Si bien la mayoría de las notas de agradecimiento por donación se escriben con el corazón, no todas son iguales con respecto a cómo involucran a los seguidores. Es decir, debe asegurarse de que su nota de agradecimiento evoque y refuerce la pasión y la emoción que llevaron a alguien a donarle en primer lugar, al mismo tiempo que les agradece su dedicación.
Las cartas modelo y las plantillas pueden ayudarlo, pero debe prestar mucha atención a varios aspectos que ayudan a hacer una buena nota de agradecimiento. Esto se debe a que los donantes saben que usted envía un gran volumen de mensajes cada año, por lo que debe sobresalir entre el ruido.
Muestre a sus seguidores que su ayuda es importante y que usted realmente la aprecia. A continuación, lo guiaremos a través de los componentes de un agradecimiento de calidad que influye en los donantes para que continúen apoyándolo en el futuro.
Sincronización
Una de las cosas más importantes acerca de decir “gracias” es el tiempo: debe hacerse inmediatamente después de hacer un regalo. No haga esperar a los donantes para saber de usted o pueden descartarlo antes de que llegue su mensaje.
Cuando alguien hace una donación en línea, tiene la oportunidad de responder con un proceso de dos pasos. Primero, envíe un correo electrónico de agradecimiento que incluya un mensaje corto y su recibo de regalo.
Esto puede proporcionar una gratificación inmediata para los donantes y hacerles saber que su regalo ha sido recibido, procesado y reconocido. Además, puede automatizar estos mensajes a través de Classy.
Poco después de que se envíe el primer correo electrónico, envíe un segundo mensaje de agradecimiento. Idealmente, esto llegaría dentro de las 48 a 72 horas posteriores al procesamiento de la donación. Puede usar correo electrónico o correo directo con este enfoque, pero es importante recordar que el correo directo tardará más en llegar y puede costar más.
Por ejemplo, mire este correo electrónico de Love146. Se envió a los donantes de Giving Tuesday, el Giving Tuesday:
Correo electrónico o correo directo
La cuestión de si enviar su agradecimiento por correo electrónico o correo directo puede ser difícil para las organizaciones sin fines de lucro.
Por un lado, los mensajes de correo electrónico generaron el 28 % de todos los ingresos en línea en 2017. Además, el 73 % de los consumidores prefieren participar por correo electrónico.
Al mismo tiempo, esta expectativa podría hacer que una carta escrita a mano o impresa se destaque mucho más para sus donantes. El correo directo también tiene una tasa de respuesta de alrededor del 5 por ciento.
Todavía hay algunas desventajas potenciales. Por ejemplo, su carta podría desecharse accidentalmente con el correo basura, o podría tener que gastar más dinero en el franqueo ahora que los precios han aumentado.
Para la mayoría de las cartas de agradecimiento de su donación, el correo electrónico probablemente sea el método más práctico y rentable. Sin embargo, si realmente está dividido entre los dos métodos, puede ser una buena idea encuestar a sus donantes y preguntarles cómo prefieren participar.
A medida que avanza, tenga en cuenta que los obsequios grandes deben reconocerse con métodos más personales, como notas escritas a mano. Si no tienes tiempo para escribir estas notas, nunca olvides que también puedes llamar a alguien por teléfono y agradecerle.
Contenido de su carta de agradecimiento
Cuando llega el momento de escribir tu carta, tienes que decir algo más que un simple “gracias”. Esta es una oportunidad para posicionar a sus donantes como el héroe de la historia, no como su organización sin fines de lucro.
En primer lugar, celebra lo que hizo esta persona y lo que te está ayudando a lograr. Resaltar el impacto de su regalo hace que todo sea instantáneamente más tangible: pueden ver y sentir la implicación en el mundo real de apoyarte.
Haga referencia a la campaña o proyecto al que donaron y, si es posible, incluya una comunidad, un lugar o una persona específica a la que hayan ayudado. Por ejemplo, mire el siguiente correo electrónico de SOS International. Inmediatamente agradece al donante y luego se vincula a un PDF completo lleno de estadísticas sobre el impacto que tienen las donaciones:
Más allá de a quién están ayudando, también debe decirles a sus donantes cómo se usará su donación. Por ejemplo, si alguien hizo una donación a una campaña para reconstruir una biblioteca, podría hablar sobre cómo se mejorará esta instalación y luego brindar algunos detalles sobre cuándo se completará y qué características tendrá.
Finalmente, nunca olvides expresar claramente tu gratitud. Es una regla simple, pero puede pasarse por alto fácilmente. Una buena regla general es comenzar agradeciéndoles primero y terminar reafirmando su aprecio.
Tono
Es sólo lo que dices; es como lo dices. Si bien sus llamamientos pueden beneficiarse de tonos de simpatía o urgencia, una carta de agradecimiento debe tener una sensación muy diferente.
Las cartas de agradecimiento están destinadas, en gran parte, a hacer que el donante se sienta bien con su decisión y mostrar que su contribución está marcando la diferencia. Es por eso que las cartas de agradecimiento deben tener un tono positivo y positivo.
Si bien aún puede notar la urgencia o la seriedad de su causa, este mensaje debe ser de esperanza y acción. Por supuesto que hay más por hacer, pero esta carta trata sobre su don y cómo ayuda.
Consejo profesional
Puede disminuir el tono positivo de tu carta si utilizas este agradecimiento para pedir otro regalo. Este no es el momento ni el lugar para enviar otro llamamiento. Cíñete a tu enfoque aquí: celebra a tus donantes, los héroes de tu historia, por el trabajo que ya han hecho.
Los correos electrónicos de confirmación y los recibos provienen de una organización. Las cartas de agradecimiento provienen de seres humanos.
Los donantes saben que su regalo va a una organización, pero eso no significa que no quieran el toque personal de un mensaje de una persona real. Asegúrese de que cada carta de agradecimiento esté firmada con el nombre de un miembro específico del personal, como el director de desarrollo o el director ejecutivo. Si está utilizando el correo electrónico, asegúrese de que el nombre del miembro del personal aparezca junto a la línea de asunto.
Las organizaciones sin fines de lucro también deben incluir la información de contacto de un miembro del personal en la carta. La mayoría de las personas en realidad no llamarán ni enviarán correos electrónicos, pero incluir esta información demuestra que valoras sus pensamientos y deseas una línea abierta de comunicación con los donantes.
No es suficiente simplemente seguir los movimientos al escribir sus cartas de agradecimiento. Examine sus mensajes y pregúntese: "¿Esto hace que el donante sienta algo?" Si la respuesta es "no", puede ser hora de renovar sus procesos de agradecimiento.
Asegúrese de descargar nuestra guía a continuación, 9 plantillas de correo electrónico para involucrar a los donantes durante todo el año, para ayudarlo a continuar con sus agradecimientos y puntos de contacto con los donantes durante todo el año.
Publicado en Marketing de recaudación de fondos
9 plantillas de correo electrónico para el plan de comunicación anual sin fines de lucro