¿Qué es el bloqueo de tiempo? Una guía para principiantes

Ya sea que se trate de reuniones improvisadas, compañeros de trabajo que rompen nuestro enfoque o el flujo interminable de correos electrónicos que nos inundan, mantenerse al día y tener el control de nuestros horarios puede parecer imposible.

Es por eso que las técnicas de gestión del tiempo se han vuelto cada vez más populares en los últimos años. En nuestra cultura digital 'siempre activa', la mayoría de nosotros vivimos en un estado de distracción constante. Para poder trabajar de la manera que queremos, necesitamos implementar una estructura real y tangible. Y de todos los muchos sistemas de administración del tiempo de los que se habla en este momento, el bloqueo del tiempo podría ser el que puede mejorar nuestras vidas de manera más significativa.

Pero, ¿qué es exactamente el bloqueo de tiempo y cómo podemos usarlo para trabajar de manera más inteligente?

¿Qué es el bloqueo de tiempo?

El bloqueo de tiempo es un sistema de gestión del tiempo que divide su día en unidades finitas. Implica planificar su día con anticipación y asignar porciones específicas de tiempo a ciertas tareas, por ejemplo, 20 minutos para correo electrónico, 30 minutos para reuniones, dos horas para trabajo profundo, etc.

La cantidad de tiempo que asigne depende de usted, y Elon Musk y Bill Gates son solo dos ejemplos de personas que prefieren trabajar en períodos de tiempo más cortos; ambos son fanáticos de la microprogramación , lo que significa trazar su día en bloques de cinco minutos. Dada la productividad bastante legendaria de ambos magnates, cinco minutos pueden no ser suficientes para la mayoría de nosotros para abordar nuestro correo electrónico, pero puede usar este sistema de la manera que más le convenga a usted, sus responsabilidades y sus capacidades.

El punto del bloqueo de tiempo es que le permite trabajar sin interrupciones ni vacilaciones y asegurarse de que todo se haga realmente. ¿Con qué frecuencia ha estado inmerso en una tarea importante, pero se distrajo con su bandeja de entrada y luego perdió todo su impulso y concentración? También es fácil quedar demasiado absorto en una tarea hasta el punto de comenzar a descuidar otros deberes.

En última instancia, debido a que no puede convertirse en un ermitaño digital y desconectarse del mundo exterior por completo, el bloqueo de tiempo le permite crear el tiempo y el espacio que necesita para mantenerse concentrado y hacer las cosas.

¿Por qué es efectivo el bloqueo de tiempo?

Hay varias razones por las que el bloqueo de tiempo es tan efectivo, pero esencialmente se reduce al hecho de que esta forma de trabajar está diseñada específicamente para concentrarse.

Si está familiarizado con el concepto de la Ley de Parkinson, sabrá que el trabajo que tenemos que hacer se expande para adaptarse al tiempo que tenemos para hacerlo. Entonces, si tiene seis horas para escribir un artículo, le tomará usted seis horas para terminarlo, cuando tal vez podría haberle tomado sólo cuatro, o incluso tres. La razón de esto es que llenamos el tiempo extra con la procrastinación, el cambio de contexto o el intento de realizar múltiples tareas, lo que, según sugieren los estudios, en realidad puede dañar nuestro cerebro y nuestras carreras, así como nuestra productividad.

Pero echemos un vistazo más de cerca a por qué el bloqueo de tiempo funciona tan bien.

El bloqueo de tiempo promueve el trabajo profundo

Al programar su día de manera tan detallada, puede concentrarse únicamente en la tarea en cuestión, y sin interrupciones constantes o cambios de contexto, puede hacer mucho más. Uno de los mayores defensores del bloqueo del tiempo es Cal Newport, autor de Deep Work y gurú de la productividad integral.

Si bien puede pensar que dedicar tanto tiempo a planificar su horario en lugar de simplemente ir al trabajo es contraproducente, Newport dice que es todo lo contrario:

“Genera una gran cantidad de productividad. Estimo que una semana laboral de 40 horas con bloqueo de tiempo produce la misma cantidad de producción que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura”.

