O que faz um bom obrigado?

Embora a maioria das notas de agradecimento de doação sejam escritas com o coração, nem todas são iguais em relação à forma como envolvem os apoiadores. Ou seja, você deve garantir que sua nota de agradecimento evoque e reforce a paixão e a emoção que levaram alguém a doar para você em primeiro lugar, ao mesmo tempo em que agradece por sua dedicação.

Cartas e modelos podem ajudá-lo, mas você deve prestar muita atenção a vários aspectos que ajudam a fazer uma boa nota de agradecimento. Isso porque os doadores sabem que você envia um grande volume de mensagens a cada ano, então você precisa se destacar no meio do barulho.

Mostre aos seus apoiadores que a ajuda deles é importante e que você realmente a aprecia. Abaixo, vamos orientá-lo pelos componentes de um agradecimento de qualidade que influencia os doadores a continuar apoiando você no futuro.

Cronometragem

Uma das coisas mais importantes sobre dizer “obrigado” é o tempo: deve ser feito imediatamente após o presente ser feito. Não faça os doadores esperarem para ouvir de você ou eles podem te dispensar antes mesmo de sua mensagem chegar.

Quando alguém faz uma doação online, você tem a oportunidade de responder com um processo de duas etapas. Primeiro, envie um e-mail de agradecimento que inclua uma mensagem curta e o recibo do presente.

Isso pode fornecer gratificação imediata para os doadores e informá-los que seu presente foi recebido, processado e reconhecido. Além disso, você pode automatizar essas mensagens através do Classy.

Logo após o primeiro e-mail sair, envie uma segunda mensagem de agradecimento. Idealmente, isso chegaria dentro de 48 a 72 horas após a doação ser processada. Você pode usar e-mail ou mala direta com essa abordagem, mas é importante lembrar que a mala direta levará mais tempo para chegar e pode custar mais.

Por exemplo, veja este e-mail de Love146. Foi para os doadores da Giving Tuesday, na Giving Tuesday:

E-mail ou mala direta

A questão de enviar seu agradecimento por e-mail ou mala direta pode ser difícil para organizações sem fins lucrativos.

Por um lado, as mensagens de e-mail geraram 28% de toda a receita online em 2017. Além disso, 73% dos consumidores preferem ser engajados por e-mail.

Ao mesmo tempo, essa expectativa pode fazer com que uma carta manuscrita ou impressa se destaque muito mais para seus doadores. A mala direta também tem uma taxa de resposta de cerca de 5%.

Ainda existem algumas desvantagens potenciais. Por exemplo, sua carta pode ser acidentalmente jogada fora com lixo eletrônico, ou você pode ter que gastar mais dinheiro com postagem agora que os preços aumentaram.

Para a maioria de suas cartas de agradecimento de doação, o e-mail provavelmente será o método mais prático e econômico. No entanto, se você estiver realmente dividido entre os dois métodos, pode ser uma boa ideia pesquisar seus doadores e perguntar como eles preferem se envolver.

À medida que avança, lembre-se de que presentes grandes devem ser reconhecidos com métodos mais pessoais, como notas manuscritas. Se você não tiver tempo para escrever essas notas, nunca se esqueça de que você também pode ligar para alguém no telefone e agradecer.

Conteúdo da sua carta de agradecimento

Quando chega a hora de escrever sua carta, você precisa dizer algo mais do que apenas “obrigado”. Esta é uma oportunidade de posicionar seus doadores como o herói da história, não sua organização sem fins lucrativos.

Em primeiro lugar, comemore o que essa pessoa fez e o que ela está ajudando você a realizar. Destacar o impacto de seu presente torna tudo instantaneamente mais tangível: eles podem ver e sentir a implicação do mundo real de apoiá-lo.

Faça referência à campanha ou projeto para o qual eles doaram e, se possível, apresente uma comunidade, local ou pessoa específica que eles ajudaram. Por exemplo, veja o e-mail abaixo da SOS International. Ele imediatamente agradece ao doador e, em seguida, direciona para um PDF inteiro cheio de estatísticas sobre o impacto das doações:

Além de quem eles estão ajudando, você também deve dizer aos seus doadores como a doação deles será usada. Por exemplo, se alguém doou para uma campanha para reconstruir uma biblioteca, você pode falar sobre como essa instalação será aprimorada e, em seguida, fornecer alguns detalhes sobre quando ela será concluída e o que ela apresentará.

Finalmente, nunca se esqueça de declarar claramente sua gratidão. É uma regra simples, mas pode ser facilmente esquecida. Uma boa regra é começar agradecendo primeiro e terminar reafirmando sua apreciação.

Tom

É apenas o que você diz; é como você diz. Embora seus apelos possam se beneficiar de tons de simpatia ou urgência, uma carta de agradecimento deve ter uma sensação muito diferente.

As cartas de agradecimento destinam-se, em grande parte, a fazer com que o doador se sinta bem com sua decisão e mostrar que sua contribuição está fazendo a diferença. É por isso que as cartas de agradecimento devem ter um tom positivo e positivo.

Embora você ainda possa notar a urgência ou a seriedade de sua causa, esta mensagem deve ser de esperança e ação. Claro que há mais a ser feito, mas esta carta é sobre o presente deles e como isso ajuda.

E-mails de confirmação e recibos vêm de uma organização. Obrigado cartas vêm de seres humanos.

Os doadores sabem que sua doação vai para uma organização, mas isso não significa que eles não queiram o toque pessoal de uma mensagem de uma pessoa real. Certifique-se de que cada carta de agradecimento seja assinada com o nome de um membro específico da equipe, como o diretor de desenvolvimento ou o diretor executivo. Se você estiver usando e-mail, certifique-se de que o nome do membro da equipe apareça ao lado da linha de assunto.

As organizações sem fins lucrativos também devem incluir as informações de contato de um membro da equipe na carta. A maioria das pessoas não liga ou envia e-mails, mas incluir essas informações mostra que você valoriza seus pensamentos e deseja uma linha aberta de comunicação com os doadores.

Não é suficiente simplesmente seguir os movimentos ao escrever suas cartas de agradecimento. Examine suas mensagens e pergunte a si mesmo: “Isso faz o doador sentir alguma coisa?” Se a resposta for “não”, talvez seja hora de reformular seus processos de agradecimento.

Certifique-se de baixar nosso guia abaixo, 9 modelos de e-mail para envolver doadores durante todo o ano, para ajudar enquanto você continua com seus agradecimentos e pontos de contato do doador ao longo do ano.