L'un des éléments les plus importants pour créer une présence Web de bonne réputation est de s'assurer que tout ce que vous publiez - sur les réseaux sociaux, sur votre blog, sur votre site Web, dans vos e-mails - représente votre cause de manière cohérente et unifiée. Lorsque la voix de votre compte Twitter ne ressemble en rien à votre blog, vous avez un problème. Votre message doit être reconnaissable par vos lecteurs dédiés sur toutes vos plateformes.
C'est pourquoi il est si important de créer une voix marketing cohérente.
Si vous êtes comme beaucoup d'autres organisations à but non lucratif, vous pouvez avoir plusieurs personnes (employés, clients, bénévoles, blogueurs invités) qui contribuent à la rédaction de textes pour votre organisation. Vous pouvez avoir une personne qui écrit les choses d'une manière et une autre qui écrit d'une manière complètement différente, en envoyant des messages de deux voix différentes. Un employé peut utiliser une approche plus conversationnelle dans son écriture avec des nuances humoristiques tandis qu'un autre peut être plus simple et formel. Mais former une présence en ligne solide qui reste fidèle à la voix de votre marque est réalisable.
Ces cinq conseils peuvent vous aider à créer la voix de votre organisation à but non lucratif et à vous assurer qu'elle reste cohérente, peu importe qui écrit pour votre organisation.
1. Définissez la voix et le ton de votre marque
La voix de la marque de votre organisation à but non lucratif est une extension des valeurs de votre organisation. Il devrait découler de qui vous êtes en tant qu'organisation et de l'objectif plus large de vos communications. Les tons de votre marque affinent cette voix. Les différences entre la voix et le ton sont :
- Voix : la voix est la personnalité de votre marque décrite dans un adjectif. Par exemple, une marque peut être confiante, professionnelle, pleine d'esprit ou franche. Votre voix reste cohérente et ne change pas.
- Ton : Contrairement à la voix, le ton peut changer. Votre ton se reflète dans la façon dont vous transmettez votre message. Le ton de votre marque changera en fonction de votre interlocuteur ou du message que vous essayez de faire passer. Par exemple, vous pouvez utiliser un ton humoristique lorsque vous écrivez un e-mail à un collègue, mais vous utiliserez un ton professionnel lorsque vous écrivez un e-mail de demande de don à un groupe de supporters de haut niveau.
Essentiellement, votre marque a une voix, mais de nombreux tons « affinent cette voix ».
Une autre façon de différencier la voix de la marque consiste à vous demander ceci : si votre organisation à but non lucratif était une personne, à quoi ressemblerait-elle ? Résumez la personnalité de votre organisation à but non lucratif en trois adjectifs, par exemple : bien informé, influent et honnête. Considérez comment ces adjectifs pourraient ensuite être appliqués lors de l'écriture. Avec ces adjectifs à l'esprit, vous pouvez ensuite prendre la voix de votre marque et déterminer les tons que vous utiliserez dans diverses communications. Le modèle de Rocket Media (ci-dessous) suggère d'abord de proposer des types de contenu qui nécessitent un certain ton, puis de remplir les détails :
Type de contenu : Qu'est-ce que vous écrivez ?
Lecteur : À qui parlez-vous dans ce scénario ?
Sentiments du lecteur : que ressent le lecteur lorsqu'il se trouve dans ce scénario de tonalité ?
Votre ton devrait être : Utilisez des adjectifs qui décrivent comment vous devriez sonner dans ce scénario.
Écrivez comme ceci : Donnez un bref exemple de la façon dont l'écriture devrait sonner.
Conseils : Expliquez les meilleures pratiques d'écriture pour ce scénario.
Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :
Type de contenu : Tweet
Lecteur : Bénévoles potentiels ou actuels, sympathisants, donateurs et professionnels à but non lucratif
Sentiments des lecteurs : impatients et engagés à trouver du contenu et des informations utiles
Votre ton doit être : utile, informatif, clair, professionnel, accessible
Écrivez comme ceci : "Égayez vos vacances #collecte de fonds avec ces 5 conseils rapides via 'organisation' >> 'insérer le lien de suivi bit.ly ici'."
Conseils : Utilisez des questions. Soyez plus relatable qu'autoritaire. Utilisez des hashtags. Invitez les autres à apprendre et à lire davantage.
Les tweets de Trust for Public Land sont un excellent exemple de la façon dont leur organisation a défini sa voix et son ton pour les médias sociaux.
2. Écrivez à un individu, pas à une foule
La focalisation sur le public est centrale dans le processus de communication. Comprendre ce que votre public cible a besoin, attend et, surtout, veut entendre, puis adapter vos messages de manière appropriée, améliore la communication. Cela dit, quand vous écrivez pour tout le monde, vous écrivez pour personne. Plutôt que d'essayer d'écrire vos messages pour atteindre tout le monde, vous devriez plutôt vous concentrer sur la tentative d'atteindre un groupe cible au sein de votre public plus large.
Une façon d'affiner votre concentration et d'assurer la cohérence de votre voix consiste à vous entraîner à écrire vos messages à un individu plutôt qu'à un groupe. Au lieu d'essayer de parler à un large public, écrire à une personne vous aidera à vous concentrer sur la personnalisation, un élément clé pour que votre destinataire se sente vraiment intéressé par ce qu'il souhaite lire. Pendant que vous écrivez, faites comme si vous aviez une conversation en tête-à-tête avec un électeur important. Cela peut aider à garder vos messages plus personnels, engageants et reflétant votre marque.
3. Créer un guide de style
Tout le monde dans votre organisation, pas seulement votre équipe marketing, devrait être sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit d'écrire au nom de votre organisation. Un guide de style est un document qui guide et informe les normes d'écriture dans une organisation. Ce document est particulièrement utile lorsque votre organisation grandit et que de nouveaux employés et bénévoles se joignent à votre équipe. Cette référence centrale doit être disponible dans toute l'organisation et facilement accessible.
Un guide de style aide une organisation à :
- Gardez le ton, la voix et la messagerie cohérents
- Réduire les erreurs
- Rédigez du contenu plus efficace
- Parlez et écrivez sur votre organisation à but non lucratif de manière unifiée
- Réduisez le temps nécessaire pour intégrer de nouveaux employés et bénévoles
Un guide de style peut être aussi détaillé ou minimaliste que vous le souhaitez, cependant, voici quelques-unes des sections les plus utiles à inclure :
- Voix : cette section doit expliquer la différence entre votre voix et votre ton et comment les éléments de chacun s'appliquent à votre organisation à but non lucratif.
- Terminologie : De nombreux secteurs de cause ont leur propre terminologie qu'ils utilisent de manière cohérente. Votre guide de style devrait inclure ces termes ainsi que des directives sur la façon de les utiliser de manière appropriée.
- Identité de la marque : cette section détermine les spécificités en termes de design, y compris le ou les logos utilisés, la palette de couleurs, le guide des polices et les modèles de l'entreprise.
- Types de contenu : cette section doit décrire les différents types de contenu rédigés par votre organisation, l'objectif principal de chaque type et qui est responsable de sa rédaction.
- Grammaire et mécanique : Le respect de certaines règles de grammaire et de mécanique aide à garder une écriture claire et cohérente. Cette section présente le style maison de votre organisation, qui s'applique à tous les contenus.
4. Engagez un éditeur
Aujourd'hui, de nombreuses organisations disposent d'une équipe de personnes chargées de créer du contenu. Dans votre organisation, vous pouvez demander à votre équipe marketing de rédiger du contenu pour votre blog, mais votre équipe de développement contribue également périodiquement à votre contenu. C'est là que le besoin d'un éditeur entre en jeu pour assurer la cohérence et fournir des commentaires.
Un éditeur est chargé de lire le contenu écrit produit par tous les membres de votre personnel, vos électeurs, les blogueurs invités et les bénévoles, essentiellement toute personne qui écrit au nom de votre organisation. Votre éditeur s'assure que la voix de votre marque reste cohérente et ne vacille pas en fonction de l'auteur du contenu. Les autres avantages liés à l'embauche d'un éditeur incluent :
- Donne une nouvelle perspective : vous avez passé des heures, voire des jours, à rédiger votre message. Que vous ayez rédigé un communiqué de presse ou rédigé un guide, une paire d'yeux neufs peut plus facilement voir les problèmes négligés.
- Perfectionne votre écriture : Un éditeur professionnel corrige non seulement les erreurs, mais vous aide à perfectionner votre écriture. Ils révèlent des erreurs et des problèmes de style que vous n'avez peut-être pas remarqués pour vous aider à améliorer votre travail.
- Fournit une deuxième opinion : une deuxième paire d'yeux sur votre copie pourrait déclencher une nouvelle idée à laquelle vous n'auriez pas pensé par vous-même. Un éditeur peut vous conseiller et vous inspirer pour améliorer encore votre message.
5. Gardez-le conversationnel
C'est la fin d'une longue journée de travail et votre patron vous convoque à une réunion de dernière minute pour passer en revue un long rapport. Vos yeux essaient de rester ouverts mais vous pouvez les sentir s'alourdir. De même, votre amie vous appelle après une longue journée de travail pour vous parler de son week-end. Dans les deux scénarios, vous êtes fatigué, mais vous êtes attiré par la personne qui parle le plus de manière conversationnelle. Ce même principe s'applique aux communications marketing. Les donateurs sont dissuadés par les mots à la mode du marketing et les demandes fortes. Au lieu de cela, un ton de conversation est plus efficace pour faire passer un message et faire en sorte que ce message reste.
Voici quelques conseils pour faire résonner votre message :
- Faites en sorte que votre public se sente chez lui : votre public cible doit avoir l'impression de s'engager dans une conversation avec son ami plutôt qu'avec une entreprise chaque fois qu'il lit votre contenu.
- Utilisez des phrases digestes : La lecture demande du travail, vos phrases doivent donc être aussi faciles à lire que possible. Trente-cinq mots ou moins fonctionnent généralement mieux. Bien qu'un mélange de phrases plus courtes et plus longues soit sain, décomposez les phrases plus longues en utilisant des points de suspension, des virgules et des points-virgules pour séparer clairement vos idées et augmenter la capacité de lecture.
- Utilisez des mots communs : évitez d'utiliser des termes complexes et un jargon chargé (à moins que votre public n'en profite). Au lieu de cela, concentrez-vous sur les mots et expressions courants utilisés dans la conversation de tous les jours.
- Écrivez d'une voix active : Écrire d'une voix active aide à rendre votre message clair et concis pour vos lecteurs. Voici des exemples de phrases qui montrent les différences entre la voix passive et la voix active.
- Voix passive : Le billet de blog a été lu par elle en quatre minutes.
- Active Voice : Elle a lu le billet de blog en quatre minutes.
- Fournir des réponses : répondez rapidement aux demandes de renseignements, aux commentaires et aux demandes et restez convivial. Cela aide les petites et les grandes organisations à but non lucratif à se démarquer. Blind Cat Rescue est un exemple d'organisation qui le fait efficacement.
L'exemple ci-dessus illustre une petite entreprise qui construit avec succès sa présence sur les réseaux sociaux et son ton. Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc. utilise une voix conversationnelle et amicale, reconnaissant les commentateurs par leur nom et les remerciant.
Trouver votre voix à but non lucratif peut vous aider à créer une cohérence au sein de votre marque. Plus votre voix sera forte, plus les gens seront ouverts à entendre ce que votre organisation a à dire. Et votre organisation mérite sans aucun doute d'être entendue.