Bagaimana menyelaraskan tumpukan teknologi Anda dengan organisasi Anda

Menyelaraskan tumpukan teknologi Anda dengan organisasi Anda sangat penting. Sebagai ahli operasi, Anda tahu bahwa memperoleh teknologi yang tidak cocok untuk kasus penggunaan Anda atau orang yang membutuhkannya adalah resep untuk perangkat rak yang tidak digunakan siapa pun. Dan tingkat adopsi yang rendah menyebabkan laba atas investasi (ROI) rendah. Dan ROI yang rendah menyebabkan pertanyaan yang tidak nyaman ketika pemimpin anggaran bertanya mengapa tim Anda menghabiskan begitu banyak untuk perangkat lunak yang tidak ada yang menggunakan atau tidak menciptakan nilai bagi bisnis.

Adopsi perangkat lunak penting bagi bisnis dan sering kali memiliki efek terukur pada intinya. Misalnya, penelitian menunjukkan bahwa organisasi penjualan dengan adopsi CRM kurang dari 75% memiliki tingkat kemenangan dan pencapaian kuota yang jauh lebih rendah. Kebalikannya benar – adopsi CRM yang lebih tinggi menghasilkan tingkat kemenangan dan pencapaian kuota yang lebih tinggi.

Artikel lain, cara membangun tumpukan teknologi Anda untuk operasi pendapatan, membahas praktik terbaik untuk memastikan tumpukan teknologi Anda sesuai dengan orang, proses, dan tujuan bisnis Anda.

Tahap I: Persetujuan dan perencanaan anggaran

Anehnya, sebagian besar keberhasilan penerapan teknologi baru adalah memiliki (atau menjalin) teman. Paling tidak, membangun hubungan yang kuat dengan:

• Pemilik anggaran Anda – Sebagian besar waktu, pemilik anggaran Anda adalah bos Anda. Dengan risiko menyatakan yang sudah jelas, memiliki hubungan yang baik dengan atasan Anda akan menjadi penting untuk mendapatkan dukungan mereka untuk teknologi baru. Bergantung pada situasi Anda, Anda mungkin perlu mengirimkan permintaan bisnis yang menguraikan:
  
  – Tujuan
  – Pernyataan masalah / Alasan untuk memperoleh teknologi baru
  – Biaya
  – Manfaat dan/atau tabungan
  
  Anda mungkin juga diharapkan untuk memberikan analisis biaya-manfaat lengkap untuk akuisisi Anda berikutnya.
  
• TI/pengadaan – Tergantung pada ukuran dan medan organisasi Anda, Anda mungkin juga harus melalui TI untuk mendapatkan teknologi baru. Memberi pengarahan kepada mitra Anda di bidang TI tentang kebutuhan bisnis, kebutuhan teknis, kerangka waktu, dan anggaran Anda – serta membuat pengaturan untuk menghilangkan sebagian besar peningkatan teknis dari pundak mereka semaksimal mungkin – memastikan implementasi yang lebih lancar.
  
• Keamanan + Hukum – Anda sudah terbiasa dengan tren menuju pertumbuhan peraturan privasi data seperti GDPR untuk Eropa, CCPA di California, dan HIPAA untuk perawatan kesehatan. Jadi, Anda tahu bahwa penting untuk bekerja sama, dan sejak dini, dengan tim keamanan dan hukum Anda untuk memastikan setiap teknologi baru yang Anda beli mematuhi setiap peraturan InfoSec yang diikuti perusahaan Anda sebelum Anda memperolehnya.
  
• Pengguna akhir Anda – Memiliki hubungan kerja dengan pengguna akhir yang menggunakan atau akan menggunakan teknologi baru Anda juga bermanfaat. Memiliki hubungan kerja berarti Anda dapat bermitra erat dalam penerapan dan pemberdayaan serta mengumpulkan umpan balik awal tentang apakah aplikasi baru cocok dan akan memberikan nilai.
  

Catatan tentang waktu – Juga penting untuk siap secara organisasi untuk alat baru, terutama yang mungkin memerlukan berminggu-minggu (atau berbulan-bulan, lebih mungkin) implementasi. Praktik terbaik adalah merencanakan periode uji coba yang cukup lama untuk memastikan adopsi penuh, pengguna akhir mengatasi kurva pembelajaran apa pun, berintegrasi dengan sistem yang diperlukan di tumpukan Anda yang ada, dan mengumpulkan data yang cukup. Rencanakan waktu implementasi Anda terhadap anggaran triwulanan/tahunan yang sesuai!

