Une nouvelle façon de penser à la gestion des frais de voyage

Les plateformes de gestion des dépenses et les plateformes de réservation de voyages, ou outils de réservation en ligne (OBT), sont deux applications différentes créées à des fins différentes.

La réservation de voyages se concentre sur la recherche des solutions de voyage optimales aux meilleurs prix. Tout comme la réservation d'un voyage en ligne pour des vacances personnelles, les voyageurs d'affaires sont de plus en plus en mesure d'utiliser la plateforme de voyage de leur entreprise pour comparer les vols, choisir le bon hôtel situé là où ils doivent être et organiser la location de voitures ou des services.

La gestion des dépenses se concentre sur le suivi de toutes les façons dont les employés dépensent de l'argent, dont une seule - et généralement l'une des dépenses les plus importantes pour une entreprise - est le voyage. Ces dépenses peuvent inclure les billets d'avion, les chambres d'hôtel, la location de voiture ou le transport terrestre, mais aussi les repas, les laissez-passer pour la conférence, les séances de formation continue ou les divertissements. Peut-être que vos voyageurs ont besoin de fournitures pour une présentation de vente ou qu'il y a un incident inattendu pendant le voyage que l'entreprise couvrira.

Les plateformes de voyage et la gestion des dépenses sont toutes deux importantes pour toute entreprise qui envoie ses employés à travers le pays ou le monde pour participer à des fonctions commerciales en son nom. Lorsque les gestionnaires de programmes de voyages disposent de données précises pour toutes les dépenses - pas seulement les voyages - ils peuvent faire économiser de l'argent à l'entreprise, fonctionner beaucoup plus efficacement et fournir une plus grande obligation de diligence aux voyageurs.

La gestion des dépenses peut s'avérer difficile pour de nombreuses entreprises, mais il existe des pratiques exemplaires qui peuvent aider. Dans cet article, nous verrons comment maintenir les voyageurs en conformité avec la politique, normaliser le processus d'approbation, utiliser l'automatisation pour augmenter la productivité des gestionnaires de programmes de voyage et trouver la bonne plateforme combinée pour réserver des voyages et gérer les dépenses.

Gérer la politique de dépenses pour gérer les voyageurs

Les politiques de gestion des dépenses sont essentielles. Ils fournissent une feuille de route aux voyageurs pour comprendre ce qui est et n'est pas autorisé à être dépensé pour l'entreprise. Une solide politique de gestion des dépenses de voyage devrait aborder tout ce que vous attendez fréquemment lors d'un voyage, comme les billets d'avion, le transport terrestre, les chambres d'hôtel et les repas, par exemple. La plupart des entreprises ont assez bien décrit ces directives de base.

Mais avez-vous pris en compte les dépenses non courantes que vous avez peut-être vues chez d'anciens voyageurs ? L'entreprise tient-elle un registre de ces dépenses? Existe-t-il des systèmes de gestion des itinéraires mis en place ? Vous voudrez peut-être découvrir ce que les expériences des voyageurs ont inclus dans le passé. Il peut y avoir des modèles qui méritent d'être abordés, comme lorsque les voyageurs se rendent dans des endroits spécifiques dans le monde ou assistent à certaines conférences.

Votre politique prend-elle en compte les services de téléphonie mobile ou l'accès à Internet ? Comment gérez-vous les dépenses médicales ou les urgences sur la route ? Une politique solide inclut et communique ces détails ainsi que les autres éléments « standard ».

En plus de ce que l'entreprise remboursera, il est tout aussi important d'avoir des directives claires sur ce qui n'est pas autorisé. Maintenir votre politique à jour, pour répondre aux besoins technologiques changeants, aux directives de santé et de sécurité et aux autres dépenses autorisées, aide à réduire les coûts imprévus pour l'entreprise et aide les voyageurs à se sentir plus confiants quant à leurs voyages lorsqu'ils soumettent des notes de frais.

