¿Qué es el inventario? Desde materias primas hasta productos terminados

Érase una vez una mercancía tan organizada, tan eficiente, que sentó las bases para agilizar todo un proceso productivo.

Cada empresa que ofrece un producto tiene los materiales para crearlo. Esos materiales componen el inventario: los componentes básicos de la producción.

El inventario es considerado uno de los activos más importantes para una empresa. Esto se debe a que el inventario es indirectamente una fuente importante de ingresos. En un balance general, el valor del inventario se etiqueta como un activo corriente hasta que el producto se distribuye y se traslada al costo de los bienes vendidos (COGS).

La mayoría de las empresas utilizan   software de gestión de inventario   para organizar su inventario. Las soluciones de inventario ayudan a las empresas a recopilar análisis de inventario en tiempo real, presupuestar la compra de materiales, predecir necesidades futuras utilizando el historial de datos de existencias e integrar herramientas de gestión de inventario automatizadas.

tipos de inventario

Las empresas acumularán muchos tipos de artículos de inventario para el proceso de producción. Hay cuatro tipos principales de inventario que la mayoría de las empresas tienen a mano, además de algunos otros que no son tan comunes, pero aún así son valiosos.

1. Inventario de materias primas

Las materias primas son todos los elementos esenciales necesarios para crear cualquier bien que ofrezcas. Esto incluye artículos que eventualmente formarán parte del producto terminado o cualquier material necesario en el camino. Hay dos tipos diferentes de materias primas: directas e indirectas.

Las materias primas directas ayudan específicamente a construir el producto final. El costo de los materiales directos se mide y presupuesta fácilmente porque las empresas pueden determinar sus necesidades de materia prima directa junto con la cantidad de productos que crean.

El seguimiento e informe de los costos de los materiales directos es especialmente importante porque afecta directamente el precio del producto final y su valor de mercado. Un ejemplo de materias primas directas es la tela que se utiliza para producir una línea de ropa.

Las materias primas indirectas siguen siendo necesarias para la producción, pero no necesariamente forman parte del producto final. Las materias primas indirectas son más difíciles de presupuestar porque no son necesariamente uno a uno con los productos creados.

Esto hace que los costos de seguimiento e informes sean más complicados y no tan lineales como los materiales directos. Un ejemplo de materiales indirectos son las máquinas de coser que se utilizan para ensamblar la tela en la producción de una línea de ropa.

Algunas empresas utilizan   administración de materiales   para agilizar la forma en que organizan sus materiales. La gestión de materiales controla cómo se mueven los materiales a través de la cadena de suministro y garantiza que todos los materiales necesarios estén disponibles para crear el producto final. Algunas empresas también utilizan un sistema de gestión de inventario por lotes para realizar un seguimiento de las materias primas perecederas o para realizar un retiro del producto en caso de que algo salga mal con sus artículos.

2. Inventario de trabajos en proceso

Trabajo en progreso (WIP), o trabajo en proceso, el inventario se compone de artículos que se utilizan actualmente en producción. Este inventario puede incluir materias primas, pero la diferencia radica en dónde se encuentran los materiales en el proceso de producción. Tan pronto como se utilizan esas materias primas, forman parte del inventario WIP de una empresa.

Un ejemplo de inventario WIP es la madera utilizada para crear una mesa de centro. Una vez que la madera se corta o se tiñe, se considera un elemento de trabajo en curso.

3. Inventario de productos terminados

El inventario de productos terminados comprende todos los artículos que pasan por todo el proceso de producción y se consideran productos terminados. Estos productos han sido inspeccionados y están listos para ser vendidos.

Por ejemplo, una obra de arte no está realmente completa hasta que la pintura está seca. Una vez que se cuelga en una galería con un precio asignado, se considera un bien terminado.

4. Inventario de mantenimiento, reparación y operación

El inventario de mantenimiento, reparación y operación (MRO) son todos los materiales pequeños utilizados durante el proceso de producción que no terminan siendo parte del producto final. Esto incluye cualquier cosa utilizada para arreglar, ensamblar u organizar los bienes.

