Le guide ultime des feuilles de signature de projet (y compris 7 modèles)

Dans tout processus créatif, il se peut qu'il n'y ait pas de fin définitive aux nouvelles idées qui semblent surgir en cours de route. Alors que d'une part, les changements et les ajouts à un projet peuvent ajouter une valeur significative, ils peuvent également le faire dérailler s'ils ne sont pas maîtrisés. L'utilisation d'une feuille de signature est un moyen efficace de maintenir votre projet sur la cible et de garder toutes les parties prenantes informées et satisfaites de son avancement.

Pourquoi une feuille de signature est indispensable

Les feuilles de signature sont l'un de ces documents clés qui sont essentiels à tout processus créatif pour garder une trace de ce qui a été convenu , où le projet est dans son cours de développement , et si toutes les parties sont d'accord ou non avec le résultat final.

Sans feuilles de signature accompagnant la vie d'un projet, votre équipe de projet et votre client peuvent tous avoir des idées différentes sur le concept du projet , la forme des livrables et même le calendrier autour duquel ils doivent être livrés.

Même pour les chefs de projet qui détestent la paperasserie, la feuille de signature est une bénédiction cachée car elle sert de simple rappel des attentes du client et de l'équipe de projet . Quiconque a une question sur les différentes étapes du projet peut se reporter à la feuille de signature pour voir quelles actions ont été entreprises jusqu'à présent et qui a approuvé chacune.

3 avantages des feuilles de signature

• Gérer les attentes entre le client et l'équipe créative
• Prévoyez de l'espace pour des ajouts ou des modifications tout en gardant une communication claire
• Maintient la responsabilité ultime pour chaque étape du projet

L'utilisation de feuilles de signature empêche les projets de prendre de l'avance sur eux-mêmes, ce qui est particulièrement important dans toute entreprise créative. Chaque étape majeure du projet est examinée et approuvée pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont satisfaites de son avancement avant d'aller de l'avant.

MODÈLE GRATUIT

Obtenez les modèles de feuille de signature GRATUITS

À quoi ressemble le processus d'approbation du projet ?

L'obtention d'une approbation formelle est importante car elle signifie la fin officielle d'un projet ou l'achèvement d'un livrable et l'acceptation du produit par le client (interne ou externe). Bien que le processus ne soit pas compliqué, il s'agit d'une étape essentielle pour assurer la satisfaction du client.

Processus pour les livrables terminés

Lorsque votre équipe de projet est arrivée à la fin du livrable, vous êtes prêt à l'examiner avec le client. Offrir la possibilité d'un examen client complet donnera à toutes les parties prenantes l'espace nécessaire pour examiner et accepter le livrable, ou fournir des commentaires pour le placer plus en ligne avec les attentes du client.

Un outil de révision et d'approbation tel que Filestage peut vous aider à regrouper les commentaires sur les livrables et les projets de toutes les parties prenantes impliquées. Voici comment procéder en 6 étapes simples :

1. Commencez votre essai gratuit de Filestage ici

2. Configurez vos étapes de révision dans Filestage

Avant de commencer, vous devez répliquer votre processus de révision et d'approbation existant dans Filestage. Configurez des étapes de révision pour chaque instance de révision par laquelle vos fichiers doivent passer.

Chaque étape de révision peut impliquer différents réviseurs et différents fichiers. Par exemple, votre première étape d'examen pourrait être utilisée pour examiner votre briefing de livrable avec votre équipe, tandis que votre deuxième étape d'examen implique des cadres de direction pour obtenir l'approbation de votre livrable final.

3. Télécharger le livrable sur Filestage

Maintenant, vous devez télécharger votre livrable sur Filestage en cliquant simplement sur le bouton TÉLÉCHARGER LE FICHIER .

Dans notre exemple, vous devez d'abord télécharger le briefing lors de la première étape de révision et télécharger votre livrable final lors de la deuxième étape de révision.

