Salah satu komponen terkuat di balik membangun kehadiran web yang bereputasi baik adalah memastikan bahwa semua yang Anda keluarkan—di media sosial, di blog Anda, di situs web Anda, di email Anda—mewakili tujuan Anda dengan cara yang konsisten dan terpadu. Ketika suara akun Twitter Anda tidak terdengar seperti blog Anda, Anda punya masalah. Pesan Anda harus dapat dikenali oleh pembaca berdedikasi Anda di semua platform Anda.
Inilah sebabnya mengapa menciptakan suara pemasaran yang konsisten sangat penting.
Jika Anda seperti banyak lembaga nonprofit lainnya, Anda mungkin memiliki banyak orang—karyawan, klien, sukarelawan, blogger tamu—yang berkontribusi untuk menulis salinan untuk organisasi Anda. Anda mungkin memiliki satu orang yang menulis sesuatu dengan satu cara dan orang lain yang menulis dengan cara yang sama sekali berbeda—mengirim pesan dengan dua suara yang berbeda. Seorang karyawan mungkin menggunakan pendekatan yang lebih percakapan dalam tulisan mereka dengan nada humor sementara yang lain mungkin lebih lugas dan formal. Tetapi membentuk kehadiran online yang solid yang tetap setia pada suara merek Anda dapat dicapai.
Lima tips ini dapat membantu Anda menciptakan suara organisasi nonprofit Anda dan memastikannya tetap konsisten tidak peduli siapa yang menulis untuk organisasi Anda.
1. Tentukan Suara dan Nada Merek Anda
Suara merek lembaga nonprofit Anda adalah perpanjangan dari nilai-nilai organisasi Anda. Itu harus tumbuh dari siapa Anda sebagai sebuah organisasi dan dari tujuan komunikasi Anda yang lebih besar. Nada merek Anda memperhalus suara itu. Perbedaan antara suara dan nada adalah:
- Suara: Suara adalah kepribadian merek Anda yang dijelaskan dalam kata sifat. Misalnya, sebuah merek bisa percaya diri, profesional, cerdas, atau blak-blakan. Suara Anda tetap konsisten dan tidak berubah.
- Nada: Berlawanan dengan suara, nada dapat berubah. Nada Anda tercermin dalam cara Anda menyampaikan pesan Anda. Nada merek Anda akan berubah tergantung pada siapa Anda berbicara atau pesan yang ingin Anda sampaikan. Misalnya, Anda mungkin menggunakan nada humor saat menulis email ke rekan kerja tetapi Anda akan menggunakan nada profesional saat menulis email permintaan donasi ke sekelompok pendukung tingkat tinggi.
Pada dasarnya, merek Anda memiliki satu suara tetapi banyak nada “memperhalus suara itu.”
Cara lain untuk membedakan suara merek adalah dengan bertanya pada diri sendiri: jika organisasi nirlaba Anda adalah seseorang, seperti apa mereka? Ringkas kepribadian nirlaba Anda menjadi tiga kata sifat, misalnya: berpengetahuan, mempengaruhi, dan jujur. Pertimbangkan bagaimana kata sifat ini kemudian dapat diterapkan saat menulis. Dengan mengingat kata sifat ini, Anda kemudian dapat mengambil suara merek Anda dan menentukan nada yang akan Anda gunakan dalam berbagai komunikasi. Template Rocket Media (di bawah) menyarankan untuk membuat tipe konten yang memerlukan nada tertentu terlebih dahulu, lalu mengisi detailnya:
Jenis konten: Apa yang Anda tulis?
Pembaca: Dengan siapa Anda berbicara dalam skenario ini?
Perasaan pembaca: Apa yang pembaca rasakan ketika mereka berada dalam skenario nada ini?
Nada Anda harus: Gunakan kata sifat yang menjelaskan bagaimana Anda seharusnya terdengar dalam skenario ini.
Tulislah seperti ini: Berikan contoh singkat bagaimana seharusnya bunyi tulisan.
Tips: Jelaskan praktik penulisan terbaik untuk skenario ini.
Berikut ini contoh tampilannya:
Jenis konten: Tweet
Pembaca: Relawan potensial atau saat ini, pendukung, donor, dan profesional nirlaba
Perasaan pembaca: Bersemangat dan terlibat untuk menemukan konten dan informasi yang berharga
Nada Anda harus: Bermanfaat, informatif, jelas, profesional, mudah didekati
Tulis seperti ini: “Semangat liburan Anda #penggalangan dana dengan 5 tips cepat ini melalui 'organisasi' >> 'masukkan tautan pelacakan bit.ly di sini'.”
