Su guía definitiva para experimentar el lugar de trabajo digital

Hasta hace poco, la palabra “lugar de trabajo” evocaba imágenes de escritorios, computadoras, teléfonos, salas de conferencias y gerentes que se registraban en las estaciones de trabajo para ver qué estaban haciendo los empleados.

Ahora, una transformación digital global de rápido movimiento ha permitido que los lugares de trabajo evolucionen hasta donde existen muchas empresas y trabajan completamente en la nube. ¿Cómo llegamos aquí? ¿Y qué lo hizo posible?

La era del lugar de trabajo digital

La rápida evolución de la tecnología nos ha permitido dar pasos de gigante en la forma en que nos comunicamos, colaboramos y ejecutamos el trabajo. Lo que comenzó como correos electrónicos, videoconferencias, uso compartido de archivos y otras innovaciones tecnológicas se ha convertido en ecosistemas completos de aplicaciones, herramientas y servicios digitales que permiten que las fuerzas de trabajo repartidas por todo el mundo se conecten y trabajen juntas en tiempo real.

Pero, ¿significa esto que hemos llegado a la era del lugar de trabajo digital? Piensa otra vez.

Con grandes avances en tecnología, software, conectividad e inteligencia artificial, el lugar de trabajo digital ha estado en un viaje épico de progresión durante la última década. Si bien es evidente que estamos en un gran lugar en este momento en términos de plataformas digitales de vanguardia para el lugar de trabajo, apenas hemos arañado la superficie del potencial que ofrecen.

Con todas las variables, la innovación y las tecnologías futuristas en desarrollo en este momento, parece descabellado intentar plasmar la idea del lugar de trabajo digital en una sola definición. Pero este se acerca lo suficiente: "Un lugar de trabajo digital es una plataforma donde los empleados pueden colaborar y administrar múltiples tipos de trabajo, independientemente de su ubicación, a medida que adoptan una cultura digital".

En otras palabras, el lugar de trabajo digital ideal no es simplemente una fusión de herramientas y tecnologías digitales que traslada todo su trabajo al espacio virtual. Ayuda si imagina un lugar de trabajo digital como una entidad virtual viva que respira y que está completamente sincronizada con los requisitos de trabajo de su empresa, sus empleados, sus clientes, proveedores y todos o todo lo que su organización interactúa.

Si bien tenemos un largo camino por recorrer en términos de tecnología y herramientas actuales para el lugar de trabajo, casi todas las empresas del mundo han comenzado este viaje. Hay una gran cantidad de herramientas y aplicaciones disponibles en este momento que brindan a las organizaciones de todos los tamaños un alto grado de flexibilidad para el trabajo virtual y remoto. Muchas de esas herramientas podrían incluso presumir de superioridad tecnológica en áreas específicas del trabajo virtual, como la colaboración, los procesos y la gestión de proyectos.

Sin embargo, la mayoría de estas herramientas son exactamente como se describen a sí mismas. Son un medio para ejecutar el trabajo virtualmente y no son un lugar de trabajo digital por sí mismos. Algunas plataformas líderes se acercan a ser un lugar de trabajo digital completo, pero todavía tenemos un largo camino por recorrer en términos de integrar todos los aspectos del trabajo en una única plataforma digital que puede llamarse el lugar de trabajo digital ideal. La buena noticia es que ya casi llegamos.

¿Por qué necesita un lugar de trabajo digital?

Los avances en las tecnologías de la comunicación y las tendencias de estilo de vida positivas durante la última década han creado una fuerza laboral global que es más productiva y capaz que nunca. Con las culturas de trabajo en todo el mundo volviéndose más intensivas en tecnología e impulsadas de forma independiente, ya estaba programado que ocurriera pronto un cambio gradual hacia el lugar de trabajo digital. Sin embargo, los desarrollos recientes han acelerado el cambio mundial al trabajo digital.

Con un aumento fenomenal en la cantidad de negocios y empresas que han cambiado al trabajo remoto, se necesita desesperadamente una plataforma de trabajo digital. El entorno digital siempre conectado de hoy deja poco espacio para seguir justificando los lugares de trabajo tradicionales. Las oficinas físicas, aunque esenciales en algunos casos, se están convirtiendo en gran medida en costosas reliquias del pasado.

Cuando los empleados pueden iniciar sesión desde cualquier parte del mundo en sus propios dispositivos con acceso sin restricciones desde una sola ventana a su trabajo, a sus colegas y a todos los datos y herramientas que necesitarán, pueden realizar su trabajo a niveles de productividad mucho más altos de lo que lo harían de otra manera.

