Uno de los componentes más fuertes detrás de la creación de una presencia web de confianza es asegurarse de que todo lo que publique (en las redes sociales, en su blog, en su sitio web, en sus correos electrónicos) represente su causa de manera coherente y unificada. Cuando la voz de tu cuenta de Twitter no se parece en nada a tu blog, tienes un problema. Sus mensajes deben ser reconocibles para sus lectores dedicados en todas sus plataformas.
Por eso es tan importante crear una voz de marketing consistente.
Si es como muchas otras organizaciones sin fines de lucro, es posible que tenga varias personas (empleados, clientes, voluntarios, blogueros invitados) que contribuyan a escribir textos para su organización. Puede tener una persona que escribe las cosas de una manera y otra que escribe de una manera completamente diferente, enviando mensajes con dos voces diferentes. Un empleado puede usar un enfoque más conversacional en su escritura con matices humorísticos, mientras que otro puede ser más directo y formal. Pero formar una presencia en línea sólida que se mantenga fiel a la voz de su marca es factible.
Estos cinco consejos pueden ayudarlo a crear la voz de su organización sin fines de lucro y garantizar que se mantenga constante sin importar quién escriba para su organización.
1. Defina la voz y el tono de su marca
La voz de la marca de su organización sin fines de lucro es una extensión de los valores de su organización. Debe surgir de quién es usted como organización y del mayor propósito de sus comunicaciones. Los tonos de tu marca refinan esa voz. Las diferencias entre voz y tono son:
- Voz: La voz es la personalidad de tu marca descrita en un adjetivo. Por ejemplo, una marca puede ser segura, profesional, ingeniosa o franca. Tu voz se mantiene constante y no cambia.
- Tono: Al contrario de la voz, el tono puede cambiar. Su tono se refleja en la forma en que entrega su mensaje. El tono de tu marca cambiará según con quién estés hablando o el mensaje que estés tratando de transmitir. Por ejemplo, puede usar un tono humorístico al escribir un correo electrónico a un compañero de trabajo, pero usaría un tono profesional al escribir un correo electrónico de solicitud de donación a un grupo de colaboradores de alto nivel.
Esencialmente, su marca tiene una voz pero muchos tonos “refinan esa voz”.
Otra forma de diferenciar la voz de la marca es preguntándose lo siguiente: si su organización sin fines de lucro fuera una persona, ¿cómo sería? Resuma la personalidad de su organización sin fines de lucro en tres adjetivos, por ejemplo: conocedor, influyente y honesto. Considere cómo se podrían aplicar estos adjetivos al escribir. Con estos adjetivos en mente, puede tomar la voz de su marca y determinar los tonos que usará en varias comunicaciones. La plantilla de Rocket Media (a continuación) sugiere primero crear tipos de contenido que requieran un cierto tono y luego completar los detalles:
Tipo de contenido: ¿Qué estás escribiendo?
Lector: ¿Con quién estás hablando en este escenario?
Sentimientos del lector: ¿Qué siente el lector cuando se encuentra en este escenario de tono?
Tu tono debería ser: Usa adjetivos que describan cómo deberías sonar en este escenario.
Escriba así: Dé un breve ejemplo de cómo debe sonar la escritura.
Sugerencias: Explique las mejores prácticas de escritura para este escenario.
Aquí hay un ejemplo de cómo podría verse esto:
Tipo de contenido: tuit
Lector: Voluntarios potenciales o actuales, simpatizantes, donantes y profesionales sin fines de lucro
Sentimientos del lector: Ansioso y comprometido por encontrar contenido e información valiosos
Su tono debe ser: Útil, informativo, claro, profesional, accesible
Escribe así: "Anima tu #recaudación de fondos navideña con estos 5 consejos rápidos a través de 'organización' >> 'inserta aquí el enlace de seguimiento de bit.ly'".
Consejos: Usa preguntas. Sea más identificable que autoritario. Usa hashtags. Invite a otros a aprender y leer más.
Los tweets de Trust for Public Land son un gran ejemplo de cómo su organización ha definido su voz y tono para las redes sociales.
2. Escriba a un individuo, no a una multitud
El enfoque de la audiencia es central en el proceso de comunicación. Comprender lo que su público objetivo necesita, espera y, lo que es más importante, quiere escuchar, y luego adaptar sus mensajes de manera adecuada, mejora la comunicación. Dicho esto, cuando escribes para todos, no escribes para nadie. En lugar de tratar de escribir sus mensajes para llegar a todos, debe concentrarse en tratar de llegar a un grupo objetivo dentro de su audiencia más amplia.
Una forma de reducir su enfoque y garantizar la consistencia en su voz es practicar escribiendo sus mensajes a un individuo en lugar de a un grupo. En lugar de intentar hablar con una audiencia amplia, escribirle a una persona te ayudará a perfeccionar la personalización, un componente clave para que tu destinatario sienta que realmente te importa lo que le interesa leer. Mientras escribe, finja que está teniendo una conversación personal con un elector importante. Esto puede ayudar a que sus mensajes sean más agradables, atractivos y que reflejen su marca.
3. Crea una guía de estilo
Todos en su organización, no solo su equipo de marketing, deben estar en la misma página cuando se trata de escribir en nombre de su organización. Una guía de estilo es un documento que guía e informa sobre los estándares de escritura en una organización. Este documento es especialmente útil a medida que su organización crece y se incorporan nuevos empleados y voluntarios a su equipo. Esta referencia central debe estar disponible en toda la organización y ser de fácil acceso.
