Cara Baru Berpikir Tentang Manajemen Biaya Perjalanan

Platform manajemen biaya dan platform pemesanan perjalanan, atau alat pemesanan online (OBT), adalah dua aplikasi berbeda yang dibuat untuk tujuan berbeda.

Pemesanan perjalanan difokuskan untuk menemukan solusi perjalanan yang optimal dengan harga terbaik. Sama seperti memesan perjalanan online untuk liburan pribadi, pelancong bisnis semakin dapat menggunakan platform perjalanan pilihan perusahaan mereka untuk membandingkan penerbangan, memilih hotel yang tepat yang terletak di tempat yang mereka inginkan, dan mengatur penyewaan mobil atau layanan.

Manajemen pengeluaran berfokus pada pelacakan semua cara karyawan menghabiskan uang, hanya satu di antaranya – dan biasanya salah satu pengeluaran terbesar untuk bisnis – adalah perjalanan. Pengeluaran ini dapat mencakup tiket pesawat, kamar hotel, sewa mobil atau transportasi darat, tetapi juga makan, tiket konferensi, sesi pendidikan berkelanjutan, atau hiburan. Mungkin pelancong Anda membutuhkan persediaan untuk presentasi penjualan, atau ada kejadian tak terduga selama perjalanan yang ditanggung perusahaan.

Platform perjalanan dan manajemen pengeluaran keduanya penting bagi perusahaan mana pun yang mengirim orang-orangnya ke seluruh negeri atau dunia untuk berpartisipasi dalam fungsi bisnis atas namanya. Ketika manajer program perjalanan memiliki data yang akurat untuk semua pengeluaran – tidak hanya perjalanan – mereka dapat menghemat uang perusahaan, beroperasi jauh lebih efisien, dan memberikan tugas perawatan yang lebih besar bagi para pelancong.

Manajemen biaya terbukti menantang bagi banyak perusahaan, tetapi ada praktik terbaik yang dapat membantu. Dalam artikel ini, kami akan meninjau cara menjaga agar wisatawan tetap mematuhi kebijakan, menstandardisasi proses persetujuan, menggunakan otomatisasi untuk meningkatkan produktivitas manajer program perjalanan, dan menemukan platform gabungan yang tepat untuk memesan perjalanan dan mengelola pengeluaran.

Kelola kebijakan pengeluaran untuk mengelola pelancong

Kebijakan manajemen biaya sangat penting. Mereka menyediakan peta jalan bagi para pelancong untuk memahami apa yang boleh dan tidak boleh dibebankan kepada perusahaan. Kebijakan manajemen biaya perjalanan yang solid harus menangani semua hal yang sering Anda harapkan dalam perjalanan, seperti tiket pesawat, transportasi darat, kamar hotel, dan makanan, misalnya. Sebagian besar perusahaan memiliki pedoman dasar yang diuraikan dengan cukup baik.

Tetapi apakah Anda sudah mempertimbangkan pengeluaran non-rutin yang mungkin Anda lihat dari pelancong sebelumnya? Apakah perusahaan mencatat pengeluaran tersebut? Apakah ada sistem manajemen rencana perjalanan yang diterapkan? Anda mungkin ingin mengetahui pengalaman wisatawan yang telah disertakan di masa lalu. Mungkin ada pola yang perlu diperhatikan, seperti saat para pelancong pergi ke lokasi tertentu di dunia atau menghadiri konferensi tertentu.

Apakah kebijakan Anda memperhitungkan layanan telepon seluler atau akses internet? Bagaimana Anda mengatasi biaya pengobatan atau keadaan darurat di jalan? Kebijakan yang kuat mencakup dan mengomunikasikan detail ini serta item "standar" lainnya.

Selain apa yang akan diganti oleh perusahaan, sama pentingnya untuk memiliki pedoman yang jelas tentang apa yang tidak diperbolehkan. Menjaga kebijakan Anda tetap terkini, untuk mengatasi perubahan kebutuhan teknologi, pedoman kesehatan dan keselamatan, dan pengeluaran lain yang diizinkan membantu mengurangi biaya tak terduga bagi perusahaan dan membantu pelancong merasa lebih percaya diri tentang perjalanan mereka ketika mereka mengirimkan laporan pengeluaran.

