ما الذي يجعل شكراً جيداً لك؟

في حين أن معظم رسائل الشكر للتبرع ، فإن الملاحظات التي تم كتابتها من القلب ، لا يتساوى الجميع فيما يتعلق بكيفية إشراك المؤيدين. أي ، عليك التأكد من أن رسالة الشكر الخاصة بك تثير وتعزز العاطفة والعاطفة التي دفعت شخصًا ما للتبرع لك في المقام الأول ، بينما تشكره أيضًا على تفانيهم.

يمكن أن تساعدك نماذج الرسائل والقوالب ، ولكن عليك الانتباه عن كثب إلى العديد من الجوانب التي تساعد في تكوين ملاحظة شكر جيدة. هذا لأن المتبرعين يعلمون أنك ترسل عددًا كبيرًا من الرسائل كل عام ، لذلك عليك البقاء وسط الضوضاء.

أظهر لمؤيديك أن مساعدتهم مهمة ، وأنك تقدرها حقًا. أدناه ، سنرشدك عبر مكونات الجودة ، شكرًا لك على التأثير على المانحين لمواصلة دعمك في المستقبل.

توقيت

من أهم الأشياء في قول "شكرًا" هو التوقيت: يجب أن يتم ذلك على الفور بعد تقديم الهدية. لا تجعل المتبرعين ينتظرون حتى يسمعوا منك أو قد يشطبونك قبل وصول رسالتك.

عندما يقدم شخص ما تبرعًا عبر الإنترنت ، يكون لديك فرصة للرد بعملية من خطوتين. أولاً ، أرسل بريدًا إلكترونيًا يشتمل على رسالة قصيرة وإيصال الهدية.

يمكن أن يوفر هذا إرضاءًا فوريًا للمتبرعين ، ويتيح لهم معرفة أن هديتهم قد تم استلامها ومعالجتها والاعتراف بها. علاوة على ذلك ، يمكنك أتمتة هذه الرسائل من خلال Classy.

بعد وقت قصير من خروج الرسالة الإلكترونية الأولى ، أرسل رسالة شكر ثانية. من الناحية المثالية ، سيصل هذا في غضون 48 إلى 72 ساعة بعد معالجة التبرع. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو البريد المباشر بهذه الطريقة ، ولكن من المهم أن تتذكر أن البريد المباشر سيستغرق وقتًا أطول للوصول ويمكن أن يكلف أكثر.

على سبيل المثال ، انظر إلى هذا البريد الإلكتروني من Love146. خرجت إلى العطاء الثلاثاء المتبرعين ، يوم العطاء الثلاثاء:

البريد الإلكتروني أو البريد المباشر

قد تكون مسألة إرسال شكرك عبر البريد الإلكتروني أو البريد المباشر مسألة صعبة على المنظمات غير الربحية.

من ناحية أخرى ، حصدت رسائل البريد الإلكتروني 28 بالمائة من إجمالي الإيرادات عبر الإنترنت في عام 2017. علاوة على ذلك ، يفضل 73 بالمائة من المستهلكين المشاركة عبر البريد الإلكتروني.

في الوقت نفسه ، يمكن لهذا التوقع أن يجعل الخطاب المكتوب بخط اليد أو المطبوع يبرز أكثر من ذلك بكثير للمتبرعين. يحتوي البريد المباشر أيضًا على معدل استجابة يبلغ حوالي 5 بالمائة.

لا تزال هناك بعض الجوانب السلبية المحتملة. على سبيل المثال ، قد يتم التخلص من رسالتك بطريق الخطأ بالبريد غير الهام ، أو قد تضطر إلى إنفاق المزيد من الأموال على الطوابع البريدية الآن بعد أن ارتفعت الأسعار.

بالنسبة لغالبية رسائل الشكر الخاصة بالتبرع ، من المرجح أن يكون البريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر ممارسة وفعالية من حيث التكلفة. ومع ذلك ، إذا كنت ممزقًا حقًا بين الطريقتين ، فقد تكون فكرة جيدة أن تقوم بمسح المتبرعين وتسأل كيف يفضلون المشاركة.

أثناء تقدمك ، ضع في اعتبارك أنه يجب الاعتراف بالهدايا الكبيرة بطرق شخصية أكثر ، مثل الملاحظات المكتوبة بخط اليد. إذا لم يكن لديك الوقت لكتابة هذه الملاحظات ، فلا تنس أبدًا أنه يمكنك أيضًا الاتصال بشخص ما على الهاتف وشكره.

