Qu'est-ce que le blocage du temps ? Un guide du débutant

Qu'il s'agisse de réunions impromptues qui surgissent, de collègues qui brisent notre concentration ou du flot incessant d'e-mails qui affluent, rester sur la bonne voie et contrôler nos horaires peut sembler impossible.

C'est pourquoi les techniques de gestion du temps sont devenues de plus en plus populaires ces dernières années. Dans notre culture numérique « toujours active », la plupart d'entre nous vivons dans un état de distraction constante. Pour pouvoir travailler comme nous le souhaitons, nous devons mettre en place une structure réelle et tangible. Et de tous les nombreux systèmes de gestion du temps dont on parle en ce moment, le blocage du temps pourrait être celui qui peut le plus changer nos vies pour le mieux.

Mais qu'est-ce que le blocage du temps exactement et comment pouvons-nous l'utiliser pour travailler plus intelligemment ?

Qu'est-ce que le blocage du temps ?

Le blocage du temps est un système de gestion du temps qui divise votre journée en unités finies. Cela implique de planifier votre journée à l'avance et d'allouer des portions de temps spécifiques à certaines tâches, par exemple 20 minutes pour les e-mails, 30 minutes pour les réunions, deux heures pour un travail approfondi, etc.

La durée que vous allouez dépend de vous – et Elon Musk et Bill Gates ne sont que deux exemples de personnes qui préfèrent travailler sur des périodes plus courtes ; tous deux sont fans de micro-planification , ce qui signifie tracer leur journée en blocs de cinq minutes. Compte tenu de la productivité plutôt légendaire des deux magnats, cinq minutes ne suffiront peut-être pas à la plupart d'entre nous pour s'attaquer à notre courrier électronique, mais vous pouvez utiliser ce système d'une manière qui vous convient, à vos responsabilités et à vos capacités.

Le point de blocage du temps est qu'il vous permet de travailler sans interruption ni hésitation et de vous assurer que tout est réellement fait. Combien de fois avez-vous été plongé dans une tâche importante, mais avez-vous été distrait par votre boîte de réception ping, puis avez-vous perdu tout votre élan et votre concentration ? Il est également facile de devenir trop absorbé par une tâche au point de commencer à négliger d'autres tâches.

En fin de compte, parce que vous ne pouvez pas devenir un ermite numérique et fermer complètement le monde extérieur, le blocage du temps vous permet de créer le temps et l'espace dont vous avez besoin pour rester concentré et faire avancer les choses.

Pourquoi le blocage du temps est-il efficace ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles le blocage du temps est si efficace, mais cela se résume essentiellement au fait que cette façon de travailler est spécifiquement conçue pour la concentration.

Si vous connaissez le concept de la loi de Parkinson, vous saurez que le travail que nous devons faire s'étend pour s'adapter au temps dont nous disposons. Donc, si vous avez six heures pour écrire un article, il faudra vous avez six heures pour le terminer – alors que cela ne vous aurait peut-être pris que quatre, voire trois. La raison en est que nous remplissons le temps supplémentaire avec la procrastination, le changement de contexte ou la tentative d'effectuer plusieurs tâches à la fois, ce qui, selon des études, peut nuire à notre cerveau et à notre carrière, ainsi qu'à notre productivité.

Mais regardons de plus près pourquoi le blocage du temps fonctionne si bien.

Le blocage du temps favorise le travail en profondeur

En planifiant votre journée de manière aussi détaillée, vous pouvez vous concentrer uniquement sur la tâche en cours - et sans interruptions constantes ni changement de contexte, vous pouvez en faire beaucoup plus. L'un des plus grands partisans du blocage du temps est Cal Newport, auteur de Deep Work et gourou de la productivité.

Alors que vous pourriez penser que passer autant de temps à planifier votre emploi du temps plutôt que de simplement vous rendre au travail est contre-productif, Newport affirme que le contraire est vrai :

« Cela génère une énorme quantité de productivité. Une semaine de travail bloquée de 40 heures, j'estime, produit la même quantité de production qu'une semaine de travail de plus de 60 heures poursuivie sans structure.

