Apa itu Pemblokiran Waktu? Panduan Pemula

Baik itu rapat dadakan yang muncul, rekan kerja yang merusak fokus kami, atau aliran email yang tak henti-hentinya membanjiri, tetap di jalur dan mengendalikan jadwal kami bisa terasa mustahil.

Itu sebabnya teknik manajemen waktu menjadi semakin populer dalam beberapa tahun terakhir. Dalam budaya digital kita yang 'selalu aktif', sebagian besar dari kita hidup dalam gangguan yang terus-menerus. Untuk dapat bekerja seperti yang kita inginkan, kita perlu menerapkan struktur yang nyata dan nyata. Dan dari sekian banyak sistem manajemen waktu yang dibicarakan saat ini, pemblokiran waktu mungkin yang paling signifikan mengubah hidup kita menjadi lebih baik.

Tapi apa sebenarnya pemblokiran waktu, dan bagaimana kita bisa menggunakannya untuk bekerja lebih cerdas?

Apa itu pemblokiran waktu?

Pemblokiran waktu adalah sistem manajemen waktu yang memecah hari Anda menjadi unit-unit yang terbatas. Ini melibatkan perencanaan hari Anda sebelumnya dan mengalokasikan porsi waktu tertentu untuk tugas-tugas tertentu, misalnya 20 menit untuk email, 30 menit untuk rapat, dua jam untuk pekerjaan mendalam, dll.

Lamanya waktu yang Anda alokasikan terserah Anda – dan Elon Musk dan Bill Gates hanyalah dua contoh orang yang lebih suka bekerja dalam waktu yang lebih singkat; keduanya adalah penggemar penjadwalan mikro , yang berarti merencanakan hari mereka dalam blok lima menit. Mengingat produktivitas yang agak legendaris dari kedua taipan, lima menit mungkin tidak cukup bagi sebagian besar dari kita untuk menangani email kami, tetapi Anda dapat menggunakan sistem ini dengan cara yang sesuai dengan Anda, tanggung jawab Anda, dan kemampuan Anda.

Titik pemblokiran waktu adalah memungkinkan Anda untuk bekerja tanpa gangguan atau keraguan dan memastikan bahwa semuanya benar-benar selesai. Seberapa sering Anda tenggelam dalam tugas penting, tetapi terganggu oleh kotak masuk ping Anda, dan kemudian kehilangan semua momentum dan fokus Anda? Juga mudah untuk menjadi terlalu asyik dengan satu tugas sampai-sampai Anda mulai mengabaikan tugas-tugas lainnya.

Pada akhirnya, karena Anda tidak bisa menjadi pertapa digital dan mematikan dunia luar sepenuhnya, pemblokiran waktu memungkinkan Anda menciptakan waktu dan ruang yang Anda butuhkan untuk tetap fokus dan menyelesaikan pekerjaan.

Mengapa pemblokiran waktu efektif?

Ada beberapa alasan mengapa pemblokiran waktu sangat efektif, tetapi pada dasarnya bermuara pada fakta bahwa cara kerja ini dirancang khusus untuk fokus.

Jika Anda sudah familiar dengan konsep Hukum Parkinson, Anda akan tahu bahwa pekerjaan yang harus kita lakukan meluas agar sesuai dengan waktu kita harus melakukannya. Jadi jika Anda memiliki enam jam untuk menulis sebuah artikel, itu akan memakan waktu Anda enam jam untuk menyelesaikannya – ketika mungkin Anda hanya membutuhkan empat, atau bahkan tiga. Alasan untuk ini adalah karena kita mengisi waktu ekstra dengan penundaan, pengalihan konteks, atau mencoba melakukan banyak tugas, yang menurut penelitian sebenarnya dapat membahayakan otak dan karier kita, serta produktivitas kita.

Tapi mari kita lihat lebih dekat mengapa pemblokiran waktu bekerja dengan sangat baik.

