องค์ประกอบที่แข็งแกร่งที่สุดประการหนึ่งเบื้องหลังการสร้างตัวตนบนเว็บที่มีชื่อเสียงคือการทำให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่คุณนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็นในโซเชียลมีเดีย บนบล็อกของคุณ บนเว็บไซต์ของคุณ ในอีเมลของคุณ แสดงถึงสาเหตุของคุณในแบบที่สอดคล้องและเป็นหนึ่งเดียว เมื่อเสียงของบัญชี Twitter ของคุณไม่เหมือนกับบล็อกของคุณ แสดงว่าคุณมีปัญหา ข้อความของคุณควรเป็นที่รู้จักสำหรับผู้อ่านเฉพาะของคุณในทุกแพลตฟอร์ม
นี่คือเหตุผลที่การสร้างเสียงทางการตลาดที่สอดคล้องกันจึงมีความสำคัญมาก
หากคุณเป็นเหมือนองค์กรไม่แสวงหากำไรอื่นๆ คุณอาจมีพนักงาน ลูกค้า อาสาสมัคร บล็อกเกอร์รับเชิญ หลายคนที่มีส่วนร่วมในการเขียนสำเนาสำหรับองค์กรของคุณ คุณอาจมีคนหนึ่งที่เขียนสิ่งเดียวและอีกคนหนึ่งเขียนด้วยวิธีที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง—ส่งข้อความเป็นเสียงสองเสียงที่ต่างกัน พนักงานคนหนึ่งอาจใช้แนวทางการสนทนามากขึ้นในการเขียนด้วยแฝงที่ตลกขบขัน ในขณะที่อีกคนอาจตรงไปตรงมาและเป็นทางการมากกว่า แต่การสร้างสถานะออนไลน์ที่แข็งแกร่งซึ่งคงไว้ซึ่งเสียงของแบรนด์ของคุณนั้นเป็นสิ่งที่ทำได้
เคล็ดลับห้าข้อเหล่านี้สามารถช่วยคุณสร้างเสียงขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรและให้ความสม่ำเสมอไม่ว่าใครจะเขียนให้องค์กรของคุณ
1. กำหนดเสียงและโทนของแบรนด์ของคุณ
เสียงของแบรนด์องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นส่วนเสริมของค่านิยมขององค์กรของคุณ ควรเติบโตจากตัวตนของคุณในฐานะองค์กรและจากจุดประสงค์ที่มากขึ้นของการสื่อสารของคุณ โทนเสียงของแบรนด์คุณปรับแต่งเสียงนั้น ความแตกต่างระหว่างเสียงและโทนคือ:
- เสียง: เสียงคือบุคลิกของแบรนด์ของคุณที่อธิบายไว้ในคำคุณศัพท์ ตัวอย่างเช่น แบรนด์สามารถมั่นใจ เป็นมืออาชีพ มีไหวพริบ หรือพูดตรงไปตรงมา เสียงของคุณคงเส้นคงวาและไม่เปลี่ยนแปลง
- โทน: ตรงกันข้ามกับเสียง โทนเสียงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ น้ำเสียงของคุณจะสะท้อนออกมาในวิธีการส่งข้อความของคุณ โทนของแบรนด์ของคุณจะเปลี่ยนไปขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังพูดกับใครหรือข้อความที่คุณพยายามจะสื่อ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้น้ำเสียงที่ตลกขบขันเมื่อเขียนอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน แต่คุณจะใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในการเขียนอีเมลขอบริจาคไปยังกลุ่มผู้สนับสนุนระดับสูง
โดยพื้นฐานแล้ว แบรนด์ของคุณมีหนึ่งเสียงแต่หลายโทน “ปรับแต่งเสียงนั้น”
อีกวิธีหนึ่งในการสร้างความแตกต่างของเสียงของแบรนด์คือการถามตัวเองว่า: หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นคน พวกเขาจะเป็นยังไง? สรุปบุคลิกภาพขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นคำคุณศัพท์สามคำ เช่น มีความรู้ มีอิทธิพล และซื่อสัตย์ พิจารณาว่าคำคุณศัพท์เหล่านี้สามารถนำมาใช้เมื่อเขียนได้อย่างไร เมื่อคำนึงถึงคำคุณศัพท์เหล่านี้แล้ว คุณจะสามารถใช้เสียงของแบรนด์และกำหนดโทนเสียงที่คุณจะใช้ในการสื่อสารต่างๆ ได้ เทมเพลตของ Rocket Media (ด้านล่าง) แนะนำให้สร้างประเภทเนื้อหาที่ต้องใช้โทนเสียงบางอย่างก่อน จากนั้นจึงกรอกรายละเอียด:
