建立信譽良好的網絡形象背後最強大的組成部分之一是確保您在社交媒體、博客、網站、電子郵件中發布的所有內容都以一致和統一的方式代表您的事業。 當您的 Twitter 帳戶的聲音聽起來不像您的博客時，您就有問題了。 您的消息應該可以被您所有平台上的忠實讀者識別。
這就是為什麼創建一致的營銷聲音如此重要的原因。
如果您像許多其他非營利組織一樣，您可能有多個人——員工、客戶、志願者、客座博主——為您的組織撰寫文案做出貢獻。 你可能有一個人以一種方式寫東西，而另一個人以完全不同的方式寫作——用兩種不同的聲音發送信息。 一名員工可能會在寫作中使用更加對話的方式，帶有幽默的意味，而另一名員工可能會更直接和正式。 但是，形成一個忠實於您品牌聲音的可靠在線形像是可以實現的。
這五個技巧可以幫助您創建非營利組織的聲音，並確保無論誰為您的組織寫作，它都保持一致。
1. 定義您的品牌聲音和基調
您的非營利組織的品牌聲音是您組織價值觀的延伸。 它應該從你作為一個組織的身份和你的溝通的更大目的中發展出來。 您品牌的語氣可以改善這種聲音。 語音和音調的區別是：
- 聲音：聲音是用形容詞描述的品牌個性。 例如，一個品牌可以是自信的、專業的、詼諧的或直言不諱的。 你的聲音保持一致，不會改變。
- 音調：與語音相反，音調可以改變。 你的語氣反映在你傳遞信息的方式上。 您的品牌基調將根據您與誰交談或您試圖傳達的信息而改變。 例如，您可以在給同事寫一封電子郵件時使用幽默的語氣，但在給一群高級支持者寫一封捐贈請求電子郵件時，您會使用專業的語氣。
從本質上講，您的品牌只有一種聲音，但有多種音調“完善了這種聲音”。
區分品牌聲音的另一種方法是問自己：如果您的非營利組織是一個人，他們會是什麼樣子？ 將您的非營利組織的個性總結為三個形容詞，例如：知識淵博、有影響力和誠實。 考慮如何在寫作時應用這些形容詞。 記住這些形容詞，您就可以了解您品牌的聲音並確定您將在各種溝通中使用的語氣。 Rocket Media 的模板（如下）建議首先提出需要特定語氣的內容類型，然後填寫詳細信息：
內容類型：你在寫什麼？
讀者：在這種情況下，你在和誰說話？
讀者感受：讀者在這種語氣場景中的感受是什麼？
你的語氣應該是：使用形容詞來描述你在這種情況下應該如何發聲。
像這樣寫：舉一個簡短的例子來說明寫作應該如何發音。
提示：解釋此場景的最佳寫作實踐。
這是一個可能看起來像這樣的示例：
內容類型：推文
讀者：潛在或當前的志願者、支持者、捐助者和非營利專業人士
讀者感受：渴望並致力於尋找有價值的內容和信息
你的語氣應該是：樂於助人、內容豐富、清晰、專業、平易近人
像這樣寫： “通過'組織'>>'在此處插入 bit.ly 跟踪鏈接'，使用這 5 個快速提示讓您的假期#fundraising 活躍起來。”
提示：使用問題。 比權威更相關。 使用主題標籤。 邀請其他人學習和閱讀更多內容。
Trust for Public Land 的推文是一個很好的例子，展示了他們的組織如何為社交媒體定義他們的聲音和語氣。
2. 寫給個人，而不是人群
受眾焦點是傳播過程的核心。 了解您的目標受眾的需求、期望，最重要的是，他們想听到什麼，然後適當地調整您的信息，從而改善溝通。 話雖如此，當你為所有人寫作時，你不會為任何人寫作。 與其試圖將信息寫給每個人，不如專注於嘗試在更廣泛的受眾中接觸目標群體。
縮小注意力並確保聲音一致性的一種方法是練習將信息寫給個人而不是群體。 與其試圖解決與廣大聽眾交談的問題，不如寫信給個人將幫助您磨練個性化——這是讓您的收件人感覺好像您真正關心他們對閱讀感興趣的內容的關鍵組成部分。 在你寫作的時候，假裝你正在與一個重要的組成部分進行一對一的對話。 這有助於讓您的信息更具風度、吸引力和反映您的品牌。
3. 創建風格指南