En effet, le blocage du temps favorise le travail en profondeur plus que toute autre technique de gestion du temps. Lorsque vous disposez d'un temps défini pour travailler sur une seule tâche, vous pouvez y consacrer toute votre attention, au lieu de sauter d'une tâche à l'autre. Et lorsque vous atteignez un état de flux, vous constaterez que vous êtes capable d'en faire beaucoup plus - et tout cela se sentira probablement beaucoup plus facilement aussi.

Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais chaque fois que vous interrompez votre concentration et que vous tournez votre attention vers autre chose, vous souffrez de quelque chose appelé « résidu d'attention » - lorsque votre capacité à vous concentrer se dilue lentement à mesure que vous changez de contexte tout au long de la journée. Des études montrent qu'à chaque fois que vous êtes distrait, il vous faut environ 25 minutes pour vous remettre sur les rails .

Non seulement le blocage du temps favorise le travail en profondeur, mais il protège également contre le changement de contexte et nous permet finalement de développer les compétences nécessaires pour un travail en profondeur réussi.

Le blocage du temps vous aide à effectuer un travail de faible valeur

Pour la plupart d'entre nous, le travail superficiel de faible valeur est une partie nécessaire du travail. Mais il a aussi une façon de prendre le dessus sur la journée - et le fait d'être constamment occupé n'est pas utile pour votre productivité, sans parler de votre bien-être mental ou de votre santé physique .

Des tâches telles que répondre à des e-mails, assister à des réunions de rattrapage, passer des appels téléphoniques et répondre à des collègues sur des outils de chat peuvent être un cycle sans fin - mais bien que ces tâches puissent être urgentes, elles sont rarement utiles lorsqu'il s'agit de réaliser votre propre travail à long terme. -objectifs à long terme. Et si vous avez déjà passé une journée entière à faire un travail superficiel, vous saurez probablement que cela peut vous épuiser et vous stresser... mais aussi comme si vous n'aviez rien réalisé de valeur.

Parce qu'il est si difficile d'atteindre le statut légendaire de la boîte de réception zéro , ou d'être à 100 % à jour avec toutes les réponses des collègues et les statuts des tâches, vous ne devriez pas perdre un temps précieux à essayer de le faire. Au lieu de cela, vous devez réserver un bloc de temps pour parcourir votre travail superficiel, et lorsque ce temps expire, vous vous arrêtez simplement - même si vous n'avez pas tout terminé.

De plus, en planifiant ensemble tous vos travaux superficiels, vous pouvez entrer dans le bon espace de tête pour ce type de travail et y parvenir plus efficacement. Ensuite, vous pouvez vous asseoir et vous détendre, sachant que vous avez protégé une bonne partie de votre journée pour travailler sur les choses qui comptent vraiment.

Le blocage du temps vous aide à utiliser le temps de manière plus intentionnelle

Un autre avantage puissant du blocage du temps est qu'il vous donne un aperçu de la destination réelle de votre temps. La plupart d'entre nous ne sont pas doués pour gérer le temps. Nous avons également tendance à sous-estimer grossièrement le temps que nous perdons à consulter les réseaux sociaux, à lire des e-mails ou simplement à nous laisser distraire par la vie quotidienne.

Nous avons également l'habitude de sous-estimer la durée des tâches – peu importe le nombre de fois où nous avons eu du mal à respecter les mêmes délais dans le passé ! Ce phénomène s'appelle le sophisme de la planification et peut causer de sérieux problèmes.

Mais lorsque vous utilisez le blocage du temps, vous êtes obligé de devenir plus conscient de la destination réelle de votre temps, ce qui vous permet de devenir plus intentionnel quant à la manière dont vous souhaitez l'utiliser. Vous ne voulez pas passer deux heures dans un cycle d'échanges d'e-mails ? Prévoyez seulement 10 minutes pour cela. Vous voulez trouver l'espace pour travailler sur les choses qui signifient vraiment quelque chose pour vous ? Découpez de l'espace dans votre calendrier, puis assurez-vous de protéger cet espace de manière agressive.