Et enfin, gardez à l'esprit qu'il pourrait y avoir quelques exceptions à vos règles. Si, par exemple, le groupe que vous avez envoyé à une conférence a une piste pour développer plus d'affaires mais nécessite un changement de plans pour répondre aux perspectives, cela serait-il autorisé ? Il semblerait logique de ne pas gâcher cette opportunité alors que les bonnes personnes sont déjà à cet endroit.

Pour que la stratégie reste aussi efficace et claire que possible, déterminez quel doit être le processus d'exception avant de devoir l'utiliser. De cette façon, si une décision rapide doit être prise, par exemple, pour répondre immédiatement à ces vendeurs, vous serez prêt à les aider. Et vous êtes plus susceptible d'être considéré comme une ressource collaborative que comme un obstacle. Si les politiques et les retards empêchent votre équipe de vente de réaliser plus de ventes, il est peu probable que vos voyageurs restent en conformité.

Standardisez votre processus d'approbation des dépenses

Les dépenses peuvent sembler être une cible mouvante. Quiconque a assisté à une conférence d'affaires sait probablement que plus on s'y inscrit tard, plus le prix augmente. À l'inverse, si vous vous inscrivez tôt, vous pourrez peut-être profiter d'un prix «inscription anticipée», qui peut être jusqu'à quelques centaines de dollars de moins que le prix régulier. Et nous avons tous connu des différences de prix entre le moment où nous avons exploré pour la première fois ce tarif d'avion de vacances et le moment où nous l'avons réellement réservé. Il est clair que le moment peut jouer un rôle important dans le prix que nous payons pour les services.

Cela signifie que si votre programme ne dispose pas d'un processus efficace et reproductible, vos dépenses pourraient changer sans autre raison que des retards dans les approbations. Des conséquences négatives inattendues peuvent également survenir pour différentes raisons. Les retards dans le remboursement de vos voyageurs pourraient perturber votre comptabilité, rendant les rapports financiers légalement requis inexacts. Et pour les entreprises dont les employés attendent d'être remboursés, vous pouvez vous retrouver avec des voyageurs mécontents et potentiellement réticents à cause de ces retards.

Qu'en est-il des entreprises qui nécessitent plusieurs approbations dans leur processus d'approbation des dépenses ? Cela peut sembler redondant et inefficace, mais, surtout pour les grandes organisations, cela peut être nécessaire. Par exemple, vous pouvez avoir un département dont le responsable doit approuver où les membres de l'équipe vont et pourquoi afin qu'elle puisse gérer le budget du département. Ce n'est qu'une fois que cela a été finalisé qu'il convient que le responsable des voyages donne son approbation, car les budgets des unités individuelles sont cumulés au total de l'entreprise.

Qu'une seule approbation soit nécessaire ou que plusieurs approbations soient nécessaires, un processus d'approbation bien défini et normalisé aide l'ensemble de l'organisation à gérer ses budgets et à opérationnaliser son programme de voyages et de dépenses. Dans le passé, les programmes de gestion des déplacements et des dépenses étaient des processus manuels et chronophages.

Aujourd'hui, il existe de meilleures solutions modernes qui peuvent supprimer les tâches fastidieuses et répétitives telles que la saisie manuelle des reçus individuels, le calcul des remboursements et la recherche des voyageurs pour leurs reçus papier manquants. Et il y a un avantage supplémentaire à savoir que, lorsqu'un programme standard est en place, toutes les dépenses qui ne sont pas conformes à la politique sont plus facilement signalées pour un examen plus approfondi. Au lieu d'avoir à examiner manuellement chaque dépense, l'effort le plus chronophage est réservé aux exceptions.

