Gestión del rendimiento del proyecto: maximice los rendimientos del proyecto

Cada proyecto parece crucial, hasta que deja de serlo.

Con demasiada frecuencia, las empresas emprenden proyectos creyendo que serán beneficiosos para la organización, solo para ver que no logran entregar lo que se esperaba. Según PMI, el 9,9 % de cada dólar se desperdicia en una mala gestión y ejecución de proyectos. Como resultado, las organizaciones desperdician una enorme cantidad de recursos, incluidos tiempo, dinero y personal, ejecutando tareas que no generarán un retorno de la inversión.

La gestión de proyectos, un campo bien desarrollado en torno a la organización y ejecución de las tareas involucradas en un proyecto, es sin duda clave para llevar a cabo un proyecto con éxito, pero también debe ir acompañada de un elemento de gestión del desempeño del proyecto , un proceso más amplio que garantiza el éxito estratégico. .

¿Qué es la gestión del rendimiento del proyecto?

La gestión del rendimiento del proyecto es el proceso de creación, implementación y gestión de proyectos que contribuyen al rendimiento de una organización y su estrategia. En lugar de centrarse en la ejecución de tareas, la gestión del rendimiento del proyecto se trata del panorama general.

Se enfoca en tres áreas para asegurar que cada proyecto produzca un beneficio comercial:

• Vinculando tus proyectos a tu estrategia. Tomarse el tiempo para identificar los beneficios específicos del proyecto antes de comenzar sienta las bases para todo lo demás en el futuro. Muchos proyectos se vincularán naturalmente con su estrategia; otros, sin embargo, pueden ser proyectos favoritos de los ejecutivos que no harán avanzar a la empresa. Estos proyectos deben evitarse. Es importante tener en cuenta aquí que inevitablemente tendrá algunos proyectos que quedan fuera del alcance de su estrategia. Por ejemplo, un proyecto que se enfoca en obtener una acreditación de seguridad requerida, pero la mayoría de su cartera de proyectos debe alinearse directamente con su estrategia.
• Seguimiento del rendimiento de sus proyectos a lo largo del tiempo. Los proyectos se ejecutan mediante la realización de una variedad de tareas, en todos los departamentos y todos los niveles organizacionales. Es crucial no solo mantenerse al tanto de los componentes tradicionales de tiempo, alcance y presupuesto, sino también administrar si las actividades del proyecto realmente están produciendo los resultados deseados. Muchas organizaciones usan software de estrategia para asegurarse de que siempre están progresando hacia las metas.
• Revisar las terminaciones de su proyecto para ver si hay mejoras. Cuando se completa un proyecto, es imperativo revisar si se lograron los objetivos del proyecto, así como qué tareas se realizaron bien y cuáles podrían mejorarse.

La gestión del desempeño del proyecto es parte del proceso más amplio de gestión del desempeño; esencialmente, se trata de aprovechar sus proyectos para ejecutar su estrategia.

¿De qué manera la gestión del desempeño del proyecto le da una ventaja a su negocio?

Llevar a cabo continuamente proyectos que no contribuyen a los objetivos estratégicos no solo es una pérdida de tiempo y recursos, sino que también socava la capacidad de su organización para mantenerse competitiva.

La mayoría de los líderes ejecutivos creen que sus proyectos están funcionando bien cuando, de hecho, uno de cada tres proyectos no alcanza sus objetivos. Las organizaciones que gestionan activamente los proyectos para alinearse con la estrategia (y los ejecutan bien) significa que lo están haciendo mejor que muchos de sus competidores en la asignación de recursos de una manera que contribuye directamente al bienestar de la organización. Están gastando sabiamente, aumentando la rentabilidad, ahorrando tiempo y reduciendo el desperdicio.

Con un proceso definido de gestión y generación de informes, puede realizar un seguimiento y realizar ajustes a lo largo del proceso.

