Aprenda cómo su empresa puede beneficiarse de un portal de juntas

Un portal de directorio es un centro seguro y confiable que utilizan los directores ejecutivos, los directores de directorio y los administradores para ayudar a administrar las reuniones de directorio.

Es por eso que con frecuencia se le llama software de gestión de juntas. Es un conjunto completo de herramientas que permite a los miembros revisar los materiales de la reunión, comunicarse entre sí y encargarse de otras tareas y responsabilidades.

Esto elimina la necesidad de imprimir innumerables resmas de papel e intercambiar una ráfaga de correos electrónicos para organizarse tanto antes como después de una reunión de la junta. Con un portal de juntas, las juntas pueden reunirse de forma remota y mantener toda la información y los archivos necesarios seguros y en un solo lugar.

Debido a que hay tantas herramientas involucradas, es más fácil separar a los usuarios del portal de juntas en dos grupos. Un conjunto de herramientas es para el personal administrativo que trabaja para preparar la reunión para que se desarrolle sin problemas. El otro conjunto es para los miembros de la junta y les permite actuar y tomar decisiones dentro del portal.

Portales de juntas en acción

Aquí hay un breve resumen de cómo se ven los portales de la junta a lo largo de todo el proceso de la reunión.

Antes de la reunión

• Los administradores trabajan junto con el presidente de la junta y el liderazgo ejecutivo para organizar y actualizar la información para los miembros, verificar la disponibilidad del director y compartir actas.
• Una vez que el administrador tiene toda la información necesaria, se puede ensamblar en una agenda. A continuación, se invita al director y el libro de la junta está listo para ser publicado. Todos los materiales compartidos se pueden publicar de forma pública o privada.
• Después de que el director recibe su invitación, tiene la libertad de revisar el libro de la junta haciendo anotaciones, revisando reuniones y documentos anteriores, y compartiendo y hablando sobre sus notas con otros miembros de la junta. Todo este arduo trabajo se completa antes de que comience la reunión.
• Ahora el presidente de la junta puede intervenir para usar el análisis en tiempo real de la porta. Mostrarán las anotaciones, cuándo los miembros han leído el libro de la junta, cuándo pasan más tiempo en una sección en particular, etc. comienza la reunión.

Durante la reunión

• Todo el trabajo en el front-end ahora valdrá la pena cuando los directores ingresen a la reunión y ya estén al tanto de cualquier cambio significativo. Ahora pueden navegar con confianza y eficiencia por el tablero a través de la reunión, sección por sección.
• Los miembros de la junta ahora pueden usar las herramientas de la aplicación para tomar medidas y votar, firmar, publicar preguntas, delegar tareas y programar fechas límite.

Después de la reunión

• La utilidad de la aplicación continúa después de que finaliza la reunión porque permite a los miembros continuar comunicándose y compartiendo, creando un compromiso duradero y significativo.
• Hay notificaciones cuando un miembro necesita firmar un documento, emitir un voto o responder a una encuesta, lo que ayuda a responsabilizar a todos por lo que sucede a continuación.

En última instancia, el software de la placa ofrece una solución integral a varios desafíos distintos que enfrentan muchas placas en la actualidad.

Un portal de tablero:

• Ayuda a los miembros de la junta a asistir a las reuniones mejor organizados y preparados
• Hace que las reuniones de la junta sean más estratégicas y con visión de futuro
• Permite a los líderes aprovechar al máximo las habilidades y el conocimiento de los directores de la junta
• Mejora la eficiencia, la eficacia, el compromiso y la productividad de las reuniones de la junta
• Mantiene los materiales de la junta confidenciales y seguros
• Habilita la participación remota en reuniones de directorio

¿Cómo resuelven los portales de juntas los desafíos de las reuniones virtuales?

Recientemente, las organizaciones han aumentado su inversión en tecnología de videoconferencia para reunirse de forma remota. Sin embargo, a medida que pasamos a las reuniones virtuales, ha surgido una nueva serie de problemas. La llamada fatiga de Zoom y la falta de señales de lenguaje corporal natural han hecho que sea un desafío mantenerse completamente comprometido. Lo peor de todo es que estamos compensando juntando docenas de aplicaciones para ayudarnos, demasiadas soluciones que hacen que nuestra información se disperse en nuestras computadoras.