Pemblokiran waktu mendorong kerja yang mendalam

Dengan menjadwalkan hari Anda dengan cara yang begitu mendetail, Anda hanya dapat fokus pada tugas yang ada – dan tanpa gangguan terus-menerus atau pengalihan konteks, Anda dapat menyelesaikan jauh lebih banyak. Salah satu pendukung terbesar pemblokiran waktu adalah Cal Newport, penulis Deep Work dan guru produktivitas serba.

Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa menghabiskan begitu banyak waktu untuk merencanakan jadwal Anda daripada hanya mulai bekerja adalah kontraproduktif, Newport mengatakan yang sebaliknya adalah benar:

“Ini menghasilkan sejumlah besar produktivitas. Saya perkirakan, satu minggu kerja yang dibatasi waktu 40 jam, menghasilkan jumlah output yang sama dengan 60+ jam kerja seminggu yang dilakukan tanpa struktur.”

Ini karena pemblokiran waktu mempromosikan kerja mendalam lebih dari teknik manajemen waktu lainnya. Bila Anda memiliki jumlah waktu yang ditetapkan untuk mengerjakan satu tugas, Anda dapat mendedikasikan semua perhatian Anda untuk itu, alih-alih melompat dari satu tugas ke tugas lainnya. Dan ketika Anda mencapai keadaan mengalir, Anda akan menemukan bahwa Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal – dan semuanya mungkin akan terasa jauh lebih mudah juga.

Anda mungkin tidak menyadarinya, tetapi setiap kali Anda memecah fokus dan mengalihkan perhatian Anda ke hal lain, Anda menderita sesuatu yang disebut "sisa perhatian" – ketika kemampuan Anda untuk fokus menjadi perlahan berkurang saat Anda beralih konteks sepanjang hari. Studi menunjukkan bahwa setiap kali Anda terganggu, dibutuhkan sekitar 25 menit untuk kembali ke jalur semula .

Pemblokiran waktu tidak hanya mendorong kerja mendalam, tetapi juga melindungi dari pengalihan konteks, dan pada akhirnya memungkinkan kita mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk kerja mendalam yang sukses.

Pemblokiran waktu membantu Anda melakukan pekerjaan bernilai rendah

Bagi kebanyakan dari kita, pekerjaan dangkal bernilai rendah adalah bagian penting dari pekerjaan. Tapi itu juga memiliki cara untuk mengambil alih hari - dan berada dalam keadaan sibuk yang konstan tidak membantu produktivitas Anda, apalagi kesejahteraan mental atau kesehatan fisik Anda .

Tugas seperti membalas email, menghadiri rapat, melakukan panggilan telepon, dan menanggapi rekan kerja di alat obrolan bisa menjadi siklus tanpa akhir – tetapi meskipun tugas-tugas ini bisa mendesak, tugas-tugas itu jarang membantu ketika benar-benar mencapai tujuan Anda sendiri. -tujuan jangka. Dan jika Anda pernah menghabiskan sepanjang hari untuk pekerjaan yang dangkal, Anda mungkin akan tahu bahwa itu bisa membuat Anda merasa lelah dan stres... tetapi juga seperti Anda tidak mencapai apa pun yang berharga.

Karena sangat sulit untuk mencapai status dongeng dari kotak masuk nol , atau 100% up-to-date dengan semua tanggapan rekan kerja dan status tugas, Anda tidak perlu membuang waktu yang berharga untuk mencoba melakukannya. Sebaliknya, Anda harus menyisihkan satu blok waktu untuk membajak pekerjaan dangkal Anda, dan ketika waktu itu berakhir, Anda berhenti begitu saja – bahkan jika Anda belum menyelesaikan semuanya.

Plus, dengan menjadwalkan semua pekerjaan dangkal Anda bersama-sama, Anda bisa masuk ke ruang kepala yang tepat untuk jenis pekerjaan ini dan menyelesaikannya dengan lebih efisien. Kemudian Anda dapat duduk dan bersantai, mengetahui bahwa Anda telah melindungi sebagian besar hari Anda untuk mengerjakan hal-hal yang benar-benar penting.