在代表您的組織寫作時，您組織中的每個人，而不僅僅是您的營銷團隊，都應該在同一頁面上。 風格指南是指導和告知整個組織的寫作標準的文檔。 隨著您的組織發展和新員工和志願者加入您的團隊，本文檔特別有用。 該中心參考應在整個組織範圍內可用且易於訪問。
風格指南可幫助組織：
- 保持語氣、語音和消息的一致性
- 減少錯誤
- 寫出更有效的內容
- 以統一的方式談論和撰寫您的非營利組織
- 縮短入職新員工和志願者所需的時間
樣式指南可以根據您的需要詳細或簡約，但是，這裡有一些最有價值的部分包括：
- 聲音：本部分應解釋您的聲音和語氣之間的區別，以及每種元素如何適用於您的非營利組織。
- 術語：許多事業部門都有自己一致使用的術語。 您的風格指南應包括這些術語以及如何正確使用它們的指南。
- 品牌標識：本節確定設計方面的細節，包括使用的徽標、配色方案、字體指南和公司模板。
- 內容類型：此部分應概述您的組織編寫的不同類型的內容、每種類型的主要目的以及負責編寫內容的人員。
- 語法和機制：遵守某些語法和機制規則有助於保持寫作清晰和一致。 本部分列出了適用於所有內容的組織的內部風格。
4.聘請編輯
今天，許多組織都有一個負責創建內容的團隊。 在您的組織中，您的營銷團隊可能會為您的博客編寫內容，但您的開發團隊也會定期為您的內容做出貢獻。 這就是需要編輯器來確保一致性和提供反饋的地方。
編輯的任務是閱讀由您的所有員工、選民、客座博主和志願者（基本上是代表您的組織寫作的任何人）撰寫的書面內容。 您的編輯確保您的品牌聲音保持一致，並且不會因撰寫內容的人而動搖。 聘請編輯的其他好處包括：
- 提供全新的視角：您已經花費了數小時甚至數天的時間來製作您的信息。 無論您是撰寫新聞稿還是製作指南，一雙新鮮的眼睛都可以更輕鬆地看到任何被忽視的問題。
- 完善您的寫作：專業編輯不僅可以修復錯誤，還可以幫助您完善您的寫作。 它們揭示了您可能沒有註意到的錯誤和風格問題，以幫助您改進工作。
- 提供第二個意見：對您的副本進行第二次觀察可能會引發您自己不會想到的新想法。 編輯可以提供建議和靈感，以進一步改進您的信息。
5.保持對話
這是一個漫長的工作日的結束，你的老闆叫你參加最後一分鐘的會議，審查一份冗長的報告。 你的眼睛試圖保持睜開，但你能感覺到它們的重量。 同樣，你的朋友在工作了一整天后打電話給你，告訴你她的周末。 在這兩種情況下，你都很累，但你會被更健談的人所吸引。 同樣的原則也適用於營銷傳播。 捐贈者被營銷流行語和強烈要求嚇倒了。 相反，對話語氣更有效地傳達信息並讓信息堅持下去。
讓您的信息引起共鳴的一些技巧包括：
- 讓您的觀眾有賓至如歸的感覺：您的目標觀眾在閱讀您的內容時應該感覺好像他們正在與朋友而不是企業進行對話。
- 使用易消化的句子：閱讀需要努力，所以你的句子應該盡可能容易閱讀。 35 個字或更少的字通常效果最好。 雖然較短和較長的句子混合使用是健康的，但通過使用省略號、逗號和分號將較長的句子分開，以清楚地區分您的想法並提高可掃描性。
- 使用常用詞：避免使用複雜的術語和行話（除非您的聽眾會從中受益）。 相反，請關注日常對話中常用的單詞和表達方式。
- 用積極的語氣寫作：用積極的語氣寫作有助於使您的信息對讀者來說清晰簡潔。 以下是顯示被動語態和主動語態之間差異的例句。
- 被動語態：這篇博文被她在四分鐘內讀完。
- 主動聲音：她在四分鐘內閱讀了博客文章。
- 提供響應：快速響應查詢、評論和請求並保持友好。 這有助於小型和大型非營利組織脫穎而出。 一個有效地做到這一點的組織的例子是盲貓救援。
上面的例子說明了一家小型企業成功地建立了他們的社交媒體形象和他們的語氣。 Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc. 使用對話友好的聲音，通過姓名確認評論者並感謝他們。
找到您的非營利組織的聲音可以幫助您在整個品牌中保持一致性。 你的聲音越強，就會有越多的人願意傾聽你的組織要說的話。 毫無疑問，您的組織值得傾聽。