Un ejemplo de inventario MRO son los guantes que usan los empleados del almacén para ensamblar el producto. Otro ejemplo es la computadora utilizada para contar artículos de inventario y crear informes.

Otros tipos de inventario

Los siguientes tipos de inventario no son utilizados por todas las empresas, pero siguen siendo beneficiosos para el proceso de producción.

• Seguridad: Elementos que entran en producción ante cualquier imprevisto   oferta y demanda   sobretensiones o problemas.
• En tránsito: cualquier inventario que se esté moviendo actualmente a lo largo de la tubería de producción o de la cadena de suministro.
• Embalaje: Materiales utilizados para empacar artículos para su envío.
• Desacoplamiento: Materias primas adicionales en cada etapa que se utilizan si se detiene una fase del proceso.
• Anticipatorio: Al igual que el inventario de seguridad, las empresas utilizan estos materiales para prepararse para cambios futuros. Sin embargo,   pronóstico de negocios   predice estos cambios de antemano.
• Exceso: Inventario sobrante después del ciclo de vida de un producto.

¿Por qué es importante el inventario?

¿Conoces el dicho, "no sabes lo que tienes hasta que se acaba"? Cuando se trata de inventario, no sabes lo que tienes hasta que pasas demasiado tiempo buscándolo.

El inventario es la piedra angular del éxito de la empresa

El inventario afecta si la producción y la distribución serán exitosas incluso antes de que comience. Aunque pueda parecer algo indirecto, el inventario tiene un gran impacto en los ingresos generales de la empresa.

Piénselo de esta manera: inventario = productos, productos = ventas, ventas = ganancias.

Una producción más rápida genera satisfacción del cliente

Un inventario organizado es eficiente. Cuanto más rápido se encuentren y utilicen los artículos en la producción, más rápido se fabricarán los productos.   seguimiento de inventario   es esencial para asegurarse de que el proceso se desarrolle sin problemas.

Un inventario inexacto causa contratiempos significativos y retrasa el proceso de cumplimiento de pedidos. Asignar más tiempo para organizar el inventario crea menos oportunidades de error y reduce las posibilidades de perder o extraviar artículos. Por eso es importante contar con una gestión de inventario eficiente que dé como resultado un cumplimiento efectivo de los pedidos.

Cuanto más organizado esté el sistema de inventario, más rápido se mueve a través de la producción. Los clientes están contentos cuando reciben sus pedidos a tiempo. Son aún más felices cuando reciben su artículo más rápido de lo previsto. Este tipo de satisfacción atrae clientes leales y publicidad orgánica positiva.

El inventario puede ayudar a obtener información sobre las necesidades futuras

El éxito comienza desde el principio del proceso de producción. El resultado de su inventario ofrece mucha información.

El exceso de inventario crea deterioro y significa que la demanda no prospera como de costumbre. Un inventario insuficiente crea desabastecimientos y significa que su empresa no se mantiene al día con las demandas de suministro. Puede determinar si tiene exceso o insuficiencia de inventario calculando su inventario al final de su período contable.

Puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero y prepararse para la demanda de los clientes de manera más efectiva ajustando los niveles de inventario en función de sus hallazgos y   pronóstico de inventario   necesidades.

Organizar el inventario ayuda a reducir costos

Un espacio de inventario desorganizado puede causar problemas importantes en el proceso de producción y distribución. Cualquier problema que genere contratiempos y demoras tiene un costo adjunto.

Por ejemplo, simplemente extraviar artículos del inventario hará que el proceso de producción se detenga. También significa que el dinero gastado en esos artículos perdidos esencialmente se va por el desagüe. El seguimiento del inventario de manera efectiva lo ayudará a evitar esas pérdidas.

Además de reducir costos, los recuentos de inventario precisos pueden ayudar a asignar las finanzas existentes de manera más efectiva. Vigilar de cerca el inventario descubrirá las necesidades que no se están satisfaciendo. Esa información puede ayudar a su empresa a utilizar su presupuesto al máximo de su potencial.

¿Qué es la gestión de inventario?