Esto se debe a que el bloqueo del tiempo promueve el trabajo profundo más que cualquier otra técnica de gestión del tiempo. Cuando tiene una cantidad determinada de tiempo para trabajar en una sola tarea, puede dedicarle toda su atención, en lugar de saltar de una tarea a otra. Y cuando llegue a un estado de flujo, descubrirá que puede hacer mucho más, y probablemente también se sentirá mucho más fácil.

Puede que no te des cuenta, pero cada vez que pierdes el enfoque y diriges tu atención a otra cosa, sufres algo llamado "residuo de atención" , cuando tu capacidad de concentración se diluye lentamente a medida que cambias de contexto a lo largo del día. Los estudios demuestran que cada vez que te distraes, tardas unos 25 minutos en volver a la normalidad .

El bloqueo de tiempo no solo promueve el trabajo profundo, sino que también protege contra el cambio de contexto y, en última instancia, nos permite desarrollar las habilidades necesarias para un trabajo profundo exitoso.

El bloqueo de tiempo lo ayuda a hacer un trabajo de bajo valor

Para la mayoría de nosotros, el trabajo superficial de bajo valor es una parte necesaria del trabajo. Pero también tiene una forma de hacerse cargo del día, y estar en un estado constante de actividad no es útil para su productividad, y mucho menos para su bienestar mental o salud física .

Tareas como responder correos electrónicos, asistir a reuniones para ponerse al día, hacer llamadas telefónicas y responder a compañeros de trabajo en las herramientas de chat pueden ser un ciclo interminable, pero si bien estas tareas pueden ser urgentes, rara vez son útiles cuando se trata de lograr sus propios objetivos a largo plazo. -objetivos a plazo. Y si alguna vez pasó un día entero en un trabajo superficial, probablemente sabrá que puede dejarlo sintiéndose exhausto y estresado... pero también como si no hubiera logrado nada de valor.

Debido a que es tan difícil alcanzar el legendario estado de la bandeja de entrada cero o estar 100 % actualizado con todas las respuestas de los colegas y los estados de las tareas, no debe perder un tiempo valioso intentando hacerlo. En su lugar, debe reservar un bloque de tiempo para trabajar en su trabajo superficial, y cuando ese tiempo expire, simplemente deténgase, incluso si no ha terminado todo.

Además, al programar todo su trabajo superficial en conjunto, puede acceder al espacio de cabeza adecuado para este tipo de trabajo y realizarlo de manera más eficiente. Luego puede sentarse y relajarse, sabiendo que ha protegido una buena parte de su día para trabajar en las cosas que realmente importan.

El bloqueo de tiempo lo ayuda a usar el tiempo de manera más intencional

Otra ventaja poderosa del bloqueo de tiempo es que te da una idea de a dónde va realmente tu tiempo. La mayoría de nosotros no somos buenos para administrar el tiempo. También tendemos a subestimar enormemente cuánto tiempo perdemos revisando las redes sociales, leyendo correos electrónicos o simplemente distrayéndonos con la vida cotidiana.

También tenemos la costumbre de subestimar cuánto tiempo tomarán las tareas, ¡sin importar cuántas veces hayamos luchado para cumplir con los mismos plazos en el pasado! Este fenómeno se denomina falacia de planificación y puede causar serios problemas.

Pero cuando usa el bloqueo de tiempo, se ve obligado a ser más consciente de a dónde va realmente su tiempo, lo que le permite ser más intencional sobre las formas en que desea usarlo. ¿No quiere pasar dos horas en un ciclo de correos electrónicos de ida y vuelta? Programa solo 10 minutos para ello. ¿Quieres encontrar el espacio para trabajar en las cosas que realmente significan algo para ti? Forje el espacio en su calendario y luego asegúrese de proteger ese espacio agresivamente.