Améliorez l'efficacité de la gestion des dépenses grâce à l'automatisation

Les OBT modernes combinent la puissance de l'automatisation avec la commodité pour les voyageurs et le contrôle pour les gestionnaires de programmes de voyage, qui sont en fin de compte responsables de choses telles que la conformité des voyageurs, la santé et la sécurité des voyageurs et de nombreuses autres tâches. Ces plateformes de réservation en ligne sont hautement personnalisables, elles peuvent donc restreindre les choix des voyageurs pour ne proposer que les options qui relèvent des politiques de l'entreprise. Lorsque les employés réservent un voyage via leur OBT, tout est automatiquement conforme - un énorme gain de temps pour les travel managers du monde entier.

Pour les voyageurs, non seulement la réservation des voyages nécessaires est plus efficace, mais la création de notes de frais devient également beaucoup plus facile. Les solutions de dépenses automatisées permettent aux voyageurs de numériser des reçus papier sur la plateforme à partir d'un appareil mobile, et à partir de là, directement dans une note de frais.

Les notes de frais peuvent même être partiellement remplies avant que l'employé ne se rende à l'aéroport. Les rapports créés sur la plate-forme sont disponibles pour examen et approbation immédiats par les gestionnaires de voyages, généralement en quelques clics. L'ensemble du processus peut désormais être réduit à quelques minutes, ce qui permet au voyageur et au responsable des voyages de revenir à un travail de plus grande valeur.

Il en est de même pour les salariés lors de leurs déplacements. Lorsqu'ils collectent des reçus pour les repas, les divertissements et d'autres dépenses nécessaires, ils peuvent simplement utiliser l'appareil photo de leur appareil pour capturer une version numérique des reçus qui vont directement dans leur note de frais ou leur portefeuille électronique. Une fois chez lui, le voyageur peut immédiatement soumettre la note de frais pour approbation.

De cette façon, le voyageur peut retourner au bureau sans tarder à trouver et à enregistrer manuellement chaque reçu - ou pire, à gérer les reçus égarés. Les gestionnaires de voyages peuvent ajouter une productivité accrue, une diminution du stress des voyageurs et des employés plus heureux aux raisons de l'amélioration du retour sur investissement de leurs programmes de gestion des voyages.

Utiliser une plateforme de gestion des frais de déplacement

Ces dernières années, nous avons constaté un accent accru sur l'intégration des fonctions de voyage et de dépenses. Cela a du sens - il est utile d'avoir cette connexion sans friction entre les deux applications, où une note de frais est automatiquement remplie lorsqu'un voyageur réserve un voyage. Pour les voyageurs, cela signifie qu'ils gagnent du temps en terminant une partie de leur note de frais avant même de partir en voyage. Et la connexion transparente signifie qu'aucun autre nom d'utilisateur et mot de passe n'est nécessaire. Ces choses font gagner du temps afin que le voyageur puisse se concentrer sur des activités plus importantes.

Faciliter l'utilisation de la plate-forme par les voyageurs est un facteur important dans les taux d'adoption de la plate-forme, ou le nombre de voyageurs de l'entreprise qui utilisent sa plate-forme de voyage et de dépenses pour réserver tous leurs voyages et enregistrer toutes les dépenses associées. Il est important pour une entreprise de sélectionner des solutions de voyage et de dépenses aussi intuitives que possible. La plupart des gens sont désormais habitués à réserver en ligne des voyages pour leur vie personnelle.

Les plates-formes de consommation en ligne sont assez simples et ne nécessitent pas vraiment de formation pour accomplir les tâches. Les voyageurs d'affaires attendent désormais le même genre de facilité et de choix pour leurs déplacements professionnels. Les voyageurs qui contrôlent leur propre expérience, qui peuvent utiliser leurs appareils mobiles tout au long de leurs voyages et qui, grâce à la plateforme, peuvent facilement apporter des modifications au besoin, par exemple, sont beaucoup plus susceptibles d'adopter la plateforme et, par conséquent, de rester dans le respect des directives de l'entreprise.

