Ce face un bun Mulțumesc?

În timp ce majoritatea notelor de mulțumire sunt scrise din inimă, nu toate sunt egale în ceea ce privește modul în care implică susținătorii. Adică, trebuie să vă asigurați că nota de mulțumire evocă și întărește pasiunea și emoția care au determinat pe cineva să vă doneze în primul rând, mulțumindu-i totodată pentru dăruirea sa.

Scrisorile formular și șabloanele vă pot ajuta, dar trebuie să acordați o atenție deosebită mai multor aspecte care vă ajută să faceți o notă bună de mulțumire. Asta pentru că donatorii știu că trimiteți un volum mare de mesaje în fiecare an, așa că trebuie să rămâneți în zgomot.

Arată susținătorilor tăi că ajutorul lor contează și că îl apreciezi cu adevărat. Mai jos, vă vom prezenta componentele unui mulțumire de calitate care îi influențează pe donatori să vă sprijine în continuare în viitor.

Sincronizare

Unul dintre cele mai importante lucruri despre a spune „mulțumesc” este momentul: ar trebui făcut imediat după ce este făcut un cadou. Nu-i face pe donatori să aștepte să audă de la tine sau ei te pot anula înainte ca mesajul tău să ajungă.

Când cineva face o donație online, aveți ocazia să răspundeți printr-un proces în doi pași. Mai întâi, trimiteți un e-mail de mulțumire care include un mesaj scurt și chitanța cadou.

Acest lucru poate oferi donatorilor o mulțumire imediată și le poate spune că cadoul lor a fost primit, procesat și recunoscut. În plus, puteți automatiza aceste mesaje prin Classy.

La scurt timp după ce primul e-mail este trimis, trimiteți un al doilea mesaj de mulțumire. În mod ideal, acesta ar ajunge în 48 până la 72 de ore după procesarea donației. Puteți folosi fie e-mailul, fie poșta directă cu această abordare, dar este important să rețineți că e-mailul direct va dura mai mult să ajungă și poate costa mai mult.

De exemplu, uită-te la acest e-mail de la Love146. A fost distribuit donatorilor Giving Tuesday, în Giving Tuesday:

E-mail sau Direct Mail

Întrebarea dacă să vă trimiteți mulțumirile prin e-mail sau prin poștă directă poate fi una dificilă pentru organizațiile nonprofit.

Pe de o parte, mesajele de e-mail au generat 28% din toate veniturile online în 2017. În plus, 73% dintre consumatori preferă să fie implicați prin e-mail.

În același timp, această așteptare ar putea face o scrisoare scrisă de mână sau tipărită să iasă mult mai mult în evidență donatorilor tăi. Poșta directă are, de asemenea, o rată de răspuns de aproximativ 5%.

Există încă câteva dezavantaje potențiale. De exemplu, scrisoarea dvs. ar putea fi aruncată accidental cu mesaje nedorite sau ar putea fi nevoit să cheltuiți mai mulți bani pe poștă acum că prețurile au crescut.

Pentru majoritatea scrisorilor de mulțumire pentru donații, e-mailul va fi probabil cea mai practică și cea mai rentabilă metodă. Cu toate acestea, dacă sunteți cu adevărat rupt între cele două metode, poate fi o idee bună să vă chestionați donatorii și să întrebați cum preferă să fie implicați.

Pe măsură ce mergeți, rețineți că cadourile mari ar trebui să fie recunoscute prin metode mai personale, cum ar fi note scrise de mână. Dacă nu ai timp să scrii aceste note, nu uita niciodată că poți suna și la telefon pe cineva și îi mulțumești.

Conținutul scrisorii dvs. de mulțumire

Când vine timpul să-ți scrii scrisoarea, trebuie să spui ceva mai mult decât „mulțumesc”. Aceasta este o oportunitate de a vă poziționa donatorii ca eroul poveștii, nu ca organizație nonprofit.

În primul rând, sărbătorește ceea ce a făcut această persoană și ceea ce te ajută să realizezi. Evidențierea impactului cadoului lor face ca totul să fie instantaneu mai tangibil: ei pot vedea și simți implicația reală a te susține.

Faceți referire la campania sau proiectul căruia i-au donat și, dacă este posibil, prezentați o anumită comunitate, loc sau persoană pe care a ajutat-o. De exemplu, uitați-vă la e-mailul de mai jos de la SOS International. Îi mulțumește imediat donatorului și apoi trimite către un întreg PDF plin cu statistici despre impactul pe care îl au donațiile:

Dincolo de cine ajută, ar trebui să le spuneți donatorilor cum va fi folosit darul lor. De exemplu, dacă cineva a donat pentru o campanie de reconstrucție a unei biblioteci, ați putea vorbi despre modul în care această facilitate va fi îmbunătățită și apoi să oferiți câteva detalii despre când va fi finalizată și despre ce va prezenta.

În cele din urmă, nu uita niciodată să-ți afirmi clar recunoștința. Este o regulă simplă, dar poate fi trecută cu ușurință cu vederea. O regulă de bază bună este să începeți prin a le mulțumi mai întâi și să încheiți prin a vă reaprecia aprecierea.

Ton

Este doar ceea ce spui; asa spui tu. În timp ce apelurile dvs. pot beneficia de tonuri de simpatie sau de urgență, o scrisoare de mulțumire ar trebui să aibă o senzație foarte diferită.

Scrisorile de mulțumire sunt menite, în mare parte, să-l facă pe donator să se simtă bine în privința deciziei sale și să arate că contribuția lor face diferența. Acesta este motivul pentru care scrisorile de mulțumire ar trebui să aibă un ton pozitiv, care poate face.

Deși poți observa în continuare urgența sau gravitatea cauzei tale, acest mesaj ar trebui să fie unul de speranță și acțiune. Desigur, mai sunt multe de făcut, dar această scrisoare se referă la darul lor și la felul în care ajută.

E-mailurile și chitanțele de confirmare provin de la o organizație. Scrisorile de mulțumire vin de la ființe umane.

Donatorii știu că cadoul lor se va adresa unei organizații, dar asta nu înseamnă că nu doresc atingerea personală a unui mesaj de la o persoană reală. Asigurați-vă că fiecare scrisoare de mulțumire este semnată cu numele unui anumit membru al personalului, cum ar fi directorul de dezvoltare sau directorul executiv. Dacă utilizați e-mailul, asigurați-vă că numele membrului personalului apare lângă linia de subiect.

Organizațiile nonprofit ar trebui să includă, de asemenea, informațiile de contact ale unui membru al personalului în scrisoare. Majoritatea oamenilor nu vor suna sau e-mail, dar includerea acestor informații arată că prețuiești gândurile lor și că vrei o linie deschisă de comunicare cu donatorii.

Nu este suficient să treci prin mișcare atunci când scrii scrisorile de mulțumire. Examinează-ți mesajele și întreabă-te: „Acest lucru îl face pe donator să simtă ceva?” Dacă răspunsul este „nu”, poate fi timpul să vă reînnoiți procesele de mulțumire.

Asigurați-vă că descărcați ghidul nostru de mai jos, 9 șabloane de e-mail pentru a implica donatorii pe tot parcursul anului, pentru a vă ajuta pe măsură ce continuați cu mulțumirile și punctele de contact ale donatorilor pe tot parcursul anului.