También están creando una cultura que se centra en los resultados de la organización en lugar de los resultados del proyecto. Se gasta una cantidad sustancial de dinero en estos proyectos, a veces hasta el 20% o el 30% del presupuesto de una organización. Permitir que los proyectos se desvíen de su curso para satisfacer las necesidades del departamento en lugar de los objetivos de la organización disminuye su capacidad para lograr esos objetivos más importantes con el tiempo. Sin un proceso de gestión del rendimiento del proyecto, los proyectos de bajo rendimiento podrían convertirse en la norma.

Gestión del desempeño del proyecto versus gestión del desempeño organizacional (OPM)

La gestión del desempeño organizacional (también llamada gestión del desempeño corporativo) es el concepto de administrar la estrategia de toda la organización: ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cómo los medirás? ¿Qué acciones tomará para lograr mejores resultados?

La gestión del desempeño organizacional se ocupa completamente de cómo se comunica, se alinea y ejecuta su estrategia. El Cuadro de Mando Integral (un sistema de gestión y planificación estratégica que tiene en cuenta varios puntos de vista organizacionales además del aspecto financiero), el Modelo de Excelencia EFQM, MPO y Six Sigma, son marcos que se utilizan para ayudar a gestionar el desempeño corporativo.

La gestión del desempeño del proyecto es un subconjunto de la gestión del desempeño organizacional.

Muchas organizaciones tienen un sistema OPM que incluye proyectos. Si tiene una oficina de gestión de proyectos separada, asegúrese de que esté trabajando en estrecha colaboración con su equipo de OPM. Solo el 41% de las organizaciones con una oficina de gestión de proyectos en toda la empresa informan que está muy alineada con la estrategia de la organización.

Gestión del rendimiento del proyecto frente a gestión del rendimiento de los empleados

La gestión del rendimiento de los empleados es un subconjunto de recursos humanos y gestión de recursos de proyectos que busca mejorar la productividad, la satisfacción y la capacidad operativa de los empleados. Esta área se enfoca en el desarrollo de competencias, cerrar las brechas de habilidades y guiar las carreras, promociones, aumentos y revisiones normales de los empleados. Está relacionado con la gestión del rendimiento del proyecto y la gestión del rendimiento organizacional en el sentido de que necesita empleados calificados para ejecutar proyectos, y debe asegurarse de tener el personal adecuado con las habilidades adecuadas para su estrategia general.

6 etapas de la gestión del rendimiento del proyecto

Incluso si un proyecto se completa a tiempo y según lo previsto en cuanto a presupuesto y alcance, eso no es suficiente para declararlo un éxito. La verdadera medida de un proyecto exitoso es si cumple con ese criterio, y si realmente contribuye o no a un objetivo comercial estratégico. Para ir más allá de administrar los elementos técnicos y mantener los proyectos encaminados estratégicamente, siga los seis pasos a continuación.

1. Comprender el caso de negocio

La mayoría de las organizaciones tienen más proyectos de los que pueden manejar. Con demasiada frecuencia, los proyectos no se proponen por el bien de la organización sino para beneficiar a un departamento en particular. Por ejemplo, un departamento de TI puede querer comprar e implementar una solución de software específica porque tiene características geniales, no porque ayudará a lograr un objetivo comercial.

El valor de todos los proyectos debe cuestionarse antes de ponerlos en juego. Por lo tanto, cada proyecto necesita un caso de negocio bien definido: ¿por qué lo está haciendo? En esta etapa, también debe considerar alternativas al proyecto que está proponiendo, y si su propuesta generará o no el mayor valor.

Para simplificar este paso, cree una plantilla de "plan de negocios" que pueda usar en todos los proyectos, que describa los objetivos, los costos y el tiempo de cada proyecto (incluido el costo indirecto del tiempo de las personas), y muestre cómo cada proyecto generará mejores resultados con el tiempo. . Revise este documento con frecuencia durante la fase de ejecución.