Regroupez les déplacements et les dépenses sur une seule plateforme

Pour les entreprises, l'intégration signifie une meilleure précision des données à la fois sur le montant facturé et sur qui facture l'entreprise. Et avec l'intégration vient des données améliorées, combinant les déplacements et les dépenses. Avec plus de données sur les voyages et les dépenses, une entreprise peut suivre plus efficacement les voyageurs pour leur sécurité, suivre le respect des politiques et exécuter des analyses pour évaluer leurs programmes. Cependant, l'intégration ne vaut la peine que si vous pouvez regrouper les meilleures applications pour vous.

L'intégration est précieuse, mais seulement lorsque les produits de voyage et de dépenses sont de bons produits. Le problème, c'est qu'il est difficile de bien faire à la fois les déplacements et les dépenses ; ce sont deux applications différentes avec deux missions différentes. Les voyages se concentrent sur la recherche de la solution de voyage optimale, permettant aux voyageurs de gagner du temps et de l'argent pour l'entreprise, tandis que les dépenses se concentrent sur le suivi de toutes les façons dont les employés dépensent de l'argent, les voyages n'étant qu'un moyen pour eux de le faire. Les meilleurs fournisseurs d'applications de dépenses se concentrent sur leurs principaux produits de dépenses.

Plutôt que de penser en termes d'intégration, nous vous recommandons de penser en termes de « regroupement ». Chaque entreprise a des besoins uniques et doit choisir la meilleure plateforme de gestion des dépenses pour y répondre. Ensuite, combinez cela avec un produit de voyage qui est, très probablement, déjà intégré à la plateforme de dépenses de votre choix. L'ajout d'un produit de voyage de qualité ne doit pas prendre de temps aux équipes informatiques, de gestion ou RH.

Ce n'est pas parce que vous avez mis en place une plateforme intégrée de gestion des voyages et des dépenses que vous pouvez oublier ce dont nous avons parlé plus tôt à propos du processus. En fait, la politique voyages des entreprises doit être encore plus clairement définie.

L'examen régulier des politiques de voyage permet de faire face aux tendances et aux changements dans votre secteur, ou même aux circonstances géopolitiques, afin que vous soyez sûr que vos politiques sont efficaces et non inattendues ou déraisonnables pour les voyageurs, quel que soit le paysage commercial dans lequel votre entreprise se trouve. Il est également conseillé d'obtenir un parrain exécutif ou l'adhésion d'un exécutif, en particulier lors de la définition des limites du programme et d'un processus de gestion des exceptions.

Économisez de l'argent en utilisant une plateforme de gestion des frais de déplacement

Une fois que vous avez effectué le travail acharné de définition de vos politiques d'entreprise à l'avance, une plateforme de voyages et de dépenses intégrée, automatisée, en ligne et mobile peut vous faire gagner beaucoup de temps et augmenter la productivité de chacun tout au long de l'année, ce qui peut rendre le processus un investissement de temps et de ressources qui en vaut la peine.

Cela peut également aider votre entreprise à économiser beaucoup d'argent. Si votre solution de réservation en ligne offre des intégrations GDS, vous serez assuré d'obtenir les meilleurs prix ainsi que des choix étendus pour vos voyageurs. Les données fournies par la plateforme peuvent également aider les gestionnaires de voyages à négocier de meilleurs tarifs avec les compagnies aériennes et les hôtels les plus populaires que vos voyageurs ont tendance à sélectionner.

Encore une fois, votre politique de voyages d'affaires ne doit jamais être gravée dans le marbre. Il est sage de réévaluer, d'affiner et d'améliorer vos politiques par rapport aux événements mondiaux actuels, aux conflits politiques potentiels, à l'état de l'économie et, bien sûr, à l'inflation quotidienne. Ce faisant, vous vous assurerez que les voyageurs peuvent prendre les meilleures décisions pour leur entreprise et l'entreprise, peu importe quand et où ils se rendent.