Qu'est-ce qui fait un bon merci ?

Alors que la plupart des notes de remerciement pour les dons de remerciement sont écrites avec le cœur, elles ne sont pas toutes égales en ce qui concerne la façon dont elles engagent les supporters. Autrement dit, vous devez vous assurer que votre mot de remerciement évoque et renforce la passion et l'émotion qui ont poussé quelqu'un à vous faire un don en premier lieu, tout en le remerciant pour son dévouement.

Les lettres types et les modèles peuvent vous aider, mais vous devez porter une attention particulière à plusieurs aspects qui contribuent à faire une bonne note de remerciement. C'est parce que les donateurs savent que vous envoyez un volume élevé de messages chaque année, vous devez donc vous démarquer parmi le bruit.

Montrez à vos supporters que leur aide compte et que vous l'appréciez vraiment. Ci-dessous, nous vous expliquerons les composants d'un remerciement de qualité qui incite les donateurs à continuer à vous soutenir à l'avenir.

Horaire

L'une des choses les plus importantes lorsque vous dites « merci » est le moment : cela doit être fait rapidement après avoir fait un cadeau. Ne faites pas attendre les donateurs pour avoir de vos nouvelles ou ils pourraient vous radier avant même que votre message n'arrive.

Lorsqu'une personne fait un don en ligne, vous avez la possibilité de répondre par un processus en deux étapes. Tout d'abord, envoyez un e-mail de remerciement comprenant un court message et son reçu cadeau.

Cela peut procurer une gratification immédiate aux donateurs et leur faire savoir que leur don a été reçu, traité et reconnu. De plus, vous pouvez automatiser ces messages via Classy.

Peu de temps après l'envoi du premier e-mail, envoyez un deuxième message de remerciement. Idéalement, cela devrait arriver dans les 48 à 72 heures après le traitement du don. Vous pouvez utiliser le courrier électronique ou le publipostage avec cette approche, mais il est important de se rappeler que le publipostage prendra plus de temps à arriver et peut potentiellement coûter plus cher.

Par exemple, regardez cet e-mail de Love146. Il a été envoyé aux donateurs de Giving Tuesday, le Giving Tuesday :

Courriel ou publipostage

La question de savoir s'il faut envoyer vos remerciements par e-mail ou par publipostage peut être difficile pour les organisations à but non lucratif.

D'une part, les e-mails ont généré 28 % de tous les revenus en ligne en 2017. De plus, 73 % des consommateurs préfèrent être engagés par e-mail.

En même temps, cette attente pourrait faire en sorte qu'une lettre manuscrite ou imprimée se démarque encore plus auprès de vos donateurs. Le publipostage a également un taux de réponse d'environ 5 %.

Il y a encore des inconvénients potentiels. Par exemple, votre lettre pourrait être accidentellement jetée avec du courrier indésirable, ou vous pourriez devoir dépenser plus d'argent en frais de port maintenant que les prix ont augmenté.

Pour la majorité de vos lettres de remerciement, le courrier électronique sera probablement la méthode la plus pratique et la plus rentable. Cependant, si vous êtes vraiment déchiré entre les deux méthodes, il peut être judicieux de sonder vos donateurs et de leur demander comment ils préfèrent être engagés.

Au fur et à mesure, gardez à l'esprit que les cadeaux importants doivent être reconnus avec des méthodes plus personnelles, comme des notes manuscrites. Si vous n'avez pas le temps d'écrire ces notes, n'oubliez jamais que vous pouvez aussi appeler quelqu'un au téléphone et le remercier.

Contenu de votre lettre de remerciement

Quand vient le temps d'écrire votre lettre, vous devez dire quelque chose de plus qu'un simple "merci". C'est l'occasion de positionner vos donateurs comme le héros de l'histoire, et non votre organisation à but non lucratif.

D'abord et avant tout, célébrez ce que cette personne a fait et ce qu'elle vous aide à accomplir. Mettre en évidence l'impact de leur don rend tout instantanément plus tangible : ils peuvent voir et ressentir l'implication réelle de votre soutien dans le monde.

Faites référence à la campagne ou au projet auquel ils ont fait un don et, si possible, présentez une communauté, un lieu ou une personne spécifique qu'ils ont aidés. Par exemple, regardez l'e-mail ci-dessous de SOS International. Il remercie immédiatement le donateur, puis renvoie à un PDF complet rempli de statistiques sur l'impact des dons :

Au-delà des personnes qu'ils aident, vous devez également dire à vos donateurs comment leur don sera utilisé. Par exemple, si quelqu'un a fait un don à une campagne pour reconstruire une bibliothèque, vous pourriez parler de la façon dont cette installation sera améliorée, puis donner des détails sur le moment où elle sera terminée et ce qu'elle comportera.

Enfin, n'oubliez jamais d'exprimer clairement votre gratitude. C'est une règle simple, mais qui peut facilement être ignorée. Une bonne règle de base est de commencer par les remercier d'abord et de terminer en réitérant votre appréciation.

Ton

C'est seulement ce que vous dites; c'est comme tu le dis. Bien que vos appels puissent bénéficier d'un ton de sympathie ou d'urgence, une lettre de remerciement devrait avoir une sensation très différente.

Les lettres de remerciement visent, en grande partie, à faire en sorte que le donateur se sente bien dans sa décision et à montrer que sa contribution fait une différence. C'est pourquoi les lettres de remerciement doivent avoir un ton positif et positif.

Bien que vous puissiez toujours noter l'urgence ou la gravité de votre cause, ce message doit être un message d'espoir et d'action. Bien sûr, il reste encore beaucoup à faire, mais cette lettre parle de leur don et de son aide.

Les e-mails de confirmation et les reçus proviennent d'une organisation. Les lettres de remerciement viennent d'êtres humains.

Les donateurs savent que leur don va à une organisation, mais cela ne signifie pas qu'ils ne veulent pas la touche personnelle d'un message d'une personne réelle. Assurez-vous que chaque lettre de remerciement est signée avec le nom d'un membre du personnel spécifique, tel que le directeur du développement ou le directeur exécutif. Si vous utilisez le courrier électronique, assurez-vous que le nom du membre du personnel s'affiche à côté de la ligne d'objet.

Les organisations à but non lucratif doivent également inclure les coordonnées d'un membre du personnel dans la lettre. La plupart des gens n'appelleront pas ou n'enverront pas d'e-mail, mais inclure ces informations montre que vous appréciez leurs pensées et que vous voulez une ligne de communication ouverte avec les donateurs.

Il ne suffit pas de passer par les étapes lors de la rédaction de vos lettres de remerciement. Examinez vos messages et demandez-vous : « Est-ce que cela fait ressentir quelque chose au donneur ? » Si la réponse est « non », il est peut-être temps de réorganiser vos processus de remerciement.

Assurez-vous de télécharger notre guide ci-dessous, 9 modèles d'e-mails pour engager les donateurs tout au long de l'année, pour vous aider à poursuivre vos remerciements et vos points de contact avec les donateurs tout au long de l'année.