4. Invitez tous les réviseurs pertinents

Pour chaque étape de révision, invitez les réviseurs nécessaires en cliquant sur l'icône Réviseurs ou en partageant directement le lien de révision.

5. Demandez-leur de laisser leurs commentaires

Une fois que l'examinateur a été invité et qu'il sait ce qu'est Filestage, il peut encore être curieux de savoir comment fonctionne ce nouveau logiciel.

En ayant un commentaire visible sur le fichier, les réviseurs peuvent réellement voir les avantages de l'outil avant de laisser leurs propres commentaires. De plus, il est beaucoup moins intimidant de laisser un commentaire visible alors que quelqu'un d'autre a déjà laissé la première marque.

6. Obtenez vos approbations de livrables

Une fois que vos réviseurs ont fini de réviser votre livrable, ils peuvent demander des modifications ou approuver le fichier.

Obtenir des approbations n'a jamais été aussi facile. 🎉

Une fois que le projet est jugé satisfaisant par toutes les parties prenantes, la feuille de signature entre en jeu. Tous les principaux intervenants signeront leur partie de cette feuille. Une fois cette fiche approuvée, le projet est officiellement terminé .

Processus pour les projets terminés

Si vous utilisez une feuille de signature pour terminer un livrable qui fait partie d'un projet plus important, vous répéterez le processus précédent jusqu'à ce que tous les livrables du projet aient été terminés et approuvés.

Une feuille de signature remplie est essentielle pour signifier la fin du projet pour la seule raison que les clients peuvent souvent revenir avec des exigences changeantes, des ajouts souhaités ou des extensions aux produits originaux. Une fois qu'un projet est officiellement clôturé, votre équipe a maintenant la liberté de commencer un nouveau projet pour ce client avec de nouvelles conditions de paiement. De cette façon, vous ne travaillez pas sans fin et ouvertement sur un projet pour une somme d'argent limitée.

Une fois la feuille de signature terminée et le projet terminé, les chefs de projet peuvent souhaiter revoir le projet dans son intégralité avec son équipe pour identifier ce qui s'est bien passé et ce qui peut être amélioré. Vous pouvez même choisir de solliciter les commentaires du client concernant le projet dans son ensemble, la qualité du livrable et la cohérence de la communication entre l'équipe créative et le client.

Modèle de feuille de signature Filestage pour les livrables

La meilleure façon de garder les attentes du client et de l'équipe de projet sur la bonne voie consiste à utiliser une feuille de signature pour chaque livrable du projet. Cela empêchera le client d'ajouter des demandes de dernière minute qui ne sont pas dans le cadre du projet.

Il donne également au client une visibilité complète sur les plus petits composants du projet global, leur offrant une portée importante dans le flux du projet. Ils doivent approuver les livrables en reconnaissant leur satisfaction à l'égard du produit et en donnant le feu vert pour passer à l'étape suivante du projet.

Les feuilles de signature pour les livrables offrent une protection supplémentaire à l'équipe de projet, car elles garantissent que les attentes des clients sont parfaitement conformes aux attentes de l'équipe créative. De cette façon, il n'y a pas de surprises le long du chemin vers l'achèvement du projet.

Voici à quoi ressemble le modèle :

GRAPHIQUES LIVRABLES – FICHE DE SIGNALEMENT

Nom du livrable : __________________________

Livrable n° : ______________ DE ____________________

Date de livraison : __________________________

Nom du client : __________________________

Représentant du client approbateur : __________________________

Nom de l'entreprise de conception : __________________________

Chef de projet de conception : __________________________

APPROBATION LIVRABLE

La signature de ce document signifie que le représentant du client qui approuve est satisfait du produit livrable terminé indiqué ci-dessus. Le client reconnaît la satisfaction et l'achèvement de tous les éléments du livrable.

