Что делает хорошее спасибо?

Хотя большинство благодарственных писем с пожертвованиями написано от всего сердца, не все они одинаковы в отношении того, как они привлекают сторонников. То есть вы должны убедиться, что ваша благодарственная записка вызывает и усиливает страсть и эмоции, которые в первую очередь побудили кого-то сделать вам пожертвование, а также поблагодарить их за их преданность делу.

Формальные письма и шаблоны могут помочь вам, но вы должны обратить пристальное внимание на несколько аспектов, которые помогут сделать хорошее благодарственное письмо. Это потому, что спонсоры знают, что вы отправляете большое количество сообщений каждый год, поэтому вам нужно выделяться среди шума.

Покажите своим сторонникам, что их помощь важна и что вы действительно цените ее. Ниже мы познакомим вас с компонентами качественной благодарности, которая побуждает доноров продолжать поддерживать вас в будущем.

Сроки

Одна из самых важных вещей в том, чтобы сказать «спасибо», — это время: это нужно сделать сразу после того, как подарок сделан. Не заставляйте спонсоров ждать, чтобы получить известие от вас, иначе они могут списать вас еще до того, как ваше сообщение дойдет.

Когда кто-то делает онлайн-пожертвование, у вас есть возможность ответить в два этапа. Во-первых, отправьте письмо с благодарностью, содержащее короткое сообщение и квитанцию ​​о подарке.

Это может обеспечить немедленное удовлетворение доноров и дать им знать, что их подарок был получен, обработан и признан. Более того, вы можете автоматизировать эти сообщения через Classy.

Вскоре после отправки первого письма отправьте второе сообщение с благодарностью. В идеале это должно быть получено в течение 48–72 часов после обработки пожертвования. При таком подходе вы можете использовать как электронную, так и прямую почтовую рассылку, но важно помнить, что прямая почтовая рассылка занимает больше времени и потенциально может стоить дороже.

Например, посмотрите на это письмо от Love146. Он был разослан донорам «Щедрый вторник» в «Щедрый вторник»:

Электронная почта или прямая почта

Вопрос о том, следует ли отправить благодарность по электронной почте или по почте, может быть трудным для некоммерческих организаций.

С одной стороны, в 2017 году сообщения электронной почты приносили 28% всех онлайн-доходов. Кроме того, 73% потребителей предпочитают общаться по электронной почте.

В то же время это ожидание может сделать написанное от руки или напечатанное письмо гораздо более заметным для ваших жертвователей. Прямая почтовая рассылка также имеет скорость отклика около 5 процентов.

Есть еще некоторые потенциальные недостатки. Например, ваше письмо может быть случайно выброшено вместе с нежелательной почтой, или вам придется тратить больше денег на почтовые расходы теперь, когда цены выросли.

Электронная почта, скорее всего, будет наиболее практичным и экономичным методом для большинства ваших пожертвований с благодарственными письмами. Однако, если вы действительно разрываетесь между двумя методами, может быть хорошей идеей опросить ваших доноров и спросить, как они предпочитают работать.

По ходу дела имейте в виду, что крупные подарки следует подтверждать более личными способами, такими как рукописные заметки. Если у вас нет времени писать эти заметки, никогда не забывайте, что вы также можете позвонить кому-нибудь по телефону и поблагодарить его.

Содержание благодарственного письма

Когда приходит время писать письмо, вы должны сказать нечто большее, чем просто «спасибо». Это возможность позиционировать ваших доноров как героев истории, а не вашу некоммерческую организацию.

Прежде всего, отметьте то, что сделал этот человек и то, что он помогает вам достичь. Подчеркивание влияния их дара делает все мгновенно более осязаемым: они могут увидеть и почувствовать реальный смысл поддержки вас.

Упомяните кампанию или проект, которому они пожертвовали, и, если возможно, укажите конкретное сообщество, место или человека, которому они помогли. Например, посмотрите на электронное письмо ниже от SOS International. Он немедленно благодарит жертвователя, а затем дает ссылку на весь PDF-файл со статистикой о влиянии пожертвований:

Помимо того, кому они помогают, вы также должны сообщить своим жертвователям , как их дар будет использован. Например, если кто-то сделал пожертвование на кампанию по восстановлению библиотеки, вы можете рассказать о том, как это здание будет улучшено, а затем сообщить некоторые подробности о том, когда оно будет завершено и что в нем будет.

Наконец, никогда не забывайте прямо выражать свою благодарность. Это простое правило, но им легко пренебречь. Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы сначала поблагодарить их, а в конце еще раз выразить свою признательность.

Тон

Это только то, что вы говорите; это как ты говоришь. В то время как ваши призывы могут выиграть от тона сочувствия или безотлагательности, благодарственное письмо должно иметь совсем другое чувство.

Благодарственные письма в значительной степени предназначены для того, чтобы донор чувствовал себя хорошо в связи со своим решением и чтобы показать, что его вклад имеет значение. Вот почему благодарственные письма должны иметь позитивный, деловой тон.

Хотя вы все еще можете отметить безотлагательность или серьезность вашего дела, это сообщение должно быть посланием надежды и действия. Конечно, многое еще предстоит сделать, но это письмо об их даре и о том, как он помогает.

Электронные письма с подтверждением и квитанции приходят от организации. Благодарственные письма приходят от людей.

Жертвователи знают, что их подарок будет передан организации, но это не значит, что они не хотят личного контакта в сообщении от реального человека. Убедитесь, что каждое благодарственное письмо подписано именем конкретного сотрудника, например директора по развитию или исполнительного директора. Если вы используете электронную почту, убедитесь, что имя сотрудника отображается рядом с темой письма.

Некоммерческие организации также должны включить в письмо контактную информацию сотрудника. Большинство людей на самом деле не будут звонить или писать по электронной почте, но включение этой информации показывает, что вы цените их мысли и хотите открытой линии связи со донорами.

Недостаточно просто повторять движения при написании благодарственных писем. Изучите свои сообщения и спросите себя: «Вызывает ли это у донора какие-либо чувства?» Если ответ «нет», возможно, пришло время обновить процессы благодарности.

Обязательно загрузите наше руководство ниже, 9 шаблонов электронных писем для круглогодичного привлечения доноров, чтобы помочь вам продолжать выражать благодарность и точки соприкосновения с донорами в течение года.