Co sprawia, że ​​dobre podziękowania?

Podczas gdy większość podziękowań za darowizny pisze się z serca, nie wszyscy są równi pod względem angażowania zwolenników. Oznacza to, że musisz upewnić się, że podziękowania wzbudzają i wzmacniają pasję i emocje, które skłoniły kogoś do przekazania Ci darowizny, jednocześnie dziękując im za ich poświęcenie.

Listy formularzy i szablony mogą ci pomóc, ale musisz zwrócić szczególną uwagę na kilka aspektów, które pomogą w sporządzeniu dobrej notatki z podziękowaniami. Dzieje się tak dlatego, że darczyńcy wiedzą, że każdego roku wysyłasz dużo wiadomości, więc musisz tkwić w tym zgiełku.

Pokaż swoim sympatykom, że ich pomoc ma znaczenie i że naprawdę ją doceniasz. Poniżej przeprowadzimy Cię przez elementy wysokiej jakości podziękowania, które skłania darczyńców do dalszego wspierania Cię w przyszłości.

wyczucie czasu

Jedną z najważniejszych rzeczy w mówieniu „dziękuję” jest odpowiedni czas: należy to zrobić natychmiast po wręczeniu prezentu. Nie każ darczyńcom czekać na wiadomość od Ciebie, ponieważ mogą Cię spisać na straty, zanim Twoja wiadomość dotrze.

Kiedy ktoś przekazuje darowiznę online, masz możliwość odpowiedzi w dwuetapowym procesie. Najpierw wyślij e-mail z podziękowaniem, który zawiera krótką wiadomość i paragon podarunkowy.

Może to zapewnić natychmiastową satysfakcję darczyńcom i dać im znać, że ich prezent został odebrany, przetworzony i potwierdzony. Co więcej, możesz zautomatyzować te wiadomości za pomocą Classy.

Wkrótce po wysłaniu pierwszego e-maila wyślij drugą wiadomość z podziękowaniem. Najlepiej byłoby, gdyby dotarło to w ciągu 48 do 72 godzin po przetworzeniu darowizny. W tym podejściu można używać poczty e-mail lub poczty bezpośredniej, ale należy pamiętać, że przesyłka pocztowa zajmie więcej czasu i może potencjalnie kosztować więcej.

Na przykład spójrz na ten e-mail od Love146. Do darczyńców we wtorek wyszło we wtorek:

E-mail lub poczta bezpośrednia

Pytanie, czy wysłać podziękowanie pocztą e-mail lub pocztą, może być trudne dla organizacji non-profit.

Z jednej strony wiadomości e-mail przyniosły 28 procent wszystkich przychodów online w 2017 r. Co więcej, 73 procent konsumentów woli kontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Jednocześnie to oczekiwanie może sprawić, że odręcznie napisany lub wydrukowany list będzie o wiele bardziej wyróżniał się wśród darczyńców. Direct mail ma również wskaźnik odpowiedzi na poziomie około 5 procent.

Nadal istnieją pewne potencjalne wady. Na przykład Twój list może zostać przypadkowo wyrzucony z wiadomością-śmiecią lub będziesz musiał wydać więcej pieniędzy na wysyłkę teraz, gdy ceny wzrosły.

W przypadku większości listów z podziękowaniami za darowizny e-mail będzie prawdopodobnie najbardziej praktyczną i opłacalną metodą. Jeśli jednak naprawdę jesteś rozdarty między tymi dwiema metodami, dobrym pomysłem może być przeprowadzenie ankiety wśród darczyńców i pytanie, w jaki sposób wolą się angażować.

Kiedy idziesz, pamiętaj, że duże prezenty należy przyznać bardziej osobistymi metodami, takimi jak odręczne notatki. Jeśli nie masz czasu na napisanie tych notatek, nigdy nie zapominaj, że możesz też zadzwonić do kogoś i podziękować.

