Saygın bir web varlığı oluşturmanın arkasındaki en güçlü bileşenlerden biri, sosyal medyada, blogunuzda, web sitenizde, e-postalarınızda ortaya koyduğunuz her şeyin amacınızı tutarlı ve birleşik bir şekilde temsil etmesini sağlamaktır. Twitter hesabınızın sesi blogunuza hiç benzemiyorsa, bir sorununuz var demektir. Mesajlarınız, tüm platformlarınızdaki adanmış okuyucularınız tarafından tanınabilir olmalıdır.
Bu nedenle tutarlı bir pazarlama sesi oluşturmak çok önemlidir.
Diğer birçok kâr amacı gütmeyen kuruluş gibiyseniz, kuruluşunuz için metin yazmaya katkıda bulunan birden fazla kişiniz (çalışanlar, müşteriler, gönüllüler, konuk blog yazarları) olabilir. Bir şeyleri bir şekilde yazan bir kişi ve tamamen farklı bir şekilde yazan başka bir kişi olabilir - iki farklı sesle mesaj gönderiyor. Bir çalışan, yazılarında mizahi alt tonlarla daha konuşma yaklaşımı kullanabilirken, bir diğeri daha açık ve resmi olabilir. Ancak, markanızın sesine sadık kalan sağlam bir çevrimiçi varlık oluşturmak başarılabilir.
Bu beş ipucu, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun sesini oluşturmanıza ve kuruluşunuz için kim yazıyor olursa olsun tutarlı kalmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.
1. Markanızın Sesini ve Tonunu Tanımlayın
Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun marka sesi, kuruluşunuzun değerlerinin bir uzantısıdır. Bir organizasyon olarak kim olduğunuzdan ve iletişiminizin daha büyük amacından büyümelidir. Markanızın tonları o sesi iyileştirir. Ses ve ton arasındaki farklar şunlardır:
- Ses: Ses, markanızın bir sıfatla tanımlanan kişiliğidir. Örneğin, bir marka kendinden emin, profesyonel, esprili veya açık sözlü olabilir. Sesiniz tutarlı kalır ve değişmez.
- Ton: Sesin aksine ton değişebilir. Tonunuz, mesajınızı iletme şeklinize yansır. Markanızın tonu, kiminle konuştuğunuza veya iletmeye çalıştığınız mesaja bağlı olarak değişecektir. Örneğin, bir iş arkadaşınıza e-posta yazarken mizahi bir ton kullanabilirsiniz, ancak bir grup üst düzey destekçiye bağış isteyin e-postası yazarken profesyonel bir ton kullanırsınız.
Esasen, markanızın tek bir sesi vardır ancak birçok ton “o sesi rafine eder”.
Marka sesini ayırt etmenin bir başka yolu da kendinize şunu sormaktır: Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz bir insan olsaydı nasıl olurdu? Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun kişiliğini üç sıfatla özetleyin, örneğin: bilgili, etkileyici ve dürüst. Bu sıfatların daha sonra yazarken nasıl uygulanabileceğini düşünün. Bu sıfatları göz önünde bulundurarak markanızın sesini alabilir ve çeşitli iletişimlerde kullanacağınız tonları belirleyebilirsiniz. Rocket Media'nın şablonu (aşağıda), önce belirli bir ton gerektiren içerik türlerini bulmanızı ve ardından ayrıntıları doldurmanızı önerir:
İçerik türü: Ne yazıyorsunuz?
Okuyucu: Bu senaryoda kiminle konuşuyorsunuz?
Okuyucu duyguları: Bu ton senaryosundayken okuyucu ne hissediyor?
Tonunuz şöyle olmalıdır : Bu senaryoda nasıl ses çıkarmanız gerektiğini açıklayan sıfatlar kullanın.
Şu şekilde yazın: Yazının kulağa nasıl gelmesi gerektiğine dair kısa bir örnek verin.
İpuçları: Bu senaryo için en iyi yazma uygulamalarını açıklayın.
İşte bunun nasıl görünebileceğine dair bir örnek:
İçerik türü: Tweet
Okuyucu: Potansiyel veya mevcut gönüllüler, destekçiler, bağışçılar ve kar amacı gütmeyen profesyoneller
Okuyucu duyguları: Değerli içerik ve bilgi bulmak için istekli ve meşgul
Tonunuz şöyle olmalıdır: Yardımcı, bilgilendirici, açık, profesyonel, cana yakın
Şu şekilde yazın: “'Organizasyon' aracılığıyla bu 5 hızlı ipucuyla #bağış toplama tatilinizi canlandırın >> 'bit.ly izleme bağlantısını buraya ekleyin'.”
İpuçları: Soruları kullanın. Otoriter olmaktan çok, ilişkilendirilebilir olun. Hashtag'leri kullanın. Başkalarını daha fazlasını öğrenmeye ve okumaya davet edin.
Trust for Public Land'in tweetleri, kuruluşlarının sosyal medya için seslerini ve tonlarını nasıl tanımladığını gösteren harika bir örnektir.
2. Kalabalığa Değil Bir Bireye Yazın
İzleyici odaklılık, iletişim sürecinin merkezinde yer alır. Hedef kitlenizin neye ihtiyacı olduğunu, ne beklediğini ve en önemlisi duymak istediğini anlamak ve ardından mesajlarınızı uygun şekilde uyarlamak iletişimi geliştirir. Bununla birlikte, herkes için yazarsanız, kimse için yazmazsınız. Herkese ulaşmak için mesajlarınızı yazmaya çalışmak yerine, daha geniş kitlenizdeki bir hedef kitleye ulaşmaya odaklanmalısınız.
Odağınızı daraltmanın ve sesinizde tutarlılık sağlamanın bir yolu, mesajlarınızı bir grup yerine bir bireye yazma alıştırması yapmaktır. Geniş bir kitleye hitap etmeye çalışmak yerine, bir kişiye yazmak kişiselleştirmeye odaklanmanıza yardımcı olacaktır; bu, alıcınızın ne okumakla ilgilendiğini gerçekten umursadığınızı hissetmesini sağlamanın önemli bir bileşenidir. Yazarken, önemli bir seçmenle bire bir görüşme yapıyormuş gibi davranın. Bu, mesajlarınızın daha cana yakın, ilgi çekici ve markanızı yansıtmasına yardımcı olabilir.
3. Bir Stil Rehberi Yaratın
İş kuruluşunuz adına yazmaya geldiğinde, yalnızca pazarlama ekibiniz değil, kuruluşunuzdaki herkes aynı sayfada olmalıdır. Stil kılavuzu, bir kuruluş genelinde yazma standartlarını yönlendiren ve bilgilendiren bir belgedir. Bu belge, kuruluşunuz büyüdükçe ve ekibinize yeni personel ve gönüllüler katıldıkça özellikle yararlıdır. Bu merkezi referans, kuruluş genelinde mevcut olmalı ve kolayca erişilebilir olmalıdır.
Stil kılavuzu bir kuruluşa şu konularda yardımcı olur:
- Ton, ses ve mesajlaşmayı tutarlı tutun
- Hataları azaltın
- Daha etkili içerik yazın
- Kar amacı gütmeyen kuruluşunuz hakkında birleşik bir şekilde konuşun ve yazın
- Yeni çalışanları ve gönüllüleri işe almak için gereken zamanı azaltın
Bir stil rehberi, istediğiniz kadar ayrıntılı veya minimalist olabilir, ancak, dahil edilecek en değerli bölümlerden bazıları şunlardır:
- Ses: Bu bölüm, sesiniz ve tonunuz arasındaki farkı ve her birinin öğelerinin kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için nasıl geçerli olduğunu açıklamalıdır.
- Terminoloji: Birçok neden sektörünün tutarlı bir şekilde kullandıkları kendi terminolojisi vardır. Stil rehberiniz, bu terimleri ve bunların nasıl uygun şekilde kullanılacağına ilişkin yönergeleri içermelidir.
- Marka Kimliği: Bu bölüm, kullanılan logo/lar, renk şeması, yazı tipi kılavuzu ve şirket şablonları dahil olmak üzere tasarım açısından özellikleri belirler.
- İçerik Türleri: Bu bölüm, kuruluşunuzun yazdığı farklı içerik türlerini, her türün ana amacını ve onu yazmaktan kimin sorumlu olduğunu özetlemelidir.
- Dilbilgisi ve Mekanik: Belirli dilbilgisi ve mekanik kurallarına bağlı kalmak, yazmanın açık ve tutarlı olmasına yardımcı olur. Bu bölüm, kuruluşunuzun tüm içerik için geçerli olan ev stilini ortaya koymaktadır.
4. Bir Editör İşe Alın
Günümüzde pek çok kuruluş, içerik oluşturmaktan sorumlu bir insan ekibine sahiptir. Kuruluşunuzda, pazarlama ekibinizin blogunuz için içerik yazmasını sağlayabilirsiniz, ancak geliştirme ekibiniz de içeriğinize periyodik olarak katkıda bulunur. Tutarlılığı sağlamak ve geri bildirim sağlamak için bir editöre ihtiyaç duyulduğu yer burasıdır.
Bir editör, personelinizin tüm üyeleri, seçmenler, konuk blogcular ve gönüllüler tarafından üretilen yazılı içeriği okumakla görevlendirilir - esasen kuruluşunuz adına yazan herkes. Editörünüz, marka sesinizin tutarlı kalmasını ve içeriği kimin yazdığına bağlı olarak değişmemesini sağlar. Bir editör işe almanın diğer faydaları şunlardır:
- Yeni Bir Bakış Açısı Sağlar: Mesajınızı hazırlamak için saatler, hatta günler harcadınız. İster bir basın açıklaması yazmış olun ister bir kılavuz hazırlamış olun, yeni bir çift göz gözden kaçan sorunları daha kolay görebilir.
- Yazınızı Mükemmelleştirir: Profesyonel bir editör yalnızca hataları düzeltmekle kalmaz, aynı zamanda yazınızı mükemmelleştirmenize de yardımcı olur. Çalışmanızı geliştirmenize yardımcı olmak için fark etmemiş olabileceğiniz hataları ve stil sorunlarını ortaya çıkarırlar.
- İkinci Bir Görüş Sağlar: Kopyanızdaki ikinci bir çift göz, kendi başınıza düşünmeyeceğiniz yeni bir fikrin kıvılcımını çıkarabilir. Bir editör, mesajınızı daha da geliştirmek için tavsiye ve ilham sağlayabilir.
5. Sohbet Edin
Uzun bir iş gününün sonu geldi ve patronunuz uzun bir raporun üzerinden geçmek için sizi son dakika toplantısına çağırıyor. Gözlerin açık kalmaya çalışıyor ama ağırlıklarını hissedebiliyorsun. Benzer şekilde, arkadaşınız hafta sonunu size anlatmak için uzun bir çalışma gününden sonra sizi arar. Her iki senaryoda da yorgunsunuz, ancak daha fazla sohbet eden kişiye çekiliyorsunuz. Aynı ilke pazarlama iletişimi için de geçerlidir. Bağışçılar, pazarlama terimleri ve güçlü sorularla caydırılır. Bunun yerine, bir sohbet tonu, bir mesajı iletmek ve bu mesajın kalıcı olmasını sağlamak için daha etkilidir.
Mesajınızın yankı bulmasını sağlamak için birkaç ipucu şunları içerir:
- Kitlenizi Evinde Hissettirin : Hedef kitleniz, içeriğinizi her okuduğunda bir iş yerine arkadaşlarıyla sohbet ediyormuş gibi hissetmelidir.
- Sindirilebilir Cümleler Kullanın: Okumak emek gerektirir, bu nedenle cümlelerinizin okunması mümkün olduğunca kolay olmalıdır. Otuz beş veya daha az kelime genellikle en iyi sonucu verir. Kısa ve uzun cümlelerin bir arada kullanılması sağlıklı olsa da, fikirlerinizi net bir şekilde ayırmak ve taranabilirliği artırmak için üç nokta, virgül ve noktalı virgül kullanarak daha uzun cümleleri ayırın.
- Ortak Sözcükler Kullanın: Karmaşık terimler ve yüklü jargon kullanmaktan kaçının (izleyicileriniz bundan faydalanmayacaksa). Bunun yerine, günlük konuşmalarda kullanılan yaygın kelimelere ve ifadelere odaklanın.
- Aktif Sesle Yazın: Aktif bir sesle yazmak, mesajınızı okuyucularınız için net ve özlü hale getirmenize yardımcı olur. İşte pasif ve aktif ses arasındaki farkları gösteren örnek cümleler.
- Pasif Ses: Blog yazısı dört dakika içinde okundu.
- Aktif Ses: Blog gönderisini dört dakikada okudu.
- Yanıt Sağlayın: Sorulara, yorumlara ve isteklere hızlı bir şekilde yanıt verin ve bunu samimi tutun. Bu, hem küçük hem de büyük kar amacı gütmeyen kuruluşların öne çıkmasına yardımcı olur. Bunu etkili bir şekilde yapan bir organizasyon örneği, Blind Cat Rescue'dur.
Yukarıdaki örnek, sosyal medyadaki varlıklarını ve tonlarını başarıyla oluşturan küçük bir işletmeyi göstermektedir. Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc., yorum yapanları isimleriyle kabul ederek ve onlara teşekkür ederek, konuşkan, arkadaş canlısı bir ses kullanır.
Kâr amacı gütmeyen kuruluş sesinizi bulmak, markanız genelinde tutarlılık oluşturmanıza yardımcı olabilir. Sesiniz ne kadar güçlü olursa, kuruluşunuzun söyleyeceklerini daha fazla insan duymaya açık olacaktır. Ve kuruluşunuz şüphesiz duyulmayı hak ediyor.