Esta es la razón más importante por la que el lugar de trabajo digital es el futuro de los espacios de trabajo en todo el mundo. Si buscas una metáfora tecnológica, esta transición es tan imparable como el paso de las redes cableadas a las inalámbricas. Las redes cableadas no necesariamente desaparecieron, pero las inalámbricas se han apoderado irreversiblemente de nuestras vidas.

Sin embargo, el argumento a favor del lugar de trabajo digital realmente debería girar en torno a la adaptabilidad que aporta a cualquier negocio. Imagínese si pudiera envolver toda su oficina, reubicarla, distribuirla entre ubicaciones, cerrarla por completo o cambiar departamentos entre continentes.

¿Seguiría esperando que sus empleados continuaran desempeñándose en los mismos niveles de productividad que tenían antes? Con un lugar de trabajo digital, la respuesta a esa pregunta es un rotundo sí. En un mundo que cambia rápidamente, donde los paradigmas globales cambian en solo unos meses, cambiar a un lugar de trabajo digital garantiza la adaptabilidad, la sostenibilidad, el rendimiento y la productividad del negocio.

Los fundamentos de un lugar de trabajo digital

Muchas organizaciones asumen que una colección de varias herramientas de trabajo digital que ayudan a los empleados a colaborar en línea significa que tienen algún tipo de lugar de trabajo digital en funcionamiento. Sin embargo, eso es como asumir que estás mirando una casa porque ves un jardín lleno de ladrillos, cemento y acero.

También es un error común suponer que las herramientas de colaboración destinadas a ayudar a los empleados a comunicarse pueden denominarse lugares de trabajo digitales. Sin embargo, si está buscando una excelente plataforma de trabajo digital que logre reunirlo todo, aquí hay una lista de elementos imprescindibles.

Una buena plataforma de trabajo digital contiene todas las tecnologías y herramientas que los empleados necesitarán para realizar su trabajo. Sin embargo, la idea del lugar de trabajo digital no se limita únicamente a su aspecto digital. La tecnología es tan buena como las personas que la usan. Por lo tanto, una cultura digital desarrollada junto con una transformación digital es lo que lleva a una organización a crear un lugar de trabajo verdaderamente digital.

El lugar de trabajo digital ideal permite a las personas:

• Trabaje de manera eficiente y efectiva desde cualquier lugar donde se encuentren.
• Acceder a todas las aplicaciones y herramientas que necesitan para realizar su trabajo en el ámbito de una plataforma personalizada y familiar
• Concéntrese en su trabajo en lugar de perder tiempo cambiando o transfiriendo datos entre aplicaciones
• Colabore mejor de forma contextual con la ayuda de herramientas de colaboración intuitivas y fáciles de usar
• Opere con alta productividad en un entorno de trabajo verdaderamente ágil

Las ventajas que puede ofrecer un lugar de trabajo digital

Desde el principio, una transformación digital y el cambio a un lugar de trabajo digital ofrece a cualquier organización un amplio conjunto de ventajas. Hay muchos beneficios que aparecen en múltiples sectores a medida que comienza su cambio a un lugar de trabajo digital y adopta una cultura digital.

Como una transformación que hace que el trabajo sea más eficiente y fácil, descubrirá que atrae mejores talentos que no buscan migrar a otro lugar. Puede ver cómo aumenta la productividad a medida que los niveles de felicidad continúan creciendo dentro de la organización. Las personas estarán más en sintonía con su trabajo y colaborarán de manera más eficiente con sus equipos para entregar su mejor trabajo con una supervisión mínima.

Un gran número de organizaciones en todo el mundo están haciendo la transición a un lugar de trabajo digital de una forma u otra. Si bien muchos se encuentran en las primeras etapas de esta transformación, algunos han recorrido casi todo el viaje. Sin embargo, lo más importante es que el cambio global hacia el lugar de trabajo digital se ha acelerado a un ritmo nunca antes visto y esto trae consigo las muchas ventajas que hemos descrito.

En esta etapa incipiente, es importante que las organizaciones inviertan recursos en el desarrollo de una cultura digital entre sus empleados y, al mismo tiempo, elijan una plataforma de lugar de trabajo digital que pueda brindar la mejor experiencia en esta transición hacia el futuro del trabajo. Aquí hay una gran lista de las ventajas de pasar a una plataforma de trabajo digital.

El lugar de trabajo digital como cambio cultural

En la prisa por las transformaciones digitales, la mayoría de las organizaciones olvidan el único aspecto clave que puede definir el éxito de su impulso hacia un lugar de trabajo digital. Es la cultura dentro de la cual se encapsula.