ประเภทเนื้อหา: คุณกำลังเขียนอะไร
ผู้อ่าน: คุณกำลังพูดกับใครในสถานการณ์นี้
ความรู้สึกของผู้อ่าน: ผู้อ่านรู้สึกอย่างไรเมื่ออยู่ในสถานการณ์น้ำเสียงนี้
น้ำเสียงของคุณควรเป็น: ใช้คำคุณศัพท์ที่อธิบายว่าคุณควรให้เสียงอย่างไรในสถานการณ์นี้
เขียนแบบนี้: ยกตัวอย่างสั้นๆ ว่างานเขียนควรออกมาเป็นอย่างไร
เคล็ดลับ: อธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนสำหรับสถานการณ์นี้
นี่คือตัวอย่างที่อาจมีลักษณะดังนี้:
ประเภทเนื้อหา: ทวีต
ผู้อ่าน: อาสาสมัคร ผู้สนับสนุน ผู้บริจาค และผู้เชี่ยวชาญที่ไม่แสวงหาผลกำไร
ความรู้สึกของผู้อ่าน: กระตือรือร้นและมุ่งมั่นที่จะค้นหาเนื้อหาและข้อมูลที่มีค่า
น้ำเสียงของคุณควรเป็น: ช่วยเหลือ ให้ข้อมูล ชัดเจน เป็นมืออาชีพ เข้าถึงได้
เขียนแบบนี้: “เพิ่มความสนุกให้วันหยุดของคุณ #การระดมทุน ด้วย 5 เคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้ผ่าน 'องค์กร' >> 'แทรกลิงก์ติดตาม bit.ly ที่นี่'”
เคล็ดลับ: ใช้คำถาม มีความเกี่ยวข้องมากกว่าเผด็จการ ใช้แฮชแท็ก เชิญผู้อื่นให้เรียนรู้และอ่านเพิ่มเติม
ทวีตของ Trust for Public Land เป็นตัวอย่างที่ดีในการแสดงให้เห็นว่าองค์กรกำหนดเสียงและโทนเสียงสำหรับโซเชียลมีเดียอย่างไร
2. เขียนถึงบุคคลไม่ใช่ฝูงชน
การมุ่งเน้นของผู้ชมเป็นศูนย์กลางในกระบวนการสื่อสาร การทำความเข้าใจว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณต้องการ คาดหวัง และที่สำคัญที่สุดคือต้องการได้ยิน จากนั้นจึงปรับข้อความของคุณอย่างเหมาะสม จะช่วยปรับปรุงการสื่อสาร อย่างที่บอก เมื่อคุณเขียนเพื่อทุกคน คุณไม่ได้เขียนเพื่อใคร แทนที่จะพยายามเขียนข้อความเพื่อเข้าถึงทุกคน คุณควรเน้นที่การพยายามเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายภายในกลุ่มเป้าหมายที่กว้างขึ้น
วิธีหนึ่งในการจำกัดโฟกัสของคุณให้แคบลงและให้แน่ใจว่าเสียงของคุณมีความสม่ำเสมอคือการฝึกเขียนข้อความถึงบุคคลแทนที่จะเป็นกลุ่ม แทนที่จะพยายามพูดกับผู้ฟังในวงกว้าง การเขียนถึงบุคคลหนึ่งๆ จะช่วยให้คุณปรับให้เข้ากับตัวคุณได้ ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในการทำให้ผู้รับรู้สึกราวกับว่าคุณใส่ใจจริงๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาสนใจอ่าน ขณะที่คุณเขียน ให้แสร้งทำเป็นว่าคุณกำลังสนทนาแบบตัวต่อตัวกับองค์ประกอบที่สำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้ข้อความของคุณมีความเป็นตัวของตัวเอง มีส่วนร่วม และสะท้อนถึงแบรนด์ของคุณมากขึ้น
3. สร้างคู่มือสไตล์
ทุกคนในองค์กรของคุณ ไม่ใช่แค่ทีมการตลาดของคุณควรเข้าใจตรงกันเมื่อต้องเขียนในนามขององค์กรของคุณ คู่มือสไตล์คือเอกสารที่แนะนำและแจ้งมาตรฐานการเขียนทั่วทั้งองค์กร เอกสารนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้น และมีพนักงานและอาสาสมัครใหม่เข้าร่วมทีมของคุณ เอกสารอ้างอิงส่วนกลางนี้ควรพร้อมใช้งานทั่วทั้งองค์กรและเข้าถึงได้ง่าย