2. Definir los objetivos del proyecto

Los objetivos proporcionan una dirección clara para los proyectos, especificando exactamente lo que espera que logren. Sea realista acerca de lo que realmente apoyará el proyecto. Algunas organizaciones establecen reglas que impiden que los proyectos se vinculen con más de dos o tres objetivos (para mantener los proyectos enfocados). Muchas organizaciones municipales requieren que los departamentos vinculen los proyectos con los KPI actuales de la organización para mostrar cómo la inversión en un proyecto generará resultados a largo plazo. De esa forma, todos los proyectos que se financian están claramente vinculados a la estrategia de forma transparente.

3. Establecer puntos de datos para medir los resultados

Se ha escrito mucho sobre las "restricciones triples" de la gestión de proyectos: tiempo, alcance y costo:

• ¿Cómo te va dentro de los plazos de cada hito?
• ¿Cuál es el porcentaje de finalización (en un momento dado)?
• ¿Está dentro de los gastos presupuestados para este punto del proyecto?
• ¿El proyecto abordará todos los componentes que pretendía?
• ¿Qué tan bien ha progresado el proyecto?

Estos puntos de datos siempre deben ser parte de su proceso de gestión del rendimiento y debe poder rastrearlos con facilidad. Pero también habrá medidas fuera de estas que cambiarán dependiendo de los objetivos que su proyecto esté tratando de mejorar. Por ejemplo, su organización puede tener una visión estratégica a largo plazo para ser más sostenible.

Un proyecto relacionado podría ser implementar un sistema de monitoreo de Internet de las cosas para reducir el uso de agua de su organización. Además de administrar los puntos de datos tradicionales enumerados anteriormente, este proyecto en particular tendría un punto de datos sobre el uso del agua específicamente. ¿Cuánta agua ahorrará como resultado de este proyecto? Tal mejora debería impactar directamente un punto de datos que ya existe en la estrategia organizacional.

El entorno empresarial cambia rápidamente, por lo que es imperativo realizar un seguimiento continuo del progreso hacia todos sus puntos de datos (no solo las medidas impulsadas por proyectos). Si, por ejemplo, ha ingresado al mercado una nueva tecnología que afecta a su organización o proyecto, debe ser ágil y consciente, y estar listo para realizar un cambio en sus puntos de datos.

4. Asigne hitos, elementos de acción y fechas límite

Los proyectos tienen muchos pasos diferentes y, si bien un proyecto puede tener un solo gerente de proyecto, las tareas asociadas con el logro de diferentes hitos pueden pertenecer a diferentes personas. Ya sea que esté utilizando un enfoque ágil o un enfoque en cascada para la gestión de proyectos, todos los pequeños pasos dentro de un proyecto deben administrarse bien.

Los plazos dentro de estos proyectos pueden tener dependencias que causen grandes interrupciones. Por ejemplo, es posible que no pueda agregar nuevas funciones a un software sin las bases de la base de datos en su lugar. O es posible que no pueda pavimentar o iluminar un túnel de construcción si las paredes no son estables y se mueve el equipo. Vale la pena preparar todos los pasos en sus proyectos y comprender las interrelaciones y dependencias si existen.

5. Organiza reuniones para verificar el progreso

Nunca asuma que los proyectos se ejecutarán sin problemas. Las reuniones periódicas son un buen foro para resolver problemas y verificar el progreso relacionado con proyectos individuales y carteras de proyectos. Es posible que su proyecto haya enfrentado un desafío técnico que obligue a una decisión o un cambio en el alcance, el tiempo o el costo que podría afectar todos los demás hitos del proyecto. O bien, su organización puede estar experimentando recortes presupuestarios o alguna otra incertidumbre empresarial que no tiene nada que ver con el proyecto, pero que aún podría provocar un cambio o un retraso en su ejecución.

