Recaudación de fondos en línea: sentando las bases para su organización sin fines de lucro

Si trabaja en o alrededor del mundo sin fines de lucro, es probable que haya visto los beneficios de la recaudación de fondos en línea.

Los avances recientes en tecnología han permitido a las organizaciones sin fines de lucro maximizar sus donaciones a través de funciones como botones de donación integrados para su sitio web, páginas de donaciones en línea, eventos virtuales e incluso IA del sitio web. Es probable que el futuro traiga herramientas aún más emocionantes para que las utilicen las organizaciones sin fines de lucro.

Pero con los nuevos avances surgen nuevas oportunidades para interrumpir su ecosistema de recaudación de fondos. Esto puede generar frustración para usted, su equipo y sus donantes. En esta publicación de blog, explicaremos cuál es su ecosistema, cómo los datos pueden alterarlo y cómo puede establecer una base para el éxito de la recaudación de fondos.

Comprender el ecosistema de recaudación de fondos en línea de su organización sin fines de lucro

Cuando se trata de una recaudación de fondos en línea que funciona, la mejor estrategia es una holística. Los esfuerzos de una organización sin fines de lucro, ya sea en persona o en línea, funcionan mejor cuando están integrados. Al apoyarse en las fortalezas de su organización y mejorar las áreas más débiles, tendrá un ecosistema de recaudación de fondos más sólido y saludable.

Si alguna vez has estudiado biología o has visto algunos episodios de Planeta Tierra , sabes lo delicado que es el equilibrio entre los seres vivos y el medio ambiente. La interconexión es clave con ecosistemas debidamente ordenados. Su ecosistema de recaudación de fondos no es diferente.

Su ecosistema de recaudación de fondos en línea consta de todas las herramientas que utiliza que tienen información sobre sus contactos y donantes. A medida que amplíe sus herramientas de recaudación de fondos en línea, habrá más información para equilibrar y conectar. Pero para asegurarse de que todo funcione en conjunto correctamente, primero deberá comprender todas las herramientas dentro de su ecosistema.

Construyendo la base para datos organizados

Las organizaciones sin fines de lucro que agregan más y más herramientas de recaudación de fondos en línea sin una forma de organizar todos los datos corren el riesgo de experimentar rendimientos decrecientes con su software. Esto significa que está invirtiendo más en sus herramientas de software pero no está recibiendo un retorno de sus inversiones. Por eso es importante tener una "fuente de la verdad" al construir su base de recaudación de fondos. Esta fuente de verdad es el lugar donde se almacenan todos sus datos y se puede acceder a ellos fácilmente.

También es importante revisar su ecosistema de recaudación de fondos en línea porque la tecnología siempre está cambiando. Es posible que las opciones de software que le funcionaron el año pasado no funcionen este año. Tal vez sea hora de considerar un nuevo procesador de pagos, una plataforma de marketing por correo electrónico o un proveedor de donaciones en línea. Por eso le recomendamos que evalúe su paquete de software al menos una vez al año. De esa manera, puede ver lo que funciona para usted, lo que no funciona y qué nuevas herramientas pueden existir ahora para prepararlo para el mayor éxito de recaudación de fondos.

Los datos desorganizados dañan sus relaciones

Antes de pasar a las herramientas de su ecosistema, queremos compartir un escenario potencial que aclarará este punto sobre la importancia de tener una base sólida y una fuente de verdad.

Imagina que te estás preparando para conocer a uno de tus principales donantes de café. Tuviste un día ajetreado, lo que significa que no tuviste la oportunidad de prepararte para la conversación antes de llegar a la cafetería. La buena noticia es que llega cinco minutos antes para que tenga tiempo de recuperar el aliento y prepararse para reunirse con este donante tan importante.

Ahora, en los cinco minutos que tiene en el estacionamiento, ¿cómo encuentra toda la información que tiene su organización sobre este donante? ¿Cuándo dieron por última vez y cuánto fue su regalo? ¿Se suscriben a sus correos electrónicos? ¿Ha enviado usted u otra persona de su organización una apelación directa recientemente? ¿Han participado alguna vez en uno de sus eventos de recaudación de fondos entre pares?

Si sus datos están desorganizados, será casi imposible encontrar esta información rápidamente en su teléfono antes de una reunión de donantes. Tendría que consultar su base de datos de donantes, su proveedor de servicios de correo electrónico, sus registros de correo directo, su plataforma de recaudación de fondos entre pares y más. E incluso entonces, esta información está dispersa y es difícil reunirla en una historia coherente. Terminará llegando tarde al café, frustrado y todavía sin estar preparado para la reunión con su donante. Cuando lo mira de esa manera, ¿realmente puede permitirse que sus datos estén desorganizados?

