Teşekkürü İyi Yapan Nedir?

Çoğu teşekkür bağışı teşekkür notları yürekten yazılırken, destekçileri nasıl bağladıkları konusunda hepsi eşit değildir. Yani, teşekkür notunuzun, ilk etapta birisini size bağış yapmaya iten tutku ve duyguyu uyandırdığından ve güçlendirdiğinden ve aynı zamanda özverileri için teşekkür ettiğinden emin olmalısınız.

Form mektupları ve şablonlar size yardımcı olabilir, ancak iyi bir teşekkür notu hazırlamaya yardımcı olan birkaç hususa çok dikkat etmeniz gerekir. Bunun nedeni, bağışçıların her yıl yüksek miktarda mesaj gönderdiğinizi bilmeleridir, bu nedenle gürültünün arasından sıyrılmanız gerekir.

Destekçilerinize yardımlarının önemli olduğunu ve bunu gerçekten takdir ettiğinizi gösterin. Aşağıda, bağışçıların sizi gelecekte de desteklemeye devam etmelerini etkileyen bir kalite teşekkürünün bileşenlerinde size yol göstereceğiz.

Zamanlama

“Teşekkür ederim” demenin en önemli şeylerinden biri zamanlamadır: Hediye verildikten hemen sonra yapılmalıdır. Bağışçıları sizden haber bekletmeyin, aksi takdirde mesajınız bile ulaşmadan sizi silebilir.

Birisi çevrimiçi bağış yaptığında, iki aşamalı bir süreçle yanıt verme fırsatınız var. İlk olarak, kısa bir mesaj ve hediye makbuzu içeren bir teşekkür e-postası gönderin.

Bu, bağışçılar için anında memnuniyet sağlayabilir ve hediyelerinin alındığını, işlendiğini ve onaylandığını bilmelerini sağlayabilir. Üstelik bu mesajları Classy üzerinden otomatikleştirebilirsiniz.

İlk e-posta gönderildikten kısa bir süre sonra ikinci bir teşekkür mesajı gönderin. İdeal olarak, bu, bağış işlendikten sonra 48 ila 72 saat içinde ulaşır. Bu yaklaşımla e-posta veya doğrudan posta kullanabilirsiniz, ancak doğrudan postanın ulaşmasının daha uzun süreceğini ve potansiyel olarak daha pahalıya mal olabileceğini unutmamak önemlidir.

Örneğin, Love146'dan gelen bu e-postaya bakın. Giving Salı günü Giving Salı bağışçılarına gitti:

E-posta veya Doğrudan Posta

Teşekkürünüzü e-postayla mı yoksa doğrudan postayla mı göndereceğiniz, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için zor olabilir.

Bir yandan, e-posta mesajları 2017'de tüm çevrimiçi gelirin yüzde 28'ini sağladı. Ayrıca, tüketicilerin yüzde 73'ü e-posta yoluyla etkileşim kurmayı tercih ediyor.

Aynı zamanda, bu beklenti, el yazısı veya basılı bir mektubu bağışçılarınız için çok daha fazla öne çıkarabilir. Doğrudan posta ayrıca yüzde 5 civarında bir yanıt oranına sahiptir.

Hala bazı potansiyel dezavantajlar var. Örneğin, mektubunuz yanlışlıkla istenmeyen posta ile atılabilir veya fiyatlar arttığı için posta ücretine daha fazla para harcamanız gerekebilir.

Bağışınızın çoğunluğu için teşekkür mektupları, e-posta muhtemelen en pratik ve uygun maliyetli yöntem olacaktır. Bununla birlikte, gerçekten iki yöntem arasında kalırsanız, bağışçılarınıza anket yapmak ve nasıl katılmayı tercih ettiklerini sormak iyi bir fikir olabilir.

Devam ederken, büyük hediyelerin el yazısı notlar gibi daha kişisel yöntemlerle kabul edilmesi gerektiğini unutmayın. Bu notları yazmaya vaktiniz yoksa, telefonla da birini arayıp teşekkür edebileceğinizi asla unutmayın.