คู่มือสไตล์ช่วยองค์กร:
- รักษาน้ำเสียง เสียง และข้อความให้สอดคล้องกัน
- ลดข้อผิดพลาด
- เขียนเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- พูดและเขียนเกี่ยวกับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณในแบบที่เป็นหนึ่งเดียว
- ลดเวลาที่จำเป็นในการจัดหาพนักงานและอาสาสมัครใหม่
คู่มือสไตล์สามารถมีรายละเอียดหรือเรียบง่ายได้ตามที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือส่วนที่มีค่าที่สุดบางส่วนที่จะรวมไว้:
- เสียง: ส่วนนี้ควรอธิบายความแตกต่างระหว่างน้ำเสียงและน้ำเสียงของคุณ และองค์ประกอบของแต่ละส่วนนำไปใช้กับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณอย่างไร
- คำศัพท์: หลายสาเหตุมีคำศัพท์เฉพาะที่ใช้บนพื้นฐานที่สอดคล้องกัน คู่มือสไตล์ของคุณควรมีข้อกำหนดเหล่านี้พร้อมกับแนวทางการใช้งานอย่างเหมาะสม
- เอกลักษณ์ของแบรนด์: ส่วนนี้กำหนดลักษณะเฉพาะในแง่ของการออกแบบ รวมถึงโลโก้ที่ใช้ แบบแผนชุดสี คู่มือแบบอักษร และเทมเพลตของบริษัท
- ประเภทเนื้อหา: ส่วนนี้ควรสรุปเนื้อหาประเภทต่างๆ ที่องค์กรของคุณเขียน วัตถุประสงค์หลักของแต่ละประเภท และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเขียนเนื้อหา
- ไวยากรณ์และกลไก: การปฏิบัติตามกฎไวยากรณ์และกลไกบางประการช่วยให้เขียนได้ชัดเจนและสม่ำเสมอ ส่วนนี้แสดงรูปแบบบ้านขององค์กรของคุณ ซึ่งใช้กับเนื้อหาทั้งหมด
4. จ้างบรรณาธิการ
ทุกวันนี้ หลายองค์กรมีทีมงานที่รับผิดชอบในการสร้างเนื้อหา ที่องค์กรของคุณ คุณอาจให้ทีมการตลาดของคุณเขียนเนื้อหาสำหรับบล็อกของคุณ แต่ทีมพัฒนาของคุณก็มีส่วนสนับสนุนเนื้อหาของคุณเป็นระยะเช่นกัน นี่คือจุดที่จำเป็นต้องมีบรรณาธิการเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องและให้ข้อเสนอแนะ
บรรณาธิการได้รับมอบหมายให้อ่านเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งจัดทำขึ้นโดยสมาชิกทุกคนในพนักงาน สมาชิกสภาผู้แทนราษฎร บล็อกเกอร์รับเชิญ และอาสาสมัคร ซึ่งหมายถึงใครก็ตามที่เขียนในนามขององค์กรของคุณ บรรณาธิการของคุณช่วยให้แน่ใจว่าเสียงของแบรนด์ของคุณมีความสอดคล้องและไม่ผันผวนตามว่าใครเป็นคนเขียนเนื้อหา ประโยชน์อื่นๆ สำหรับการจ้างบรรณาธิการ ได้แก่:
- ให้มุมมองที่สดใหม่: คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงหรืออาจเป็นวันในการสร้างข้อความของคุณ ไม่ว่าคุณจะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์หรือจัดทำคู่มือ ดวงตาคู่ใหม่สามารถมองเห็นปัญหาที่ถูกมองข้ามได้ง่ายขึ้น
- ทำให้ งานเขียนของคุณสมบูรณ์แบบ: โปรแกรมแก้ไขมืออาชีพไม่เพียงแต่แก้ไขข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเขียนได้สมบูรณ์แบบอีกด้วย สิ่งเหล่านี้จะเปิดเผยข้อผิดพลาดและปัญหาด้านรูปแบบที่คุณอาจไม่เคยสังเกตเห็น เพื่อช่วยปรับปรุงงานของคุณ
- ให้ความคิดเห็นที่สอง: การพิจารณาสำเนาชุดที่สองอาจจุดประกายแนวคิดใหม่ที่คุณไม่ได้คิดไปเอง บรรณาธิการสามารถให้คำแนะนำและแรงบันดาลใจในการปรับปรุงข้อความของคุณต่อไปได้