Todas las necesidades de inventario son diferentes;   la gestión del inventario   los métodos también serán diferentes para cada empresa. Hay cuatro tipos de gestión de inventario que puede utilizar para optimizar su inventario.

El sistema de inventario perpetuo realiza un seguimiento del inventario de forma continua. El inventario se actualiza en tiempo real a medida que los artículos se mueven a través del proceso de producción. Las partes interesadas, los minoristas y los propietarios de negocios prefieren este método porque las métricas se actualizan constantemente. Sin embargo, se incurre en muchos costos de mano de obra cuando el inventario se mantiene manualmente.

El sistema de inventario periódico asigna intervalos de tiempo específicos para actualizar el inventario. Las empresas modelan estos intervalos después de sus períodos contables. La implementación de este sistema es sencilla porque requiere poca o ninguna tecnología. Sin embargo, al igual que el sistema perpetuo, el error humano es una preocupación.

los   sistema de inventario de código de barras   utiliza tecnología de código de barras para rastrear y actualizar el inventario. Los códigos de barras se personalizan para que coincidan con categorías de inventario específicas. Los artículos se escanean a medida que avanzan en la cadena de suministro, por lo que los recuentos de inventario se actualizan casi al instante. Algunas empresas pueden encontrar tediosa la implementación del sistema de código de barras porque cada artículo necesita un código de barras único.

El sistema de inventario de identificación por radiofrecuencia (RFID) utiliza etiquetas que emiten señales de radio con datos de inventario. Las etiquetas pueden contener mucha información de identificación sobre el artículo, incluidas descripciones, recuentos, usos y más. Las señales de radio ayudan a rastrear la cantidad de artículos de inventario y su ubicación dentro del espacio. Aunque ahorra mucho tiempo, la implementación y el mantenimiento de un sistema RFID son costosos.

Fórmulas de gestión de inventario

Las empresas utilizan algunas fórmulas para calcular la mejor manera de reabastecer su inventario y prepararse para futuras necesidades.

La fórmula de cantidad de orden económica (EOQ) calcula la cantidad ideal de materiales de una empresa para cumplir con la cantidad necesaria de productos utilizando datos históricos. Puede calcular su EOQ recopilando datos sobre la demanda de los clientes, los costos de configuración y los costos de mantenimiento.

La fórmula del punto de pedido calcula cuándo se debe volver a comprar un artículo de inventario en función de los ciclos de ventas anteriores. Esta fórmula se puede aplicar a todos los SKU y se basa en la identificación de patrones.

La fórmula de días de inventario pendiente (DIO) estima cuántos días tarda el inventario en convertirse en ventas. DIO ayuda a las empresas a medir el éxito en la eficiencia de su inventario. Para esta fórmula, una salida más baja es favorable.

La fórmula de inventario de seguridad ayuda a las empresas a calcular cuánto inventario de respaldo necesitan. Esta fórmula ayuda a las empresas a evitar el exceso y la escasez de existencias al encontrar un buen promedio para el inventario de emergencia.

Métodos de organización de inventario

Hay algunas formas en que las empresas pueden organizar el inventario existente. Todos estos métodos ayudan a que el proceso de inventario sea más eficiente, aunque algunos son más favorables que otros, según los productos que venda y cómo almacene y use los materiales.

• El método primero en entrar , primero en salir (FIFO) sugiere que los primeros artículos del inventario que se adquieran deben usarse primero. Este método es favorable para las empresas que venden productos perecederos.
• El método de último en entrar, primero en salir (LIFO) sugiere que los artículos de inventario adquiridos más recientemente deben usarse primero. Esto funciona para las empresas que venden productos no perecederos y esperan alterar su inventario existente lo menos posible.
• El método justo a tiempo (JIT) prioriza la compra de materiales de inventario según sea necesario. Las empresas que esperan minimizar los costos de inventario haciendo órdenes de compra cuando es absolutamente necesario prefieren este método.
• El método de análisis ABC clasifica todos los artículos del inventario en tres categorías de la A a la C, siendo A los materiales más importantes y C los menos importantes. Esto ayuda a las empresas a priorizar qué artículos del inventario deben reordenarse y cuándo.