Signature du client : __________________________

Date : __________________________

Signature du gestionnaire de projet : __________________________

Date : __________________________

LIVRABLE NON APPROUVÉ

Si vous n'êtes pas prêt à approuver ce livrable, veuillez fournir des commentaires ci-dessous et joindre toute information pertinente pour aider l'équipe du projet à apporter les modifications nécessaires :

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Signature du client : __________________________

Date : __________________________

Modèle de feuille de signature Filestage pour les projets terminés

Tout aussi importante que chaque feuille d'approbation de livrable est la feuille d'approbation globale du projet terminé. Sans une feuille de signature signée, le client peut se sentir en droit de revenir avec des demandes ou des modifications supplémentaires en pensant que le projet n'a jamais été officiellement clôturé, surtout s'il n'y a pas de signature du client pour le sauvegarder.

Cela laisse votre équipe de projet dans une situation délicate, surtout si vous êtes passé à un nouveau projet pour un autre client. Plus vous pouvez faire pour documenter la compréhension entre le client et l'équipe créative sans vous enliser dans la bureaucratie ou devenir redondant, mieux vous vous en sortirez avec votre équipe.

La feuille de signature sert également de message fort et clair au client qu'il doit accorder toute son attention à ce projet pour s'assurer qu'il est entièrement satisfait du travail que vous lui avez fourni. Si ce n'est pas le cas, la feuille de signature est votre façon de dire "Parlez maintenant ou taisez-vous pour toujours".

MODÈLE GRATUIT

Obtenez les modèles de feuille de signature GRATUITS

ACHÈVEMENT DU PROJET - FICHE DE SIGNATURE

Nom du projet: __________________________

Date de livraison : __________________________

Nom du client : __________________________

Représentant du client approbateur : __________________________

Nom de l'entreprise de conception : __________________________

Chef de projet de conception : __________________________

LIVRABLES DU PROJET

APPROBATION DU PROJET

La signature de ce document signifie que le représentant du client qui approuve est satisfait des livrables terminés répertoriés dans le tableau ci-dessus et qu'il ne manque aucun livrable. Le client reconnaît la satisfaction et l'achèvement de tous les éléments du projet.

Signature du client : __________________________

Date : __________________________

Signature du gestionnaire de projet : __________________________

Date : __________________________

PROJET NON APPROUVÉ

Si vous n'êtes pas prêt à approuver ce livrable, veuillez fournir des commentaires ci-dessous et joindre toute information pertinente pour aider l'équipe du projet à apporter les modifications nécessaires :

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Signature du client : __________________________

Date : __________________________

6 autres modèles et exemples de feuilles de signature que vous pouvez voler

Les feuilles de signature peuvent vraiment être aussi simples ou aussi complexes que vous en avez besoin. Vous n'avez pas besoin de réinventer la roue pour en créer une. Utilisez l'un des exemples ci-dessus ou jetez un œil à la myriade de modèles disponibles en ligne.

1. Conception du formulaire de signature

(Source : STUDYLIB)

Cet exemple de formulaire d'approbation de la conception définit spécifiquement les paramètres de l'approbation de la conception. En signant ce formulaire, le client consent aux choix et tailles de police proposés par l'équipe de conception, aux sélections de couleurs, au placement de la navigation, à la hiérarchie des informations, à la mise en page, à la largeur de la page et à la sélection d'images. Ils déclarent également dans cette approbation que toute modification nécessaire à la conception après la signature de cette approbation sera soumise à des frais supplémentaires.

C'est un moyen simple de vous assurer que vous êtes payé pour le travail que vous faites et que le client est satisfait de ce que vous avez créé pour lui jusqu'à présent. Ajoutez ou supprimez des éléments de ce formulaire en fonction de vos besoins spécifiques.

2. Feuille de signature marketing

(Source : Meilleures propositions)

Il s'agit d'un exemple de système de gestion de projet intégré avec une interface client pour toute la documentation d'accompagnement. Pour les entreprises de marketing, l'approbation par le client de chaque aspect de la stratégie de marketing proposée est nécessaire pour une gestion réussie des attentes. Outre le marketing, la feuille de signature doit être une copie détaillée du plan de marketing proposé.

