Manajemen Dokumen Karyawan: Mengatur Catatan Perusahaan

Diterbitkan: 2021-10-18

Departemen sumber daya manusia sering menjadi rumah bagi dokumen kompleks yang berisi informasi sensitif.

File-file ini dapat tidak terorganisir di dalam lemari arsip yang diisi sampai penuh dengan catatan karyawan. Atau mereka dapat disimpan dengan aman, aman, dan terorganisir dengan baik, berkat sistem manajemen dokumen karyawan.

Apa itu manajemen dokumen karyawan?

Manajemen dokumen karyawan, kadang-kadang disebut manajemen dokumen SDM, adalah proses penyimpanan, pengarsipan, pengorganisasian, atau penghancuran catatan perusahaan dan informasi karyawan, sambil tetap patuh.

Manajemen dokumen karyawan yang efektif melalui   Perangkat lunak pengiriman layanan SDM   memudahkan pencarian, penyimpanan, dan pengelolaan semua data karyawan. Dengan cara ini, jika Anda perlu mengakses file atau catatan karyawan, Anda dapat menemukannya dengan cepat tanpa harus memilah-milah dokumen yang tidak ada habisnya.

Cara mengatur manajemen dokumen karyawan

Membuat strategi manajemen dokumen karyawan itu mudah setelah Anda mengetahui langkah-langkah yang diperlukan. Berikut cara memulai.

1. Tentukan dokumen yang diperlukan

Pertama, identifikasi file dan catatan yang dikumpulkan bisnis Anda. Dokumen-dokumen tersebut biasanya terkait dengan fungsi SDM yang ditangani departemen tersebut.

Dokumen SDM yang diperlukan ini biasanya:

  • File perekrutan: Apa pun yang terkait dengan catatan wawancara, deskripsi pekerjaan, lamaran dan resume, dan   hasil tes pra-kerja.
  • Laporan keselamatan dan kecelakaan: Dokumen yang merinci catatan medis, kompensasi pekerja, dan laporan insiden.
  • Dokumen perekrutan: Catatan yang terkait dengan orientasi karyawan baru, kontrak kerja, dan I-9.
  • Catatan karyawan: Buku pegangan karyawan yang ditandatangani, perubahan kebijakan, perjanjian nonkompetisi, file personel, atau kebijakan SDM yang ditentukan.
  • Materi pelatihan: Catatan dan sumber daya yang terkait dengan program pelatihan karyawan.
  • Dokumen penggajian: Catatan kehadiran, formulir pajak, lembar waktu, dan slip gaji.
  • Tinggalkan dokumen: Permintaan yang berkaitan dengan   cuti berbayar, cuti panjang, atau cuti orang tua berbayar.
  • Dokumen manfaat: Informasi mengenai rencana, dokumen pendaftaran, dan berbagai penawaran.
  • Catatan disabilitas: Formulir permintaan cuti, informasi disabilitas, dan permintaan akomodasi tertentu.
  • File karyawan: Apa pun yang terkait dengan tinjauan kinerja, catatan kompensasi, catatan pengangguran, dan dokumen promosi.

2. Tentukan batasan akses

Beberapa dokumen SDM bersifat rahasia atau memerlukan akses terbatas untuk karyawan tertentu. Saat Anda mengatur file, Anda pasti ingin menentukan kebutuhan akses.

Untuk mengontrol akses atas catatan, pertimbangkan apakah semua karyawan, manajer, atau hanya departemen SDM perlu mengakses dokumen. Anda juga dapat menentukan izin berdasarkan kapan dan seberapa sering orang-orang ini membutuhkan file tersebut. Selain itu, pertimbangkan bagaimana Anda ingin orang-orang ini mendapatkan akses ke dokumen khusus ini.

3. Identifikasi kedaluwarsa informasi

Sebagai profesional HR yang sibuk, akan sangat membantu jika hanya membuat satu dokumen satu kali dan menyelesaikannya.

