Cosa rende un buon ringraziamento?

Mentre la maggior parte dei biglietti di ringraziamento per le donazioni di ringraziamento sono scritti con il cuore, non tutti sono uguali per quanto riguarda il modo in cui coinvolgono i sostenitori. Cioè, devi assicurarti che il tuo biglietto di ringraziamento evochi e rafforzi la passione e l'emozione che hanno spinto qualcuno a fare una donazione a te in primo luogo, ringraziandoli anche per la loro dedizione.

Lettere e modelli possono aiutarti, ma devi prestare molta attenzione a diversi aspetti che aiutano a creare una buona nota di ringraziamento. Questo perché i donatori sanno che invii un volume elevato di messaggi ogni anno, quindi devi stare in mezzo al rumore.

Mostra ai tuoi sostenitori che il loro aiuto è importante e che lo apprezzi davvero. Di seguito, ti guideremo attraverso i componenti di un ringraziamento di qualità che influenza i donatori a continuare a supportarti in futuro.

Tempi

Una delle cose più importanti nel dire "grazie" è il tempismo: dovrebbe essere fatto subito dopo aver fatto un regalo. Non lasciare che i donatori aspettino di avere tue notizie o potrebbero cancellarti prima ancora che arrivi il tuo messaggio.

Quando qualcuno fa una donazione online, hai l'opportunità di rispondere con un processo in due fasi. Innanzitutto, invia un'e-mail di ringraziamento che includa un breve messaggio e la ricevuta del regalo.

Ciò può fornire una gratificazione immediata ai donatori e far loro sapere che il loro dono è stato ricevuto, elaborato e riconosciuto. Inoltre, puoi automatizzare questi messaggi tramite Classy.

Poco dopo la prima e-mail, invia un secondo messaggio di ringraziamento. Idealmente, questo dovrebbe arrivare entro 48-72 ore dopo l'elaborazione della donazione. È possibile utilizzare l'e-mail o il direct mail con questo approccio, ma è importante ricordare che il direct mail impiegherà più tempo per arrivare e potrebbe potenzialmente costare di più.

Ad esempio, guarda questa email di Love146. È andato ai donatori Giving Tuesday, il Giving Tuesday:

E-mail o posta diretta

La domanda se inviare il tuo ringraziamento tramite e-mail o posta diretta può essere difficile per le organizzazioni non profit.

Da un lato, i messaggi di posta elettronica hanno generato il 28% di tutte le entrate online nel 2017. Inoltre, il 73% dei consumatori preferisce essere coinvolto via e-mail.

Allo stesso tempo, questa aspettativa potrebbe far risaltare ancora di più una lettera scritta a mano o stampata per i tuoi donatori. La posta diretta ha anche un tasso di risposta di circa il 5%.

Ci sono ancora alcuni potenziali svantaggi. Ad esempio, la tua lettera potrebbe essere accidentalmente buttata via con la posta indesiderata o potresti dover spendere più soldi per l'affrancatura ora che i prezzi sono aumentati.

Per la maggior parte delle lettere di ringraziamento della tua donazione, l'e-mail sarà probabilmente il metodo più pratico ed economico. Tuttavia, se sei veramente combattuto tra i due metodi, può essere una buona idea intervistare i tuoi donatori e chiedere come preferiscono essere coinvolti.

Mentre procedi, tieni presente che i regali di grandi dimensioni dovrebbero essere riconosciuti con metodi più personali, come note scritte a mano. Se non hai il tempo di scrivere queste note, non dimenticare mai che puoi anche chiamare qualcuno al telefono e ringraziarlo.

Contenuto della tua lettera di ringraziamento

Quando arriva il momento di scrivere la tua lettera, devi dire qualcosa di più del semplice "grazie". Questa è un'opportunità per posizionare i tuoi donatori come l'eroe della storia, non come la tua organizzazione no profit.

Prima di tutto, celebra ciò che questa persona ha fatto e ciò che ti sta aiutando a realizzare. Evidenziare l'impatto del loro dono rende tutto immediatamente più tangibile: possono vedere e sentire l'implicazione nel mondo reale del supporto per te.

Fai riferimento alla campagna o al progetto a cui hanno donato e, se possibile, metti in evidenza una comunità, un luogo o una persona specifici che hanno aiutato. Ad esempio, guarda l'e-mail di seguito da SOS International. Ringrazia immediatamente il donatore, quindi si collega a un intero PDF pieno di statistiche sull'impatto delle donazioni:

Oltre a chi stanno aiutando, dovresti anche dire ai tuoi donatori come verrà utilizzato il loro dono. Ad esempio, se qualcuno ha donato a una campagna per ricostruire una biblioteca, potresti parlare di come verrà migliorata questa struttura e poi fornire alcuni dettagli su quando sarà completata e cosa sarà caratterizzata.

Infine, non dimenticare mai di esprimere chiaramente la tua gratitudine. È una regola semplice, ma può essere facilmente ignorata. Una buona regola pratica è iniziare ringraziandoli prima e terminare riaffermando il tuo apprezzamento.

Tono

È solo quello che dici; è così che lo dici. Mentre i tuoi appelli possono beneficiare di toni di simpatia o urgenza, una lettera di ringraziamento dovrebbe avere un aspetto molto diverso.

Le lettere di ringraziamento hanno lo scopo, in gran parte, di far sentire bene il donatore riguardo alla loro decisione e di mostrare che il loro contributo sta facendo la differenza. Questo è il motivo per cui le lettere di ringraziamento dovrebbero avere un tono positivo e positivo.

Sebbene tu possa ancora notare l'urgenza o la serietà della tua causa, questo messaggio dovrebbe essere di speranza e azione. Ovviamente c'è ancora molto da fare, ma questa lettera parla del loro dono e di come aiuta.

Le e-mail di conferma e le ricevute provengono da un'organizzazione. Le lettere di ringraziamento provengono da esseri umani.

I donatori sanno che il loro regalo andrà a un'organizzazione, ma ciò non significa che non vogliano il tocco personale di un messaggio da una persona reale. Assicurati che ogni lettera di ringraziamento sia firmata con il nome di un membro del personale specifico, come il direttore dello sviluppo o il direttore esecutivo. Se stai usando l'e-mail, assicurati che il nome del membro dello staff venga visualizzato accanto alla riga dell'oggetto.

Le organizzazioni non profit dovrebbero includere nella lettera anche le informazioni di contatto di un membro del personale. La maggior parte delle persone in realtà non chiama o invia e-mail, ma includere queste informazioni dimostra che apprezzi i loro pensieri e desideri una linea di comunicazione aperta con i donatori.

Non è sufficiente eseguire semplicemente i movimenti quando scrivi le tue lettere di ringraziamento. Esamina i tuoi messaggi e chiediti: "Questo fa sentire qualcosa al donatore?" Se la risposta è "no", potrebbe essere il momento di rinnovare i tuoi processi di ringraziamento.

Assicurati di scaricare la nostra guida di seguito, 9 modelli di email per coinvolgere i donatori tutto l'anno, per aiutarti mentre continui con i tuoi ringraziamenti e punti di contatto con i donatori durante tutto l'anno.