Pemblokiran waktu membantu Anda menggunakan waktu dengan lebih sengaja

Keuntungan lain dari pemblokiran waktu adalah memberi Anda wawasan tentang ke mana arah waktu Anda sebenarnya. Sebagian besar dari kita tidak pandai mengatur waktu. Kita juga cenderung terlalu meremehkan berapa banyak waktu yang kita buang untuk memeriksa media sosial, membaca email, atau hanya terganggu oleh kehidupan sehari-hari.

Kami juga memiliki kebiasaan meremehkan berapa lama tugas akan berlangsung – tidak peduli berapa kali kami berjuang untuk memenuhi tenggat waktu yang sama di masa lalu! Fenomena ini disebut kekeliruan perencanaan , dan dapat menyebabkan masalah serius.

Tetapi ketika Anda menggunakan pemblokiran waktu, Anda dipaksa untuk menjadi lebih sadar ke mana arah waktu Anda sebenarnya, yang memungkinkan Anda untuk menjadi lebih sadar tentang cara Anda ingin menggunakannya. Tidak ingin menghabiskan dua jam dalam siklus email bolak-balik? Jadwalkan hanya 10 menit untuk itu. Ingin mencari ruang untuk mengerjakan hal-hal yang benar-benar berarti bagi Anda? Ukir ruang di kalender Anda, lalu pastikan Anda melindungi ruang itu secara agresif.

Pemblokiran waktu membantu Anda mencapai tujuan Anda

Pemblokiran waktu tidak hanya bekerja dalam jangka pendek, dengan membantu Anda bekerja seperti yang Anda inginkan setiap hari; itu juga memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan jangka panjang Anda. Tidak peduli seberapa antusias Anda menulis daftar tugas dan mencoret tugas, penelitian menunjukkan bahwa 41% dari item yang harus dilakukan tidak pernah selesai.

Terlepas dari niat terbaik kami, penelitian menunjukkan bahwa memiliki struktur nyata dan rencana yang solid memiliki efek yang kuat pada seberapa besar kemungkinan Anda untuk benar-benar bertindak berdasarkan niat ini. Ketika datang untuk menyelesaikan sesuatu dan mencapai tujuan Anda, hanya ingin melakukannya saja tidak cukup; Anda memerlukan rencana konkret untuk mendorong Anda maju dan memastikan Anda melakukan semua yang Anda perlukan.

Dan itulah tepatnya yang dilakukan oleh pemblokiran waktu.

Bagaimana memulai waktu memblokir jadwal Anda

Jadi, setelah Anda tahu bahwa Anda ingin mencoba memblokir waktu, apa cara terbaik untuk melakukannya? Berikut adalah tiga langkah paling penting untuk Anda mulai.

1. Buat garis besar prioritas dan hasil harian

Pertama, cobalah untuk mengidentifikasi prioritas terpenting Anda. Pikirkan mengapa sebenarnya Anda ingin menggunakan pemblokiran waktu. Apakah itu untuk melindungi fokus Anda dan berhenti menunda-nunda? Apakah untuk mencapai tujuan jangka panjang Anda? Atau hanya untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat, sehingga Anda dapat menikmati lebih banyak waktu henti?

Mengetahui alasan yang tepat mengapa Anda menggunakan pemblokiran waktu akan membantu Anda mengetahui cara terbaik untuk memblokir hari Anda. Misalnya, jika Anda ingin akhirnya mencapai tugas penting yang telah Anda kerjakan untuk sementara waktu, Anda dapat membangun blok Anda di sekitar menciptakan ruang untuk melakukan itu; jika Anda merasa terbebani oleh pekerjaan yang dangkal, Anda dapat mengelompokkan tugas-tugas ini bersama-sama dan menjadwalkan periode terbatas untuk bekerja sebanyak yang Anda bisa.

