Rundown MOP: Maksimalkan sumber daya Anda selama waktu kapasitas puncak

Ada satu kesamaan yang kita semua miliki: Keinginan untuk memaksimalkan dampak dari operasi pemasaran kita. Baik Anda bersiap untuk mencapai kapasitas puncak atau merencanakan perlambatan, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang harus diikuti.

Pastikan kepercayaan diri selama waktu genting

Setiap kali tim Anda terbebani, kami sarankan untuk memprioritaskan beban kerja. Luangkan waktu untuk mengevaluasi tugas mana yang dapat didorong ke tahun baru, dan tugas mana yang penting untuk diselesaikan pada tahun 2021.

Beri peringkat beban kerja tim Anda dengan tingkat dampak dan peringkat upaya. Fokus pada proyek dengan dampak tinggi; dan terlebih lagi pada proyek berdampak tinggi yang upayanya rendah. Apa pun yang berdampak rendah dan upaya tinggi, harus diprioritaskan untuk tahun baru.

Jadi, bagaimana cara terbaik untuk merencanakan ke depan sebelum mencapai kapasitas maksimum?

Kami punya satu kata: Siapkan.

Tindakan sederhana dalam mempersiapkan dan memprioritaskan beban kerja dapat membantu memastikan tim Anda selaras dan memiliki gagasan yang jelas tentang tujuan apa yang perlu dicapai.

Di Perkuto, kami menerapkan dua taktik berikut:

1. Kerangka kerja leverage

Kerangka kerja akan membantu tim MOP Anda menghasilkan hasil yang dapat diprediksi, yang sebagian, memungkinkan tim Anda bekerja lebih efisien. Ketika tim Anda memiliki fondasi yang kuat untuk membangun dan berkembang, tim Anda tidak hanya akan menghemat waktu, tetapi juga menghemat biaya.

Kerangka kerja MOP yang solid harus menjadi apa yang kita sebut SCORE:

S – Dapat diskalakan

C – kohesif

O – Terorganisir

R – Terpercaya

E – Efisien

Anda harus ingat bahwa perlu waktu untuk menghemat waktu, jadi pastikan untuk menyediakan waktu untuk memasukkan proses dan kerangka kerja baru.

2. Rangkullah otomatisasi

Merangkul mentalitas yang mengutamakan otomatisasi akan memungkinkan tim Anda untuk fokus mencapai tujuan dan pekerjaan strategis, yang sangat penting saat Anda mendekati kapasitas maksimum. Tim MOP dapat memperoleh kembali waktu dengan mengotomatiskan tugas bolak-balik yang membosankan dengan platform seperti Workato, Mulesoft, Tray.io, dan Zapier.

Alat-alat ini memiliki kemampuan untuk mentransfer data dengan mudah dan terprogram dari satu sistem ke sistem lainnya, dan dapat mengotomatiskan tugas-tugas seperti:

• Daftar unggahan
• Deduplikasi manual
• Pembersihan dan normalisasi data
• Pembuatan kampanye
• Memecahkan masalah integrasi/sinkronisasi sistem

Manfaatkan musim lambat Anda sebaik mungkin

Jika Anda berencana untuk melambat, inilah saatnya untuk mengeluarkan daftar kegiatan hari hujan itu.

Kurang inspirasi? Kami merekomendasikan kegiatan berikut:

Dokumentasikan semuanya

Dokumentasi adalah salah satu hal terpenting yang dapat dilakukan tim MOP Anda. Inilah alasannya: selama volume kampanye musiman atau tak terduga, dokumentasilah yang akan membuat tim Anda tetap bertahan. Dokumentasi berfungsi sebagai pekerjaan dasar yang menjangkar arsitektur dari apa yang Anda bangun di Marketo (atau otomatisasi pemasaran atau platform CRM dalam hal ini), dan itu juga akan membantu tim Anda meningkatkan efisiensi.

“Dokumentasi berfungsi sebagai transfer pengetahuan — seperti komunikasi tim yang otoritatif, menguraikan apa yang telah dilakukan sebelumnya dan mengapa. Terlepas dari situasinya, memiliki dokumentasi terperinci bisa menjadi penyelamat yang menyelamatkan tim Anda dan membuat semuanya berjalan lancar.” Maude Belanger, Direktur Pelayanan Perkuto.

Kami menyarankan untuk mendokumentasikan proses siklus hidup prospek Anda, yang biasanya dimulai ketika seseorang adalah prospek baru yang terlibat dengan pemasaran dan melacak mereka saat mereka bergerak melalui kualifikasi penjualan dan kemudian menuju kontrak yang ditandatangani untuk keterlibatan layanan.

Jika tim Anda tidak melacak bagaimana prospek bergerak melalui siklus penjualan, mulailah dengan bagan (seperti yang terlihat di bawah), lalu lanjutkan mempelajari dokumentasi dengan spesifik.