Por eso es tan importante organizar sus datos de recaudación de fondos en línea. Tiene información valiosa sobre sus donantes y su relación con su organización en varias fuentes diferentes. Debe poder acceder a esta información de forma rápida y coherente siempre que la necesite. Eso significa que debe poder acceder a todo en un solo lugar e, idealmente, podría acceder a él en su teléfono antes de su próxima reunión de donantes o llamada telefónica.

Identificar los datos de recaudación de fondos de su organización

Ahora que está listo para organizarse, lo primero que debe hacer es identificar cada fuente de sus datos de recaudación de fondos y donantes. Esto establecerá el marco para su estrategia de recaudación de fondos en línea. Desglosaremos cinco áreas generales a tener en cuenta al buscar sus datos. También puede descargar una copia en PDF de esta lista de verificación de auditoría de datos para guiarlo a través de la información.

Fuentes de procesamiento de pagos y transacciones

• Piense en: cualquier cosa que lo ayude a recolectar donaciones y pagos, incluido el software que impulsa sus páginas de donaciones en línea, sus plataformas de financiación colectiva y entre pares, sus plataformas de comercio electrónico y sus sistemas de procesamiento de pagos.
• Los ejemplos incluyen: Classy, ​​GoFundMe Charity, Shopify, PayPal, Square

Fuentes de marketing y comunicación.

• Piense en: Cualquier cosa que use para transmitir su mensaje. ¿Qué utilizas para enviar tus correos electrónicos? ¿Cómo editas y actualizas tu sitio web? ¿Qué plataformas de redes sociales utiliza?
• Los ejemplos incluyen: contacto constante, Mailchimp, Squarespace, Facebook, Twitter

Fuentes de eventos y subastas

• Piense en: cualquier cosa que ayude a impulsar sus eventos de recaudación de fondos, galas, subastas silenciosas y días de voluntariado. ¿Cómo consiguen las entradas sus asistentes? ¿Dónde organiza eventos virtuales o subastas en línea? ¿Cómo se inscriben sus voluntarios en los eventos de voluntariado?
• Los ejemplos incluyen: Eventbrite, BidCoz, Golden, Zoom

Fuentes contables

• Piense en: Dónde residen sus datos contables. Incluso si subcontrata la contabilidad, ¿dónde almacena su contador o equipo de contabilidad toda su información financiera?
• Los ejemplos incluyen: QuickBooks, Aplos, hojas de cálculo

Fuentes fuera de línea

• Piense en: cualquier forma de recopilar información que no esté en línea. Está bien que no todo esté en línea. Solo asegúrese de tomar nota de lo que no lo es para que pueda tenerlo en cuenta.
• Los ejemplos incluyen: Cualquier cosa en papel o en un software fuera de línea como hojas de cálculo.

Evaluación de la fortaleza de su base de recaudación de fondos en línea

Una vez que haya documentado todas las fuentes de su recaudación de fondos y los datos de los donantes, es hora de reunir a su equipo para hacer algunas preguntas honestas sobre qué tan bien le está yendo a su organización hoy:

• ¿Tiene una fuente de verdad (un sistema de gestión de donantes u otra base de datos central) que contenga todos los datos de sus donantes? Si es así, ¿se conecta con sus otras herramientas de recaudación de fondos en línea?
• Si no es así, ¿cómo realiza un seguimiento de la recaudación de fondos y los datos de los donantes? ¿Tiene que ir a varios lugares diferentes para obtener información diferente?
• ¿Qué pasos debe seguir a continuación para asegurarse de aprovechar al máximo su software de recaudación de fondos y establecer una buena base para su estrategia de recaudación de fondos en los próximos 12 meses?

Después de hacer estas preguntas, es posible que descubra que su organización sin fines de lucro ya está funcionando bien con la organización de datos. Si es así, ¡buen trabajo! Siga usando las tácticas y estrategias que funcionan bien para su organización sin fines de lucro. Pero si cree que su información de recaudación de fondos se está dispersando cada vez más, existe una forma sencilla de organizarse.

Uso de una solución de software integrada

Nuestra solución recomendada puede sorprenderlo: agregue una herramienta más a su paquete de software. Específicamente, recomendamos agregar una herramienta de gestión de donantes.

Quizás se pregunte por qué debería invertir en más software. ¿No se sumará eso al desorden en lugar de organizarlo? Uno de los beneficios de una plataforma de gestión de donantes es que puede conectar los datos de todas sus fuentes de recaudación de fondos en línea. Es el software que mantiene unido todo el resto del software. De esa manera, puede continuar expandiendo su paquete de recaudación de fondos en línea sin continuar esparciendo sus datos.

Incluso si ya está utilizando un sistema de gestión de donantes, es posible que no se integre con el otro software de recaudación de fondos en línea que está utilizando. En este caso, es posible que desee considerar otra opción que lo haga. También querrá asegurarse de que su próxima solución pueda ayudarlo a migrar los datos de sus donantes al nuevo sistema.

