Um dos componentes mais fortes por trás da construção de uma presença na web respeitável é garantir que tudo o que você publica – nas mídias sociais, em seu blog, em seu site, em seus e-mails – represente sua causa de maneira consistente e unificada. Quando a voz da sua conta do Twitter não se parece com o seu blog, você tem um problema. Suas mensagens devem ser reconhecíveis para seus leitores dedicados em todas as suas plataformas.
É por isso que criar uma voz de marketing consistente é tão importante.
Se você é como muitas outras organizações sem fins lucrativos, pode ter várias pessoas – funcionários, clientes, voluntários, blogueiros convidados – que contribuem para escrever textos para sua organização. Você pode ter uma pessoa que escreve as coisas de uma maneira e outra que escreve de uma maneira completamente diferente - enviando mensagens em duas vozes diferentes. Um funcionário pode usar uma abordagem mais conversacional em sua escrita com tons humorísticos, enquanto outro pode ser mais direto e formal. Mas é possível formar uma presença online sólida que permaneça fiel à voz da sua marca.
Essas cinco dicas podem ajudá-lo a criar a voz da sua organização sem fins lucrativos e garantir que ela permaneça consistente, independentemente de quem está escrevendo para sua organização.
1. Defina a voz e o tom da sua marca
A voz da marca da sua organização sem fins lucrativos é uma extensão dos valores da sua organização. Deve crescer a partir de quem você é como organização e do propósito maior de suas comunicações. Os tons da sua marca refinam essa voz. As diferenças entre voz e tom são:
- Voz: Voz é a personalidade da sua marca descrita em um adjetivo. Por exemplo, uma marca pode ser confiante, profissional, espirituosa ou franca. Sua voz permanece consistente e não muda.
- Tom: Ao contrário da voz, o tom pode mudar. Seu tom se reflete na maneira como você entrega sua mensagem. O tom da sua marca mudará dependendo de com quem você está falando ou da mensagem que você está tentando transmitir. Por exemplo, você pode usar um tom bem-humorado ao escrever um e-mail para um colega de trabalho, mas usaria um tom profissional ao escrever um e-mail de pedido de doação para um grupo de apoiadores de alto nível.
Essencialmente, sua marca tem uma voz, mas muitos tons “refinam essa voz”.
Outra maneira de diferenciar a voz da marca é se perguntar: se sua organização sem fins lucrativos fosse uma pessoa, como ela seria? Resuma a personalidade da sua organização sem fins lucrativos em três adjetivos, por exemplo: conhecedor, influente e honesto. Considere como esses adjetivos poderiam ser aplicados ao escrever. Com esses adjetivos em mente, você pode pegar a voz da sua marca e determinar os tons que usará em várias comunicações. O modelo da Rocket Media (abaixo) sugere primeiro criar tipos de conteúdo que exigem um certo tom e depois preencher os detalhes:
Tipo de conteúdo: O que você está escrevendo?
Leitor: Com quem você está falando neste cenário?
Sentimentos do leitor: O que o leitor está sentindo quando está nesse cenário de tom?
Seu tom deve ser: Use adjetivos que descrevam como você deve soar neste cenário.
Escreva assim: Dê um breve exemplo de como a escrita deve soar.
Dicas: Explique as melhores práticas de escrita para este cenário.
Aqui está um exemplo de como isso pode ser:
Tipo de conteúdo: Tweet
Leitor: Voluntários, apoiadores, doadores e profissionais sem fins lucrativos em potencial ou atuais
Sentimentos do leitor: Ansioso e engajado para encontrar conteúdo e informações valiosas
Seu tom deve ser: Útil, informativo, claro, profissional, acessível
Escreva assim: “Incentive sua #angariação de fundos de férias com essas 5 dicas rápidas via 'organização' >> 'insira o link de rastreamento do bit.ly aqui'.”
Dicas: Use perguntas. Seja mais relacionável do que autoritário. Use hashtags. Convide outras pessoas para aprender e ler mais.
Os tweets da Trust for Public Land são um ótimo exemplo de como sua organização definiu sua voz e tom para a mídia social.
2. Escreva para um indivíduo, não para uma multidão
O foco no público é central no processo de comunicação. Entender o que seu público-alvo precisa, espera e, mais importante, quer ouvir e, em seguida, adaptar suas mensagens adequadamente, melhora a comunicação. Com isso dito, quando você escreve para todos, você escreve para ninguém. Em vez de tentar escrever suas mensagens para alcançar todos, você deve se concentrar em tentar alcançar um grupo-alvo dentro de seu público mais amplo.
Uma maneira de estreitar seu foco e garantir consistência em sua voz é praticar a escrita de suas mensagens para um indivíduo em vez de um grupo. Em vez de tentar falar para um público amplo, escrever para um indivíduo o ajudará a aprimorar a personalização – um componente essencial para fazer com que o destinatário sinta que você realmente se importa com o que ele está interessado em ler. Ao escrever, finja que está tendo uma conversa individual com um elemento importante. Isso pode ajudar a manter suas mensagens mais pessoais, envolventes e reflexivas de sua marca.
3. Crie um Guia de Estilo
Todos em sua organização, não apenas sua equipe de marketing, devem estar na mesma página quando se trata de escrever em nome de sua organização. Um guia de estilo é um documento que orienta e informa os padrões de redação em uma organização. Este documento é especialmente útil à medida que sua organização cresce e novos funcionários e voluntários se juntam à sua equipe. Essa referência central deve estar disponível em toda a organização e ser facilmente acessível.