También querrá crear informes de gestión para mostrar el progreso. Los informes deben incluir las fechas de inicio y finalización del proyecto, el porcentaje completado, el gasto hasta la fecha y cualquier paso clave y puntos de control (hitos) en el proyecto. A veces, la forma más fácil de mostrar esta información es a través de un diagrama de Gantt.

Las reuniones sobre proyectos individuales deben ocurrir con bastante frecuencia, incluso diariamente o semanalmente, según el proyecto. Las reuniones organizacionales más grandes generalmente ocurren mensual o trimestralmente para discutir los proyectos dentro del contexto de la estrategia.

6. Hacer un informe/evaluación final del proyecto

No importa cuál sea el proyecto, es importante hacer un resumen al final, lo que indica que ha pasado de la implementación del proyecto a "negocios como siempre". Por ejemplo, la implementación de un software podría convertirse en un proyecto interminable si considera que siempre habrá nuevas versiones de software y nuevas funciones para agregar. Su equipo de proyecto debe tener límites claros sobre cuándo detener el proyecto y hacer la transición de la gestión del software a los equipos de ventas y marketing.

Lo mismo ocurre con la transición de un proyecto de construcción a un proyecto de mantenimiento . La Gran Excavación en Boston tomó 13 años, y cuando se completó, ya había mantenimiento en curso en las carreteras, puentes y túneles involucrados en el proyecto.

Al final de cada proyecto, es útil elaborar un resumen del proyecto y una revisión posterior a la acción (AAR). El AAR se compone esencialmente de dos partes:

• La Parte I cubre los objetivos del proyecto y los cambios en el tiempo, el alcance y el presupuesto. Esta información debe impulsar una discusión sobre lo que salió bien y podría mejorarse.
• La Parte II cubre la información que surgió de la discusión. ¿Qué decisiones tomaste y cómo influirán en tus proyectos futuros? ¿Necesitamos modificar nuestra plantilla de plan de negocios inicial? ¿Necesitamos otro punto de facturación? ¿Deberíamos cambiar la forma en que administramos nuestro presupuesto de contingencia para proyectos?

La discusión debe incluir miembros del equipo de liderazgo y departamentos que se beneficiaron de la implementación del proyecto.

Medición del éxito de la gestión del rendimiento del proyecto

Debes medir los resultados de cada uno de tus proyectos a medida que finalizan y revisar tu cartera de proyectos cada mes o trimestre. Cuando finalicen los proyectos, realice un seguimiento de su eficacia y AAR, y utilice la información para mejorar proyectos futuros. Cuando revise su cartera, debe ser para la alineación estratégica y el uso efectivo de los recursos dentro del contexto de la estrategia más grande. Cree una tabla para ayudar a guiar su revisión, pensando en cada paso individual del proceso del proyecto.

Es de esperar que sus métodos de sistema de gestión del rendimiento cambien con el tiempo. ¿Qué información quieren ver sus líderes? Puede ser diferente a lo que presentó para un proyecto anterior y es posible que deba hacer ajustes para diferentes audiencias. Esto es normal y debe estar preparado para adaptarse.

Eso también se aplica a las herramientas que está utilizando (idealmente, software) para llevar a cabo el proceso. Debe ser lo suficientemente flexible para evolucionar con sus necesidades, mientras sirve como un centro para todos los datos estratégicos que recopila en su organización.

El desempeño del proyecto como ventaja competitiva

La competitividad de una organización depende en parte de su capacidad para completar proyectos de manera rentable. El proceso de gestión del desempeño garantiza que los proyectos sigan siendo rentables no solo en el sentido técnico, sino también en un sentido estratégico, de modo que cada proyecto impulse la mejora organizacional.

Las empresas que desarrollan un enfoque integral para alinear los proyectos con su estrategia comercial, y luego los rastrean y administran bien, están mejor posicionadas para alcanzar sus objetivos porque pueden convertir visiones estratégicas de alto nivel en acciones tangibles. Eso es lo que impulsa a las organizaciones de alto rendimiento y las diferencia de la competencia.