Dan akhirnya, perlu diingat bahwa mungkin ada beberapa pengecualian untuk aturan Anda. Jika, misalnya, grup yang Anda kirim ke konferensi memiliki petunjuk untuk membangun lebih banyak bisnis tetapi memerlukan perubahan rencana untuk memenuhi prospek, apakah itu diperbolehkan? Tampaknya masuk akal untuk tidak menyia-nyiakan kesempatan itu sementara orang yang tepat sudah berada di lokasi itu.

Untuk menjaga kebijakan seefisien dan sejelas mungkin, tentukan proses pengecualian apa yang harus dilakukan sebelum Anda perlu menggunakannya. Dengan cara ini, jika keputusan cepat perlu dibuat, katakanlah, untuk segera menjawab wiraniaga tersebut, Anda akan siap membantu mereka. Dan Anda lebih cenderung dipandang sebagai sumber daya kolaboratif daripada penghalang jalan. Jika kebijakan dan penundaan mencegah tim penjualan Anda berhasil menghasilkan lebih banyak penjualan, kemungkinan besar wisatawan Anda tidak akan mematuhinya.

Standarisasi proses persetujuan pengeluaran Anda

Biaya bisa tampak seperti target yang bergerak. Siapa pun yang menghadiri konferensi bisnis mungkin tahu bahwa semakin lama Anda mendaftar, semakin banyak kenaikan harga. Sebaliknya, jika Anda mendaftar lebih awal, Anda mungkin dapat memanfaatkan harga “pendaftaran dini”, yang bisa beberapa ratus dolar lebih murah dari harga reguler. Dan kita semua pernah mengalami perbedaan harga antara saat pertama kali menjelajahi tarif pesawat liburan itu dan saat kita benar-benar memesannya. Jelas bahwa waktu dapat memainkan peran besar dalam berapa banyak kita membayar untuk layanan.

Ini berarti bahwa jika program Anda tidak memiliki proses yang efisien dan berulang, pengeluaran Anda dapat berubah tanpa alasan selain penundaan persetujuan. Konsekuensi negatif yang tidak terduga juga dapat muncul karena alasan yang berbeda. Keterlambatan dalam mengembalikan uang wisatawan Anda dapat mengganggu pembukuan Anda, membuat pelaporan keuangan yang diwajibkan secara hukum menjadi tidak akurat. Dan untuk perusahaan yang memiliki karyawan yang menunggu untuk mendapatkan penggantian, Anda mungkin berakhir dengan beberapa pelancong yang tidak senang, dan berpotensi enggan, karena penundaan itu.

Bagaimana dengan perusahaan yang memerlukan banyak persetujuan dalam proses persetujuan pengeluaran mereka? Ini mungkin tampak berlebihan dan tidak efisien, tetapi, terutama untuk organisasi yang lebih besar, mungkin diperlukan. Misalnya, Anda mungkin memiliki departemen yang manajernya perlu menyetujui ke mana anggota tim akan pergi dan mengapa dia dapat mengelola anggaran departemen. Hanya setelah itu diselesaikan, manajer perjalanan dapat menyetujuinya, karena anggaran unit individu digulung ke total perusahaan.

Apakah hanya perlu satu persetujuan atau beberapa persetujuan diperlukan, proses persetujuan yang terdefinisi dengan baik dan terstandarisasi membantu seluruh organisasi mengelola anggarannya dan mengoperasionalkan program perjalanan dan pengeluarannya. Di masa lalu, program manajemen perjalanan dan pengeluaran adalah proses manual yang memakan waktu.

Saat ini, ada solusi modern yang lebih baik yang tersedia yang dapat menghapus tugas yang membosankan dan berulang seperti memasukkan kuitansi individual dengan tangan, menghitung penggantian, dan melacak pelancong untuk kuitansi kertas mereka yang hilang. Dan ada manfaat tambahan untuk mengetahui bahwa, ketika ada program standar, pengeluaran apa pun yang berada di luar polis lebih mudah ditandai untuk ditinjau lebih lanjut. Alih-alih harus meninjau setiap pengeluaran secara manual, upaya yang lebih memakan waktu dicadangkan untuk pengecualian.

