Apa yang Membuat Terima Kasih Yang Baik?

Sementara sebagian besar ucapan terima kasih sumbangan, catatan terima kasih ditulis dari hati, tidak semua sama dalam hal bagaimana mereka melibatkan pendukung. Artinya, Anda harus memastikan ucapan terima kasih Anda membangkitkan dan memperkuat semangat dan emosi yang mendorong seseorang untuk menyumbang kepada Anda, sekaligus berterima kasih atas dedikasi mereka.

Surat formulir dan templat dapat membantu Anda, tetapi Anda harus memperhatikan beberapa aspek yang membantu membuat catatan terima kasih yang baik. Itu karena para donor tahu Anda mengirim pesan dalam jumlah besar setiap tahun, jadi Anda harus tetap berada di antara kebisingan.

Tunjukkan pada pendukung Anda bahwa bantuan mereka penting, dan bahwa Anda benar-benar menghargainya. Di bawah ini, kami akan memandu Anda melalui komponen-komponen ucapan terima kasih yang berkualitas yang mempengaruhi para donatur untuk terus mendukung Anda di masa depan.

Waktu

Salah satu hal terpenting tentang mengatakan "terima kasih" adalah waktu: itu harus dilakukan segera setelah hadiah dibuat. Jangan membuat donor menunggu untuk mendengar kabar dari Anda atau mereka mungkin akan menghapus Anda bahkan sebelum pesan Anda sampai.

Ketika seseorang memberikan donasi online, Anda memiliki kesempatan untuk merespons dengan proses dua langkah. Pertama, kirim email terima kasih yang menyertakan pesan singkat dan tanda terima hadiah mereka.

Ini dapat memberikan kepuasan langsung bagi para donatur, dan memberi tahu mereka bahwa hadiah mereka telah diterima, diproses, dan diakui. Terlebih lagi, Anda dapat mengotomatiskan pesan-pesan ini melalui Classy.

Tak lama setelah email pertama keluar, kirim pesan terima kasih kedua. Idealnya, ini akan tiba dalam waktu 48 hingga 72 jam setelah donasi diproses. Anda dapat menggunakan email atau surat langsung dengan pendekatan ini, tetapi penting untuk diingat bahwa surat langsung akan memakan waktu lebih lama untuk sampai dan berpotensi lebih mahal.

Misalnya, lihat email ini dari Love146. Itu ditujukan kepada donor Giving Tuesday, pada Giving Tuesday:

Email atau Surat Langsung

Pertanyaan apakah akan mengirimkan ucapan terima kasih Anda melalui email atau surat langsung bisa menjadi pertanyaan yang sulit bagi organisasi nirlaba.

Di satu sisi, pesan email mendorong 28 persen dari semua pendapatan online pada tahun 2017. Selanjutnya, 73 persen konsumen lebih memilih untuk terlibat melalui email.

Pada saat yang sama, harapan ini dapat membuat surat tulisan tangan atau cetakan lebih menonjol bagi para donatur Anda. Surat langsung juga memiliki tingkat respons sekitar 5 persen.

Masih ada beberapa potensi kerugian. Misalnya, surat Anda mungkin secara tidak sengaja dibuang bersama surat sampah, atau Anda mungkin harus mengeluarkan lebih banyak uang untuk ongkos kirim sekarang karena harganya telah meningkat.

Untuk sebagian besar donasi Anda, surat terima kasih, email kemungkinan akan menjadi metode yang paling praktis dan hemat biaya. Namun, jika Anda benar-benar bingung di antara kedua metode tersebut, ada baiknya untuk mensurvei donor Anda dan bertanya bagaimana mereka lebih suka bertunangan.

Saat Anda pergi, ingatlah bahwa hadiah besar harus diakui dengan metode yang lebih pribadi, seperti catatan tulisan tangan. Jika Anda tidak punya waktu untuk menulis catatan ini, jangan pernah lupa bahwa Anda juga dapat menelepon seseorang dan berterima kasih kepada mereka.