Le blocage du temps vous aide à atteindre vos objectifs

Le blocage du temps ne fonctionne pas seulement à court terme, en vous aidant à travailler comme vous le souhaitez chaque jour ; cela vous permet également d'atteindre vos objectifs à plus long terme. Peu importe à quel point vous êtes enthousiaste à l'idée d'écrire des listes de tâches et de barrer des tâches, les recherches montrent que 41 % des tâches à faire ne sont jamais terminées.

Malgré nos meilleures intentions, des études montrent que le fait d'avoir une structure réelle et des plans solides a un effet puissant sur la probabilité que vous agissiez réellement sur ces intentions. Lorsqu'il s'agit de faire avancer les choses et d'atteindre vos objectifs, le simple fait de vouloir le faire ne suffit pas ; vous avez besoin de plans concrets pour vous propulser vers l'avant et vous assurer de faire tout ce dont vous avez besoin.

Et c'est précisément ce que fait le blocage du temps.

Comment commencer à bloquer le temps de votre emploi du temps

Donc, une fois que vous savez que vous voulez essayer le blocage du temps, quelle est la meilleure façon de le faire ? Voici les trois étapes les plus importantes pour vous aider à démarrer.

1. Décrire les priorités quotidiennes et les livrables

Tout d'abord, essayez d'identifier vos priorités les plus importantes. Réfléchissez à la raison exacte pour laquelle vous souhaitez utiliser le blocage du temps. Est-ce pour protéger votre concentration et arrêter de procrastiner ? Est-ce pour atteindre vos objectifs à long terme ? Ou est-ce simplement pour faire plus de travail plus rapidement, afin que vous puissiez profiter de plus de temps d'arrêt ?

Connaître la raison précise pour laquelle vous utilisez le blocage du temps vous aidera à déterminer la meilleure façon de bloquer votre journée. Par exemple, si vous voulez enfin accomplir une tâche importante sur laquelle vous travaillez depuis un certain temps, vous pouvez construire vos blocs autour de la création d'espace pour le faire ; Si vous vous retrouvez alourdi par un travail superficiel, vous pouvez regrouper ces tâches et planifier une période déterminée pour travailler autant que vous le pouvez.

2. Déterminer les tâches urgentes et moins urgentes

Une fois que vous savez quelles sont vos priorités, vous devez alors réfléchir aux tâches que vous allez prioriser. Alors que l'une des principales raisons pour lesquelles les gens utilisent le blocage du temps est de créer et de protéger un espace pour un travail en profondeur, il est également important de s'assurer que vous disposez de suffisamment d'espace dans votre journée pour vous attaquer au travail superficiel.

Mais l'avantage du blocage du temps est que vous pouvez créer un horaire adapté à la façon dont vous aimez travailler. Donc, s'il vous faut environ une heure pour vous réveiller complètement le matin, ou atteindre un point où vous avez l'impression que votre créativité coule de source, vous pouvez planifier de travailler sur des tâches faciles et peu profondes pendant la première heure - puis programmer votre un travail stimulant lorsque vous vous sentez plus productif.

Vous pourriez également trouver utile de commencer et de terminer votre journée par des tâches plus douces qui vous permettent de vous préparer, puis de vous détendre pour la journée. Vérifier et répondre aux e-mails dès le matin, puis à nouveau avant de vous déconnecter peut être un bon moyen de vous sentir au courant et de garder le contrôle tant que vous ne déviez pas de votre plan et que vous consultez également votre boîte de réception tout au long de la journée. .

3. Incluez les temps d'arrêt, les pauses déjeuner et les congés

Pour tirer le meilleur parti du blocage du temps, il est important de prévoir également du temps pour les pauses et les loisirs. Nous sommes des humains, pas des machines, et nous devons faire des pauses pour fonctionner au mieux, mais si nous ne les planifions pas, il est facile de se laisser prendre par le travail. Créez un espace pour prendre du temps en bloquant des morceaux de votre journée, puis protégez cet espace, même si vous sentez que vous êtes trop occupé pour vous arrêter.

Vous voudrez peut-être également ajouter 30 minutes de rechange chaque jour juste pour faire face à toutes les tâches ad hoc qui surgissent de manière inattendue ; de cette façon, vous pouvez vous assurer de ne pas prendre de retard.

