Gestión de documentos de empleados: Organizar registros de la empresa

El departamento de recursos humanos suele albergar documentos complejos que contienen información confidencial.

Estos archivos pueden estar desorganizados dentro de un archivador repleto de registros de empleados. O se pueden mantener de forma segura y bien organizada, gracias a un sistema de gestión de documentos para empleados.

Gestión eficaz de los documentos de los empleados a través de   software de prestación de servicios de recursos humanos   facilita la búsqueda, el almacenamiento y la gestión de todos los datos de los empleados. De esta manera, si necesita acceder a un archivo o registro de un empleado, puede encontrarlo rápidamente sin examinar una cantidad interminable de papeleo.

Cómo configurar la gestión de documentos de los empleados

Crear una estrategia de gestión de documentos para empleados es fácil una vez que conoce los pasos necesarios. Aquí le mostramos cómo empezar.

1. Determinar los documentos necesarios

Primero, identifique los archivos y registros que recopila su empresa. Los documentos suelen estar relacionados con las funciones de recursos humanos que maneja el departamento.

2. Definir restricciones de acceso

Algunos documentos de recursos humanos son confidenciales o necesitan acceso restringido a empleados específicos. A medida que organice los archivos, querrá definir las necesidades de acceso.

Para controlar el acceso a los registros, considere si todos los empleados, gerentes o solo el departamento de recursos humanos necesitan acceder a los documentos. También puede determinar los permisos según cuándo y con qué frecuencia es probable que estas personas necesiten esos archivos. Además, considere cómo le gustaría que estas personas obtengan acceso a estos documentos específicos.

3. Identificar la caducidad de la información

Como profesional de recursos humanos ocupado, sería útil crear solo un documento una vez y terminar con él.

Por lo general, ese no es el caso, ya que a veces los datos dentro de estos archivos tienen fechas de vencimiento. Además, a veces depende del equipo de recursos humanos conservar los documentos durante un período de tiempo específico antes de que se anulen. A medida que configura la gestión de documentos de los empleados, considere revisar qué archivos tienen fechas de vencimiento y configure recordatorios para cuando caduquen. La gestión de casos también puede ayudar a determinar el principio y el final de un problema específico.

4. Determinar los niveles de seguridad

A medida que agilice el proceso de gestión de documentos, descubrirá que algunos registros necesitan más seguridad y protección que otros. Por ejemplo, parte de la información en estos archivos puede estar protegida por ley, como la información médica y de discapacidad que debe mantenerse separada de las carpetas de archivos de los empleados.

Además, si un documento ha caducado o la organización ya no tiene que conservarlo, ¿cómo se puede desechar? Algunos archivos, como los documentos de capacitación obsoletos, simplemente se pueden desechar. Los que contengan información personal sobre un empleado anterior o actual deben triturarse.

5. Cree un plan para almacenar y archivar archivos

Una vez que tenga una mejor comprensión de la seguridad que necesitan sus archivos, puede avanzar con la administración de archivos. Querrá determinar qué archivos permanecerán como copias en papel (como los que eventualmente necesitará triturar) y cuáles se pueden almacenar digitalmente. Si puede dejar de usar papel por completo, esta puede ser la opción más fácil.

A continuación, puede decidir cómo agrupar los archivos. Por ejemplo, los empleados pueden tener acceso a una biblioteca de recursos con información clave sobre seguros o impuestos, mientras que los gerentes y líderes de equipo pueden acceder a los registros de los empleados.

6. Utiliza software

Cuando su organización se toma el tiempo para encontrar el software de prestación de servicios de recursos humanos adecuado, es fácil utilizar esta herramienta para simplificar la gestión de documentos de los empleados. Todos los archivos que necesita estarán en un solo lugar, lo que facilita la configuración de parámetros, restricciones y configuraciones de seguridad para los registros que más lo necesitan.

Beneficios de un sistema de gestión de documentos para empleados

Independientemente de su organización o industria, existen muchos beneficios al implementar un sistema de gestión de documentos de empleados dentro de su equipo de recursos humanos.