5. เก็บไว้เป็นบทสนทนา
วันทำงานอันยาวนานสิ้นสุดลงแล้ว และเจ้านายของคุณจะโทรหาคุณในการประชุมในนาทีสุดท้ายเพื่อทบทวนรายงานที่มีความยาว ดวงตาของคุณพยายามที่จะเปิดอยู่ แต่คุณรู้สึกได้ว่ามันหนัก ในทำนองเดียวกัน เพื่อนของคุณโทรหาคุณหลังจากทำงานมาทั้งวันเพื่อบอกคุณเกี่ยวกับวันหยุดสุดสัปดาห์ของเธอ ในทั้งสองสถานการณ์ คุณเหนื่อย แต่คุณกลับชอบคนที่พูดเชิงสนทนามากกว่า หลักการเดียวกันนี้ใช้กับการสื่อสารการตลาด ผู้บริจาคถูกขัดขวางโดยคำศัพท์ทางการตลาดและการถามที่หนักแน่น แต่น้ำเสียงของการสนทนาจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการสื่อสารข้อความ และทำให้ข้อความนั้นติดอยู่
เคล็ดลับบางประการในการทำให้ข้อความของคุณโดนใจ ได้แก่:
- ทำให้ผู้ชมของคุณรู้สึกเหมือนอยู่บ้าน : กลุ่มเป้าหมายของคุณควรรู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังมีส่วนร่วมในการสนทนากับเพื่อนมากกว่าที่จะทำธุรกิจทุกครั้งที่พวกเขาอ่านเนื้อหาของคุณ
- ใช้ประโยคที่ย่อยได้: การอ่านต้องอาศัยการทำงาน ดังนั้นประโยคของคุณควรอ่านง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ สามสิบห้าคำหรือน้อยกว่านั้นมักจะใช้ได้ผลดีที่สุด แม้ว่าการผสมผสานระหว่างประโยคที่สั้นและยาวจะมีประโยชน์ ให้แบ่งประโยคที่ยาวขึ้นโดยใช้จุดไข่ปลา จุลภาค และอัฒภาคเพื่อแยกความคิดของคุณออกอย่างชัดเจนและเพิ่มความสามารถในการสแกน
- ใช้คำทั่วไป: หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ซับซ้อนและศัพท์แสงที่หนักแน่น (เว้นแต่ผู้ฟังของคุณจะได้รับประโยชน์จากสิ่งนี้) ให้เน้นที่คำและสำนวนทั่วไปที่ใช้ในการสนทนาในชีวิตประจำวันแทน
- เขียนด้วยเสียงที่ใช้งาน: การเขียนด้วยเสียงที่ใช้งานจะช่วยให้ข้อความของคุณชัดเจนและรัดกุมสำหรับผู้อ่านของคุณ ต่อไปนี้คือตัวอย่างประโยคที่แสดงความแตกต่างระหว่างเสียงพาสซีฟและแอคทีฟ
- Passive Voice: เธออ่านโพสต์ในบล็อกภายในสี่นาที
- Active Voice: เธออ่านบล็อกโพสต์ในสี่นาที
- ตอบกลับ: ตอบคำถาม แสดงความคิดเห็น และคำขออย่างรวดเร็วและเป็นมิตร ซึ่งช่วยให้ทั้งองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่มีความโดดเด่น ตัวอย่างขององค์กรที่ทำสิ่งนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ Blind Cat Rescue
ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นถึงธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จในการสร้างตัวตนบนโซเชียลมีเดียและน้ำเสียงของพวกเขา Blind Cat Rescue and Sanctuary, Inc. ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรในการสนทนา ตอบรับชื่อผู้แสดงความคิดเห็นและขอบคุณพวกเขา
การค้นหาความคิดเห็นที่ไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถช่วยให้คุณสร้างความสอดคล้องกันทั่วทั้งแบรนด์ของคุณ ยิ่งเสียงของคุณแข็งแกร่งมากเท่าไร ผู้คนก็จะยิ่งเปิดใจรับฟังสิ่งที่องค์กรของคุณพูดมากขึ้นเท่านั้น และองค์กรของคุณก็สมควรได้รับการรับฟังอย่างไม่ต้องสงสัย