Debido a que los portales de juntas se crearon teniendo en cuenta las reuniones virtuales, llegan especialmente diseñados para este momento en el que las reuniones virtuales se han vuelto comunes. A menudo contienen las herramientas y la tecnología para cerrar brechas, mantener a los equipos organizados y ayudar a los líderes a tomar mejores decisiones.

Hemos escuchado de clientes existentes y potenciales que las reuniones virtuales les han presentado nuevos desafíos a medida que sus equipos se vuelven remotos. Afortunadamente, con décadas dedicadas a pensar en reuniones remotas, existen consejos y sugerencias sobre cómo superar estos desafíos.

1. Ser virtual dificulta la comunicación

Las reuniones virtuales solo hacen que sea más difícil tener una conversación. En el momento en que dos personas hablan al mismo tiempo, se vuelve inaudible. Y los momentos de silencio seguidos de "lo siento, estaba en silencio" restan ritmo a cualquier conversación. Esto lleva a que ideas y contribuciones que ocurrirían en persona no se digan.

Los portales de juntas ayudan a aumentar la frecuencia de la comunicación de calidad. Permiten a los líderes discutir y deliberar en toda la plataforma antes de saltar a una reunión. A través de un chat seguro, anotaciones compartibles y paneles de noticias y anuncios, los portales de juntas brindan información y le permiten omitir una llamada. Y cuando tiene que saltar a una reunión, sus integraciones de videoconferencia permiten conversaciones directamente en la plataforma.

2. Las reuniones virtuales dificultan la organización, el compromiso y la colaboración

Sin estar juntos, es difícil tener una idea de la habitación: lo que la gente está pensando. El lenguaje corporal es el 65% de la comunicación, y ser un medio virtual es más difícil que nunca para mantenerse al día y participar en una conversación.

Los Board Portals permiten a los equipos tomar decisiones, recopilar comentarios y ejecutar responsabilidades fuera de las reuniones. Muchos vienen con capacidades de firma electrónica incorporadas para ejecutar contratos sobre la marcha. Permiten votar desde cualquier lugar, lo que significa que se pueden tomar decisiones a lo largo de la semana. Y sus capacidades de encuesta permiten que los equipos lleguen a un consenso antes de que lleguen para hablar sobre las cosas más importantes.

3. Las reuniones virtuales se sienten más largas y menos productivas

No es que haya menos cosas para decidir o menos de qué hablar cuando se reúne virtualmente. Pero las videoconferencias van a limitar cuánto se dice, y solo hay un tiempo limitado en el que las personas pueden mantener el enfoque. Una interrupción o un aparte inútil puede descarrilar las discusiones, perder el compromiso y hacer que llegar a un consenso sea más difícil que nunca.

Los portales de juntas ayudan a los equipos a saber con precisión qué se debe discutir, qué decisiones se deben tomar y mantener el compromiso durante la reunión. Equipa a los líderes para hacer el trabajo preliminar de pensar en estos temas críticos antes de que comience la reunión. Y crea un sistema de rendición de cuentas para los seguimientos después de la clausura.

4. Las reuniones virtuales hacen que la gestión del acceso a documentos sea una pesadilla

Ser virtual ha hecho que la recuperación de informes y documentos esenciales sea una pesadilla total. A menudo significa pasar por las pruebas y tribulaciones de acceder a un servidor a través de una VPN. Una vez conectado, es posible que no sea estable o no tenga conexión a Internet. Por lo tanto, guardamos rápidamente los documentos en el almacenamiento local, los firmamos y, 15 minutos después, nos damos cuenta de que debemos volver a conectarnos.

Los portales de juntas son un entorno seguro, a menudo con almacenamiento ilimitado para cada documento, informe y archivo. Lo mejor de todo es que esa seguridad significa que no necesita acceder a una VPN para recuperar la información. Los directorios confían en los portales de directorios para los documentos más confidenciales de sus empresas, lo que significa que son una obviedad para todas sus necesidades de almacenamiento.

