La guía definitiva para hojas de aprobación de proyectos (incl. 7 plantillas)

Dentro de cualquier proceso creativo, puede que no haya un final definitivo para las nuevas ideas que parecen surgir en el camino. Si bien, por un lado, los cambios y las adiciones a un proyecto pueden agregar un valor significativo, también pueden descarrilarlo si no se controlan. El uso de una hoja de aprobación es una forma efectiva de mantener su proyecto en el objetivo y a todas las partes interesadas informadas y felices con su progreso.

Por qué es indispensable una hoja de aprobación

Las hojas de aprobación son una de esas piezas clave de documentación que son esenciales para cualquier proceso creativo para mantener un registro de lo que se acordó , dónde se encuentra el proyecto en su curso de desarrollo y si todas las partes están o no de acuerdo con el acuerdo. resultado final.

Sin hojas de aprobación que acompañen la vida de un proyecto, su equipo de proyecto y su cliente pueden tener ideas diferentes sobre el concepto del proyecto , la forma de los entregables e incluso el cronograma en torno al cual deben entregarse.

Incluso para los gerentes de proyecto que odian el papeleo, la hoja de aprobación es una bendición oculta porque sirve como un simple recordatorio de las expectativas del cliente y del equipo del proyecto . Cualquiera que tenga una pregunta sobre las diferentes etapas del proyecto puede consultar la hoja de aprobación para ver qué acciones se han tomado hasta el momento y quién aprobó cada una.

3 beneficios de las hojas de aprobación

• Gestionar las expectativas entre el cliente y el equipo creativo.
• Deje espacio para adiciones o cambios manteniendo la comunicación clara
• Mantiene la responsabilidad final para cada etapa del proyecto.

El uso de hojas de aprobación evita que los proyectos se adelanten, lo cual es especialmente importante en cualquier empresa creativa. Cada etapa principal del proyecto se revisa y aprueba para garantizar que todas las partes interesadas estén satisfechas con su progreso antes de seguir adelante.

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¿Cómo es el proceso de aprobación del proyecto?

Obtener la aprobación formal es importante porque significa el final oficial de un proyecto o la finalización de un entregable y la aceptación del producto por parte del cliente (interno o externo). Si bien el proceso no es complicado, es un paso esencial para garantizar la satisfacción del cliente.

Proceso para Entregables Completados

Cuando su equipo de proyecto haya llegado al cierre del entregable, estará listo para revisarlo con el cliente. Brindar una oportunidad para una revisión completa del cliente les dará a todas las partes interesadas el espacio para considerar y aceptar el entregable, o brindar comentarios para alinearlo más con las expectativas del cliente.

Una herramienta de revisión y aprobación como Filestage puede ayudarlo a agrupar comentarios sobre entregables y proyectos de todas las partes interesadas involucradas. Así es como se hace en 6 sencillos pasos:

1. Comience su prueba gratuita de Filestage aquí

2. Configure sus pasos de revisión en Filestage

Antes de que pueda comenzar, debe replicar su proceso de revisión y aprobación existente en Filestage. Configure los pasos de revisión para cada instancia de revisión por la que deben pasar sus archivos.

Cada paso de revisión puede involucrar a diferentes revisores y diferentes archivos. Por ejemplo, su primer paso de revisión podría usarse para revisar su informe de entrega junto con su equipo, mientras que su segundo paso de revisión involucra a los ejecutivos de gestión para obtener la aprobación de su entrega final.

3. Sube el entregable a Filestage

Ahora, debe cargar su entregable en Filestage simplemente haciendo clic en el botón CARGAR ARCHIVO .

En nuestro ejemplo, primero cargaría el informe durante el primer paso de revisión y cargaría su entrega final en el segundo paso de revisión.

4. Invite a todos los revisores relevantes

Para cada paso de revisión, invite a los revisores necesarios haciendo clic en el icono de revisores o compartiendo directamente el enlace de revisión.

5. Pídales que dejen sus comentarios

Una vez que el revisor ha sido invitado y sabe qué es Filestage, es posible que aún sienta curiosidad por saber cómo funciona este nuevo software.

Al tener un comentario visible en el archivo, los revisores pueden ver el beneficio de la herramienta antes de dejar sus propios comentarios. Además, es mucho menos intimidante dejar comentarios visibles cuando alguien más ya ha dejado la primera marca.

6. Obtenga la aprobación de sus entregas

Una vez que sus revisores terminen de revisar su entrega, pueden solicitar cambios o aprobar el archivo.

Obtener aprobaciones nunca ha sido tan fácil. 🎉

Una vez que todas las partes interesadas consideran que el proyecto es satisfactorio, entra en juego la hoja de aprobación. Todas las partes interesadas principales firmarán su parte de esta hoja. Una vez aprobada esta hoja, el proyecto ha llegado oficialmente a su fin .

Proceso para Proyectos Terminados

Si está utilizando una hoja de aprobación para completar un entregable que forma parte de un proyecto más grande, entonces repetirá el proceso anterior hasta que todos los entregables del proyecto se hayan completado y aprobado.