Treść listu z podziękowaniami

Kiedy przychodzi czas na napisanie listu, musisz powiedzieć coś więcej niż tylko „dziękuję”. Jest to okazja, aby dać swoim darczyńcom pozycję bohatera historii, a nie organizacji non-profit.

Przede wszystkim świętuj to, co ta osoba zrobiła i co pomaga Ci osiągnąć. Podkreślenie wpływu ich prezentu sprawia, że ​​wszystko od razu staje się bardziej namacalne: widzą i czują, jak w prawdziwym świecie implikuje wsparcie.

Odnieś się do kampanii lub projektu, któremu przekazali darowizny, i, jeśli to możliwe, przedstaw konkretną społeczność, miejsce lub osobę, której pomogli. Na przykład spójrz na poniższy e-mail od SOS International. Natychmiast dziękuje darczyńcy, a następnie łączy się z całym plikiem PDF wypełnionym statystykami dotyczącymi wpływu darowizn:

Oprócz tego, komu pomagają, powinieneś również powiedzieć swoim darczyńcom, w jaki sposób ich prezent zostanie wykorzystany. Na przykład, jeśli ktoś przekazał darowiznę na kampanię odbudowy biblioteki, możesz porozmawiać o tym, jak ta placówka zostanie ulepszona, a następnie podać szczegóły, kiedy zostanie ukończona i co będzie zawierała.

Wreszcie, nigdy nie zapomnij wyraźnie wyrazić swojej wdzięczności. To prosta zasada, ale łatwo ją przeoczyć. Dobrą zasadą jest, aby najpierw podziękować im, a na koniec ponownie wyrazić uznanie.

Ton

Chodzi tylko o to, co mówisz; tak to mówisz. Chociaż twoje apele mogą skorzystać z tonów współczucia lub pilności, list z podziękowaniami powinien mieć zupełnie inny charakter.

Listy z podziękowaniami mają w dużej mierze sprawić, że darczyńca poczuje się dobrze ze swoją decyzją i pokazać, że jego wkład ma znaczenie. Dlatego listy z podziękowaniami powinny mieć pozytywny ton.

Chociaż nadal możesz zauważyć pilność lub powagę twojej sprawy, to przesłanie powinno być przesłaniem nadziei i działania. Oczywiście jest jeszcze wiele do zrobienia, ale ten list dotyczy ich daru i tego, jak to pomaga.

E-maile potwierdzające i rachunki pochodzą od organizacji. Listy z podziękowaniami pochodzą od ludzi.

Darczyńcy wiedzą, że ich prezent trafi do organizacji, ale to nie znaczy, że nie chcą osobistego charakteru wiadomości od prawdziwej osoby. Upewnij się, że każdy list z podziękowaniem jest podpisany imieniem konkretnego członka personelu, na przykład dyrektora ds. rozwoju lub dyrektora wykonawczego. Jeśli korzystasz z poczty e-mail, upewnij się, że imię i nazwisko członka personelu jest wyświetlane obok wiersza tematu.

Organizacje non-profit powinny również zawrzeć w liście dane kontaktowe członka personelu. Większość ludzi tak naprawdę nie dzwoni ani nie wysyła e-maili, ale uwzględnienie tych informacji pokazuje, że cenisz ich myśli i chcesz otwartej linii komunikacji z darczyńcami.

Nie wystarczy po prostu przejść przez ruchy podczas pisania listów z podziękowaniami. Przeanalizuj swoje wiadomości i zadaj sobie pytanie: „Czy to sprawia, że ​​dawca coś czuje?” Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, być może nadszedł czas na reorganizację procesów podziękowania.

Upewnij się, że pobierzesz nasz przewodnik poniżej, 9 szablonów wiadomości e-mail do angażowania darczyńców przez cały rok, aby pomóc Ci w dalszym wyrażaniu podziękowań i punktów kontaktu z darczyńcami przez cały rok.