Una guía de estilo ayuda a una organización a:
- Mantenga el tono, la voz y los mensajes consistentes
- Reducir errores
- Escribe contenido más efectivo
- Habla y escribe sobre tu organización sin fines de lucro de manera unificada
- Reduzca el tiempo necesario para incorporar nuevos empleados y voluntarios
Una guía de estilo puede ser tan detallada o minimalista como desee, sin embargo, estas son algunas de las secciones más valiosas para incluir:
- Voz: esta sección debe explicar la diferencia entre su voz y tono y cómo los elementos de cada uno se aplican a su organización sin fines de lucro.
- Terminología: muchos sectores de causas tienen su propia terminología que utilizan de manera consistente. Su guía de estilo debe incluir estos términos junto con pautas sobre cómo usarlos apropiadamente.
- Identidad de la marca: esta sección determina los detalles en términos de diseño, incluidos los logotipos utilizados, la combinación de colores, la guía de fuentes y las plantillas de la empresa.
- Tipos de contenido: esta sección debe describir los diferentes tipos de contenido que escribe su organización, el propósito principal de cada tipo y quién es responsable de escribirlo.
- Gramática y mecánica: adherirse a ciertas reglas de gramática y mecánica ayuda a mantener la escritura clara y consistente. Esta sección establece el estilo interno de su organización, que se aplica a todo el contenido.
4. Contrata a un editor
Hoy en día, muchas organizaciones cuentan con un equipo de personas responsables de la creación de contenido. En su organización, es posible que su equipo de marketing escriba contenido para su blog, pero su equipo de desarrollo también contribuye periódicamente a su contenido. Aquí es donde entra en juego la necesidad de un editor para garantizar la coherencia y proporcionar comentarios.
Un editor tiene la tarea de leer el contenido escrito producido por todos los miembros de su personal, integrantes, blogueros invitados y voluntarios, básicamente cualquier persona que escriba en nombre de su organización. Su editor se asegura de que la voz de su marca se mantenga constante y no vacile en función de quién escribió el contenido. Otros beneficios por contratar a un editor incluyen:
- Brinda una nueva perspectiva: ha pasado horas, o tal vez incluso días, elaborando su mensaje. Ya sea que haya escrito un comunicado de prensa o elaborado una guía, un par de ojos nuevos pueden ver más fácilmente cualquier problema que se haya pasado por alto.
- Perfecciona tu escritura: un editor profesional no solo corrige los errores, sino que también te ayuda a perfeccionar tu escritura. Revelan errores y problemas de estilo que quizás no haya notado para ayudarlo a mejorar su trabajo.
- Brinda una segunda opinión: un segundo par de ojos en su copia podría generar una nueva idea que no se le hubiera ocurrido por su cuenta. Un editor puede brindarle consejos e inspiración para mejorar aún más su mensaje.
5. Mantenlo conversacional
Es el final de un largo día de trabajo y su jefe lo llama a una reunión de última hora para revisar un extenso informe. Tus ojos intentan permanecer abiertos pero puedes sentir que te pesan. De manera similar, tu amiga te llama después de un largo día de trabajo para contarte sobre su fin de semana. En ambos escenarios estás cansado, pero te sientes atraído por la persona que habla de manera más conversacional. Este mismo principio se aplica a las comunicaciones de marketing. Los donantes se ven disuadidos por las palabras de moda de marketing y las peticiones fuertes. En cambio, un tono conversacional es más efectivo para transmitir un mensaje y hacer que ese mensaje se mantenga.
Algunos consejos para hacer que su mensaje resuene incluyen:
- Haga que su público se sienta como en casa : cada vez que lea su contenido, su público objetivo debe sentirse como si estuviera entablando una conversación con un amigo en lugar de con un negocio.
- Use oraciones digeribles: la lectura requiere trabajo, por lo que sus oraciones deben ser lo más fáciles de leer posible. Treinta y cinco palabras o menos por lo general funciona mejor. Si bien una combinación de oraciones más cortas y más largas es saludable, divida las oraciones más largas usando puntos suspensivos, comas y punto y coma para separar claramente sus ideas y aumentar la capacidad de escaneo.
- Use palabras comunes: evite usar términos complejos y jerga cargada (a menos que su audiencia se beneficie de esto). En su lugar, concéntrese en las palabras y expresiones comunes que se usan en las conversaciones cotidianas.
- Escriba con voz activa: Escribir con voz activa ayuda a que su mensaje sea claro y conciso para sus lectores. Aquí hay oraciones de ejemplo que muestran las diferencias entre la voz pasiva y activa.
- Voz pasiva: ella leyó la publicación del blog en cuatro minutos.
- Voz activa: leyó la publicación del blog en cuatro minutos.
- Proporcione respuestas: responda a consultas, comentarios y solicitudes rápidamente y manténgalo amigable. Esto ayuda a que las organizaciones sin fines de lucro pequeñas y grandes se destaquen. Un ejemplo de una organización que hace esto de manera efectiva es Blind Cat Rescue.
El ejemplo anterior ilustra una pequeña empresa que construye con éxito su presencia en las redes sociales y su tono. Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc. usa una voz amigable y conversacional, reconoce a los comentaristas por su nombre y les agradece.
Encontrar su voz sin fines de lucro puede ayudarlo a crear consistencia en su marca. Cuanto más fuerte sea su voz, más personas estarán abiertas a escuchar lo que su organización tiene que decir. Y su organización, sin duda, merece ser escuchada.