Isi Surat Terima Kasih Anda

Ketika tiba saatnya untuk menulis surat Anda, Anda harus mengatakan sesuatu yang lebih dari sekedar “terima kasih.” Ini adalah kesempatan untuk memposisikan donor Anda sebagai pahlawan cerita, bukan nirlaba Anda.

Pertama dan terpenting, rayakan apa yang dilakukan orang ini dan apa yang mereka bantu untuk Anda capai. Menyoroti dampak pemberian mereka membuat segalanya lebih nyata: mereka dapat melihat dan merasakan implikasi dunia nyata dari mendukung Anda.

Referensikan kampanye atau proyek yang mereka sumbangkan dan, jika mungkin, tampilkan komunitas, tempat, atau orang tertentu yang telah mereka bantu. Misalnya, lihat email di bawah ini dari SOS International. Ini segera mengucapkan terima kasih kepada donor, dan kemudian menautkan ke seluruh PDF yang diisi dengan statistik tentang dampak sumbangan yang diberikan:

Selain siapa yang mereka bantu, Anda juga harus memberi tahu donor Anda bagaimana hadiah mereka akan digunakan. Misalnya, jika seseorang menyumbang ke kampanye untuk membangun kembali perpustakaan, Anda dapat berbicara tentang bagaimana fasilitas ini akan ditingkatkan, dan kemudian memberikan beberapa detail tentang kapan itu akan selesai dan apa yang akan ditampilkan.

Terakhir, jangan pernah lupa untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda dengan jelas. Ini adalah aturan sederhana, tetapi dapat dengan mudah diabaikan. Aturan praktis yang baik adalah memulai dengan berterima kasih kepada mereka terlebih dahulu, dan diakhiri dengan menyatakan kembali penghargaan Anda.

Nada

Itu hanya apa yang Anda katakan; begitulah cara Anda mengatakannya. Meskipun permohonan Anda mungkin mendapat manfaat dari nada simpati atau urgensi, surat terima kasih seharusnya memiliki nuansa yang sangat berbeda.

Surat terima kasih dimaksudkan, sebagian besar, untuk membuat donor merasa senang dengan keputusan mereka dan untuk menunjukkan bahwa kontribusi mereka membuat perbedaan. Inilah sebabnya mengapa surat terima kasih harus memiliki nada positif dan bisa dilakukan.

Meskipun Anda masih dapat mencatat urgensi atau keseriusan tujuan Anda, pesan ini harus menjadi salah satu harapan dan tindakan. Tentu masih banyak yang harus dilakukan, tetapi surat ini adalah tentang pemberian mereka dan bagaimana hal itu membantu.

Email konfirmasi dan tanda terima berasal dari organisasi. Terima kasih surat datang dari manusia.

Para donor tahu bahwa hadiah mereka akan disalurkan ke sebuah organisasi, tetapi itu tidak berarti mereka tidak menginginkan sentuhan pribadi dari sebuah pesan dari orang yang nyata. Pastikan bahwa setiap surat terima kasih ditandatangani dengan nama anggota staf tertentu, seperti direktur pengembangan atau direktur eksekutif. Jika Anda menggunakan email, pastikan nama anggota staf muncul di sebelah baris subjek.

Organisasi nirlaba juga harus menyertakan informasi kontak anggota staf dalam surat tersebut. Kebanyakan orang tidak akan benar-benar menelepon atau mengirim email, tetapi menyertakan informasi ini menunjukkan bahwa Anda menghargai pemikiran mereka dan menginginkan jalur komunikasi yang terbuka dengan para donor.

Tidaklah cukup hanya melalui gerakan saat menulis surat terima kasih Anda. Periksa pesan Anda dan tanyakan pada diri sendiri, "Apakah ini membuat donor merasakan sesuatu?" Jika jawabannya “tidak”, mungkin ini saatnya untuk mengubah proses terima kasih Anda.

Pastikan untuk mengunduh panduan kami di bawah ini, 9 Template Email untuk Melibatkan Donor Sepanjang Tahun, untuk membantu Anda melanjutkan ucapan terima kasih dan titik kontak donor sepanjang tahun.