Una hoja de aprobación completa es esencial para indicar el final del proyecto por la única razón de que los clientes a menudo regresan con requisitos cambiantes, adiciones deseadas o expansiones a los productos originales. Una vez que un proyecto se cierra oficialmente, su equipo ahora tiene la libertad de comenzar un nuevo proyecto para ese cliente con nuevos términos de pago. De esta manera, no estarás trabajando incesante y abiertamente en un proyecto por una cantidad finita de dinero.

Una vez que se completa la hoja de aprobación y se completa el proyecto, los gerentes de proyecto pueden querer revisar el proyecto en su totalidad con su equipo para identificar qué salió bien y qué se puede mejorar. Incluso puede optar por buscar la retroalimentación del cliente con respecto al proyecto en su conjunto, la calidad del entregable y la consistencia de la comunicación entre el equipo creativo y el cliente.

Plantilla de hoja de aprobación de Filestage para entregables

La mejor manera de mantener al día las expectativas del cliente y del equipo del proyecto es mediante el uso de una hoja de aprobación para cada entregable del proyecto. Hacer esto evitará que el cliente agregue solicitudes de última hora que no están dentro del alcance del proyecto.

También le brinda al cliente una visibilidad completa de los componentes más pequeños del proyecto general, brindándole un alcance importante en el flujo del proyecto. Deben aprobar los entregables reconociendo su satisfacción con el producto y dando el visto bueno para continuar con la siguiente etapa del proyecto.

Las hojas de aprobación de los entregables brindan protección adicional para el equipo del proyecto porque garantizan que las expectativas del cliente estén completamente en línea con las expectativas del equipo creativo. De esta manera, no hay sorpresas en el camino hacia la finalización del proyecto.

Así es como se ve la plantilla:

ENTREGABLE DE GRÁFICOS - HOJA DE FIRMA

Nombre del producto: __________________________

Entregable No.: ______________ DE ____________________

Fecha de entrega: __________________________

Nombre del cliente: __________________________

Aprobación del representante del cliente: __________________________

Nombre de la empresa de diseño: __________________________

Líder del proyecto de diseño: __________________________

APROBACIÓN DE ENTREGABLE

Firmar este documento significa que el representante del cliente que lo aprueba está satisfecho con el entregable completo que se menciona arriba. El cliente reconoce satisfacción y finalización con todos los elementos del entregable.

Firma del cliente: __________________________

Fecha: __________________________

Firma del Gerente de Proyecto: __________________________

Fecha: __________________________

ENTREGABLE NO APROBADO

Si no está listo para aprobar este entregable, envíe sus comentarios a continuación y adjunte cualquier información relevante para ayudar al equipo del proyecto a realizar los cambios necesarios:

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Firma del cliente: __________________________

Fecha: __________________________

Plantilla de hoja de aprobación de Filestage para proyectos terminados

Tan importante como cada hoja de aprobación entregable es la hoja de aprobación completa del proyecto en general. Sin una hoja de aprobación firmada, el cliente puede sentirse autorizado a regresar con solicitudes adicionales o cambios bajo la creencia de que el proyecto nunca llegó a un cierre oficial, especialmente si no hay una firma del cliente que lo respalde.

Esto deja a su equipo de proyecto en una situación complicada, especialmente si ha pasado a un nuevo proyecto para otro cliente. Cuanto más pueda hacer para documentar el entendimiento entre el cliente y el equipo creativo sin empantanarse en trámites burocráticos o volverse redundante, mejor será para su equipo.

La hoja de aprobación también sirve como un mensaje alto y claro para el cliente de que debe prestar toda su atención a este proyecto para asegurarse de que esté completamente satisfecho con el trabajo que le ha proporcionado. Si no lo son, la hoja de aprobación es su forma de decir "Hable ahora o calle para siempre".

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FINALIZACIÓN DEL PROYECTO - HOJA DE FIRMA

Nombre del proyecto: __________________________

Fecha de entrega: __________________________

Nombre del cliente: __________________________

Aprobación del representante del cliente: __________________________

Nombre de la empresa de diseño: __________________________

Líder del proyecto de diseño: __________________________

PROYECTOS DELIVERABLE

APROBACIÓN DEL PROYECTO

Firmar este documento significa que el representante del cliente que lo aprueba está satisfecho con los entregables completados que se enumeran en la tabla anterior y no le falta ningún entregable. El cliente reconoce satisfacción y finalización con todos los elementos del proyecto.

Firma del cliente: __________________________

Fecha: __________________________

Firma del Gerente de Proyecto: __________________________

Fecha: __________________________

PROYECTO NO APROBADO

Si no está listo para aprobar este entregable, envíe sus comentarios a continuación y adjunte cualquier información relevante para ayudar al equipo del proyecto a realizar los cambios necesarios:

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Firma del cliente: __________________________

Fecha: __________________________

6 plantillas y ejemplos adicionales de hojas de aprobación que puede robar

Las hojas de aprobación realmente pueden ser tan simples o tan complejas como las necesite. Sin embargo, no tienes que reinventar la rueda creando uno. Utilice uno de los ejemplos anteriores o eche un vistazo a la gran cantidad de plantillas disponibles en línea.