محتوى خطاب الشكر الخاص بك

عندما يحين وقت كتابة رسالتك ، عليك أن تقول شيئًا أكثر من مجرد "شكرًا". هذه فرصة لوضع المتبرعين على أنهم بطل القصة ، وليس مؤسستك غير الربحية.

أولاً وقبل كل شيء ، احتفل بما فعله هذا الشخص وما الذي يساعدك على تحقيقه. إن تسليط الضوء على تأثير هديتهم يجعل كل شيء ملموسًا على الفور: يمكنهم أن يروا ويشعروا بتأثير العالم الحقيقي الداعم لك.

قم بالإشارة إلى الحملة أو المشروع الذي تبرعوا به ، وإذا أمكن ، قم بإبراز مجتمع أو مكان أو شخص معين قاموا بمساعدته. على سبيل المثال ، انظر إلى البريد الإلكتروني أدناه من SOS International. يشكر المتبرع على الفور ، ثم يربط إلى ملف PDF كامل مليء بإحصائيات حول تأثير التبرعات:

بالإضافة إلى من يساعدونك ، يجب عليك أيضًا إخبار المتبرعين بكيفية استخدام هديتهم. على سبيل المثال ، إذا تبرع شخص ما لحملة لإعادة بناء مكتبة ، فيمكنك التحدث عن كيفية تحسين هذه المنشأة ، ثم إعطاء بعض التفاصيل حول موعد اكتمالها وما الذي ستتميز به.

أخيرًا ، لا تنس أبدًا التعبير بوضوح عن امتنانك. إنها قاعدة بسيطة ، ولكن يمكن التغاضي عنها بسهولة. من القواعد الأساسية الجيدة أن تبدأ بشكرهم أولاً ، وتختتم بإعادة التعبير عن تقديرك.

نغمة، رنه

هذا فقط ما تقوله ؛ هكذا تقولها. في حين أن نداءاتك قد تستفيد من نبرات التعاطف أو الإلحاح ، يجب أن يكون لخطاب الشكر شعور مختلف تمامًا.

تهدف رسائل الشكر ، إلى حد كبير ، إلى جعل المتبرع يشعر بالرضا عن قراره وإظهار أن مساهمته تحدث فرقًا. هذا هو السبب في أن رسائل الشكر يجب أن يكون لها نغمة إيجابية يمكن القيام بها.

بينما لا يزال بإمكانك ملاحظة مدى إلحاح أو جدية قضيتك ، يجب أن تكون هذه الرسالة رسالة أمل وعمل. بالطبع هناك الكثير مما يجب عمله ، لكن هذه الرسالة تدور حول موهبتهم وكيف تساعد.

رسائل التأكيد الإلكترونية والإيصالات تأتي من منظمة. شكرا لك رسائل تأتي من البشر.

يعرف المانحون أن هديتهم تذهب إلى منظمة ، لكن هذا لا يعني أنهم لا يريدون اللمسة الشخصية لرسالة من شخص حقيقي. تأكد من توقيع كل خطاب شكر باسم موظف معين ، مثل مدير التطوير أو المدير التنفيذي. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني ، فتأكد من ظهور اسم الموظف بجوار سطر الموضوع.

يجب على المنظمات غير الربحية أيضًا تضمين معلومات الاتصال الخاصة بأحد الموظفين في الرسالة. معظم الناس لن يتصلوا أو يرسلوا بريدًا إلكترونيًا ، لكن تضمين هذه المعلومات يظهر أنك تقدر أفكارهم وتريد خطًا مفتوحًا للتواصل مع المتبرعين.

لا يكفي مجرد استعراض الاقتراحات عند كتابة رسائل الشكر. افحص رسائلك واسأل نفسك ، "هل هذا يجعل المتبرع يشعر بأي شيء؟" إذا كانت الإجابة "لا" ، فقد يكون الوقت قد حان لتجديد عمليات الشكر الخاصة بك.

تأكد من تنزيل دليلنا أدناه ، 9 نماذج للبريد الإلكتروني لإشراك المانحين على مدار العام ، لمساعدتك في متابعة رسائل الشكر ونقاط الاتصال الخاصة بالمانحين على مدار العام.