Cómo mejorar las operaciones diarias con la optimización de procesos

Ya sea que se dé cuenta o no, usted y su equipo están constantemente involucrados en un proceso .

¿Esa taza de café que preparaste esta mañana antes de sumergirte en tus tareas diarias? Un proceso.

¿La incorporación de su último cliente? Un proceso.

¿La planificación presupuestaria para este trimestre? Lo adivinaste; eso también es un proceso.

Es el conjunto de procesos de un equipo lo que dicta lo que hacen, por qué lo hacen y cómo , en pocas palabras, los procesos son la columna vertebral de cualquier equipo.

Pero, ¿sus procesos diarios están optimizados? ¿Se revisan regularmente de manera significativa y se mide el éxito? Según The State of Business Process Management 2018, el 93 % de los encuestados dijeron que estaban involucrados en múltiples mejoras de procesos.

Está permitiendo que los competidores ganen la delantera al no centrarse en sus procesos ni optimizarlos.

Por eso, lo ayudaremos a familiarizarse con la optimización de procesos, incluso si nunca antes se había encontrado con el término. Definiremos qué es la optimización de procesos, por qué es tan beneficiosa y cómo facilitar la optimización de procesos usted mismo.

¿Qué es la optimización de procesos?

Antes de entrar en la definición de optimización de procesos, es fundamental comprender completamente cómo se define la palabra "proceso".

El Oxford English Dictionary (OED) define un proceso como “una serie de acciones o pasos realizados para lograr un fin particular”. Volviendo al ejemplo anterior de hacer café, ese proceso comenzó con usted tomando una taza del armario o preparando el agua hirviendo para que, al final, pudiera disfrutar de la taza de café y comenzar el día. el pie derecho Era una colección de tareas que necesitabas llevar a cabo para obtener lo que querías (o, dependiendo de tu compulsión por la cafeína, necesitabas).

Con una comprensión sólida de lo que es un proceso, volvamos nuestra atención a la optimización de procesos.

En pocas palabras, la optimización de procesos es el acto de mejorar los procesos comerciales. Hay innumerables formas de ajustar cualquier proceso para que sea objetivamente mejor, desde eliminar ciertas tareas hasta agregar otras nuevas, reescribir un paso particular en el proceso y reordenar el orden de las tareas del proceso para mejorar el flujo general. De cualquier manera, la optimización de procesos tiene como objetivo hacer que los procesos sean más eficientes, más efectivos y menos complicados, que consuman más tiempo y menos dinero.

Lo que es importante saber es que la optimización de procesos no es una tontería nueva; sus raíces están en Six Sigma. Six Sigma es un conjunto probado de herramientas y técnicas de mejora de procesos que no solo ha ahorrado a las empresas una cantidad incalculable de dinero en las últimas décadas.

De hecho, solo The Keefe Group reportó ahorros de más de 2,5 millones de dólares, pero ha reforzado drásticamente las operaciones diarias de empresas emergentes, pymes y organizaciones de nivel empresarial por igual. Es decir, los beneficios de la optimización de procesos son bastante notables.

5 beneficios de la optimización de procesos

Siempre que exista el compromiso de optimizar los procesos comerciales de su equipo de manera adecuada y regular, abrirá a su equipo una gran cantidad de beneficios que cambiarán el negocio.

Productividad incrementada

Los empleados no solo completarán sus procesos más rápido, sino que su producción también producirá mejores resultados. Como ejemplo, supongamos que un miembro del equipo de ventas está incorporando a un nuevo empleado y está siguiendo un proceso de incorporación que se optimizó recientemente. Al eliminar los pasos originales que resultaron en cuellos de botella, el nuevo empleado puede capacitarse más rápido, lo que significa que puede comenzar a hacer un buen trabajo del que luego puede obtener los beneficios financieros.

error reducido

Si un proceso no se ha analizado de forma crítica, podría haber pasos en un proceso que estén provocando activamente que la persona que lo sigue realice una tarea que no debería, o que la haga de una forma en la que ya no debería hacerlo. Pero al revisar, optimizar y actualizar continuamente sus procesos comerciales, se eliminan por completo las inconsistencias e imprecisiones que conducen a errores.