Seguir cumpliendo

Uno de los principales beneficios de un sistema de gestión de documentos para archivos de recursos humanos es que permite que una organización permanezca segura y en cumplimiento. Estos sistemas facilitan que los equipos de recursos humanos vean qué documentos están archivados, perdidos, desactualizados o en cumplimiento. Tener un sistema completo de almacenamiento de documentos ayuda a garantizar que su organización cumpla con todos los requisitos relevantes.

Protección legal

Cuando se trata de sus necesidades comerciales generales, siempre desea permanecer dentro de las limitaciones de la ley. Con numerosas leyes federales que requieren que los empleadores almacenen ciertos registros de empleados, utilizar software con gestión de documentos de empleados es una necesidad absoluta. Además de estos requisitos federales, debe poder acceder fácilmente a los documentos de los empleados para responder a ciertas demandas, auditorías y consultas reglamentarias y quejas de los empleados.

Por ejemplo, si un empleado presenta una queja por discriminación contra su organización, es probable que RR. HH. deba hacer referencia a evaluaciones de desempeño anteriores, datos de compensación y registros de asistencia. Si la queja se convierte en una investigación legal e involucra a la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), el equipo de recursos humanos puede utilizar estos registros para proteger a la organización de una demanda.

Mantenga la seguridad y la privacidad

Ciertos registros de empleados deben almacenarse de forma segura, mientras que otros tienen períodos de retención específicos, por lo que es mejor mantenerlos todos en un solo lugar. Los empleadores están legalmente obligados a proteger los datos confidenciales de los empleados, como archivos relacionados con información médica, detalles sobre discapacidades, números de seguro social y otra información personal.

Tener un sistema de gestión de documentos de los empleados tendrá protocolos de seguridad que cumplan con estos requisitos legales.

Aumente la productividad de recursos humanos
Los departamentos de recursos humanos son más productivos cuando pueden buscar fácilmente documentos y mejorar la coherencia de los archivos de los empleados. Podrán dedicar menos tiempo a buscar en archivadores o cajas llenas de documentos desorganizados y dedicar más tiempo a sus funciones cotidianas, como administrar   Relaciones laborales.

Por ejemplo, imagine el tiempo y el esfuerzo que se dedican a administrar las tareas de los empleados, como transferencias internas o reubicaciones. Asegurarse de que todos sus archivos estén en un solo lugar puede ayudar a que la administración de mudanzas sea un proceso aún más simple.

Mejorar el flujo de trabajo

Automatizar el proceso de convertir archivos en papel en documentos electrónicos mejora el flujo de trabajo del departamento de recursos humanos, así como de otros gerentes y ejecutivos de C-suite. No importa cuándo se necesite un registro de empleado importante o cuándo se deban realizar cambios en   administración de beneficios   políticas, hacerlo se puede hacer de forma rápida y eficiente.

Además de mejorar el flujo de trabajo del equipo de recursos humanos y otros gerentes, tener estos archivos organizados y almacenados de manera segura dentro de un sistema de administración de documentos basado en la nube facilita a los empleados el acceso a los documentos que necesitan, sin tener que pedir ayuda al equipo de recursos humanos. .

Desafíos de un sistema de gestión de documentos de empleados

Por otro lado, la implementación de un sistema de gestión de documentos para empleados conlleva algunos desafíos. Uno de los principales desafíos es el proceso de capacitación que va de la mano con la utilización de un nuevo proceso por primera vez. Además de invertir en este nuevo software, también deberá invertir tiempo y esfuerzo en capacitar a su personal sobre cómo usarlo de manera segura y compatible.

Dependiendo de la herramienta que elija su empresa, también puede llevar tiempo pasar de los archivos en papel a los archivos sin papel. Tomará un tiempo acostumbrarse y deberá aumentarse por completo antes de poder disfrutar de los beneficios.

Hacia un lugar de trabajo digital

Deje de pasar horas buscando archivos importantes de empleados y aproveche la gestión de documentos de empleados. Te encontrarás preguntando, "¿dónde puse ese pedazo de papel?" mucho menos y, en cambio, tendrá más tiempo para concentrarse en asegurarse de que se implementen los procesos correctos para el éxito.

Una vez que tenga todos los archivos importantes dentro de su sistema de gestión de documentos de empleados, vea cómo puede mejorar el cumplimiento de recursos humanos de su organización.