Fase II: Mengidentifikasi pemangku kepentingan dan peran

Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, langkah penting dalam memperoleh teknologi baru adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan. Ini mungkin termasuk:

• Juara bisnis – Pemohon asli dari teknologi baru.
• Sponsor – Pemilik anggaran Anda
• Manajer produk – Anda sendiri atau kolega yang akan mengelola pengadaan, implementasi, dan pasca-implementasi, dengan pemahaman yang cukup baik tentang kesulitan pengguna bisnis untuk memetakan fitur produk dengan kebutuhan bisnis
• Pemangku Kepentingan – Pemangku kepentingan tambahan apa pun dalam proses
• Vendor (s) – Vendor yang Anda pertimbangkan

Dari pihak-pihak ini, Anda mungkin menemukan diri Anda bekerja dengan:

• Operasi – Tim Anda sendiri. Sudah umum bagi operasi pendapatan untuk memiliki wawasan paling banyak tentang teknologi baru untuk memperoleh dan bertindak sebagai ahli materi pelajaran, pendukung, dan manajer proyek untuk implementasi.
• TI/pengadaan – Dapat terlibat sebagai pemangku kepentingan untuk membantu pengadaan dan implementasi.
• Keamanan + Hukum – Kemungkinan terlibat sebagai pemangku kepentingan untuk membantu memeriksa pembelian teknologi baru terhadap keamanan data atau masalah hukum apa pun.
• Pengalaman pelanggan (CX) – Dapat dilibatkan sebagai penasihat untuk membantu Anda memetakan fitur tumpukan teknologi tertentu terhadap inisiatif pelanggan saat ini atau di masa mendatang.
• Pemangku kepentingan lintas fungsi tambahan – Bergantung pada ukuran dan susunan perusahaan Anda, mungkin masuk akal untuk merekrut pemangku kepentingan lain untuk adopsi tumpukan teknologi di seluruh organisasi Anda. (Lihat di bawah.)

Fase III: Kepemilikan, adopsi, dan pemberdayaan

Profesional operasi tahu bahwa implementasi adalah proses berkelanjutan yang tidak pernah benar-benar berakhir, berkat pembaruan versi atau rilis fitur, kebutuhan bisnis yang berubah, dan tim yang berkembang. Namun, mendorong kepemilikan di setiap langkah pengadaan, penerapan, dan perjalanan adopsi memaksimalkan laba atas investasi Anda dan meminimalkan penundaan yang menyakitkan. Berikut adalah beberapa taktik untuk memastikan setiap pemangku kepentingan mengambil alih peran mereka selama ini:

• Komunikasikan ekspektasi dengan jelas di awal – Sangat penting untuk mengklarifikasi ekspektasi terlebih dahulu terkait dengan peran, ekspektasi, jadwal, dan ruang lingkup pekerjaan. Namun, penelitian menunjukkan bahwa penyebab utama kegagalan proyek perangkat lunak adalah perubahan atau persyaratan yang tidak terdokumentasi dengan baik. Sangat penting untuk menetapkan visi untuk tumpukan teknologi Anda saat ini dan masa depan serta untuk mengkomunikasikan dan mendokumentasikan peran yang akan dimiliki setiap pemangku kepentingan.
• Mengidentifikasi pemilik internal untuk memiliki KPI – Seperti yang telah kami sebutkan, organisasi sering kali mengharapkan tim operasi mereka menjadi pakar materi pelajaran pada perangkat lunak. Namun, seringkali tidak masuk akal dan kontraproduktif untuk mengharapkan tim operasi memiliki semua KPI untuk setiap aplikasi, terutama jika mereka bukan pengguna utama. Praktik terbaik, bila memungkinkan, adalah mengidentifikasi pemilik internal perangkat lunak baru untuk memiliki KPI.
• Pernyataan kerja – Jika berlaku, pertimbangkan untuk membuat kepemilikan resmi dengan mengeluarkan pernyataan kerja kepada juara bisnis dan/atau pengguna teknis Anda.
• Sponsor eksekutif – Seperti yang Anda harapkan, dukungan eksekutif juga dapat membantu menegakkan adopsi.
• Pertimbangkan untuk membentuk dewan produk – Dewan produk terdiri dari perwakilan dari setiap tim fungsional utama di organisasi Anda untuk membantu mengawasi proses musyawarah, pengadaan, dan adopsi.
  

