อะไรทำให้เป็นคำขอบคุณที่ดี?

แม้ว่าการบริจาคเพื่อแสดงความขอบคุณส่วนใหญ่จะเขียนขึ้นจากใจจริง แต่ก็ไม่ใช่ว่าทุกคนจะมีความเท่าเทียมกันในการมีส่วนร่วมกับผู้สนับสนุน นั่นคือ คุณต้องแน่ใจว่าโน้ตขอบคุณจะกระตุ้นและตอกย้ำความหลงใหลและอารมณ์ที่ผลักดันให้มีคนบริจาคให้คุณตั้งแต่แรก ในขณะเดียวกันก็ขอบคุณพวกเขาสำหรับการอุทิศตนด้วย

จดหมายแบบฟอร์มและเทมเพลตสามารถช่วยคุณได้ แต่คุณต้องใส่ใจในหลาย ๆ ด้านที่ช่วยเขียนขอบคุณ นั่นเป็นเพราะว่าผู้บริจาครู้ว่าคุณส่งข้อความปริมาณมากในแต่ละปี ดังนั้นคุณต้องไม่อยู่ท่ามกลางเสียงรบกวน

แสดงให้ผู้สนับสนุนของคุณเห็นว่าความช่วยเหลือของพวกเขามีความสำคัญ และคุณรู้สึกขอบคุณจริงๆ ด้านล่างนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับองค์ประกอบของคุณภาพ ขอขอบคุณที่จูงใจผู้บริจาคให้สนับสนุนคุณต่อไปในอนาคต

เวลา

สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการกล่าว "ขอบคุณ" คือเวลา: ควรทำทันทีหลังจากให้ของขวัญแล้ว อย่าปล่อยให้ผู้บริจาครอฟังจากคุณ มิฉะนั้นพวกเขาอาจเขียนถึงคุณก่อนที่ข้อความของคุณจะมาถึงด้วยซ้ำ

เมื่อมีคนบริจาคออนไลน์ คุณมีโอกาสที่จะตอบกลับด้วยกระบวนการสองขั้นตอน ขั้นแรก ส่งอีเมลขอบคุณที่มีข้อความสั้นๆ และใบเสร็จรับเงินของขวัญ

สิ่งนี้สามารถให้ความพึงพอใจแก่ผู้บริจาคได้ทันที และทำให้พวกเขารู้ว่าได้รับ ดำเนินการ และยอมรับของขวัญของพวกเขาแล้ว ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถทำให้ข้อความเหล่านี้เป็นอัตโนมัติผ่าน Classy

ไม่นานหลังจากที่อีเมลฉบับแรกออกไป ให้ส่งข้อความขอบคุณฉบับที่สอง ตามหลักการแล้วสิ่งนี้จะมาถึงภายใน 48 ถึง 72 ชั่วโมงหลังจากดำเนินการบริจาค คุณสามารถใช้อีเมลหรือจดหมายโดยตรงด้วยวิธีนี้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าจดหมายตรงอาจใช้เวลานานกว่าจะมาถึง และอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างเช่น ดูอีเมลนี้จาก Love146 ออกไปให้ผู้บริจาคให้วันอังคารเมื่อให้วันอังคาร:

อีเมลหรือไดเร็กเมล์

คำถามที่ว่าจะส่งคำขอบคุณทางอีเมลหรือจดหมายโดยตรงอาจเป็นเรื่องยากสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร

ด้านหนึ่งข้อความอีเมลขับเคลื่อน 28 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ออนไลน์ทั้งหมดในปี 2560 นอกจากนี้ 73 เปอร์เซ็นต์ของผู้บริโภคต้องการมีส่วนร่วมผ่านอีเมล

ในเวลาเดียวกัน ความคาดหวังนี้อาจทำให้จดหมายที่เขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ออกมาโดดเด่นยิ่งขึ้นสำหรับผู้บริจาคของคุณ จดหมายโดยตรงยังมีอัตราการตอบกลับประมาณ 5 เปอร์เซ็นต์

ยังมีข้อเสียที่อาจเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น จดหมายของคุณอาจถูกโยนทิ้งด้วยเมลขยะโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือคุณอาจต้องใช้เงินมากขึ้นในการจัดส่งไปรษณีย์เนื่องจากราคาได้เพิ่มขึ้น

สำหรับจดหมายขอบคุณการบริจาคส่วนใหญ่ของคุณ อีเมลน่าจะเป็นวิธีปฏิบัติและคุ้มค่าที่สุด อย่างไรก็ตาม หากคุณสับสนระหว่างสองวิธีจริงๆ คุณควรสำรวจผู้บริจาคของคุณและถามว่าพวกเขาต้องการมีส่วนร่วมอย่างไร

ในขณะที่คุณดำเนินไป จำไว้ว่าควรยอมรับของขวัญชิ้นใหญ่ด้วยวิธีการที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น เช่น บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ ถ้าคุณไม่มีเวลาเขียนโน้ตเหล่านี้ อย่าลืมว่าคุณสามารถโทรหาใครสักคนทางโทรศัพท์และขอบคุณพวกเขาได้

