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- Was macht ein gutes Dankeschön aus?
Während die meisten Dankesbriefe von Herzen geschrieben sind, sind nicht alle gleich, wenn es darum geht, wie sie Unterstützer ansprechen. Das heißt, Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Dankesbrief die Leidenschaft und Emotion hervorruft und verstärkt, die jemanden dazu gebracht haben, an erster Stelle für Sie zu spenden, und ihm gleichzeitig für sein Engagement zu danken.
Serienbriefe und Vorlagen können Ihnen helfen, aber Sie müssen auf einige Aspekte achten, die zu einem guten Dankesschreiben beitragen. Das liegt daran, dass die Spender wissen, dass Sie jedes Jahr eine große Menge an Nachrichten senden, also müssen Sie aus dem Lärm hervorstechen.
Zeigen Sie Ihren Unterstützern, dass ihre Hilfe wichtig ist und dass Sie sie wirklich zu schätzen wissen. Im Folgenden führen wir Sie durch die Bestandteile eines hochwertigen Dankeschöns, das Spender dazu veranlasst, Sie auch in Zukunft zu unterstützen.
Zeitliche Koordinierung
Eines der wichtigsten Dinge beim „Danke sagen“ ist das Timing: Es sollte sofort nach dem Überbringen eines Geschenks erfolgen. Lassen Sie die Spender nicht warten, bis sie von Ihnen hören, sonst könnten sie Sie abschreiben, bevor Ihre Nachricht überhaupt ankommt.
Wenn jemand eine Online-Spende tätigt, haben Sie die Möglichkeit, in einem zweistufigen Prozess darauf zu reagieren. Senden Sie zunächst eine Dankes-E-Mail mit einer kurzen Nachricht und der Geschenkquittung.
Dies kann den Spendern eine sofortige Freude bereiten und ihnen mitteilen, dass ihr Geschenk empfangen, bearbeitet und anerkannt wurde. Darüber hinaus können Sie diese Nachrichten über Classy automatisieren.
Senden Sie kurz nach dem Versand der ersten E-Mail eine zweite Dankesnachricht. Idealerweise sollte diese innerhalb von 48 bis 72 Stunden nach Bearbeitung der Spende eintreffen. Sie können bei diesem Ansatz entweder E-Mail oder Direktwerbung verwenden, aber denken Sie daran, dass Direktwerbung länger dauert, bis sie ankommt, und möglicherweise mehr kosten kann.
Sehen Sie sich zum Beispiel diese E-Mail von Love146 an. Es ging am Giving Tuesday an die Spender von Giving Tuesday:

E-Mail oder Direct Mail
Die Frage, ob Sie Ihr Dankeschön per E-Mail oder Direktpost senden sollen, kann für gemeinnützige Organisationen schwierig sein.

Einerseits machten E-Mail-Nachrichten 28 Prozent aller Online-Umsätze im Jahr 2017 aus. Außerdem ziehen es 73 Prozent der Verbraucher vor, per E-Mail angesprochen zu werden.
Gleichzeitig könnte diese Erwartung einen handgeschriebenen oder gedruckten Brief für Ihre Spender umso mehr hervorheben. Auch Direct Mail hat eine Rücklaufquote von rund 5 Prozent.
Es gibt noch einige potenzielle Nachteile. Zum Beispiel könnte Ihr Brief versehentlich mit Junk-Mail weggeworfen werden, oder Sie könnten jetzt, da die Preise gestiegen sind, mehr Geld für das Porto ausgeben müssen.
Für den Großteil Ihrer Spenden-Dankesschreiben ist E-Mail wahrscheinlich die praktikabelste und kostengünstigste Methode. Wenn Sie jedoch wirklich zwischen den beiden Methoden hin und her gerissen sind, kann es eine gute Idee sein, Ihre Spender zu befragen und zu fragen, wie sie es vorziehen, engagiert zu werden.
Denken Sie dabei daran, dass große Geschenke mit persönlicheren Methoden, wie handschriftlichen Notizen, anerkannt werden sollten. Wenn Sie keine Zeit haben, diese Notizen zu schreiben, vergessen Sie nie, dass Sie auch jemanden anrufen und ihm danken können.
Inhalt Ihres Dankesschreibens
Wenn es an der Zeit ist, Ihren Brief zu schreiben, müssen Sie etwas mehr sagen als nur „Danke“. Dies ist eine Gelegenheit, Ihre Spender als Helden der Geschichte zu positionieren, nicht Ihre gemeinnützige Organisation.
Feiern Sie zuallererst, was diese Person getan hat und was sie Ihnen hilft, zu erreichen. Wenn Sie die Wirkung ihres Geschenks hervorheben, wird alles sofort greifbarer: Sie können die realen Auswirkungen Ihrer Unterstützung sehen und fühlen.
Beziehen Sie sich auf die Kampagne oder das Projekt, für das sie gespendet haben, und stellen Sie, wenn möglich, eine bestimmte Gemeinschaft, einen Ort oder eine Person vor, der sie geholfen haben. Sehen Sie sich zum Beispiel die E-Mail unten von SOS International an. Es bedankt sich sofort beim Spender und verlinkt dann auf ein ganzes PDF, das mit Statistiken über die Auswirkungen der Spenden gefüllt ist:

Abgesehen davon, wem sie helfen, sollten Sie Ihren Spendern auch mitteilen, wie ihre Spende verwendet wird. Wenn beispielsweise jemand für eine Kampagne zum Wiederaufbau einer Bibliothek gespendet hat, könnten Sie darüber sprechen, wie diese Einrichtung verbessert werden soll, und dann einige Details darüber nennen, wann sie fertiggestellt sein wird und was sie bieten wird.
Vergessen Sie schließlich nie, Ihre Dankbarkeit deutlich zu machen. Es ist eine einfache Regel, die aber leicht übersehen werden kann. Eine gute Faustregel ist, sich zuerst bei ihnen zu bedanken und am Ende Ihre Wertschätzung zu wiederholen.
Ton
Es ist nur das, was du sagst; so sagst du es. Während Ihre Appelle von Tönen der Sympathie oder Dringlichkeit profitieren können, sollte ein Dankesschreiben ein ganz anderes Gefühl haben.
Dankesschreiben sollen zum großen Teil dazu dienen, dem Spender ein gutes Gefühl für seine Entscheidung zu geben und zu zeigen, dass sein Beitrag etwas bewirkt. Aus diesem Grund sollten Dankesbriefe einen positiven Ton haben.
Während Sie immer noch die Dringlichkeit oder Ernsthaftigkeit Ihres Anliegens erkennen können, sollte diese Botschaft von Hoffnung und Tat geprägt sein. Natürlich gibt es noch mehr zu tun, aber in diesem Brief geht es um ihre Gabe und wie sie hilft.
Bestätigungs-E-Mails und Quittungen stammen von einer Organisation. Dankesbriefe kommen von Menschen.
Spender wissen, dass ihr Geschenk an eine Organisation geht, aber das bedeutet nicht, dass sie nicht die persönliche Note einer Nachricht von einer echten Person wollen. Stellen Sie sicher, dass jedes Dankesschreiben mit dem Namen eines bestimmten Mitarbeiters unterzeichnet ist, z. B. des Entwicklungsleiters oder des Geschäftsführers. Wenn Sie E-Mail verwenden, stellen Sie sicher, dass der Name des Mitarbeiters neben der Betreffzeile angezeigt wird.
Gemeinnützige Organisationen sollten auch die Kontaktinformationen eines Mitarbeiters in das Schreiben aufnehmen. Die meisten Menschen werden nicht wirklich anrufen oder eine E-Mail senden, aber das Einbeziehen dieser Informationen zeigt, dass Sie ihre Gedanken schätzen und eine offene Kommunikation mit den Spendern wünschen.
Es reicht nicht aus, beim Schreiben Ihrer Dankesbriefe einfach nur den Anweisungen nachzugehen. Untersuchen Sie Ihre Botschaften und fragen Sie sich: „Fühlt der Spender dadurch irgendetwas?“ Wenn die Antwort „nein“ lautet, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihre Dankesprozesse zu überarbeiten.
Stellen Sie sicher, dass Sie unseren Leitfaden unten herunterladen, 9 E-Mail-Vorlagen zur ganzjährigen Einbindung von Spendern, um Ihnen zu helfen, das ganze Jahr über mit Ihren Dankesschreiben und Kontaktpunkten für Spender fortzufahren.
Gepostet in Fundraising-Marketing

9 E-Mail-Vorlagen für den jährlichen Kommunikationsplan für gemeinnützige Organisationen