5. Ser remoto hace que la seguridad sea tu responsabilidad

Estar fuera de la oficina a menudo significa necesitar una VPN para acceder a sus datos más importantes. Eso es porque no está protegido por los sistemas sofisticados y la seguridad lograda a lo largo de los años. Si se le deja el Internet de su hogar, es importante mantenerse alerta sobre cómo y a qué tipo de datos accede.

Los Board Portals son entornos seguros que mantienen todo a salvo. A menudo tienen habilitada la autenticación de dos factores y están protegidos por gigantes tecnológicos líderes. Muchos aprovechan la tecnología Face ID y Touch ID para hacer que todo sea aún más seguro.

Comprar un portal de juntas

Una vez que decida que un portal de juntas es la solución adecuada para usted, se verá abrumado por la lista de proveedores de portales de juntas. Sin embargo, hay algunas formas sencillas de evaluar su validez y capacidad. Aquí hay algunas ideas sobre qué preguntar al elegir un proveedor de portal de juntas.

1. Solicitar una prueba gratuita

Cuando llegue a un proveedor que le gustaría considerar, sea sincero y solicite una prueba gratuita. No hay mejor forma de saber si algo te funciona que probarlo de primera mano. Esta no es una práctica poco común para los proveedores y, de hecho, es probable que tengan una porque se enorgullecen de su producto y saben que su rendimiento cumplirá con sus expectativas.

No hay razón para quedar atrapado en los enredos de un contrato antes de saber cómo funciona el producto. Como en todas las relaciones, deben conocerse antes de comprometerse.

Una vez que pueda acceder a la aplicación en modo de prueba, será obvio si se adapta a las necesidades de su tablero. Asegúrese de que lo prueben y le proporcionen comentarios mientras busca proveedores. Los miembros de la junta son los que realmente usan el software, por lo que si lo aprueban, sabrá que ha encontrado un proveedor de calidad.

2. Leer reseñas

En esta era digital, algunos de los mejores conocimientos sobre software te esperan en línea. Puede leer una variedad de reseñas de personas que han experimentado el software de primera mano.

Una vez que haya recibido las reseñas, busque tendencias entre las reseñas. Evalúe quién ha ganado honores y premios por sus productos y servicios. Estos no son títulos autoproclamados. Estos son elogios genuinos promovidos por clientes de la vida real que amaron tanto el producto que se sintieron obligados a dejar una reseña.

3. Tener información sobre el lanzamiento del producto es vital

Puede que te sorprenda saber que todavía hay muchos proveedores que no han adaptado su tecnología para dispositivos móviles. También pueden haber ralentizado su inversión en el producto en sí mismo dejándolo como está en lugar de ajustarlo para que sea perfecto.

Una forma rápida de encontrar estos agujeros es preguntar directamente y deliberadamente si el software está disponible para su uso en todos los dispositivos iOS y Android y solicitar las notas de la versión sobre las actualizaciones recientes, entre tres y cinco. Si el software carece de compatibilidad, lo sabrá con mucha anticipación. Si las actualizaciones recientes ocurrieron hace más de seis meses, entonces puede decir que han dejado de intentar aumentar las capacidades de su producto.

4. Revisa la tecnología

Deberá tener un conocimiento profundo de la tecnología subyacente de un software. Es lo que hace que ese software en particular se destaque entre el resto. Por ejemplo, el software más antiguo se basa en tecnología heredada, mientras que la última tecnología utiliza la nube. Esta es una forma rápida y efectiva de detectar aquellas empresas que alcanzaron su punto máximo al comienzo del auge digital pero que perdieron las oportunidades y las actualizaciones para los dispositivos y las tendencias actuales. Estas son a menudo las mismas empresas que le negarán una prueba gratuita. Su tecnología, literalmente, no lo admite.