El bloqueo de tiempo te ayuda a alcanzar tus objetivos

El bloqueo de tiempo no solo funciona a corto plazo, al ayudarlo a trabajar de la manera que desea cada día; también le permite alcanzar sus objetivos a largo plazo. No importa cuán entusiasta sea escribir listas de tareas pendientes y tachar tareas, las investigaciones muestran que el 41% de las tareas pendientes nunca se completan.

A pesar de nuestras mejores intenciones, los estudios muestran que tener una estructura real y planes sólidos tiene un efecto poderoso en la probabilidad de que realmente actúes de acuerdo con estas intenciones. Cuando se trata de hacer las cosas y lograr tus objetivos, no basta con querer hacerlo; necesita planes concretos para impulsarlo hacia adelante y asegurarse de hacer todo lo que necesita.

Y eso es precisamente lo que hace el bloqueo de tiempo.

Cómo empezar a bloquear el tiempo de su horario

Entonces, una vez que sepa que quiere probar el bloqueo de tiempo, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Estos son los tres pasos más importantes para empezar.

1. Resuma las prioridades diarias y los resultados

Primero, trate de identificar sus prioridades más importantes. Piensa por qué exactamente quieres usar el bloqueo de tiempo. ¿Es para proteger su enfoque y dejar de procrastinar? ¿Es para lograr sus objetivos a largo plazo? ¿O es simplemente para hacer más trabajo más rápido, para que pueda disfrutar de más tiempo de inactividad?

Saber la razón precisa por la que está utilizando el bloqueo de tiempo lo ayudará a descubrir cómo bloquear mejor su día. Por ejemplo, si finalmente desea lograr una tarea importante en la que ha estado trabajando durante un tiempo, puede construir sus bloques en torno a la creación de espacio para hacerlo; Si se siente agobiado por el trabajo superficial, puede agrupar estas tareas y programar un período finito para trabajar tanto como pueda.

2. Determinar tareas urgentes y menos urgentes

Una vez que sepa cuáles son sus prioridades, debe pensar qué tareas priorizará. Si bien una de las razones principales por las que las personas usan el bloqueo de tiempo es para crear y proteger el espacio para el trabajo profundo, también es importante asegurarse de tener suficiente espacio en su día para abordar el trabajo superficial.

Pero lo mejor de los bloques de tiempo es que puede crear un horario que se adapte a la forma en que le gusta trabajar. Por lo tanto, si le toma aproximadamente una hora despertarse completamente por la mañana, o llegar a un punto en el que siente que su creatividad fluye, puede planificar trabajar en tareas fáciles y poco profundas durante la primera hora, y luego programar su trabajo desafiante para cuando te sientas más productivo.

También puede resultarle útil comenzar y terminar el día con tareas más suaves que le permitan prepararse y luego relajarse para comenzar el día. Revisar y responder correos electrónicos a primera hora de la mañana y luego nuevamente antes de que se vaya puede ser una buena manera de sentirse informado y en control, siempre y cuando no se desvíe de su plan y también revise su bandeja de entrada durante todo el día. .

3. Incluya el tiempo de inactividad, las pausas para el almuerzo y el tiempo libre

Para aprovechar al máximo el bloqueo de tiempo, es importante programar también tiempo para los descansos y el tiempo libre. Somos humanos, no máquinas, y necesitamos tomar descansos para funcionar de la mejor manera, pero si no los programamos, es fácil quedar atrapados en el trabajo. Cree un espacio para tomarse un descanso bloqueando partes de su día y luego proteja ese espacio, incluso si siente que está demasiado ocupado para detenerse.

También es posible que desee agregar 30 minutos libres cada día solo para hacer frente a cualquier tarea ad hoc que surja inesperadamente; de esa manera usted puede asegurarse de no quedarse atrás.

Subtipos de bloqueo de tiempo

La belleza del bloqueo de tiempo es que puede adaptarlo fácilmente a la forma en que le gusta trabajar, el tipo de tareas que tiene que hacer y el tipo de horario que desea. Pero aparte de la versión 'clásica' de bloqueo de tiempo, también hay otras variaciones que pueden ser más adecuadas para ti. Estos subtipos son el procesamiento por lotes de tareas, la tematización de días y el encuadre de tiempo.

