Cómo usar Hojas de cálculo de Google para realizar un seguimiento de los clientes potenciales de ventas (+ Ingresos de marketing de atributos)

El seguimiento de clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google permite a los equipos de ventas y marketing aprovechar datos valiosos y tomar decisiones más inteligentes para atraer, retener e involucrar a clientes y clientes potenciales más calificados.

El seguimiento de clientes potenciales es un aspecto esencial del proceso de marketing y ventas. Sin una visibilidad adecuada de los clientes potenciales y las ventas, es casi imposible comprender el estado de su desempeño de marketing y generar mejores resultados mes tras mes.

En este mundo de 'hipertecnología', realmente no hay excusas para NO realizar un seguimiento de su generación de prospectos.

Hojas de cálculo de Google es una forma rentable y sencilla para que los equipos de ventas y marketing recopilen datos importantes relacionados con los clientes y los clientes potenciales. De hecho, nuestra investigación sugiere que el 39% de los especialistas en marketing usan hojas para rastrear clientes potenciales y datos de clientes.

Con esa cifra en mente, decidimos armar esta guía rápida y proporcionar una ventanilla única para obtener información y los mejores consejos sobre cómo realizar un seguimiento de los clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google.

Sin más preámbulos, ¡comencemos!

¿Por qué realizar un seguimiento de los clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google?

Para comenzar, primero echemos un vistazo a algunas de las ventajas de usar Hojas de cálculo de Google para rastrear clientes potenciales y administrar la información de contacto.

Completamente gratis e ilimitado para todos los usuarios. Como probablemente sepa, Google Sheets es de uso gratuito, por lo que es una solución práctica para los equipos que operan con un presupuesto ajustado y recursos limitados.

Fácil de usar y ofrece funcionalidad adicional. Hojas de cálculo de Google tiene una interfaz muy simple, lo que permite a los equipos de ventas y marketing almacenar y administrar datos de manera fácil y profesional. Además, Hojas de cálculo de Google admite extensiones complementarias para ayudar a automatizar y potenciar los datos de generación de oportunidades de venta.

Proporciona potentes funciones de colaboración. Uno de los beneficios más reconocibles de Hojas de cálculo de Google es que permite que los equipos se reúnan en tiempo real para crear informes de marketing y ventas poderosos y significativos.

Cómo rastrear clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google

Antes de comenzar, primero debemos reconocer que Google Sheets no es un reemplazo viable para un CRM. Las empresas que manejan grandes volúmenes de prospectos y clientes deberían optar por un sistema de CRM para administrar automáticamente la captura de prospectos.

Relacionado: El papel cambiante del CRM en marketing: lo que dicen los expertos

Dicho esto, si tiene una pequeña empresa o está buscando una forma rápida de rastrear y registrar información vital sobre clientes potenciales y negocios, los pasos a continuación pueden ayudarlo a comenzar.

1. Decide qué datos quieres capturar

En primer lugar, debe pensar qué tipo de información desea recopilar sobre sus clientes potenciales y contactos. Por lo general, querrá capturar el nombre completo, la dirección de correo electrónico, el nombre de la empresa, la fuente del cliente potencial, la etapa de canalización y el sitio web de sus contactos.

Los datos que recopile dependerán en gran medida de su modelo de negocio y base de clientes. Trate de no complicar demasiado las cosas agregando demasiada información sobre sus contactos. El hecho de que tenga acceso a datos específicos no significa que sea lo correcto para incluir.

2. Describe las etapas de tu proceso de ventas

Debe tener una comprensión clara de su proceso de ventas. Sin esto, será casi imposible administrar sus datos de clientes potenciales y ventas.

El primer paso para definir su proceso de ventas es comprender el viaje del comprador. En términos generales, el viaje del comprador es una serie de puntos de contacto por los que pasará un cliente potencial antes de realizar una compra.

Una vez que comprenda el esquema típico del viaje de su comprador, puede usar esa información para diseñar un proceso de ventas simple y guiar a otros prospectos a través del embudo.

Tener un proceso de ventas simple mantiene todo claro y permite a las empresas interactuar mejor con clientes potenciales y clientes.

Le sugerimos que se tome el tiempo para conocer los patrones de compra de sus clientes existentes. Por ejemplo, mire cuántos días le toma al comprador promedio convertirse en un trato. Anota los que consideres que son los puntos de contacto más importantes en orden cronológico y divídelos en 5 a 7 etapas para formalizar y definir tu proceso de ventas.

Relacionado: Guía de las etapas del viaje del cliente y cómo rastrearlas

El ejemplo anterior muestra las etapas más comunes y universales utilizadas en el proceso de ventas.

• Cliente potencial creado
• Cualificación de clientes potenciales
• Reunión programada
• Contrato enviado
• Cerrado
• Perdió

3. Defina sus fuentes de prospectos

Cada registro en su hoja de cálculo de Google debe tener un campo para informar a ventas y marketing de dónde provienen los clientes potenciales y los contactos.

Siempre es importante recordar que no todos los prospectos valen lo mismo.