3. Modèle de signature du client

(Source : Gameis.us )

Une feuille de signature client est très similaire à une feuille de signature projet. L'un peut être utilisé à la place de l'autre, ou les deux peuvent être utilisés pour souligner le consentement du client à tous les livrables d'un projet. Quelle que soit celle que vous utilisez, la langue à l'intérieur doit être écrite clairement. Il doit inclure des champs pour le nom du client (ou le sponsor), le nom du chef de projet et des endroits où les deux parties peuvent signer sous une déclaration similaire à celle répertoriée dans l'exemple : "En signant ce document, je reconnais avoir livré tous les livrables indiqués. ou "En signant ce document, je reconnais avoir reçu tous les livrables de l'État."

4. Formulaire d'acceptation du client

(Source : Scribd)

Un formulaire d'acceptation du client établit la nature de la relation entre l'entreprise créative et le client et comprend toutes les données pertinentes sur le client dont l'entreprise créative aurait besoin pour exécuter les services convenus.

Selon la nature de votre entreprise, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un formulaire d'acceptation client aussi détaillé. Incluez simplement les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez même combiner le formulaire d'acceptation du client avec le formulaire de signature du client ou le formulaire de signature du projet pour minimiser la paperasserie supplémentaire.

5. Document de signature du projet

(Source : StudyLib)

Cette feuille de signature de projet est un exemple de modèle simple qui peut être utilisé pour obtenir l'approbation finale du client pour le projet terminé. Ce type de formulaire est particulièrement utile pour les petites entreprises ou les petits projets qui ne consistent qu'en un ou quelques livrables.

Utilisez ce formulaire tel quel ou développez-le pour inclure tous vos livrables au client afin qu'il ait un enregistrement de tout ce qu'il a reçu jusqu'à présent avant d'approuver le projet final. Entrez autant d'informations que nécessaire sans encombrer le formulaire avec des informations inutiles ou superflues. Plus vous êtes direct avec votre client, plus il est susceptible de devenir un client régulier.

6. Formulaire d'acceptation de projet

(Source : kit de proposition)

Ce formulaire d'acceptation de projet comprend un espace pour le contrat complet entre l'entreprise et le client. Que vous choisissiez d'inclure le contrat ou non, la partie importante se trouve dans la première moitié du formulaire : les données du client et de l'entreprise et un emplacement pour une signature d'acceptation.

Les formulaires d'acceptation de projet peuvent être utilisés au début du projet pour marquer son démarrage. Ou, il peut être utilisé après la fin d'un projet pour démontrer l'approbation du ou des livrables par le client.

Conclusion

Utilisez des formulaires de signature chaque fois que vous avez besoin de créer une compréhension claire et légitime du début ou de la fin d'un projet, ou de la livraison de produits et de livrables. Si vous n'utilisez pas actuellement de logiciel de gestion de projet, un modèle de document simple peut être utilisé pour créer une feuille de signature.

Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet ou si vous envisagez d'en utiliser un, sachez que de nombreuses applications de gestion intègrent une interface client ou un générateur de formulaires. Vous pouvez créer des formulaires personnalisés et les envoyer à vos clients pour approbation. Que vous utilisiez un générateur de formulaires, utilisiez un formulaire intégré, remplissiez un modèle en ligne ou créiez votre propre feuille de signature, assurez-vous d'en utiliser un pour chaque client afin d'optimiser votre relation et de rendre votre travail aussi efficace que possible.

Êtes-vous intéressé par le sujet de la gestion de projet?

• Comment créer une chronologie de projet efficace (incl. 5 modèles)
• Top 25+ des solutions logicielles de gestion de projets créatifs (qui augmenteront la productivité de votre équipe)
• Plus de 50 modèles de gestion de projet GRATUITS pour vos projets créatifs en 2020
• Comment gérer efficacement les demandes de modification de projet (y compris 10 modèles)
• Top 75+ des outils de gestion de projet pour vos projets
• Les 30 meilleures solutions logicielles de gestion de projet gratuites pour faire avancer les choses
• 20+ meilleures pratiques de gestion de projet (qui feront monter en flèche vos projets)