Poner en marcha un sistema de gestión de donantes que pueda integrarse con sus herramientas de recaudación de fondos en línea es la base que impulsará sus esfuerzos de recaudación de fondos. Crecerá con usted, permitiéndole continuar expandiendo su paquete de recaudación de fondos en línea y maximizar sus esfuerzos de recaudación de fondos.

Encontrar a la persona adecuada para administrar su ecosistema de recaudación de fondos en línea

El proceso de organizar sus datos y mantenerlos organizados no sucederá por sí solo. Deberá asegurarse de contar con la persona adecuada para asumir esta responsabilidad. Entonces, ¿quién es la persona adecuada para el trabajo? Hemos reunido algunas preguntas para ayudarlo a determinar si necesita un administrador de recaudación de fondos en línea.

Consideraciones a la hora de buscar tu gestor de recaudación de fondos online

Es posible que nunca haya considerado un administrador de recaudación de fondos en línea como un rol importante o necesario para su organización sin fines de lucro. Pero cuanto más invierte en su ecosistema de recaudación de fondos en línea, más importante es asignar la responsabilidad a alguien de su equipo o incluso contratar a alguien para que se haga cargo de sus esfuerzos de recaudación de fondos en línea.

• ¿A quién tienes disponible para ocupar este puesto? ¿Hay algún miembro del personal que pueda asumir la responsabilidad adicional? ¿Un voluntario confiable? ¿Alguien en tu tablero? ¿O tendrá que considerar agregar a alguien a su equipo?
• ¿Cuánto trabajo llevará inicialmente integrar su ecosistema de recaudación de fondos en línea? Si va a ser un gran impulso, es posible que desee considerar abrir un puesto temporal solo para ayudarlo a comenzar.
• ¿Cuánta gestión de datos será necesaria en el futuro? ¿Cuáles serán las responsabilidades en curso? Si tiene mucho software o muchos datos para administrar, es posible que necesite a alguien que dedique la mayor parte de su tiempo a administrar su ecosistema de recaudación de fondos en línea.

Buscando la mejor opción para su administrador de recaudación de fondos en línea

Una vez que haya identificado la necesidad de su organización y esté listo para considerar a una persona para el puesto, querrá asegurarse de encontrar a alguien que sea apto para hacer el trabajo.

• ¿Esta persona está impulsada por la tecnología y tiene la capacidad de comprender todas sus herramientas de recaudación de fondos en línea?
• ¿Han trabajado antes con sus herramientas de software específicas?
• ¿Esta persona está orientada a los sistemas? ¿Entienden cómo funcionan todas sus herramientas en línea y cómo encajan en la estructura más amplia de su organización?
• ¿Son buenos con los detalles y están dispuestos a asumir tareas orientadas a los datos?
• ¿Entienden las necesidades de su equipo de desarrollo, para que puedan preparar mejor a su organización para el éxito con la recaudación de fondos y las relaciones con los donantes?
• ¿Pueden ayudarlo a usar los datos que tiene a mano para contar una historia convincente sobre los esfuerzos de su organización sin fines de lucro que convenza a los donantes para que donen?

Gestionar la recaudación de fondos en línea a través de su proveedor de gestión de donantes

Para muchas organizaciones sin fines de lucro, la idea de agregar esta responsabilidad puede parecer abrumadora, especialmente si tiene un equipo más pequeño o tiene un presupuesto ajustado. Pero dependiendo del proveedor de gestión de donantes que elijas, puede que no sea necesario contar con una persona completamente dedicada a la gestión de la recaudación de fondos online.

Verifique y vea si su proveedor de gestión de donantes ofrece incorporación o capacitación. Considere invertir en estos servicios. De esa manera, un profesional puede guiarlo a través del proceso de organización de sus datos y no tendrá que preocuparse por agregar responsabilidades adicionales a su equipo.

Si aún no tiene un sistema de gestión de donantes, verifique si los servicios de incorporación y capacitación están disponibles cuando investigue sus opciones. Esto lo ayudará a aprovechar al máximo su inversión al mantener sus datos organizados.

Un paso más cerca de empezar

La recaudación de fondos en línea es una forma efectiva para que las organizaciones sin fines de lucro modernas recauden más fondos y fortalezcan sus relaciones con sus donantes; solo asegúrese de tener las bases adecuadas para el éxito.

Si aún no lo ha hecho, asegúrese de completar su auditoría de recaudación de fondos en línea. El siguiente paso es trabajar con su equipo a través de la lista de verificación de su organización y decidir qué próximos pasos son mejores para usted, ya sea que agregue un administrador de recaudación de fondos en línea a su equipo o agregue un sistema de gestión de donantes que conectará su ecosistema de recaudación de fondos en línea.

Amplíe su estrategia de recaudación de fondos en línea con el mejor software de recaudación de fondos para las necesidades únicas de su empresa.