Um guia de estilo ajuda uma organização:
- Mantenha tom, voz e mensagens consistentes
- Reduzir erros
- Escreva conteúdo mais eficaz
- Fale e escreva sobre sua organização sem fins lucrativos de maneira unificada
- Reduza o tempo necessário para integrar novos funcionários e voluntários
Um guia de estilo pode ser tão detalhado ou minimalista quanto você desejar, no entanto, aqui estão algumas das seções mais valiosas a serem incluídas:
- Voz: esta seção deve explicar a diferença entre sua voz e tom e como os elementos de cada um se aplicam à sua organização sem fins lucrativos.
- Terminologia: Muitos setores de causas têm sua própria terminologia que usam de forma consistente. Seu guia de estilo deve incluir esses termos junto com orientações sobre como usá-los adequadamente.
- Identidade da marca: Esta seção determina detalhes em termos de design, incluindo o(s) logotipo(s) usado(s), esquema de cores, guia de fontes e modelos da empresa.
- Tipos de conteúdo: esta seção deve descrever os diferentes tipos de conteúdo que sua organização escreve, o objetivo principal de cada tipo e quem é responsável por escrevê-lo.
- Gramática e Mecânica: Aderir a certas regras de gramática e mecânica ajuda a manter a escrita clara e consistente. Esta seção apresenta o estilo da casa da sua organização, que se aplica a todo o conteúdo.
4. Contrate um Editor
Hoje, muitas organizações têm uma equipe de pessoas responsáveis pela criação de conteúdo. Em sua organização, você pode ter sua equipe de marketing escrevendo conteúdo para seu blog, mas sua equipe de desenvolvimento também contribui periodicamente para seu conteúdo. É aqui que entra a necessidade de um editor para garantir consistência e fornecer feedback.
Um editor tem a tarefa de ler o conteúdo escrito produzido por todos os membros de sua equipe, constituintes, blogueiros convidados e voluntários – essencialmente qualquer pessoa que escreva em nome de sua organização. Seu editor garante que a voz da sua marca permaneça consistente e não vacile com base em quem escreveu o conteúdo. Outros benefícios para contratar um editor incluem:
- Dá uma nova perspectiva: você passou horas, ou talvez até dias, elaborando sua mensagem. Se você escreveu um comunicado à imprensa ou criou um guia, um novo par de olhos pode ver com mais facilidade quaisquer problemas negligenciados.
- Aperfeiçoa sua escrita: um editor profissional não apenas corrige erros, mas ajuda você a aperfeiçoar sua escrita. Eles revelam erros e problemas de estilo que você pode não ter notado para ajudá-lo a melhorar seu trabalho.
- Fornece uma segunda opinião: Um segundo conjunto de olhos em sua cópia pode desencadear uma nova ideia que você não teria pensado por conta própria. Um editor pode fornecer conselhos e inspiração para melhorar ainda mais sua mensagem.
5. Mantenha a conversa
É o fim de um longo dia de trabalho e seu chefe o chama para uma reunião de última hora para revisar um longo relatório. Seus olhos tentam ficar abertos, mas você pode senti-los pesando. Da mesma forma, sua amiga liga para você depois de um longo dia de trabalho para contar sobre o fim de semana dela. Em ambos os cenários, você está cansado, mas se sente atraído pela pessoa que fala mais informalmente. Este mesmo princípio se aplica às comunicações de marketing. Os doadores são dissuadidos por chavões de marketing e pedidos fortes. Em vez disso, um tom de conversa é mais eficaz para transmitir uma mensagem – e fazer com que essa mensagem seja mantida.
Algumas dicas para fazer sua mensagem ressoar incluem:
- Faça seu público se sentir em casa : seu público-alvo deve se sentir como se estivesse conversando com um amigo em vez de com um negócio sempre que ler seu conteúdo.
- Use frases digeríveis: A leitura requer trabalho, então suas frases devem ser o mais fáceis de ler possível. Trinta e cinco palavras ou menos geralmente funcionam melhor. Embora uma mistura de frases mais curtas e mais longas seja saudável, divida as frases mais longas usando elipses, vírgulas e ponto e vírgula para separar claramente suas ideias e aumentar a capacidade de leitura.
- Use palavras comuns: evite usar termos complexos e jargões carregados (a menos que seu público se beneficie disso). Em vez disso, concentre-se em palavras e expressões comuns usadas na conversa cotidiana.
- Escreva com voz ativa: escrever com voz ativa ajuda a tornar sua mensagem clara e concisa para seus leitores. Aqui estão frases de exemplo que mostram as diferenças entre voz passiva e ativa.
- Voz passiva: O post do blog foi lido por ela em quatro minutos.
- Voz Ativa: Ela leu o post do blog em quatro minutos.
- Forneça respostas: responda a perguntas, comentários e solicitações rapidamente e mantenha-o amigável. Isso ajuda organizações sem fins lucrativos pequenas e grandes a se destacarem. Um exemplo de uma organização que faz isso de forma eficaz é o Blind Cat Rescue.
O exemplo acima ilustra uma pequena empresa construindo com sucesso sua presença nas mídias sociais e seu tom. Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc. usa uma voz amigável e conversadora, reconhecendo os comentadores pelo nome e agradecendo-os.
Encontrar sua voz sem fins lucrativos pode ajudá-lo a criar consistência em toda a sua marca. Quanto mais forte sua voz, mais as pessoas estarão abertas para ouvir o que sua organização tem a dizer. E sua organização, sem dúvida, merece ser ouvida.