2. Tentukan tugas yang mendesak dan kurang mendesak

Setelah Anda tahu apa prioritas Anda, Anda kemudian perlu memikirkan tugas mana yang akan Anda prioritaskan. Sementara salah satu alasan utama orang menggunakan pemblokiran waktu adalah untuk menciptakan dan melindungi ruang untuk pekerjaan yang dalam, penting juga untuk memastikan Anda memiliki cukup ruang di hari Anda untuk menangani pekerjaan yang dangkal.

Tetapi hal terbaik tentang pemblokiran waktu adalah Anda dapat membuat jadwal yang sesuai dengan cara Anda bekerja. Jadi, jika Anda membutuhkan waktu sekitar satu jam untuk benar-benar bangun di pagi hari, atau mencapai titik di mana Anda merasa kreativitas Anda mengalir, Anda dapat merencanakan untuk mengerjakan tugas-tugas yang mudah dan dangkal untuk satu jam pertama – dan kemudian menjadwalkan pekerjaan Anda. pekerjaan yang menantang ketika Anda merasa lebih produktif.

Anda mungkin juga merasa terbantu untuk memulai dan mengakhiri hari Anda dengan tugas-tugas yang lebih lembut yang memungkinkan Anda untuk bersiap, dan kemudian bersantai untuk hari itu. Memeriksa dan membalas email hal pertama di pagi hari dan kemudian lagi sebelum jam istirahat bisa menjadi cara yang baik untuk merasa berada di lingkaran dan memegang kendali selama Anda tidak menyimpang dari rencana Anda dan memeriksa kotak masuk Anda sepanjang hari, juga .

3. Termasuk waktu istirahat, istirahat makan siang, dan waktu istirahat

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pemblokiran waktu, penting untuk menjadwalkan waktu istirahat dan juga waktu luang. Kita adalah manusia, bukan mesin, dan kita perlu istirahat untuk berfungsi sebaik mungkin – tetapi jika kita tidak menjadwalkannya, mudah untuk terjebak dalam pekerjaan. Ciptakan ruang untuk meluangkan waktu dengan menghalangi sebagian hari Anda, lalu lindungi ruang itu – bahkan jika Anda merasa terlalu sibuk untuk berhenti.

Anda mungkin juga ingin menambahkan waktu luang 30 menit setiap hari hanya untuk menangani tugas ad hoc yang tiba-tiba muncul; dengan cara itu Anda dapat memastikan Anda tidak ketinggalan.

Subtipe pemblokiran waktu

Keindahan pemblokiran waktu adalah Anda dapat dengan mudah menyesuaikannya dengan cara kerja yang Anda sukai, jenis tugas yang harus Anda lakukan, dan jenis jadwal yang Anda inginkan. Namun selain pemblokiran waktu versi 'klasik', ada juga variasi lain yang mungkin lebih cocok untuk Anda. Subtipe ini adalah pengelompokan tugas, tema hari, dan tinju waktu.

Pengelompokan tugas

Jika Anda cenderung memiliki banyak pekerjaan dangkal yang harus diselesaikan, Anda mungkin merasa bermanfaat untuk mengelompokkan semuanya. Metode ini disebut pengelompokan tugas, dan dirancang untuk mengurangi peralihan konteks dan membantu Anda tetap di jalur.

Misalnya, jika Anda memiliki banyak email untuk dilalui, daripada melompat-lompat dari kotak masuk Anda sepanjang hari, Anda dapat merencanakan untuk membalas semua email Anda selama 20 menit pada pukul 10 pagi dan 3 sore. pola pikir untuk jenis pekerjaan ini, dan dengan mengelompokkan semua tugas ini bersama-sama, Anda dapat mengerjakannya dengan jauh lebih efisien.

Meskipun pengelompokan tugas biasanya diterapkan pada tugas yang lebih kecil, Anda dapat menggunakannya sesuka Anda. Jika Anda merasa bermanfaat untuk mengelompokkan tugas yang lebih menantang atau kreatif bersama dan mengerjakannya saat Anda merasa paling produktif, itu juga berhasil.