“Las transformaciones no tienen que ver con la tecnología, tienen que ver con las personas. Y cuando esas personas no están alineadas con la transformación que las rodea, se vuelve mucho más difícil acceder a los beneficios de las tecnologías y plataformas destinadas a liberarlas del statu quo. Es por eso que las transformaciones digitales siempre deben comenzar con las personas que las impulsarán. Construya los cimientos de su lugar de trabajo digital con su gente y las plataformas que elija o construya serán imparables en el futuro”.

Cada organización tiene su propia cultura de trabajo única. Es por eso que no existe una solución única para este aspecto de un lugar de trabajo digital.

También es un problema en el que la mayoría de los pastores de la transformación digital se encuentran rápidamente a medida que trazan una transición a un lugar de trabajo digital. Si bien es absolutamente necesario para garantizar el éxito de un lugar de trabajo digital, las organizaciones deben decidir por sí mismas el tipo de cultura digital que desean construir en función de sus propias necesidades.

Sin embargo, una cultura digital ideal exige algunas cosas. La colaboración contextual fluida, la comunicación bidireccional sin restricciones y un sentido saludable de comunidad para realizar el trabajo son algunas de las cosas más importantes que deberá tener en cuenta cuando describa la gestión del cambio necesaria para anunciar una cultura digital en su organización.

Crear el lugar de trabajo digital ideal

En comparación con todos los temas que hemos discutido hasta ahora, este es bastante simple. Supongamos que ha puesto en marcha una transformación digital y ha preparado a su fuerza laboral para comenzar a adoptar una cultura digital. Ahora se reduce a la plataforma que elegirá para comenzar su cambio a un lugar de trabajo totalmente digital.

Imagina que estás eligiendo un espacio de oficina para tu negocio. ¿Cuáles son las cosas importantes que debe tener en cuenta? ¿Excelente conectividad, adaptabilidad de estaciones de trabajo, salas de conferencias bien equipadas, espacios de ocio, arquitectura estéticamente agradable? La lista puede continuar.

Ahora, si las necesidades de su negocio son bastante corrientes, puede alquilar o arrendar un espacio de oficina que crea que se ajusta a sus necesidades. Si sus requisitos son mucho más específicos o amplios y sus presupuestos son bastante altos, puede optar por construir su propio edificio de oficinas personalizado. De cualquier manera, vale la pena recordar que está tomando una decisión que debe adaptarse a las necesidades de su negocio por un tiempo.

Elegir una plataforma de trabajo digital es similar porque una vez que eliges una, te quedas con ella por un tiempo a menos que quieras mirar otra transición costosa. Es por eso que tiene mucho sentido decidir lo que necesita e investigar el alcance de las plataformas que está revisando para evaluar qué tan bien resistirán algunos años más adelante.

En términos generales, hay dos formas de elegir una plataforma de trabajo digital:

• constrúyelo tú mismo
• Cómpralo en su lugar

El primero es enormemente costoso, propenso a sobrecostos, requiere una enorme inversión de recursos y solo está realmente justificado si su negocio opera a una escala o en un nicho que realmente requiere una plataforma de lugar de trabajo digital a medida.

Por otro lado, existen excelentes plataformas de trabajo digital diseñadas por empresas que se especializan en el campo. Algunas de estas plataformas son soluciones listas para usar de bajo costo y ricas en funciones que vienen con un soporte elaborado. También tienen la formación técnica y la experiencia de haber trabajado con varias empresas en todo el mundo.

De estos, hay unos pocos seleccionados que se destacan como excelentes plataformas de trabajo digital respaldadas por críticas positivas, reconocimiento de la industria y testimonios de empresas que las usan. La preselección de estos sería un excelente punto de partida en su búsqueda de la plataforma de lugar de trabajo digital que llevará su negocio hacia el futuro.

Juntos hacia un futuro digital

Ahora que hemos visto qué es un lugar de trabajo digital y que hemos pasado por todos los elementos que ayudan a construir uno, es importante reiterar que una plataforma por sí sola no constituye un lugar de trabajo digital. El lugar de trabajo digital ideal es una idea que involucra una constelación de muchas cosas.

Es un lugar donde la tecnología, las herramientas, las aplicaciones y las personas se unen como una sola entidad para colaborar contextualmente y brindar el tipo de productividad que demandará el futuro. Es un lugar donde el trabajo ocurre, sin esfuerzo, de manera eficiente y productiva con mínima presencia física o interferencia.