Tingkatkan efisiensi manajemen pengeluaran dengan otomatisasi

OBT modern menggabungkan kekuatan otomatisasi dengan kenyamanan bagi wisatawan dan kontrol untuk manajer program perjalanan, yang pada akhirnya bertanggung jawab atas hal-hal seperti kepatuhan wisatawan, kesehatan dan keselamatan wisatawan, dan banyak tugas lainnya. Platform pemesanan online ini sangat dapat disesuaikan, sehingga mereka dapat membatasi pilihan pelancong perjalanan untuk hanya menyediakan opsi yang termasuk dalam kebijakan perusahaan. Saat karyawan memesan perjalanan melalui OBT mereka, semuanya secara otomatis sesuai – penghematan waktu yang sangat besar bagi manajer perjalanan di mana pun.

Untuk pelancong, tidak hanya memesan perjalanan yang diperlukan lebih efisien tetapi membuat laporan pengeluaran juga menjadi jauh lebih mudah. Solusi pengeluaran otomatis memungkinkan pelancong memindai tanda terima kertas ke platform dari perangkat seluler, dan dari sana, langsung ke laporan pengeluaran.

Laporan pengeluaran bahkan dapat diselesaikan sebagian sebelum karyawan tersebut pergi ke bandara. Laporan yang dibuat di platform tersedia untuk segera ditinjau dan disetujui oleh manajer perjalanan, biasanya hanya dengan beberapa klik. Seluruh proses sekarang dapat dikurangi menjadi beberapa menit, memungkinkan wisatawan dan manajer perjalanan kembali ke pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.

Hal yang sama berlaku untuk karyawan selama perjalanan mereka. Saat mereka mengumpulkan tanda terima untuk makan, hiburan, dan pengeluaran lain yang diperlukan, mereka cukup menggunakan kamera perangkat mereka untuk menangkap tanda terima versi digital yang langsung masuk ke laporan pengeluaran atau dompet elektronik mereka. Sesampai di rumah, traveler bisa langsung menyerahkan laporan pengeluaran untuk disetujui.

Dengan cara ini, pelancong dapat kembali ke kantor tanpa penundaan untuk menemukan dan mencatat setiap kwitansi secara manual – atau lebih buruk lagi, berurusan dengan kwitansi yang salah tempat. Manajer perjalanan dapat menambahkan produktivitas yang lebih tinggi, mengurangi stres wisatawan, dan karyawan yang lebih bahagia menjadi alasan mereka untuk meningkatkan ROI program manajemen perjalanan mereka.

Gunakan platform manajemen biaya perjalanan

Dalam beberapa tahun terakhir, kami telah melihat peningkatan penekanan pada integrasi fungsi perjalanan dan pengeluaran. Ini masuk akal – ada nilai untuk memiliki koneksi tanpa gesekan antara dua aplikasi, di mana laporan pengeluaran diisi secara otomatis saat wisatawan memesan perjalanan. Untuk pelancong, ini berarti mereka menghemat waktu dengan menyelesaikan sebagian dari laporan pengeluaran mereka bahkan sebelum mereka berangkat untuk perjalanan mereka. Dan koneksi tanpa batas berarti tidak perlu lagi nama pengguna dan kata sandi. Hal-hal tersebut menghemat waktu sehingga traveler bisa fokus pada aktivitas yang lebih penting.

Memudahkan wisatawan untuk menggunakan platform merupakan faktor penting dalam tingkat adopsi platform, atau berapa banyak pelancong perusahaan yang menggunakan platform perjalanan dan pengeluarannya untuk memesan semua perjalanan mereka dan mencatat semua pengeluaran terkait. Penting bagi perusahaan untuk memilih solusi perjalanan dan pengeluaran yang seintuitif mungkin untuk digunakan. Kebanyakan orang, sekarang, terbiasa memesan perjalanan untuk kehidupan pribadi mereka secara online.

Platform konsumen online cukup mudah dan tidak benar-benar memerlukan pelatihan untuk menyelesaikan tugas. Pelancong bisnis sekarang mengharapkan kemudahan dan pilihan yang sama untuk perjalanan kerja mereka. Wisatawan yang mengendalikan pengalaman mereka sendiri, yang dapat menggunakan perangkat seluler mereka selama perjalanan mereka, dan yang diberdayakan melalui platform untuk dengan mudah membuat perubahan sesuai kebutuhan, misalnya, jauh lebih mungkin untuk mengadopsi platform dan, oleh karena itu, tetap tinggal sesuai dengan pedoman perusahaan.