เนื้อหาของจดหมายขอบคุณ

เมื่อถึงเวลาต้องเขียนจดหมาย คุณต้องพูดอะไรมากกว่าแค่คำว่า "ขอบคุณ" นี่เป็นโอกาสในการวางตำแหน่งผู้บริจาคของคุณเป็นวีรบุรุษของเรื่องราว ไม่ใช่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ

อย่างแรกและสำคัญที่สุด เฉลิมฉลองสิ่งที่บุคคลนี้ทำและสิ่งที่พวกเขาช่วยให้คุณบรรลุผล การเน้นย้ำถึงผลกระทบของของขวัญทำให้ทุกอย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้นในทันที: พวกเขาสามารถเห็นและสัมผัสถึงความหมายของการสนับสนุนคุณในโลกแห่งความเป็นจริง

อ้างอิงถึงแคมเปญหรือโครงการที่พวกเขาบริจาคให้ และหากเป็นไปได้ ให้ระบุชุมชน สถานที่ หรือบุคคลที่พวกเขาช่วยเหลือโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ดูอีเมลด้านล่างจาก SOS International ขอบคุณผู้บริจาคทันที จากนั้นจึงเชื่อมโยงไปยัง PDF ทั้งหมดที่เต็มไปด้วยสถิติเกี่ยวกับการบริจาคที่มีผลกระทบ:

นอกจากผู้ที่พวกเขาช่วยเหลือแล้ว คุณควรบอกผู้บริจาคของคุณ ด้วยว่า จะนำของขวัญของพวกเขาไปใช้อย่างไร ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคนบริจาคให้กับแคมเปญเพื่อสร้างห้องสมุดขึ้นใหม่ คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงสิ่งอำนวยความสะดวกนี้ จากนั้นให้รายละเอียดบางอย่างว่าจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อใดและจะนำเสนออะไร

สุดท้าย อย่าลืมแสดงความขอบคุณอย่างชัดแจ้ง เป็นกฎง่ายๆ แต่มองข้ามได้ง่าย หลักการทั่วไปที่ดีคือการเริ่มต้นด้วยการขอบคุณพวกเขาก่อน และจบลงด้วยการกล่าวขอบคุณอีกครั้ง

โทน

มันเป็นเพียงสิ่งที่คุณพูด มันเป็นวิธีที่คุณพูด แม้ว่าคำขอร้องของคุณอาจได้รับประโยชน์จากน้ำเสียงของความเห็นอกเห็นใจหรือความเร่งด่วน จดหมายขอบคุณควรให้ความรู้สึกที่แตกต่างออกไปมาก

จดหมายขอบคุณส่วนใหญ่มีขึ้นเพื่อให้ผู้บริจาครู้สึกดีกับการตัดสินใจของพวกเขาและเพื่อแสดงให้เห็นว่าการสนับสนุนของพวกเขากำลังสร้างความแตกต่าง นี่คือเหตุผลที่จดหมายขอบคุณควรมีน้ำเสียงในเชิงบวกและสามารถทำได้

แม้ว่าคุณจะยังสังเกตความเร่งด่วนหรือความจริงจังของสาเหตุของคุณได้ แต่ข้อความนี้ควรเป็นข้อความแห่งความหวังและการดำเนินการ แน่นอนว่ายังมีอีกหลายสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ แต่จดหมายฉบับนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับของขวัญของพวกเขาและมันช่วยได้อย่างไร

อีเมลยืนยันและใบเสร็จรับเงินมาจากองค์กร ขอบคุณจดหมายที่มาจากมนุษย์

ผู้บริจาครู้ว่าของขวัญของพวกเขาจะส่งถึงองค์กร แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาไม่ต้องการข้อความส่วนตัวจากบุคคลจริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายขอบคุณแต่ละฉบับลงนามด้วยชื่อพนักงานเฉพาะ เช่น ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาหรือผู้อำนวยการบริหาร หากคุณกำลังใช้อีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อพนักงานปรากฏถัดจากหัวเรื่อง

องค์กรไม่แสวงหากำไรควรมีข้อมูลติดต่อของพนักงานในจดหมายด้วย คนส่วนใหญ่จะไม่โทรหรือส่งอีเมลจริงๆ แต่การรวมข้อมูลนี้แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับความคิดของพวกเขาและต้องการการสื่อสารแบบเปิดกว้างกับผู้บริจาค

การเขียนจดหมายขอบคุณยังไม่เพียงพอ ตรวจสอบข้อความของคุณและถามตัวเองว่า “สิ่งนี้ทำให้ผู้บริจาครู้สึกอะไรไหม” หากคำตอบคือ "ไม่" อาจถึงเวลาต้องปรับปรุงกระบวนการขอบคุณ

อย่าลืมดาวน์โหลดคู่มือของเราด้านล่างนี้ เทมเพลตอีเมล 9 แบบเพื่อดึงดูดผู้บริจาคตลอดทั้งปี เพื่อช่วยดำเนินการตามคำขอบคุณและจุดติดต่อของผู้บริจาคตลอดทั้งปี