Sous-types de blocage du temps

La beauté du blocage du temps est que vous pouvez facilement l'adapter à la façon dont vous aimez travailler, au type de tâches que vous devez effectuer et au type d'horaire que vous souhaitez. Mais en dehors de la version "classique" du blocage du temps, il existe également d'autres variantes qui pourraient vous convenir davantage. Ces sous-types sont le groupement de tâches, la thématique du jour et la boxe horaire.

Regroupement de tâches

Si vous avez tendance à avoir beaucoup de travail superficiel à accomplir, vous pourriez trouver avantageux de les regrouper tous. Cette méthode s'appelle le traitement par lots de tâches et est conçue pour réduire le changement de contexte et vous aider à rester sur la bonne voie.

Par exemple, si vous avez beaucoup d'e-mails à traiter, plutôt que d'entrer et de sortir de votre boîte de réception toute la journée, vous pouvez prévoir de répondre à tous vos e-mails pendant 20 minutes à 10 h 00 et 15 h 00. état d'esprit pour ce type de travail, et en regroupant toutes ces tâches, vous pouvez travailler beaucoup plus efficacement.

Bien que le traitement par lots de tâches soit généralement appliqué à des tâches plus petites, vous pouvez l'utiliser comme bon vous semble. Si vous trouvez qu'il est avantageux de regrouper des tâches plus stimulantes ou créatives et de les effectuer lorsque vous vous sentez le plus productif, cela fonctionne également.

Thème du jour

La thématique du jour consiste à consacrer certains jours à différentes responsabilités. Cette méthode de gestion du temps peut très bien fonctionner lorsque vous avez de nombreuses responsabilités différentes. il est célèbre pour être utilisé par Elon Musk, qui travaille chez SpaceX les lundis et mardis, chez Tesla les mercredis et jeudis, puis à nouveau chez SpaceX le vendredi.

Si vous avez beaucoup de tâches et de responsabilités qui se bousculent pour attirer votre attention, vous constaterez peut-être que vous devez consacrer plus de temps à chaque sujet. Ainsi, au lieu d'allouer deux heures par jour à une tâche, vous allouez une journée entière, par exemple les lundis sont pour le marketing, les mardis sont pour la création de contenu, les mercredis pour le développement de produits, etc.

Encore une fois, cela peut aider à éviter le changement de contexte et vous assurer de rester concentré et en phase avec le type de travail que vous faites.

Time boxe

Le blocage du temps et la boxe du temps peuvent sembler similaires - et ils le sont - mais il y a une différence essentielle. Alors que le blocage du temps nécessite que vous fixiez une limite au temps que vous passerez sur une tâche ce jour-là (par exemple, vous travaillerez sur une tâche de 11 h à 13 h), le time boxing consiste à fixer une limite au temps que vous passerez dépenser pour accomplir une tâche.

Ainsi, lorsque vous chronométrez, plutôt que de vous donner deux heures pour travailler sur un plan de contenu, vous visez à terminer votre plan dans ces deux heures. La boxe temporelle peut parfois mieux fonctionner que le blocage du temps, car le fait d'avoir un temps limité pour terminer une tâche peut vous faire travailler plus rapidement et vous aider à vous mettre au défi.

Outils d'aide au blocage du temps

Vous voudrez peut-être essayer les différents types de blocage du temps et voir celui qui vous convient le mieux. Quel que soit le type de blocage du temps que vous pensez vouloir essayer, la bonne nouvelle est qu'il existe de nombreux outils qui facilitent l'ensemble du processus. De plus, ces outils peuvent également vous aider à savoir si votre technique de blocage du temps fonctionne réellement ou non.

Applications de calendrier

Presque toutes les applications de calendrier fonctionnent bien pour le blocage du temps - et si vous partagez des calendriers avec vos collègues, elles peuvent vous permettre de rester facilement au courant de ce sur quoi tout le monde travaille. Lorsque vous utilisez une application de calendrier, vous pouvez bloquer des plages de temps directement sur votre application, ce qui signifie que vous serez en sécurité en sachant que votre calendrier et vos tâches se trouvent au même endroit.

De plus, les outils et applications de calendrier sont généralement livrés avec des fonctionnalités de date limite et de rappel, ce qui peut vous aider à vous laisser suffisamment de temps pour travailler sur tout.