Biasanya tidak demikian, karena terkadang data di dalam file ini memiliki tanggal kedaluwarsa. Selain itu, terkadang terserah pada tim sumber daya manusia untuk menyimpan dokumen untuk jangka waktu tertentu sebelum menjadi batal demi hukum. Saat Anda mengatur manajemen dokumen karyawan, pertimbangkan untuk menelusuri file mana yang memiliki tanggal kedaluwarsa dan atur pengingat ketika mereka kedaluwarsa. Manajemen kasus juga dapat membantu menentukan awal dan akhir masalah tertentu.

Untuk mengidentifikasi file yang kedaluwarsa, tanyakan hal berikut:

  • Apakah organisasi diharuskan menyimpan file tertentu berdasarkan hukum?
  • Berapa lama Anda harus menyimpan file-file ini?
  • Apakah ada kejadian yang dapat memicu pembuangan dokumen sama sekali?
  • Apakah ada kewajiban hukum untuk menyimpan file setelah kedaluwarsa?

4. Tentukan tingkat keamanan

Saat Anda merampingkan proses manajemen dokumen, Anda akan menemukan beberapa catatan membutuhkan keamanan dan perlindungan lebih dari yang lain. Misalnya, beberapa informasi dalam file ini mungkin dilindungi oleh hukum, seperti informasi medis dan disabilitas yang perlu disimpan terpisah dari folder file karyawan.

Selain itu, jika dokumen telah kedaluwarsa atau tidak lagi harus disimpan oleh organisasi, bagaimana cara membuangnya? Beberapa file, seperti dokumen pelatihan yang kedaluwarsa, dapat dibuang begitu saja. Yang berisi informasi pribadi tentang karyawan masa lalu atau saat ini harus dicabik-cabik.

5. Buat rencana untuk penyimpanan dan pengarsipan file

Setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang keamanan yang dibutuhkan file Anda, Anda dapat melanjutkan dengan manajemen file. Anda akan ingin menentukan file mana yang akan tetap sebagai salinan kertas (seperti yang pada akhirnya harus Anda hancurkan) dan mana yang dapat disimpan secara digital. Jika Anda bisa benar-benar tanpa kertas, ini mungkin pilihan termudah.

Anda kemudian dapat memutuskan cara mengelompokkan file. Misalnya, karyawan mungkin memiliki akses ke perpustakaan sumber daya dengan informasi penting tentang asuransi atau pajak, sementara manajer dan pemimpin tim dapat mengakses catatan karyawan.

6. Gunakan perangkat lunak

Ketika organisasi Anda membutuhkan waktu untuk menemukan perangkat lunak pengiriman layanan SDM yang tepat, mudah untuk kemudian menggunakan alat ini untuk menyederhanakan manajemen dokumen karyawan. Semua file yang Anda butuhkan akan berada di satu tempat, sehingga memudahkan untuk mengatur parameter, batasan, dan pengaturan keamanan ke catatan yang paling membutuhkannya.

Manfaat sistem manajemen dokumen karyawan

Tidak peduli organisasi atau industri Anda, ada banyak manfaat untuk menerapkan sistem manajemen dokumen karyawan dalam tim SDM Anda.

Tetap patuh

Salah satu manfaat utama dari sistem manajemen dokumen untuk file HR adalah memungkinkan organisasi untuk tetap aman dan patuh. Sistem ini memudahkan tim sumber daya manusia untuk melihat dokumen apa yang ada di file, hilang, dan kedaluwarsa atau kepatuhan. Memiliki sistem penyimpanan dokumen yang komprehensif membantu memastikan organisasi Anda mematuhi semua persyaratan yang relevan.

Payung hukum

Jika menyangkut kebutuhan bisnis Anda secara keseluruhan, Anda selalu ingin tetap berada dalam batasan hukum. Dengan banyak undang-undang federal yang mengharuskan pemberi kerja untuk menyimpan catatan karyawan tertentu, menggunakan perangkat lunak dengan manajemen dokumen karyawan adalah suatu keharusan mutlak. Selain persyaratan federal ini, Anda harus dapat dengan mudah mengakses dokumen karyawan untuk menjawab tuntutan hukum tertentu, audit peraturan dan pertanyaan, dan keluhan karyawan.