Lotes de tareas

Si tiende a tener mucho trabajo superficial para realizar, puede que le resulte beneficioso agruparlos todos juntos. Este método se denomina procesamiento por lotes de tareas y está diseñado para reducir el cambio de contexto y ayudarlo a mantenerse al día.

Por ejemplo, si tiene muchos correos electrónicos que revisar, en lugar de entrar y salir de su bandeja de entrada todo el día, puede planear responder a todos sus correos electrónicos durante 20 minutos a las 10 a. m. y a las 3 p. m. mentalidad para este tipo de trabajo, y al agrupar todas estas tareas, puede avanzar de manera mucho más eficiente.

Aunque el procesamiento por lotes de tareas generalmente se aplica a tareas más pequeñas, puede usarlo como desee. Si le resulta beneficioso agrupar las tareas más desafiantes o creativas y trabajar en ellas cuando se sienta más productivo, eso también funciona.

tematización del día

La tematización del día es cuando dedicas ciertos días a diferentes responsabilidades. Este método de gestión del tiempo puede funcionar muy bien cuando tienes muchas responsabilidades diferentes; es famoso por Elon Musk, que trabaja en SpaceX los lunes y martes, en Tesla los miércoles y jueves, y luego nuevamente en SpaceX el viernes.

Si tiene muchas tareas y responsabilidades que reclaman su atención, es posible que descubra que necesita dedicar más tiempo a cada tema, por lo que en lugar de asignar dos horas cada día para una tarea, asigna un día completo, por ejemplo, los lunes son para marketing, los martes para creación de contenido, los miércoles para desarrollo de productos, etc.

Nuevamente, esto puede ayudar a evitar el cambio de contexto y garantizar que se mantenga enfocado y en sintonía con el tipo de trabajo que está haciendo.

boxeo de tiempo

El bloqueo de tiempo y el boxeo de tiempo pueden sonar similares, y lo son, pero hay una diferencia clave. Mientras que el bloqueo de tiempo requiere que establezca un límite de tiempo que dedicará a una tarea ese día (por ejemplo, trabajará en una tarea de 11 a. m. a 1 p. m.), el bloqueo de tiempo implica establecer un límite de cuánto tiempo gastar en completar una tarea.

Entonces, cuando clasifique el tiempo, en lugar de darse dos horas para trabajar en un plan de contenido, intentará terminar su plan dentro de esas dos horas. A veces, el bloqueo de tiempo puede funcionar mejor que el bloqueo de tiempo, porque tener un tiempo limitado para terminar una tarea puede hacer que trabajes más rápido y ayudarte a desafiarte a ti mismo.

Herramientas para ayudar con el bloqueo de tiempo

Es posible que desee probar los diferentes tipos de bloqueo de tiempo y ver cuál funciona mejor para usted. Cualquiera que sea el tipo de bloqueo de tiempo que crea que quiere probar, la buena noticia es que hay muchas herramientas que facilitan todo el proceso. Además, estas herramientas también pueden ayudarlo a mostrar si su técnica de bloqueo de tiempo realmente funciona o no.

aplicaciones de calendario

Casi todas las aplicaciones de calendario funcionan bien para el bloqueo de tiempo, y si comparte calendarios con sus compañeros de trabajo, pueden hacer que sea más fácil mantenerse al tanto de lo que están haciendo los demás. Cuando usa una aplicación de calendario, puede bloquear períodos de tiempo directamente en su aplicación, lo que significa que estará seguro sabiendo que su calendario y sus tareas están en el mismo lugar.

Además, las herramientas y aplicaciones de calendario generalmente vienen con funciones de fecha límite y recordatorio, lo que puede ayudarlo a asegurarse de tener suficiente tiempo para trabajar en todo.

Herramientas de planificación de proyectos.