Tips: Gunakan pertanyaan. Jadilah lebih relatable daripada otoritatif. Gunakan hashtag. Undang orang lain untuk belajar dan membaca lebih lanjut.
Tweet Trust for Public Land merupakan contoh yang bagus untuk menunjukkan bagaimana organisasi mereka mendefinisikan suara dan nada mereka untuk media sosial.
2. Menulis untuk Individu, Bukan Kerumunan
Fokus audiens adalah sentral dalam proses komunikasi. Memahami apa yang dibutuhkan, diharapkan, dan yang paling penting, ingin didengar oleh audiens target Anda, dan kemudian menyesuaikan pesan Anda dengan tepat, akan meningkatkan komunikasi. Dengan itu, ketika Anda menulis untuk semua orang, Anda tidak menulis untuk siapa pun. Alih-alih mencoba menulis pesan Anda untuk menjangkau semua orang, Anda sebaiknya fokus untuk mencoba menjangkau kelompok sasaran dalam audiens Anda yang lebih luas.
Salah satu cara untuk mempersempit fokus Anda dan memastikan konsistensi dalam suara Anda adalah dengan berlatih menulis pesan Anda kepada individu daripada kelompok. Alih-alih mencoba berbicara kepada khalayak luas, menulis kepada seseorang akan membantu Anda mengasah personalisasi—komponen kunci untuk membuat penerima Anda merasa seolah-olah Anda benar-benar peduli dengan apa yang mereka minati untuk dibaca. Saat Anda menulis, berpura-puralah seolah-olah Anda sedang melakukan percakapan empat mata dengan konstituen penting. Ini dapat membantu menjaga pesan Anda lebih menarik, menarik, dan mencerminkan merek Anda.
3. Buat Panduan Gaya
Semua orang di organisasi Anda, bukan hanya tim pemasaran Anda, harus memiliki pemahaman yang sama dalam hal menulis atas nama organisasi Anda. Panduan gaya adalah dokumen yang memandu dan menginformasikan standar penulisan di seluruh organisasi. Dokumen ini sangat membantu ketika organisasi Anda tumbuh dan staf serta sukarelawan baru bergabung dengan tim Anda. Referensi sentral ini harus tersedia di seluruh organisasi dan mudah diakses.
Panduan gaya membantu organisasi:
- Jaga nada, suara, dan pesan tetap konsisten
- Kurangi kesalahan
- Tulis konten yang lebih efektif
- Bicara dan tulis tentang lembaga nonprofit Anda secara terpadu
- Kurangi waktu yang dibutuhkan untuk merekrut karyawan dan sukarelawan baru
Panduan gaya bisa sedetail atau minimalis seperti yang Anda inginkan, namun, berikut adalah beberapa bagian yang paling berharga untuk disertakan:
- Suara: Bagian ini harus menjelaskan perbedaan antara suara dan nada Anda dan bagaimana elemen dari masing-masing berlaku untuk organisasi nonprofit Anda.
- Terminologi: Banyak sektor penyebab memiliki terminologi sendiri yang mereka gunakan secara konsisten. Panduan gaya Anda harus menyertakan istilah-istilah ini bersama dengan panduan tentang cara menggunakannya dengan tepat.
- Identitas Merek: Bagian ini menentukan spesifikasi dalam hal desain termasuk logo yang digunakan, skema warna, panduan font, dan template perusahaan.
- Jenis Konten: Bagian ini harus menguraikan berbagai jenis konten yang ditulis oleh organisasi Anda, tujuan utama untuk setiap jenis, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menulisnya.
- Tata Bahasa dan Mekanika: Mengikuti aturan tata bahasa dan mekanik tertentu membantu menjaga penulisan tetap jelas dan konsisten. Bagian ini memaparkan gaya rumah organisasi Anda, yang berlaku untuk semua konten.
4. Sewa Editor
Saat ini, banyak organisasi memiliki tim orang yang bertanggung jawab untuk membuat konten. Di organisasi Anda, Anda mungkin meminta tim pemasaran Anda menulis konten untuk blog Anda, tetapi tim pengembangan Anda juga secara berkala berkontribusi pada konten Anda. Di sinilah kebutuhan akan editor berperan untuk memastikan konsistensi dan memberikan umpan balik.