Teşekkür Mektubunuzun İçeriği

Mektubunuzu yazma zamanı geldiğinde, sadece "teşekkür ederim" den daha fazlasını söylemelisiniz. Bu, bağışçılarınızı kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz değil, hikayenin kahramanı olarak konumlandırmak için bir fırsattır.

Her şeyden önce, bu kişinin yaptıklarını ve başarmanıza yardımcı olduklarını kutlayın. Hediyelerinin etkisini vurgulamak, her şeyi anında daha somut hale getirir: sizi desteklemenin gerçek dünyadaki anlamını görebilir ve hissedebilirler.

Bağış yaptıkları kampanyaya veya projeye atıfta bulunun ve mümkünse yardım ettikleri belirli bir topluluğu, yeri veya kişiyi öne çıkarın. Örneğin, SOS International'dan gelen aşağıdaki e-postaya bakın. Bağışçıya hemen teşekkür eder ve ardından bağışların yarattığı etkiyle ilgili istatistiklerle dolu bir PDF'nin tamamına bağlantı verir:

Kime yardım ettiklerinin ötesinde, bağışçılarınıza hediyelerinin nasıl kullanılacağını da söylemelisiniz. Örneğin, biri bir kütüphaneyi yeniden inşa etmek için bir kampanyaya bağışta bulunduysa, bu tesisin nasıl geliştirileceği hakkında konuşabilir ve ardından ne zaman tamamlanacağı ve neleri içereceği hakkında biraz ayrıntı verebilirsiniz.

Son olarak, minnettarlığınızı açıkça belirtmeyi asla unutmayın. Bu basit bir kuraldır, ancak kolayca gözden kaçabilir. İyi bir kural, önce onlara teşekkür ederek başlamak ve takdirinizi yeniden ifade ederek bitirmektir.

ton

Bu sadece senin söylediğin; sen böyle söylüyorsun. İtirazlarınız sempati veya aciliyet tonlarından faydalanabilirken, bir teşekkür mektubunun çok farklı bir havası olmalıdır.

Teşekkür mektupları, büyük ölçüde, bağışçıya kararları konusunda kendilerini iyi hissettirmek ve katkılarının bir fark yarattığını göstermek içindir. Bu nedenle teşekkür mektuplarının olumlu, yapılabilir bir tonu olmalıdır.

Davanızın aciliyetini veya ciddiyetini hala not edebilirsiniz, ancak bu mesaj umut ve eylemden biri olmalıdır. Elbette yapılacak daha çok şey var ama bu mektup onların armağanı ve nasıl yardımcı olduğu hakkında.

Onay e-postaları ve makbuzları bir kuruluştan gelir. Teşekkür mektupları insanlardan gelir.

Bağışçılar, hediyelerinin bir organizasyona gideceğini bilirler, ancak bu, gerçek bir kişiden gelen bir mesajın kişisel dokunuşunu istemedikleri anlamına gelmez. Her bir teşekkür mektubunun, geliştirme direktörü veya icra direktörü gibi belirli bir personel üyesinin adıyla imzalandığından emin olun. E-posta kullanıyorsanız, konu satırının yanında personel üyesinin adının göründüğünden emin olun.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, mektuba bir personelin iletişim bilgilerini de eklemelidir. Çoğu insan aslında aramaz veya e-posta göndermez, ancak bu bilgileri dahil etmek, onların düşüncelerine değer verdiğinizi ve bağışçılarla açık bir iletişim hattı istediğinizi gösterir.

Teşekkür mektuplarınızı yazarken sadece hareketlerden geçmek yeterli değildir. Mesajlarınızı inceleyin ve kendinize sorun, “Bu bağışçıya bir şey hissettiriyor mu?” Cevap “hayır” ise, teşekkür süreçlerinizi yenilemenin zamanı gelmiş olabilir.

Yıl boyunca teşekkür ve bağış temas noktalarınıza devam etmenize yardımcı olması için, Yıl Boyunca Bağışçıları Etkilemek için 9 E-posta Şablonu adlı kılavuzumuzu indirdiğinizden emin olun.