Tema hari

Tema hari adalah saat Anda mendedikasikan hari-hari tertentu untuk tanggung jawab yang berbeda. Metode manajemen waktu ini dapat bekerja dengan sangat baik ketika Anda memiliki banyak tanggung jawab yang berbeda; itu terkenal digunakan oleh Elon Musk, yang bekerja di SpaceX pada hari Senin dan Selasa, di Tesla pada hari Rabu dan Kamis, dan kemudian lagi di SpaceX pada hari Jumat.

Jika Anda memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang menuntut perhatian Anda, Anda mungkin perlu mendedikasikan lebih banyak waktu untuk setiap topik – jadi alih-alih mengalokasikan dua jam setiap hari untuk suatu tugas, Anda mengalokasikan satu hari penuh, misalnya Senin adalah untuk pemasaran, Selasa untuk pembuatan konten, Rabu untuk pengembangan produk, dan seterusnya.

Sekali lagi, ini dapat membantu menghindari pengalihan konteks dan memastikan Anda tetap fokus dan selaras dengan jenis pekerjaan yang Anda lakukan.

Tinju waktu

Pemblokiran waktu dan tinju waktu mungkin terdengar serupa – dan memang demikian – tetapi ada satu perbedaan utama. Sementara pemblokiran waktu mengharuskan Anda menetapkan batas berapa lama Anda akan menghabiskan tugas pada hari itu (misalnya Anda akan mengerjakan tugas dari jam 11 pagi sampai jam 1 siang), time boxing melibatkan pengaturan batas berapa lama Anda akan melakukannya. menghabiskan menyelesaikan tugas.

Jadi ketika time boxing, daripada memberi diri Anda dua jam untuk mengerjakan rencana konten, Anda akan bertujuan untuk menyelesaikan rencana Anda dalam dua jam itu. Tinju waktu terkadang dapat bekerja lebih baik daripada pemblokiran waktu, karena memiliki waktu terbatas untuk menyelesaikan tugas dapat membuat Anda bekerja lebih cepat dan membantu Anda menantang diri sendiri.

Alat untuk membantu pemblokiran waktu

Anda mungkin ingin mencoba berbagai jenis pemblokiran waktu dan melihat mana yang paling cocok untuk Anda. Apa pun jenis pemblokiran waktu yang menurut Anda ingin Anda coba, kabar baiknya adalah ada banyak alat yang membuat seluruh proses lebih mudah. Plus, alat ini juga dapat membantu menunjukkan kepada Anda apakah teknik pemblokiran waktu Anda benar-benar berfungsi atau tidak.

Aplikasi kalender

Hampir semua aplikasi kalender bekerja dengan baik untuk pemblokiran waktu – dan jika Anda berbagi kalender dengan rekan kerja, mereka dapat memudahkan untuk tetap mengikuti apa yang sedang dikerjakan orang lain. Saat Anda menggunakan aplikasi kalender, Anda dapat memblokir sebagian waktu langsung ke aplikasi Anda – yang berarti Anda akan aman mengetahui bahwa kalender dan tugas Anda berada di tempat yang sama.

Selain itu, alat dan aplikasi kalender biasanya dilengkapi dengan fitur tenggat waktu dan pengingat, yang dapat membantu memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk mengerjakan semuanya.

Alat perencanaan proyek

Ada lusinan alat perencanaan proyek yang dapat digunakan untuk memblokir waktu, tetapi umumnya alat tersebut bekerja dengan memecah proyek Anda menjadi tugas-tugas individual yang kemudian Anda alokasikan waktu. Jenis alat ini sering terintegrasi dengan alat perencanaan proyek lainnya, jadi setelah Anda membuat tugas, itu dapat secara otomatis terhubung ke kalender Anda. Ini dapat membantu Anda tenang mengetahui tidak ada yang akan lolos dari jaring.