Los beneficios para la nube lo abarcan todo. No solo es más rentable para el proveedor, sino que esos ahorros se filtran hacia usted sin pérdida de calidad. La tecnología en la nube está diseñada para todo tipo de dispositivos y navegadores y tiene redundancia, disponibilidad y seguridad superiores.

5. Construya asociaciones con conexiones más profundas

Ya sabe cómo funcionan los portales de juntas, sabe cómo evaluar a los proveedores, pero ahora es el momento de buscar asociaciones. ¿Qué proveedor realmente se conectará con su empresa e impulsará su éxito mientras se mantiene conectado con su misión y valores fundamentales? Asegúrese de que el proveedor que elija ponga estas reglas al frente y al centro:

Los clientes son lo primero

Evalúe si el proveedor de software pone al cliente en el centro de sus esfuerzos. Si una empresa está invirtiendo tiempo en la atención al cliente, entonces no solo buscan venderle un software y listo. Están buscando crear algo para ti que tenga verdadera utilidad y te ayude a resolver tus problemas. Al final, si tú ganas, ellos ganan. Su producto es una entidad en constante evolución diseñada pensando en usted. Eso es un negocio que quiere compartir una sociedad.

Una forma de evaluar la dedicación de una empresa al éxito del cliente es preguntar si tendrá su propio gerente de éxito del cliente. La respuesta deberia ser si. Luego, debe profundizar más y encontrar cómo se administrará esa relación, qué tipo de accesibilidad pueden proporcionar cuando surgen problemas y cómo pueden mejorar su experiencia general con el software. Una forma objetiva de evaluar el equipo de éxito del cliente es preguntar por su puntaje NPS y su especialización en la industria.

Tienes valores compartidos

Antes de decidirse por un software, hay otro punto de control importante: ¿comparten sus valores fundamentales como empresa? Si no lo hacen, usted podría convertirse en una factura más para ellos, o sus prioridades podrían divergir en un punto crítico. Aquí hay algunos qué pasaría si para reflexionar.

• ¿Y si quiero sentirme una persona y no un número? Debe buscar una empresa cuyo equipo de éxito del cliente esté en los EE. UU. Esto demuestra que sus preguntas e inquietudes serán atendidas directamente por ellos y que priorizan su responsabilidad hacia usted como cliente por encima de sus ganancias.
• ¿Qué pasa si estamos centrados en la comunidad? Si le importa retribuir a la comunidad, investigue los hábitos de donación de un proveedor. Descubra si tienen sus propios programas que contribuyen a los esfuerzos de la comunidad y si utilizan sus ganancias para afectar el cambio en su comunidad.
• ¿Qué pasa si te importa la cultura de la empresa? Busque una empresa donde los empleados estén contentos. Estas empresas tienen que ver con la creación de un equilibrio entre el trabajo y la vida. Esto puede requerir un poco de investigación en sitios como Glassdoor. Estas reseñas personales te permitirán saber cómo se siente realmente trabajar allí.
• Las empresas que muestran con orgullo y viven sus valores son el tipo de empresas con las que desea trabajar. Su dedicación va más allá de obtener ganancias y reconoce que los negocios no borran nuestra humanidad. Entonces puede comenzar una asociación basada en el respeto mutuo y la comprensión.

Por qué utilizar los portales de juntas y por qué ahora

A menudo ocurre que una junta está formada por miembros repartidos por todo el mundo. Son órganos dinámicos de toma de decisiones, pero es difícil centralizarlos todos con la frecuencia suficiente para que su liderazgo sea efectivo. La junta y sus comités de informes necesitan una solución virtual para este mundo globalizado.

Un portal de junta proporciona la respuesta porque es un centro para todos los documentos importantes, notas, conversaciones y herramientas de toma de decisiones necesarias para que una junta sea eficiente e impactante. Ahora que tienes la respuesta, actúa. Encuentre algunos proveedores, evalúelos en profundidad y encuentre la asociación adecuada para usted. Sin embargo, el tiempo es valioso y el tiempo perdido es un desperdicio. Haga de un portal de juntas una prioridad para que pueda estar a la vanguardia del mundo virtual y evitar quedarse atrás.