Más agilidad

En el mundo empresarial contemporáneo, actuar con lentitud no es suficiente. La agilidad, en cambio, es clave; necesitas cambiar y adaptarte constantemente. Los estudios muestran que los equipos ágiles tienen un 70 % de posibilidades de estar en el cuartil superior en lo que respecta a la salud de la organización (la salud de la organización, si aún no lo sabe, es un indicador de alto rendimiento a largo plazo). Afortunadamente, la naturaleza misma de someterse a la optimización de procesos regularmente significa que está permitiendo que sus procesos, y su equipo en general, sean más ágiles.

Establecer y promover una cultura de procesos

Tener una cultura de procesos es tomar en serio los procesos de su negocio, asegurándose de que estén documentados, ampliamente utilizados y optimizados con el tiempo. Optimizar sus procesos comerciales es una parte innegablemente importante de establecer primero y luego promover una cultura de procesos dentro de su equipo.

Resultado final mejorado

Vayamos al grano: las mejoras realizadas en los procesos como parte de la optimización de procesos tienen un impacto directo y positivo en los resultados de su empresa. Si mi mención anterior de los ahorros de The Keefe Group no lo aclaró, tal vez sabiendo que Motorola ahorró más de 16 mil millones de dólares en costos gracias a la optimización y mejora de procesos.

Si bien estos beneficios seguramente harán que los líderes de equipo entusiastas se interesen en la optimización de procesos, la verdadera fuerza impulsora para someterse a la optimización de procesos debería ser que no cuidar los procesos comerciales causa daños. Desde el uso de procesos débiles y torpes todos los días hasta el hecho de que todos los empleados desperdicien tiempo y esfuerzo cruciales sin saberlo, no hacer nada con respecto a sus procesos obsoletos y no optimizados puede arrastrar a toda la empresa hacia abajo.

La optimización de procesos, entonces, se trata de mejorar los procesos comerciales. Pero también se trata de la reducción de daños.

Cómo someterse a la optimización de procesos de negocio usted mismo

Antes de entrar en los aspectos prácticos de la optimización de procesos, aquí hay una pregunta: ¿le preocupa cuánto tiempo llevará la optimización de procesos?

Si es así, no lo seas.

La optimización de procesos de negocio no tiene por qué consumir mucho tiempo, quitando horas y horas de su ya apretada agenda. ¡Todo lo que tiene que hacer es sumergirse en la optimización de procesos cada trimestre para revolucionar sus procesos! Además, la práctica hace al maestro; lo harás cada vez más rápido.

Ahora, si se sometió a la capacitación Six Sigma Black Belt y desea utilizar una miríada de herramientas Six Sigma, como la minería de procesos, FMEA y mapeo de flujo de valor, ahí es cuando la optimización de procesos tomaría una cantidad de tiempo significativamente mayor. Para obtener lo mejor de ambos mundos, realizar la optimización de procesos de una manera aprobada por Six Sigma de la manera más eficiente posible, querrá seguir la metodología DMAIC.

DMAIC es un acrónimo que significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Y es el método DMAIC del que te voy a hablar en los siguientes 6 pasos para que puedas optimizar tus procesos. Adecuadamente.

1. Asegúrese de que los procesos estén documentados

Para que DMAIC funcione, y para que funcione cualquier tipo de método, estrategia o proceso de optimización de procesos, primero deberá haber documentado sus procesos.

Los procesos comerciales se pueden documentar con programas ampliamente conocidos como Google Docs o incluso Microsoft Excel, pero considerando la gran cantidad de software que existe, como el software BPM, que hace que la documentación, el uso, la optimización y la administración de sus procesos sean muy sencillos, optando por una herramienta especialmente diseñada vale la pena.

Pero lo más importante aquí es obtener sus procesos detallados y documentados. Después de todo, en realidad no puede optimizar sus procesos si no puede ver físicamente cómo funcionan, qué implica y cuál es la iteración actual de cada proceso.

La documentación de sus procesos no solo es integral para DMAIC y la mejora de procesos, sino que hay un montón de ventajas diarias adicionales que se derivan de hacerlo.