Outils de planification de projet

Il existe des dizaines d'outils de planification de projet qui peuvent être utilisés pour le blocage du temps, mais ils fonctionnent généralement en décomposant vos projets en tâches individuelles auxquelles vous allouez ensuite du temps. Ces types d'outils s'intègrent souvent à d'autres outils de planification de projet. Ainsi, une fois que vous avez créé une tâche, elle peut se connecter automatiquement à votre calendrier. Cela peut vous aider à vous reposer en sachant que rien ne passera à travers le filet.

Outils de gestion des tâches

Avec les outils de gestion des tâches, vous pouvez attribuer des tâches, définir des dates d'échéance et obtenir un aperçu clair du temps passé sur chaque projet et tâche. Les outils de hiérarchisation des tâches peuvent vous aider à mieux comprendre ce sur quoi vous devez travailler chaque jour et faciliter le suivi des tâches à venir, ainsi que la hiérarchisation des bonnes. Par exemple, la gestion des tâches pour les cambistes facilite la gestion des processus essentiels tels que la comptabilité, la réalisation d'études de marché et le rééquilibrage. Chacune de ces tâches nécessite beaucoup de temps et d'attention pour qu'un trader réussisse. Par conséquent, le blocage du temps via un outil de gestion des tâches peut permettre à un trader de rester au top de sa forme.

Minuteries/horloges

Les minuteries et les horloges peuvent être de bons moyens de protéger votre concentration et de rester concentré sur la tâche. Voir le temps passer peut souvent motiver les gens à travailler plus rapidement et plus efficacement, donc si vous êtes quelqu'un qui aime vraiment courir contre la montre, ces outils peuvent faire toute la différence.

Outils de suivi du temps

Suivre tout ce que vous faites - en particulier lorsque vous utilisez un tracker automatique qui ne nécessite aucun effort - vous aide à voir quand et où vous avez tendance à être distrait, afin que vous puissiez ensuite essayer de résoudre le problème. Il vous aide également à identifier les périodes de pointe et à déterminer quand vous êtes le plus productif, ce qui vous permet de planifier votre travail le plus difficile pour ces périodes.

En général, les outils de suivi du temps vous aident à répartir votre temps plus intelligemment. Une fois que vous avez les informations nécessaires pour savoir exactement combien de temps vous devez passer sur les e-mails chaque jour, vous pouvez vous assurer de ne pas consacrer trop de temps à ces tâches et de vous concentrer sur un travail plus important.

Conclusion

De nos jours, on peut avoir l'impression qu'il existe trop de techniques et de systèmes de gestion du temps qui promettent de changer nos vies, sans parler des outils et des applications de productivité. Mais le blocage du temps est si populaire pour une raison : parce que cela fonctionne et parce que c'est un moyen facile de structurer et de se concentrer sur votre journée.

Non seulement le blocage du temps peut vous aider à effectuer un travail en profondeur plus productif, mais il peut également vous aider à effectuer un travail superficiel beaucoup plus efficacement. De plus, cela vous aide à utiliser votre temps de manière plus intentionnelle et, en fin de compte, il vous est plus facile d'atteindre vos objectifs à long terme.

Ce qui est également formidable avec le blocage du temps, c'est que c'est un système qui peut fonctionner pour tout le monde - et selon vos responsabilités et la façon dont vous aimez travailler, il existe différentes façons de l'appliquer. En ce qui concerne les techniques de blocage du temps, une taille unique ne convient pas à tous, et bien que le système de blocage du temps classique puisse être idéal pour certaines personnes, vous pouvez constater que l'un des sous-types, comme le groupement de tâches, la thématique du jour ou la boxe temporelle fonctionne le mieux. pour toi.

Comme pour toute nouvelle technique, essayez des choses, permettez-vous de trébucher et apportez des modifications et des ajustements au fur et à mesure. Plutôt que d'être esclave de votre calendrier ou d'avoir l'impression de travailler continuellement contre la montre, le blocage du temps pourrait être ce dont vous avez besoin pour rester sur la bonne voie et vous sentir vraiment en contrôle de votre emploi du temps.