Kredit: Perkuto

Buat bagan RACI untuk tim Anda

Ketika proyek berjalan serba salah, kami menemukan pelakunya biasanya adalah peran proyek yang tidak ditentukan. Tidak ada yang pernah berniat untuk menggagalkan proyek, tetapi garis bisa menjadi kabur ketika anggota tim tidak menyadari apa yang diharapkan dari mereka, atau mereka pikir mereka tahu apa tanggung jawab mereka. Di situlah grafik RACI masuk.

Bagan RACI adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, and Informed. Bagan ini membantu tim “merampingkan proses mereka dengan memastikan setiap anggota tim dan pemangku kepentingan memahami peran spesifik mereka,” menurut Lucidchart. Ketika setiap anggota tim memiliki gambaran yang jelas tentang tanggung jawab apa yang mereka miliki, kemungkinan proyek gagal secara signifikan lebih rendah.

Di bawah ini, Anda akan menemukan contoh grafik RACI. Coba isi ini untuk proyek Anda berikutnya, atau bahkan secara umum untuk menangkap tanggung jawab individu tim Anda.

Sumber: Lucidchart

Jelajahi teknologi pemasaran baru dan peluang mitra

Apakah Anda mempertimbangkan untuk bermitra dengan agen konsultan di tahun baru? Bagaimana dengan menambahkan teknologi baru ke tumpukan Anda? Dapatkan bola bergulir sebelumnya — agensi MOP terkemuka sudah dipesan beberapa minggu, jika tidak berbulan-bulan, dan memiliki agensi sebagai pengikut dapat menjadi sangat penting dalam mempertahankan beban kerja saat Anda mendekati musim sibuk Anda.

Kami juga merekomendasikan untuk mengevaluasi tumpukan MarTech Anda saat ini — alat apa yang dapat Anda hilangkan? Apakah ada alat yang dapat membantu tim Anda bekerja lebih efisien? (Kami sedang melihat Anda, IPaaS). Meneliti teknologi pemasaran baru dapat menguras sumber daya, jadi sebaiknya gunakan musim lambat Anda untuk melakukan penelitian pendahuluan dan menjadwalkan beberapa demo.

Lakukan pembersihan data

Kapan terakhir kali Anda membersihkan database Anda?

Kemungkinannya adalah, mungkin sudah waktunya bagi tim Anda untuk melakukan pembersihan data. Memastikan database yang rapi akan “pada akhirnya meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan memungkinkan informasi berkualitas tinggi dalam pengambilan keputusan Anda,” menurut Tableau.

Jadi, bagaimana Anda bisa melakukan pembersihan data yang tepat? Lihatlah bagan ini dari AIHR Academy:

Lakukan audit mini untuk instans Marketo Anda

Jika Anda menggunakan Marketo, berikut adalah beberapa area utama yang harus menjadi fokus tim MOP Anda:

• Fungsi administrasi :
  • Apakah ada orang yang meninggalkan organisasi Anda dalam beberapa bulan terakhir?
  • Apakah batas komunikasi diatur dengan benar?
  • Apakah ada kesalahan sinkronisasi yang terjadi?

• Saluran:
  • Apakah semua Saluran terkait dengan Jenis Program yang tepat?
  • Apakah ada saluran duplikat atau serupa?
  • Saluran mana yang tidak lagi digunakan?
    
• Pengguna:
  • Berapa banyak pengguna yang belum masuk dalam 90 hari terakhir?
  • Apakah ada pengguna yang memiliki lebih dari satu peran?
  • Apakah ada pengguna yang dapat menurunkan versi ke level yang lebih rendah tanpa membatasi tugas yang harus diselesaikan di Marketo?
    
• Nama dan organisasi:
  • Apakah struktur folder terorganisir dengan baik?
  • Apakah Anda mengarsipkan program lama?
    
• Program penilaian:
  • Apakah ada token yang digunakan untuk program ini?
  • Apakah ada konvensi penamaan yang masuk akal?
  • Apakah bidang penilaian masuk akal?
    
• Program operasional:
  • Apakah Anda memiliki program privasi dan kepatuhan di Marketo?
  • Apakah ada pusat langganan dan/atau preferensi di Marketo?
  • Apakah ada kampanye manajemen pentalan di Marketo?

Ringkas pencapaian Anda

Apa yang telah dicapai tim Anda tahun ini? Apa saja kemenangan, dan pembelajaran apa yang akan Anda bawa ke tahun baru?

Pertimbangkan untuk membuat “Peninjauan Setahun” yang merangkum apa yang menjadi fokus tim Anda tahun ini – misalnya, berapa banyak kampanye yang dijalankan? Berapa median rasio buka dan klik-tayang Anda? Ini tidak hanya bagus untuk dibagikan dengan perusahaan Anda, tetapi tim Anda juga dapat menggunakannya untuk membuat beberapa tujuan untuk tahun depan.

Saat Anda mulai memetakan 2022, pertimbangkan untuk memasukkan waktu dalam jadwal tim Anda untuk merangkul kerangka kerja, proses, dan otomatisasi baru.

MOPs Rundown disajikan melalui kemitraan antara MarTech dan Perkuto , sebuah konsultan operasi pemasaran.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.