Inventario frente a existencias

Inventario y stock a menudo se usan indistintamente, pero tienen diferentes significados según el contexto. Difieren en sus casos de uso, valor y costos.

El inventario incluye todos los productos terminados creados por una empresa más los materiales y componentes necesarios para desarrollar los productos. El inventario se anota en el balance de una empresa como un activo. El costo de los materiales comprados calcula la valoración del inventario.

El stock se refiere a la cantidad de productos terminados que han llegado al punto de venta (POS) y están listos para su distribución. Las acciones se anotan en los registros generales de ganancias comerciales, ya que contribuyen a los ingresos finales. El inventario ayuda a determinar el costo final de las existencias mediante el seguimiento del costo promedio incurrido al crearlo. El precio de venta en el mercado determina su valor.

Esencialmente, el stock siempre es inventario, pero el inventario no siempre es stock. Esto se debe a que los niveles de existencias pueden referirse a productos en poder de una empresa que están listos para vender, por lo que cae bajo el paraguas de inventario. Por otro lado, el inventario se usa en producción y no está disponible para vender directamente a los clientes, por lo que no es stock.

Mejores prácticas de inventario

Hay algunas cosas que debe tener en cuenta al crear y optimizar su inventario. Estas mejores prácticas describen formas de mejorar su proceso de inventario, asegurando una producción fluida para usted y una experiencia positiva para sus clientes.

• Establecer KPI de inventario. Creando   indicadores clave de rendimiento (KPI)   puede ayudarlo a identificar oportunidades de mejora en su proceso de inventario. Estos KPI pueden evaluar dónde se encuentran los puntos débiles de la empresa y qué áreas están operando con éxito. Los KPI deben actualizarse periódicamente para ofrecer nuevos objetivos de producción.
• Lleve siempre existencias de seguridad. El inventario de seguridad es mejor para las empresas que tienen un inventario no perecedero y están dispuestas a presupuestar materiales adicionales. Si bien esto no es favorable para las pequeñas empresas que solo desean comprar los materiales exactos necesarios para crear una cantidad específica de productos, se recomienda encarecidamente el inventario de seguridad. El inventario de seguridad crea un colchón para proteger su proceso de producción si algo sale mal. Ese “algo” se aplica a los materiales que se pierden, se dañan o se contabilizan incorrectamente.
• Priorizar el control de calidad. Muchas empresas saben que el aspecto más importante de la producción es garantizar la calidad del producto final. Asegurarse de que todo cumpla con sus estándares comienza con el inventario. Esto incluye garantizar que todos los materiales comprados se mantengan en buenas condiciones a medida que avanzan en la producción y distribución.
• Prepárate con anticipación. En caso de duda, planifíquelo. Cree predicciones para futuras necesidades de inventario anticipándose a la demanda de los clientes.   Pedir planificación   utiliza datos históricos para que las empresas puedan predecir cómo será la demanda futura y planificar en consecuencia.
• Utilice la automatización de inventario. Las soluciones de inventario ayudan a las empresas a vigilar de cerca su inventario, sin tener que realizar un seguimiento manual de todo. Por ejemplo,   software de control de inventario   se integra con sistemas de gestión de inventario de código de barras o RFID para recopilar datos de inventario, realizar un seguimiento de los artículos a medida que avanzan en la producción y crear pronósticos para futuras necesidades de inventario.

Su historia de inventario comienza aquí

Perfeccionar la forma en que mantiene el inventario no tiene por qué ser un cuento de hadas.

El inventario cuenta la historia de su producto desde el principio hasta el final. Las materias primas comienzan a construirse, los materiales WIP mantienen la bola rodando, los artículos de mantenimiento ofrecen soporte y los productos terminados completan la narrativa. Independientemente de cómo elija mantener y administrar su inventario, espero que encuentre su felicidad para siempre.

¿Listo para continuar tu viaje? Descubra cómo un informe de inventario detallado puede mejorar la forma en que repone existencias, aborda problemas, atiende a sus clientes y más.