Por ejemplo, piense en lo anterior, cuando discutí cómo los procesos optimizados pueden hacer que la incorporación en particular sea más rápida y mejor. Cuando la contratación incorporada comience a realizar los mismos procesos y tareas relacionados con el trabajo que sus colegas, se familiarizará con todo si hay procesos documentados a seguir, y las instrucciones para lo que debe hacer simplemente no han sido transmitidas por valor. de boca

Del mismo modo, digamos que un empleado diferente no puede recordar un determinado paso de un proceso. En lugar de preguntarle a su gerente qué hacer (y, por lo tanto, distraerlo de lo que sea que esté haciendo), el empleado inseguro puede volver a consultar el proceso documentado. ¡Refrescará su memoria, reducirá cualquier ansiedad que puedan haber tenido y los impulsará a hacer lo que se debe hacer!

No hace falta decir que los procesos documentados no solo son absolutamente útiles, sino que son necesarios. Es por eso que el 96% de las empresas han documentado sus procesos comerciales de una forma u otra.

2. Definir qué proceso debe optimizarse

Una vez que los procesos comerciales se han documentado lo suficiente, es hora de iniciar DMAIC y definir qué proceso va a optimizar primero.

Al principio, puede parecer un poco abrumador, especialmente teniendo en cuenta que potencialmente hay decenas, cientos o incluso miles de procesos para optimizar. Es por eso que es mejor crear una lista de procesos clave para optimizar y luego avanzar en la lista.

Para averiguar esta lista, pregúntese:

• ¿Qué procesos se utilizan con mayor frecuencia? Específicamente, ¿cuántos días a la semana? ¿Cuántas veces al día? ¿Por cuántos miembros del equipo?
• ¿Qué procesos tienen el mayor rendimiento? Es decir, ¿qué procesos tienen objetivos finales que son los más cruciales para que el negocio no solo se mantenga a flote, sino que también prospere?
• ¿Qué procesos tienen el ROI más alto? ¿De qué procesos obtiene el mayor beneficio financiero una vez que se han completado?
• ¿Qué podría contribuir al crecimiento del ROI si se mejora? ¿Qué procesos, si se optimizan, podrían convertirse en algunos de sus procesos más importantes y útiles cuando se trata de generar ROI?

Tenga en cuenta que, para evitar sobrecargar y revolver su cerebro, querrá optimizar sus procesos uno por uno. De lo contrario, mantenerse al tanto de múltiples procesos podría resultar difícil y podría hacer que cometiera errores y dañara aún más sus procesos comerciales.

Una vez que haya creado su lista, el proceso en la parte superior, ya sea un proceso para incorporar clientes o crear un plan de gestión de proyectos, es el que optimizará primero, así que defínalo: escriba el nombre del proceso. , el objetivo, cómo comienza y cómo termina, a quién involucra y qué involucra. Proporcione a usted mismo y a otros con los que está trabajando la información básica pero crítica del proceso.

3. Medir cómo funciona el proceso

Los datos están en el corazón de DMAIC, por lo que es correcto que mida cómo le está yendo al proceso desde el principio. Al hacerlo, proporciona un punto de referencia sobre cómo funciona el proceso antes de implementar cualquier cambio. Afortunadamente, medir un proceso no es tan difícil como parece.

En primer lugar, deberá recopilar datos cuantitativos. Esto se puede hacer fácilmente midiendo el proceso contra sus KPI (ya debería tener 2-3 KPI por objetivo). Sin embargo, si no tiene ningún indicador clave de desempeño para esto, piense en los resultados esperados del proceso en cuestión: ¿está el proceso logrando esos resultados según lo previsto? ¿Lo está haciendo en un marco de tiempo adecuado? ¿Está fallando en cumplir los resultados esperados, en absoluto? Básicamente, este es el punto en el que querrá considerar el proceso de manera crítica, respaldado con datos cuantificables.

Entonces, es el momento de los datos cualitativos. Recopilar datos cualitativos también es mucho menos desalentador de lo que parece. Por ejemplo, una forma sencilla de obtener los datos que necesita es preguntar a los usuarios y/o al propietario del proceso cómo creen que funciona. