Uno dei componenti più importanti alla base della creazione di una presenza sul Web affidabile è garantire che tutto ciò che pubblichi là fuori, sui social media, sul tuo blog, sul tuo sito Web, nelle tue e-mail, rappresenti la tua causa in modo coerente e unificato. Quando la voce del tuo account Twitter non suona per niente come il tuo blog, hai un problema. I tuoi messaggi dovrebbero essere riconoscibili dai tuoi lettori dedicati su tutte le tue piattaforme.
Questo è il motivo per cui è così importante creare una voce di marketing coerente.
Se sei come molte altre organizzazioni non profit, potresti avere più persone (dipendenti, clienti, volontari, blogger ospiti) che contribuiscono alla scrittura di testi per la tua organizzazione. Potresti avere una persona che scrive le cose in un modo e un'altra che scrive in un modo completamente diverso, inviando messaggi con due voci diverse. Un dipendente può utilizzare un approccio più colloquiale nella scrittura con sfumature umoristiche, mentre un altro può essere più diretto e formale. Ma è possibile creare una solida presenza online che rimanga fedele alla voce del tuo marchio.
Questi cinque suggerimenti possono aiutarti a creare la voce della tua organizzazione non profit e garantire che rimanga coerente, indipendentemente da chi scrive per la tua organizzazione.
1. Definisci la voce e il tono del tuo marchio
La voce del marchio della tua organizzazione non profit è un'estensione dei valori della tua organizzazione. Dovrebbe nascere da chi sei come organizzazione e dallo scopo più grande delle tue comunicazioni. I toni del tuo marchio perfezionano quella voce. Le differenze tra voce e tono sono:
- Voce: La voce è la personalità del tuo marchio descritta in un aggettivo. Ad esempio, un marchio può essere sicuro di sé, professionale, spiritoso o schietto. La tua voce rimane coerente e non cambia.
- Tono: Contrariamente alla voce, il tono può cambiare. Il tuo tono si riflette nel modo in cui consegni il tuo messaggio. Il tono del tuo marchio cambierà a seconda di chi stai parlando o del messaggio che stai cercando di trasmettere. Ad esempio, potresti usare un tono umoristico quando scrivi un'e-mail a un collega, ma utilizzeresti un tono professionale quando scrivi una donazione, chiedi un'e-mail a un gruppo di sostenitori di alto livello.
In sostanza, il tuo marchio ha una voce ma molti toni "affinano quella voce".
Un altro modo per differenziare la voce del marchio è chiederti questo: se la tua organizzazione no profit fosse una persona, come sarebbe? Riassumi la personalità della tua organizzazione no profit in tre aggettivi, ad esempio: ben informato, influente e onesto. Considera come questi aggettivi potrebbero quindi essere applicati durante la scrittura. Con questi aggettivi in mente, puoi quindi prendere la voce del tuo marchio e determinare i toni che utilizzerai nelle varie comunicazioni. Il modello di Rocket Media (sotto) suggerisce prima di inventare tipi di contenuto che richiedono un certo tono, quindi compilare i dettagli:
Tipo di contenuto: cosa stai scrivendo?
Lettore: Con chi stai parlando in questo scenario?
Sentimenti del lettore: cosa prova il lettore quando si trova in questo scenario tonale?
Il tuo tono dovrebbe essere: Usa aggettivi che descrivono come dovresti suonare in questo scenario.
Scrivi in questo modo: fai un breve esempio di come dovrebbe suonare la scrittura.
Suggerimenti: spiega le migliori pratiche di scrittura per questo scenario.
Ecco un esempio di come potrebbe essere:
Tipo di contenuto: Tweet
Lettore: potenziali o attuali volontari, sostenitori, donatori e professionisti senza scopo di lucro
Sentimenti dei lettori: desiderosi e coinvolti di trovare contenuti e informazioni di valore
Il tuo tono dovrebbe essere: disponibile, informativo, chiaro, professionale, accessibile
Scrivi in questo modo: "Dai un tocco in più alla tua #raccolta fondi per le vacanze con questi 5 suggerimenti rapidi tramite 'organizzazione' >> 'inserisci qui il link di monitoraggio bit.ly'."
Suggerimenti: usa le domande. Sii più riconoscibile che autorevole. Usa gli hashtag. Invita gli altri a imparare e leggere di più.
I tweet di Trust for Public Land sono un ottimo esempio per mostrare come la loro organizzazione ha definito la loro voce e il loro tono per i social media.
2. Scrivi a un individuo, non a una folla
L'attenzione al pubblico è centrale nel processo di comunicazione. Comprendere ciò di cui il tuo pubblico di destinazione ha bisogno, si aspetta e, soprattutto, vuole ascoltare e quindi adattare i tuoi messaggi in modo appropriato, migliora la comunicazione. Detto questo, quando scrivi per tutti, scrivi per nessuno. Piuttosto che provare a scrivere i tuoi messaggi per raggiungere tutti, dovresti invece concentrarti sul tentativo di raggiungere un gruppo target all'interno del tuo pubblico più ampio.
Un modo per restringere la tua attenzione e garantire coerenza nella tua voce è esercitarti a scrivere i tuoi messaggi a un individuo piuttosto che a un gruppo. Invece di tentare di parlare a un pubblico ampio, scrivere a un individuo ti aiuterà a perfezionare la personalizzazione, una componente chiave per far sentire il tuo destinatario come se ti interessa davvero ciò che è interessato a leggere. Mentre scrivi, fingi di avere una conversazione faccia a faccia con un elettore importante. Questo può aiutare a mantenere i tuoi messaggi più personali, accattivanti e che rispecchiano il tuo marchio.
3. Crea una guida di stile
Tutti nella tua organizzazione, non solo il tuo team di marketing, dovrebbero essere sulla stessa pagina quando si tratta di scrivere per conto della tua organizzazione. Una guida di stile è un documento che guida e informa gli standard di scrittura all'interno di un'organizzazione. Questo documento è particolarmente utile quando la tua organizzazione cresce e nuovo personale e volontari si uniscono al tuo team. Questo riferimento centrale dovrebbe essere disponibile a livello di organizzazione e facilmente accessibile.
Una guida di stile aiuta un'organizzazione:
- Mantieni il tono, la voce e i messaggi coerenti
- Riduci gli errori
- Scrivi contenuti più efficaci
- Parla e scrivi della tua organizzazione no profit in modo unificato
- Riduci il tempo necessario per l'inserimento di nuovi dipendenti e volontari
Una guida di stile può essere dettagliata o minimalista come desideri, tuttavia, ecco alcune delle sezioni più preziose da includere:
- Voce: questa sezione dovrebbe spiegare la differenza tra la tua voce e il tono e come gli elementi di ciascuno si applicano alla tua organizzazione no profit.
- Terminologia: molti settori delle cause hanno la propria terminologia che utilizzano in modo coerente. La tua guida di stile dovrebbe includere questi termini insieme a linee guida su come usarli in modo appropriato.
- Identità del marchio: questa sezione determina le specifiche in termini di design, inclusi il logo o i loghi utilizzati, la combinazione di colori, la guida ai caratteri e i modelli aziendali.
- Tipi di contenuto: questa sezione dovrebbe delineare i diversi tipi di contenuto che la tua organizzazione scrive, lo scopo principale di ogni tipo e chi è responsabile della sua scrittura.
- Grammatica e meccanica: aderire a determinate regole di grammatica e meccanica aiuta a mantenere una scrittura chiara e coerente. Questa sezione illustra lo stile interno della tua organizzazione, che si applica a tutti i contenuti.
4. Assumi un editore
Oggi, molte organizzazioni hanno un team di persone responsabili della creazione di contenuti. Nella tua organizzazione, potresti chiedere al tuo team di marketing di scrivere contenuti per il tuo blog, ma anche il tuo team di sviluppo contribuisce periodicamente ai tuoi contenuti. È qui che entra in gioco la necessità di un editor per garantire coerenza e fornire feedback.
Un editore ha il compito di leggere i contenuti scritti prodotti da tutti i membri del tuo staff, elettori, blogger ospiti e volontari, essenzialmente chiunque scriva per conto della tua organizzazione. Il tuo editor garantisce che la voce del tuo marchio rimanga coerente e non vacilla in base a chi ha scritto il contenuto. Altri vantaggi per l'assunzione di un editore includono:
- Dà una nuova prospettiva: hai passato ore, o forse anche giorni, a creare il tuo messaggio. Che tu abbia scritto un comunicato stampa o creato una guida, un nuovo paio di occhi può vedere più facilmente qualsiasi problema trascurato.
- Perfeziona la tua scrittura: un editor professionista non solo corregge gli errori, ma ti aiuta a perfezionare la tua scrittura. Rivelano errori e problemi di stile che potresti non aver notato per aiutarti a migliorare il tuo lavoro.
- Fornisce una seconda opinione: una seconda serie di occhi sulla tua copia potrebbe innescare una nuova idea a cui non avresti pensato da solo. Un editore può fornire consigli e ispirazione per migliorare ulteriormente il tuo messaggio.
5. Mantieni la conversazione
È la fine di una lunga giornata di lavoro e il tuo capo ti chiama a una riunione dell'ultimo minuto per esaminare un lungo rapporto. I tuoi occhi cercano di rimanere aperti ma puoi sentirli appesantire. Allo stesso modo, la tua amica ti chiama dopo una lunga giornata di lavoro per parlarti del suo fine settimana. In entrambi gli scenari sei stanco, ma sei attratto dalla persona che parla in modo più colloquiale. Questo stesso principio si applica alle comunicazioni di marketing. I donatori sono scoraggiati da parole d'ordine di marketing e richieste forti. Invece, un tono colloquiale è più efficace per trasmettere un messaggio e far sì che quel messaggio rimanga.
Alcuni suggerimenti per far risuonare il tuo messaggio includono:
- Fai sentire il tuo pubblico a casa : il tuo pubblico di destinazione dovrebbe sentirsi come se stesse partecipando a una conversazione con un amico piuttosto che a un'attività ogni volta che legge i tuoi contenuti.
- Usa frasi digeribili: la lettura richiede lavoro, quindi le tue frasi dovrebbero essere il più facili da leggere possibile. Trentacinque parole o meno di solito funzionano meglio. Sebbene un mix di frasi più brevi e più lunghe sia salutare, spezza le frasi più lunghe usando puntini di sospensione, virgole e punti e virgola per separare chiaramente le tue idee e aumentare la scansionabilità.
- Usa parole comuni: evita di usare termini complessi e gergo pesante (a meno che il tuo pubblico non ne tragga vantaggio). Invece, concentrati su parole ed espressioni comuni usate nella conversazione quotidiana.
- Scrivi con voce attiva: scrivere con voce attiva aiuta a rendere il tuo messaggio chiaro e conciso per i tuoi lettori. Ecco delle frasi di esempio che mostrano le differenze tra voce passiva e attiva.
- Voce passiva: il post sul blog è stato letto da lei in quattro minuti.
- Voce attiva: ha letto il post del blog in quattro minuti.
- Fornire risposte: rispondere rapidamente a domande, commenti e richieste e mantenerlo amichevole. Questo aiuta sia le piccole che le grandi organizzazioni senza scopo di lucro a distinguersi. Un esempio di organizzazione che lo fa in modo efficace è il Blind Cat Rescue.
L'esempio sopra illustra una piccola impresa che costruisce con successo la propria presenza sui social media e il proprio tono. Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc. usa una voce amichevole e colloquiale, riconoscendo i commentatori per nome e ringraziandoli.
Trovare la tua voce non profit può aiutarti a creare coerenza nel tuo marchio. Più forte è la tua voce, più persone saranno aperte ad ascoltare ciò che la tua organizzazione ha da dire. E la tua organizzazione merita senza dubbio di essere ascoltata.