Gestion des documents des employés : organiser les dossiers de l'entreprise

Le service des ressources humaines abrite souvent des documents complexes qui contiennent des informations sensibles.

Ces fichiers peuvent être désorganisés à l'intérieur d'un classeur rempli à ras bord de dossiers d'employés. Ou ils peuvent être conservés en toute sécurité, en toute sécurité et bien organisés, grâce à un système de gestion des documents des employés.

Gestion efficace des documents des employés grâce à   Logiciel de prestation de services RH   facilite la recherche, le stockage et la gestion de toutes les données des employés. De cette façon, si vous avez besoin d'accéder à un dossier ou à un dossier d'employé, vous pouvez le trouver rapidement sans passer au crible une quantité interminable de paperasse.

Comment configurer la gestion des documents des employés

La création d'une stratégie de gestion des documents des employés est facile une fois que vous connaissez les étapes nécessaires. Voici comment commencer.

1. Déterminez les documents nécessaires

Tout d'abord, identifiez les fichiers et les enregistrements que votre entreprise collecte. Les documents sont généralement liés aux fonctions RH gérées par le département.

2. Définir les restrictions d'accès

Certains documents RH sont confidentiels ou nécessitent un accès restreint à des employés spécifiques. Au fur et à mesure que vous organisez les fichiers, vous souhaiterez définir les besoins d'accès.

Pour contrôler l'accès aux enregistrements, déterminez si tous les employés, les responsables ou uniquement le service des ressources humaines doivent accéder aux documents. Vous pouvez également déterminer les autorisations en fonction du moment et de la fréquence à laquelle ces personnes sont susceptibles d'avoir besoin de ces fichiers. En outre, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez que ces personnes accèdent à ces documents spécifiques.

3. Identifier l'expiration des informations

En tant que professionnel des RH très occupé, il serait utile de créer un seul document une seule fois et d'en finir.

Ce n'est généralement pas le cas, car parfois les données de ces fichiers ont des dates d'expiration. De plus, il appartient parfois à l'équipe des ressources humaines de conserver les documents pendant un certain temps avant qu'ils ne deviennent nuls et non avenus. Au fur et à mesure que vous configurez la gestion des documents des employés, pensez à déterminer quels fichiers ont des dates d'expiration et configurez des rappels pour leur date d'expiration. La gestion de cas peut également aider à déterminer le début et la fin d'un problème spécifique.

4. Déterminer les niveaux de sécurité

Au fur et à mesure que vous rationalisez le processus de gestion des documents, vous constaterez que certains enregistrements nécessitent plus de sécurité et de protection que d'autres. Par exemple, certaines informations contenues dans ces fichiers peuvent être protégées par la loi, comme les informations médicales et d'invalidité qui doivent être séparées des dossiers des employés.

De plus, si un document a expiré ou ne doit plus être conservé par l'organisation, comment peut-il être jeté ? Certains fichiers, comme les documents de formation périmés, peuvent tout simplement être jetés. Ceux qui contiennent des informations personnelles sur un employé passé ou actuel doivent être déchiquetés.

5. Créer un plan de stockage et d'archivage des fichiers

Une fois que vous avez une meilleure compréhension de la sécurité dont vos fichiers ont besoin, vous pouvez aller de l'avant avec la gestion des fichiers. Vous voudrez déterminer quels fichiers resteront sous forme de copies papier (comme ceux que vous devrez éventuellement déchiqueter) et lesquels peuvent être stockés numériquement. Si vous pouvez vous passer complètement du papier, c'est peut-être l'option la plus simple.

Vous pouvez alors décider comment regrouper les fichiers. Par exemple, les employés peuvent avoir accès à une bibliothèque de ressources contenant des informations clés sur les assurances ou les impôts, tandis que les responsables et les chefs d'équipe peuvent accéder aux dossiers des employés.

6. Utiliser un logiciel

Lorsque votre organisation prend du temps pour trouver le bon logiciel de prestation de services RH, il est facile d'utiliser ensuite cet outil pour simplifier la gestion des documents des employés. Tous les fichiers dont vous avez besoin seront au même endroit, ce qui facilitera la définition des paramètres, des restrictions et des paramètres de sécurité pour les enregistrements qui en ont le plus besoin.

Avantages d'un système de gestion des documents des employés

Quelle que soit votre organisation ou votre secteur d'activité, la mise en place d'un système de gestion des documents des employés au sein de votre équipe RH présente de nombreux avantages.