Sebagai contoh, jika seorang karyawan mengajukan keluhan diskriminasi terhadap organisasi Anda, kemungkinan SDM perlu merujuk penilaian kinerja sebelumnya, data kompensasi, dan catatan kehadiran. Jika pengaduan berubah menjadi penyelidikan hukum dan melibatkan Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (EEOC), tim SDM dapat menggunakan catatan ini untuk melindungi organisasi dari tuntutan hukum.

Menjaga keamanan dan privasi

Catatan karyawan tertentu harus disimpan dengan aman, sementara yang lain memiliki periode penyimpanan tertentu, jadi sebaiknya simpan semua ini di satu tempat. Majikan diwajibkan secara hukum untuk mengamankan data karyawan yang sensitif, seperti file yang berkaitan dengan informasi medis, detail tentang disabilitas, nomor jaminan sosial, dan informasi pribadi lainnya.

Memiliki sistem manajemen dokumen karyawan akan memiliki protokol keamanan yang memenuhi persyaratan hukum ini.

Fitur dalam sistem dokumen yang terkait dengan keamanan dan privasi biasanya meliputi:

  • Mengunci file fisik
  • Mengamankan komputer dan peralatan lain saat tidak digunakan
  • Melindungi data elektronik dengan kata sandi dan pengaturan enkripsi

Meningkatkan produktivitas SDM
 Departemen SDM lebih produktif ketika mereka dapat dengan mudah mencari dokumen dan meningkatkan konsistensi file karyawan. Mereka akan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari melalui lemari arsip atau kotak yang penuh dengan dokumen yang tidak terorganisir dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan peran mereka sehari-hari, seperti mengelola   hubungan karyawan.

Misalnya, bayangkan waktu dan upaya yang dihabiskan untuk mengelola tugas karyawan seperti transfer internal atau relokasi. Memastikan semua file mereka berada di satu tempat dapat membantu membuat manajemen pemindahan menjadi proses yang lebih sederhana.

Tingkatkan alur kerja

Mengotomatiskan proses mengubah file kertas menjadi dokumen elektronik meningkatkan alur kerja departemen SDM, serta manajer dan eksekutif C-suite lainnya. Tidak peduli kapan catatan penting karyawan diperlukan, atau kapan perubahan harus dilakukan untuk   administrasi manfaat   kebijakan, sehingga dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

Selain meningkatkan alur kerja tim SDM dan manajer lainnya, memiliki file-file ini dengan aman terorganisir dan disimpan dalam sistem manajemen dokumen berbasis cloud memudahkan karyawan untuk mengakses dokumen yang mereka butuhkan, tanpa harus meminta bantuan tim SDM .

Tantangan sistem manajemen dokumen karyawan

Di sisi lain, menerapkan sistem manajemen dokumen karyawan memiliki beberapa tantangan. Salah satu tantangan utama adalah proses pelatihan yang berjalan seiring dengan memanfaatkan proses baru untuk pertama kalinya. Selain berinvestasi dalam perangkat lunak baru ini, Anda juga perlu menginvestasikan waktu dan upaya untuk melatih staf Anda tentang cara menggunakannya dengan cara yang sesuai dan aman.

Bergantung pada alat yang dipilih bisnis Anda, perlu waktu juga untuk berpindah dari file kertas ke file tanpa kertas. Perlu beberapa waktu untuk membiasakan diri dan perlu ditingkatkan sepenuhnya sebelum manfaatnya dapat dinikmati.

Bergerak menuju tempat kerja digital

Berhentilah menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari file penting karyawan dan manfaatkan manajemen dokumen karyawan. Anda akan menemukan diri Anda bertanya, "di mana saya meletakkan kertas itu?" jauh lebih sedikit dan sebagai gantinya memiliki lebih banyak waktu untuk fokus memastikan proses yang tepat ada di tempat untuk sukses.

Setelah Anda memiliki semua file penting dalam sistem manajemen dokumen karyawan Anda, lihat bagaimana lagi Anda dapat meningkatkan kepatuhan SDM organisasi Anda.