Alat manajemen tugas

Dengan alat manajemen tugas, Anda dapat menetapkan tugas, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan mendapatkan wawasan yang jelas tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek dan tugas. Alat prioritas tugas dapat membantu Anda lebih memahami apa yang perlu Anda kerjakan setiap hari, dan mempermudah memantau tugas yang akan datang, serta memprioritaskan tugas yang tepat. Misalnya, manajemen tugas untuk pedagang valas membantu pengelolaan proses penting seperti akuntansi, melakukan riset pasar, dan penyeimbangan kembali. Masing-masing tugas ini membutuhkan waktu dan perhatian yang signifikan agar trader berhasil. Oleh karena itu, pemblokiran waktu melalui alat manajemen tugas dapat membuat trader tetap di puncak permainannya.

Timer/jam

Timer dan jam bisa menjadi cara yang baik untuk membantu melindungi fokus Anda dan tetap pada tugas. Melihat waktu yang terus berlalu seringkali dapat memotivasi orang untuk bekerja lebih cepat dan efisien, jadi jika Anda adalah seseorang yang benar-benar menikmati berpacu dengan waktu, alat ini dapat membuat semua perbedaan.

Alat pelacak waktu

Melacak semua yang Anda lakukan – terutama saat Anda menggunakan pelacak otomatis yang tidak memerlukan usaha – membantu Anda melihat kapan dan di mana Anda cenderung terganggu, sehingga Anda dapat mencoba mengatasi masalah tersebut. Ini juga membantu Anda mengidentifikasi waktu yang terkuras dan mencari tahu kapan Anda paling produktif, yang memungkinkan Anda menjadwalkan pekerjaan Anda yang paling menantang untuk periode ini.

Secara umum, alat pelacak waktu membantu Anda mengalokasikan waktu dengan lebih cerdas. Setelah Anda memiliki wawasan yang diperlukan untuk mengetahui dengan tepat berapa lama Anda harus menghabiskan waktu untuk email setiap hari, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak mengalokasikan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas ini, dan fokus pada pekerjaan yang lebih penting.

Kesimpulan

Saat ini rasanya ada terlalu banyak teknik dan sistem manajemen waktu yang menjanjikan untuk mengubah hidup kita – belum lagi alat dan aplikasi produktivitas. Tetapi pemblokiran waktu sangat populer karena suatu alasan: karena berhasil, dan karena ini adalah cara mudah untuk menambahkan struktur dan fokus ke hari Anda.

Pemblokiran waktu tidak hanya dapat membantu Anda melakukan pekerjaan dalam yang lebih produktif, tetapi juga dapat membantu Anda melakukan pekerjaan dangkal dengan jauh lebih efisien. Plus, ini membantu Anda menggunakan waktu Anda dengan lebih sengaja, dan pada akhirnya memudahkan Anda untuk mencapai tujuan jangka panjang Anda.

Apa yang juga hebat tentang pemblokiran waktu adalah bahwa ini adalah sistem yang dapat bekerja untuk semua orang – dan tergantung pada tanggung jawab Anda dan cara Anda ingin bekerja, ada berbagai cara untuk menerapkannya. Ketika datang ke teknik pemblokiran waktu, satu ukuran tidak cocok untuk semua, dan sementara sistem pemblokiran waktu klasik mungkin ideal untuk beberapa orang, Anda mungkin menemukan bahwa salah satu subtipe, seperti pengelompokan tugas, tema hari, atau tinju waktu bekerja paling baik untukmu.

Seperti halnya teknik baru, cobalah berbagai hal, biarkan diri Anda tersandung, dan buat perubahan dan penyesuaian saat Anda melakukannya. Alih-alih menjadi budak kalender Anda atau merasa seperti Anda terus bekerja melawan waktu, pemblokiran waktu mungkin yang Anda butuhkan untuk tetap berada di jalur dan merasa benar-benar mengendalikan jadwal Anda.