Bundel perjalanan dan pengeluaran ke dalam satu platform

Bagi perusahaan, integrasi berarti peningkatan akurasi data baik jumlah yang dibebankan maupun siapa yang membebankan biaya kepada perusahaan. Dan dengan integrasi, hadir data yang disempurnakan, menggabungkan perjalanan dan pengeluaran. Dengan lebih banyak data perjalanan dan pengeluaran, perusahaan dapat lebih efisien melacak wisatawan untuk keselamatan mereka, melacak kepatuhan kebijakan, dan menjalankan analitik untuk mengevaluasi program mereka. Namun, integrasi hanya bermanfaat jika Anda dapat menggabungkan aplikasi terbaik untuk Anda.

Integrasi itu berharga, tetapi hanya jika produk perjalanan dan pengeluaran adalah produk yang bagus. Masalahnya adalah sulit untuk melakukan perjalanan dan pengeluaran dengan baik; mereka adalah dua aplikasi yang berbeda dengan dua misi yang berbeda. Perjalanan difokuskan untuk menemukan solusi perjalanan yang optimal, menghemat waktu pelancong dan uang perusahaan, sementara pengeluaran difokuskan untuk melacak semua cara karyawan menghabiskan uang, perjalanan menjadi satu-satunya cara mereka melakukannya. Penyedia aplikasi pengeluaran terbaik berfokus pada produk pengeluaran inti mereka.

Daripada berpikir dalam hal integrasi, kami sarankan Anda berpikir dalam istilah "bundling." Setiap perusahaan memiliki kebutuhan unik dan harus memilih platform manajemen pengeluaran terbaik untuk mengatasinya. Kemudian, gabungkan itu dengan produk perjalanan yang kemungkinan besar sudah terintegrasi dengan platform pengeluaran pilihan Anda. Menambahkan produk perjalanan yang berkualitas tidak akan memakan waktu dari tim TI, manajemen, atau SDM.

Hanya karena Anda telah menerapkan platform manajemen perjalanan dan pengeluaran yang terintegrasi tidak berarti Anda dapat melupakan apa yang telah kita bahas sebelumnya tentang proses. Bahkan, kebijakan perjalanan perusahaan perlu didefinisikan dengan lebih jelas.

Meninjau kebijakan perjalanan secara teratur membantu mengatasi tren dan perubahan di industri Anda, atau bahkan keadaan geo-politik sehingga Anda yakin kebijakan Anda efektif dan tidak terduga atau tidak masuk akal bagi wisatawan, terlepas dari lanskap bisnis perusahaan Anda. Juga disarankan untuk mendapatkan sponsor eksekutif atau dukungan eksekutif, terutama ketika menentukan batasan program dan proses untuk menangani pengecualian.

Hemat uang dengan menggunakan platform manajemen biaya perjalanan

Setelah Anda melakukan kerja keras untuk menentukan kebijakan perusahaan Anda di awal, platform perjalanan dan pengeluaran yang terintegrasi, otomatis, online, dan seluler dapat menghemat banyak waktu dan meningkatkan produktivitas untuk semua orang sepanjang tahun, yang dapat membuat proses investasi waktu dan sumber daya yang berharga.

Ini juga dapat membantu menghemat banyak uang untuk bisnis Anda. Jika solusi pemesanan online Anda menawarkan integrasi GDS, Anda akan yakin bahwa Anda mendapatkan harga terbaik bersama dengan pilihan luas untuk pelancong Anda. Data yang disediakan platform juga dapat membantu manajer perjalanan dalam menegosiasikan tarif yang lebih baik dengan maskapai penerbangan dan hotel yang lebih populer yang cenderung dipilih wisatawan Anda.

Sekali lagi, kebijakan perjalanan perusahaan Anda tidak boleh kaku. Adalah bijaksana untuk mengevaluasi kembali, memperbaiki, dan meningkatkan kebijakan Anda sehubungan dengan peristiwa global saat ini, potensi konflik politik, keadaan ekonomi, dan tentu saja, inflasi sehari-hari. Dengan melakukannya, Anda akan memastikan wisatawan dapat membuat keputusan terbaik untuk bisnis dan perusahaan mereka, kapan pun dan ke mana pun mereka pergi.