Seorang editor ditugaskan untuk membaca konten tertulis yang dihasilkan oleh semua anggota staf, konstituen, blogger tamu, dan sukarelawan Anda—pada dasarnya siapa saja yang menulis atas nama organisasi Anda. Editor Anda memastikan suara merek Anda tetap konsisten dan tidak goyah berdasarkan siapa yang menulis konten. Manfaat lain untuk mempekerjakan seorang editor meliputi:
- Memberikan Perspektif Segar: Anda telah menghabiskan berjam-jam, atau bahkan berhari-hari menyusun pesan Anda. Baik Anda telah menulis siaran pers atau membuat panduan, sepasang mata yang baru dapat lebih mudah melihat masalah yang diabaikan.
- Menyempurnakan Tulisan Anda: Seorang editor profesional tidak hanya memperbaiki kesalahan, tetapi juga membantu Anda menyempurnakan tulisan Anda. Mereka mengungkapkan kesalahan dan masalah gaya yang mungkin tidak Anda perhatikan untuk membantu Anda meningkatkan pekerjaan Anda.
- Memberikan Pendapat Kedua: Pandangan kedua pada salinan Anda dapat memicu ide baru yang tidak akan Anda pikirkan sendiri. Seorang editor dapat memberikan saran dan inspirasi untuk lebih meningkatkan pesan Anda.
5. Tetap Percakapan
Ini adalah akhir dari hari kerja yang panjang dan bos Anda memanggil Anda ke rapat menit terakhir untuk membahas laporan yang panjang. Mata Anda mencoba untuk tetap terbuka tetapi Anda bisa merasakannya terbebani. Demikian pula, teman Anda menelepon Anda setelah seharian bekerja untuk memberi tahu Anda tentang akhir pekannya. Dalam kedua skenario Anda lelah, namun Anda tertarik pada orang yang berbicara lebih banyak berbicara. Prinsip yang sama berlaku untuk komunikasi pemasaran. Donor terhalang oleh kata kunci pemasaran dan permintaan yang kuat. Sebaliknya, nada percakapan lebih efektif untuk menyampaikan pesan—dan membuat pesan itu melekat.
Beberapa tip untuk membuat pesan Anda beresonansi meliputi:
- Buat Audiens Anda Merasa Di Rumah : Audiens target Anda harus merasa seolah-olah mereka terlibat dalam percakapan dengan teman mereka daripada bisnis kapan pun mereka membaca konten Anda.
- Gunakan Kalimat yang Dapat Dicerna: Membaca membutuhkan usaha, jadi kalimat Anda harus semudah mungkin dibaca. Tiga puluh lima kata atau kurang biasanya paling berhasil. Meskipun campuran kalimat yang lebih pendek dan lebih panjang itu sehat, pisahkan kalimat yang lebih panjang dengan menggunakan elips, koma, dan titik koma untuk memisahkan ide Anda dengan jelas dan meningkatkan kemampuan pemindaian.
- Gunakan Kata Umum: Hindari menggunakan istilah yang rumit dan jargon yang dimuat (kecuali audiens Anda akan mendapat manfaat dari ini). Sebaliknya, fokuslah pada kata-kata dan ekspresi umum yang digunakan dalam percakapan sehari-hari.
- Menulis dengan Suara Aktif: Menulis dengan suara aktif membantu membuat pesan Anda jelas dan ringkas untuk pembaca Anda. Berikut adalah contoh kalimat yang menunjukkan perbedaan antara kalimat pasif dan aktif.
- Suara Pasif: Posting blog dibaca olehnya dalam empat menit.
- Suara Aktif: Dia membaca posting blog dalam empat menit.
- Berikan Tanggapan: Tanggapi pertanyaan, komentar, dan permintaan dengan cepat dan tetap ramah. Ini membantu organisasi nirlaba kecil dan besar menonjol. Contoh organisasi yang melakukan ini secara efektif adalah Blind Cat Rescue.
Contoh di atas menggambarkan bisnis kecil yang berhasil membangun kehadiran dan nada mereka di media sosial. Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc. menggunakan percakapan, suara ramah, mengakui komentator dengan nama dan berterima kasih kepada mereka.
Menemukan suara nonprofit Anda dapat membantu Anda menciptakan konsistensi di seluruh merek Anda. Semakin kuat suara Anda, semakin banyak orang yang terbuka untuk mendengar apa yang dikatakan organisasi Anda. Dan organisasi Anda tidak diragukan lagi layak untuk didengar.