Restez conforme

L'un des principaux avantages d'un système de gestion de documents pour les dossiers RH est qu'il permet à une organisation de rester sécurisée et conforme. Ces systèmes permettent aux équipes des ressources humaines de voir facilement quels documents sont au dossier, manquants et obsolètes ou conformes. Disposer d'un système complet de stockage de documents permet de s'assurer que votre organisation est conforme à toutes les exigences pertinentes.

Protection légale

En ce qui concerne les besoins généraux de votre entreprise, vous souhaitez toujours rester dans les limites de la loi. Avec de nombreuses lois fédérales obligeant les employeurs à stocker certains dossiers des employés, l'utilisation d'un logiciel de gestion des documents des employés est un must absolu. En plus de ces exigences fédérales, vous devez être en mesure d'accéder facilement aux documents des employés pour répondre à certaines poursuites, audits et demandes de renseignements réglementaires et plaintes des employés.

Par exemple, si un employé dépose une plainte pour discrimination contre votre organisation, il est probable que les RH devront faire référence aux évaluations de performances passées, aux données de rémunération et aux registres de présence. Si la plainte se transforme en une enquête judiciaire et implique la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC), l'équipe des RH peut utiliser ces dossiers pour protéger l'organisation d'un procès.

Maintenir la sécurité et la confidentialité

Certains dossiers d'employés doivent être stockés en toute sécurité, tandis que d'autres ont des périodes de conservation spécifiques, il est donc préférable de les conserver tous au même endroit. Les employeurs sont légalement tenus de sécuriser les données sensibles des employés, telles que les fichiers relatifs aux informations médicales, les détails sur les handicaps, les numéros de sécurité sociale et d'autres informations personnelles.

La mise en place d'un système de gestion des documents des employés aura des protocoles de sécurité qui répondent à ces exigences légales.

Augmenter la productivité RH
Les services RH sont plus productifs lorsqu'ils peuvent facilement rechercher des documents et améliorer la cohérence des dossiers des employés. Ils pourront passer moins de temps à chercher dans des classeurs ou des boîtes remplies de documents désorganisés et consacrer plus de temps à leurs tâches quotidiennes, comme la gestion   relations avec les employés.

Par exemple, imaginez le temps et les efforts consacrés à la gestion des tâches des employés, telles que les transferts internes ou les déménagements. S'assurer que tous leurs fichiers sont au même endroit peut aider à rendre la gestion des déménagements encore plus simple.

Améliorer le flux de travail

L'automatisation du processus de transformation des fichiers papier en documents électroniques améliore le flux de travail du service des ressources humaines, ainsi que celui des autres responsables et cadres supérieurs. Peu importe quand un dossier d'employé important est nécessaire, ou quand des changements doivent être apportés à   administration des prestations   politiques, cela peut être fait rapidement et efficacement.

En plus d'améliorer le flux de travail de l'équipe RH et des autres responsables, le fait d'organiser et de stocker ces fichiers en toute sécurité dans un système de gestion de documents basé sur le cloud permet aux employés d'accéder facilement aux documents dont ils ont besoin, sans avoir à demander l'aide de l'équipe RH. .

Défis d'un système de gestion des documents des employés

D'un autre côté, la mise en œuvre d'un système de gestion des documents des employés s'accompagne de certains défis. L'un des principaux défis est le processus de formation qui va de pair avec l'utilisation d'un nouveau processus pour la première fois. En plus d'investir dans ce nouveau logiciel, vous devrez également investir du temps et des efforts dans la formation de votre personnel sur la façon de l'utiliser de manière conforme et sécurisée.

Selon l'outil choisi par votre entreprise, le passage des fichiers papier aux fichiers sans papier peut également prendre du temps. Il faudra un certain temps pour s'y habituer et devra être complètement accéléré avant que les avantages puissent être appréciés.

Vers un lieu de travail numérique

Arrêtez de passer des heures à rechercher les dossiers importants des employés et profitez de la gestion des documents des employés. Vous vous demanderez "où ai-je mis ce morceau de papier?" beaucoup moins et ont plutôt plus de temps pour se concentrer sur la mise en place des bons processus pour réussir.

Une fois que vous avez tous les fichiers importants dans votre système de gestion des documents des employés, voyez comment vous pouvez améliorer la conformité RH de votre organisation.