibutuhkan persediaan untuk akhirnya berubah menjadi penjualan. DIO membantu perusahaan mengukur keberhasilan dalam efisiensi inventaris mereka. Untuk formula ini, output yang lebih rendah menguntungkan.

Formula persediaan pengaman membantu perusahaan menghitung berapa banyak persediaan cadangan yang mereka butuhkan. Formula ini membantu perusahaan menghindari overstocking dan understocking dengan menemukan rata-rata yang baik untuk persediaan darurat.

Metode organisasi inventaris

Ada beberapa cara agar perusahaan dapat mengatur persediaan yang ada. Semua metode ini membantu membuat proses inventaris lebih efisien, meskipun beberapa lebih menguntungkan daripada yang lain, tergantung pada produk apa yang Anda jual dan bagaimana Anda menyimpan dan menggunakan bahan.

• Metode masuk pertama, keluar pertama (FIFO) menunjukkan bahwa item persediaan pertama yang diperoleh harus digunakan terlebih dahulu. Metode ini menguntungkan bagi perusahaan yang menjual produk yang mudah rusak.
• Metode last-in, first-out (LIFO) menyarankan bahwa item persediaan yang paling baru diperoleh harus digunakan terlebih dahulu. Ini bekerja untuk perusahaan yang menjual produk yang tidak mudah rusak dan berharap untuk mengganggu inventaris mereka yang ada sesedikit mungkin.
• Metode just in time (JIT) memprioritaskan pembelian bahan persediaan berdasarkan kebutuhan. Perusahaan yang berharap dapat meminimalkan biaya persediaan dengan membuat pesanan pembelian saat benar-benar diperlukan lebih memilih metode ini.
• Metode analisis ABC melabeli semua item persediaan ke dalam tiga kategori dari A sampai C, dengan A sebagai bahan yang paling penting dan C sebagai yang paling sedikit. Ini membantu perusahaan memprioritaskan item inventaris mana yang perlu dipesan ulang dan kapan.

Inventaris vs. stok

Inventarisasi dan stok sering digunakan secara bergantian, tetapi memiliki arti yang berbeda tergantung pada konteksnya. Mereka berbeda dalam kasus penggunaan, nilai, dan biaya.

Persediaan mencakup semua barang jadi yang dibuat oleh perusahaan ditambah bahan dan komponen yang dibutuhkan untuk mengembangkan produk. Persediaan dicatat di neraca perusahaan sebagai aset. Biaya bahan yang dibeli menghitung penilaian persediaan.

Stok mengacu pada jumlah barang jadi yang telah mencapai point of sale (POS) dan siap untuk didistribusikan. Stok dicatat dalam catatan keuntungan bisnis secara keseluruhan karena berkontribusi pada pendapatan akhir. Inventaris membantu menentukan biaya akhir stok dengan melacak biaya rata-rata yang dikeluarkan saat membuatnya. Harga jual pasar menentukan nilainya.

Pada dasarnya, stok selalu inventaris, tetapi inventaris tidak selalu stok. Hal ini karena tingkat stok dapat mengacu pada produk yang dimiliki oleh perusahaan yang siap untuk dijual, oleh karena itu berada di bawah payung persediaan. Di sisi lain, persediaan digunakan dalam produksi dan tidak tersedia untuk dijual langsung ke pelanggan, jadi bukan stok.

Praktik terbaik inventaris

Ada beberapa hal yang perlu diingat saat Anda membangun dan mengoptimalkan inventaris Anda. Praktik terbaik ini menguraikan cara untuk meningkatkan proses inventaris Anda, memastikan kelancaran produksi untuk Anda dan pengalaman positif bagi pelanggan Anda.

• Menetapkan KPI inventaris. Membuat   indikator kinerja utama (KPI)   dapat membantu Anda mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dalam proses inventaris Anda. KPI ini dapat mengevaluasi di mana letak kelemahan perusahaan dan area mana yang berhasil beroperasi. KPI harus diperbarui secara berkala untuk menawarkan tujuan produksi baru.
• Selalu membawa safety stock. Stok pengaman adalah yang terbaik untuk perusahaan yang memiliki persediaan yang tidak mudah rusak dan bersedia menganggarkan bahan tambahan. Meskipun ini tidak menguntungkan bagi usaha kecil yang hanya ingin membeli bahan yang tepat yang dibutuhkan untuk membuat sejumlah produk tertentu, stok pengaman sangat disarankan. Stok pengaman menciptakan bantalan untuk melindungi proses produksi Anda jika terjadi kesalahan. “Sesuatu” itu berlaku untuk materi yang hilang, rusak, atau salah diperhitungkan.
• Prioritaskan kontrol kualitas. Banyak perusahaan tahu bahwa aspek produksi yang paling penting adalah menjamin kualitas produk akhir. Memastikan bahwa semuanya memenuhi standar Anda dimulai dengan inventaris. Ini termasuk memastikan bahwa semua bahan yang dibeli disimpan dalam kondisi baik saat bergerak melalui produksi dan distribusi.
• Persiapkan jauh-jauh hari. Jika ragu, rencanakan. Buat prediksi untuk kebutuhan inventaris masa depan dengan mengantisipasi permintaan pelanggan.   Perencanaan permintaan   menggunakan data historis sehingga perusahaan dapat memprediksi seperti apa permintaan di masa depan dan merencanakannya dengan tepat.
• Gunakan otomatisasi inventaris. Solusi inventaris membantu perusahaan mengawasi inventaris mereka, tanpa harus melacak semuanya secara manual. Sebagai contoh,   perangkat lunak kontrol inventaris   terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris barcode atau RFID untuk mengumpulkan data inventaris, melacak item saat bergerak melalui produksi, dan membuat perkiraan untuk kebutuhan inventaris di masa mendatang.

Kisah inventaris Anda dimulai di sini

Menyempurnakan cara Anda menyimpan inventaris tidak perlu menjadi dongeng.

Inventaris menceritakan kisah produk Anda dari awal hingga akhir. Bahan baku mulai membangun, bahan WIP terus bergulir, item pemeliharaan menawarkan dukungan, dan barang jadi melengkapi narasi. Bagaimanapun Anda memilih untuk menyimpan dan mengelola inventaris Anda, saya harap Anda menemukan kebahagiaan Anda selamanya.

Siap melanjutkan perjalanan Anda? Cari tahu bagaimana laporan inventaris terperinci dapat meningkatkan cara Anda mengisi kembali stok, mengatasi masalah, melayani pelanggan Anda, dan banyak lagi.