Diferentes fuentes de tráfico, palabras clave y anuncios producen diferentes ingresos por cliente potencial y valores de por vida.

Es posible que haya encontrado una forma económica de generar una cantidad sustancial de clientes potenciales.

¡Genial!

Pero, si no se están traduciendo en ventas y aumentando los resultados, entonces, en serio, ¿cuál es el punto?

Simplemente está haciendo más trabajo para el equipo de ventas enviándoles clientes potenciales de mala calidad que consumen todo su tiempo y energía.

El seguimiento de los datos de origen de los clientes potenciales es absolutamente necesario, ya que puede ayudarlo a organizar y administrar mejor sus clientes potenciales. Además, comprenda qué canales de marketing específicos generan los resultados más rentables.

La forma más tradicional de realizar un seguimiento de los datos de origen de los clientes potenciales es con Google Analytics. Pero a pesar de todos sus beneficios, Google Analytics tiene un gran inconveniente; solo te da datos agregados.

Esto es excelente para proporcionar una descripción general del tráfico y los clientes potenciales que ingresan a su sitio web, pero para aprovechar realmente el poder de los datos de origen de clientes potenciales, debe concentrarse en recopilar y cotejar datos individuales.

Invertir en software de seguimiento de atribuciones suele ser la forma más efectiva de recopilar datos de fuentes de clientes potenciales e información a nivel de visitantes.

Existen algunas soluciones de atribución de buena reputación que le permiten realizar un seguimiento de sus canales de marketing. De hecho, elaboramos una lista de las mejores herramientas y software de atribución de marketing. Para nosotros, sin embargo, utilizamos nuestros servicios de seguimiento de atribuciones en Ruler Analytics para capturar completamente el recorrido del cliente y la fuente de oportunidades de venta.

En pocas palabras, Ruler Analytics es una solución de atribución de marketing multitoque a nivel de visitante para formularios, llamadas telefónicas y chat en vivo, que evidencia cada paso que da un visitante en su viaje y relaciona los ingresos con la fuente.

Relacionado: Cómo optimizar tu marketing con Ruler Analytics

Así es como funciona.

• Ruler realiza un seguimiento de cada visitante anónimo del sitio web en varias sesiones, fuentes de tráfico y palabras clave.
• Cuando un visitante realiza una conversión a través de un formulario, una llamada o un chat en vivo en su sitio web, se capturan sus datos.
• Ruler hace coincidir los detalles del usuario real con sus puntos de contacto de marketing.
• Los datos de marketing y conversión se envían a su hoja de Google o CRM. Los datos de marketing incluyen canal, fuente, campaña, palabra clave y/o página de destino.
• Cuando se cierra un acuerdo, los ingresos se atribuyen a los canales, campañas y palabras clave que influyeron en él.

4. Importe sus clientes potenciales y contactos existentes en su hoja de cálculo

A continuación, querrá importar sus clientes potenciales, negocios y clientes existentes en su hoja de cálculo de Google para que pueda almacenar todos sus datos de ventas y marketing en un solo lugar.

Si anteriormente utilizó una herramienta de automatización de marketing como Mailchimp o Active Campaign para mejorar su lista de contactos, entonces puede exportar sus contactos usando un CSV para hacerlos más rápidos y fáciles de mover.

5. Integre con otras herramientas y mantenga sus datos actualizados

Después de todo ese trabajo, tiempo y esfuerzo, es innegablemente importante que mantenga su Hoja de cálculo de Google actualizada a medida que continúa generando nuevos clientes potenciales.

Es increíblemente fácil que los datos se pierdan o se distorsionen si no se administran o registran adecuadamente de manera oportuna. La precisión es crucial al evaluar la eficacia del marketing. Los datos poco confiables pueden afectar negativamente su toma de decisiones y su capacidad para escalar el ROI.

Puede usar una herramienta de automatización como Zapier para enviar información de contacto como nuevas filas en Hojas de cálculo de Google cada vez que un cliente potencial envía un formulario. Sin embargo, este método no incluirá datos de fuentes de clientes potenciales, ni cubrirá datos fuera de línea, como llamadas telefónicas o clientes potenciales de chat en vivo.

Pero, si está utilizando Ruler Analytics, puede enviar automáticamente actividad de generación de prospectos, como formularios, llamadas telefónicas y actividad de chat en vivo, y actualizar sus contactos con 60 variables de marketing para que pueda concentrarse en sus esfuerzos de generación de prospectos y asegurarse de que está generar ingresos de la manera más eficiente posible.

Relacionado: Cómo Ruler atribuye los ingresos a su marketing

Pensamientos finales

El seguimiento de clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google, así como la fuente de acuerdos ganados cerrados, le permite administrar y optimizar sus campañas de marketing con más confianza.

Puede concentrarse en los canales que tienen más probabilidades de generar clientes potenciales más calificados y capacitar a su equipo para generar ingresos mucho más rápido.

Si está buscando una forma más sofisticada de controlar a sus clientes potenciales o desea obtener más información sobre el seguimiento de la fuente de clientes potenciales en Hojas de cálculo de Google, no dude en reservar una demostración con nuestros expertos en atribución hoy.