1. Formulario de aprobación del diseño

(Fuente: STUDYLIB)

Este ejemplo de un formulario de aprobación del diseño define específicamente los parámetros de la aprobación del diseño. Al firmar este formulario, el cliente acepta las opciones y tamaños de fuente propuestos por el equipo de diseño, las selecciones de color, la ubicación de navegación, la jerarquía de información, el diseño de página, el ancho de página y la selección de imágenes. También establecen en esta aprobación que cualquier cambio necesario en el diseño después de la firma de esta aprobación estará sujeto a cargos adicionales.

Esta es una forma sencilla de asegurarse de que le pagan por el trabajo que está haciendo y de que el cliente está contento con lo que ha creado para él hasta ahora. Agregue o elimine elementos de este formulario para satisfacer sus necesidades específicas.

2. Hoja de aprobación de marketing

(Fuente: Mejores Propuestas)

Este es un ejemplo de un sistema de gestión de proyectos integrado con una interfaz de cliente para toda la documentación adjunta. Para las empresas de marketing, la aprobación del cliente de cada aspecto de la estrategia de marketing propuesta es necesaria para el manejo exitoso de las expectativas. Junto con el marketing, la hoja de aprobación debe ser una copia detallada del plan de marketing propuesto.

3. Plantilla de aprobación del cliente

(Fuente: Gameis.us )

Una hoja de aprobación del cliente es muy similar a una hoja de aprobación del proyecto. Se puede usar uno en lugar del otro, o ambos se pueden usar para enfatizar el consentimiento del cliente para todos los entregables dentro de un proyecto. Independientemente de lo que utilice, el lenguaje que contiene debe escribirse con claridad. Debe incluir campos para el nombre del cliente (o patrocinador), el nombre del gerente del proyecto y lugares para que ambas partes proporcionen una firma bajo una declaración similar a la que figura en la muestra: “Al firmar este documento, reconozco que he entregado todos los entregables establecidos.” o "Al firmar este documento, reconozco que he recibido todos los entregables estatales".

4. Formulario de aceptación del cliente

(Fuente: Scribd)

Un formulario de aceptación del cliente establece la naturaleza de la relación entre la firma creativa y el cliente e incluye todos los datos relevantes sobre el cliente que la firma creativa necesitaría para realizar los servicios acordados.

Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es posible que no necesite un formulario de aceptación del cliente tan detallado. Solo incluye la información que necesitas. Incluso podría combinar el formulario de aceptación del cliente con el formulario de aprobación del cliente o el formulario de aprobación del proyecto para minimizar el papeleo adicional.

5. Documento de aprobación del proyecto

(Fuente: StudyLib)

Esta hoja de aprobación del proyecto es un ejemplo de una plantilla simple que se puede usar para obtener la aprobación final del proyecto por parte del cliente. Este tipo de formulario es particularmente útil para empresas más pequeñas o proyectos más pequeños que solo consisten en uno o unos pocos entregables.

Utilice este formulario tal como está o amplíelo para incluir todos sus entregables al cliente para que tenga un registro de todo lo que ha recibido hasta el momento antes de aprobar el proyecto final. Ingrese toda la información que necesite sin saturar el formulario con información inútil o superflua. Cuanto más directo sea con su cliente, más probable es que se convierta en un cliente habitual.

6. Formulario de aceptación del proyecto

(Fuente: kit de propuesta)

Este formulario de aceptación del proyecto incluye un área para el contrato completo entre la firma y el cliente. Ya sea que elija incluir el contrato o no, la parte importante se encuentra en la primera mitad del formulario: los datos del cliente y de la empresa y un lugar para la firma de aceptación.

Los formularios de aceptación del proyecto se pueden utilizar al comienzo del proyecto para marcar su inicio. O bien, se puede usar después de que se haya completado un proyecto para demostrar la aprobación del cliente de los entregables.

Conclusión

Utilice formularios de aprobación siempre que necesite crear un entendimiento claro y legítimo sobre el inicio o la finalización de un proyecto, o la entrega de productos y entregables. Si actualmente no está empleando un software de gestión de proyectos, se puede usar una plantilla de documento simple para crear una hoja de aprobación.

Si está utilizando un software de gestión de proyectos, o está pensando en utilizar uno, sepa que muchas aplicaciones de gestión tienen una interfaz de cliente o un generador de formularios como parte del paquete. Puede crear formularios personalizados y enviarlos a sus clientes para su aprobación. Ya sea que use un generador de formularios, use un formulario integrado, complete una plantilla en línea o cree su propia hoja de firma, asegúrese de usar una para cada cliente para optimizar su relación y hacer que su trabajo sea lo más eficiente posible.

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