Hay docenas de herramientas de planificación de proyectos que se pueden usar para bloquear el tiempo, pero generalmente funcionan al dividir sus proyectos en tareas individuales a las que luego asigna tiempo. Estos tipos de herramientas a menudo se integran con otras herramientas de planificación de proyectos, por lo que una vez que haya creado una tarea, puede conectarse automáticamente a su calendario. Esto puede ayudarlo a estar tranquilo sabiendo que nada se escapará de la red.

Herramientas de gestión de tareas

Con las herramientas de administración de tareas, puede asignar tareas, establecer fechas de vencimiento y obtener una idea clara de cuánto tiempo se dedica a cada proyecto y tarea. Las herramientas de priorización de tareas pueden ayudarlo a comprender mejor en qué necesita trabajar cada día y facilitar el seguimiento de las próximas tareas, así como la priorización de las correctas. Por ejemplo, la gestión de tareas para los comerciantes de divisas ayuda con la gestión de procesos esenciales como la contabilidad, la realización de estudios de mercado y el reequilibrio. Cada una de estas tareas requiere mucho tiempo y atención para que un comerciante tenga éxito. Por lo tanto, el bloqueo de tiempo a través de una herramienta de administración de tareas puede mantener a un comerciante al tanto de su juego.

Temporizadores/relojes

Los cronómetros y los relojes pueden ser buenas maneras de ayudar a proteger su enfoque y mantenerse concentrado en la tarea. Ver el tiempo pasar a menudo puede motivar a las personas a trabajar de manera más rápida y eficiente, por lo que si usted es alguien a quien realmente le gusta correr contra el reloj, estas herramientas pueden marcar la diferencia.

Herramientas de seguimiento del tiempo

El seguimiento de todo lo que hace, especialmente cuando usa un rastreador automático que no requiere esfuerzo, lo ayuda a ver cuándo y dónde tiende a distraerse, para que luego pueda tratar de abordar el problema. También lo ayuda a identificar cualquier pérdida de tiempo y determinar cuándo es más productivo, lo que le permite programar su trabajo más desafiante para estos períodos.

En general, las herramientas de seguimiento del tiempo lo ayudan a distribuir su tiempo de manera más inteligente. Una vez que tenga la información necesaria para saber exactamente cuánto tiempo necesita dedicar al correo electrónico cada día, puede asegurarse de no asignar demasiado tiempo a estas tareas y concentrarse en el trabajo más importante.

Conclusión

En estos días, puede parecer que hay demasiadas técnicas y sistemas de gestión del tiempo que prometen cambiar nuestras vidas, sin mencionar las herramientas y aplicaciones de productividad. Pero el bloqueo de tiempo es tan popular por una razón: porque funciona y porque es una manera fácil de agregar estructura y enfoque a su día.

El bloqueo de tiempo no solo puede ayudarlo a hacer un trabajo profundo más productivo, sino que también puede ayudarlo a realizar un trabajo superficial de manera mucho más eficiente. Además, lo ayuda a usar su tiempo de manera más intencional y, en última instancia, le facilita el logro de sus objetivos a largo plazo.

Lo que también es bueno acerca de los bloqueos de tiempo es que es un sistema que puede funcionar para todos, y según sus responsabilidades y la forma en que le gusta trabajar, existen diferentes formas de aplicarlo. Cuando se trata de técnicas de bloqueo de tiempo, una talla no sirve para todos, y aunque el sistema clásico de bloqueo de tiempo puede ser ideal para algunas personas, es posible que uno de los subtipos, como el procesamiento por lotes de tareas, la temática del día o el ajuste del tiempo, funcione mejor. para ti.

Al igual que con cualquier técnica nueva, pruebe cosas, permítase tropezar y realice cambios y ajustes a medida que avanza. En lugar de ser un esclavo de su calendario o sentir que está trabajando continuamente contra el reloj, el bloqueo de tiempo puede ser lo que necesita para mantenerse al día y sentir que realmente tiene el control de su horario.