Catatan tentang dewan produk – Membangun dewan produk lintas fungsi dapat bertindak sebagai fungsi pemaksaan yang menekankan pentingnya membuat penambahan tumpukan teknologi tepat waktu. Jika Anda tidak yakin dengan kemampuan Anda untuk membentuk kelompok seperti itu, mungkin ada baiknya mencari sponsor eksekutif untuk memulainya. Ketika saatnya tiba untuk meningkatkan pengadaan teknologi baru atau untuk menerapkan adopsi perangkat lunak yang mahal, Anda mungkin merasa berguna untuk memiliki lebih banyak suara yang memperdebatkan pendapat Anda daripada hanya pendapat Anda sendiri!

Catatan tentang pemberdayaan – Seperti yang Anda ketahui, setelah Anda akhirnya memperoleh teknologi baru yang mengilap, pekerjaan Anda belum berakhir. Bagian penting lainnya dari teka-teki adalah dokumentasi yang jelas untuk memungkinkan pengguna dan memastikan mereka menggunakan perangkat lunak baru mereka. Namun, beban bersama bagi para profesional operasi adalah menjadi ahli materi pelajaran internal untuk memecahkan masalah perangkat lunak baru apa pun secara default. Menyediakan materi pemberdayaan dapat meringankan beban ini dan membantu swalayan anggota tim Anda (sementara Anda dan tim operasi Anda fokus pada hal-hal yang lebih strategis).

Agar tim Anda dapat melayani diri sendiri, sebaiknya pertimbangkan satu atau beberapa hal berikut ini:

• Sesi pelatihan produk internal – Menyelenggarakan sesi pelatihan internal adalah salah satu cara paling efektif untuk mengaktifkan pengguna internal. Sering kali merupakan ide bagus untuk memanfaatkan tim sukses pelanggan vendor Anda untuk melakukan pekerjaan berat pada sesi semacam itu. Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk merekam dan mengarsipkan sesi pelatihan untuk penggunaan di masa mendatang guna memungkinkan pengguna di masa mendatang.
• Dokumentasi internal – Menyimpan dokumentasi, baik itu termasuk materi panduan lengkap atau bahkan lembar tip dasar.
• Berikan jalur langsung ke tim dukungan vendor – Sebaiknya hilangkan sebanyak mungkin penghalang antara pengguna teknis Anda dan tim dukungan vendor Anda. Jika memungkinkan, berbagi informasi kontak dan mengatur panggilan tim akun secara langsung antara tim Anda dan vendor memberi pengguna Anda akses langsung ke keahlian materi pelajaran sekaligus mencegah diri Anda menjadi hambatan.

Bawa pulang

Menyelaraskan teknologi baru dengan tim Anda bisa dibilang merupakan proses yang tidak pernah berakhir. Namun praktik terbaik ini akan memastikan akuisisi teknologi Anda saat ini dan di masa depan sesuai untuk tim Anda. Dapatkan lebih banyak taktik yang dapat ditindaklanjuti tentang cara mengelola orang, proses, dan teknologi untuk operasi pendapatan di artikel tambahan berikut:

• Panduan profesional untuk operasi pendapatan
• Panduan praktis untuk membangun tumpukan teknologi yang sempurna untuk operasi pendapatan
• Bangun tim operasi pendapatan sebagai pemimpin operasi pendapatan

Artikel ini membahas praktik terbaik untuk menyelaraskan tumpukan teknologi Anda, dan aplikasi baru apa pun yang Anda peroleh dengan organisasi, tim, dan sasaran Anda saat ini dan di masa mendatang. Ini adalah bagian dari rangkaian artikel yang lebih besar tentang praktik terbaik untuk pendapatan, pemasaran, penjualan, dan operasi pelanggan.

Dapatkan lebih banyak wawasan tentang praktik terbaik operasional di “Panduan profesional untuk operasi pendapatan”.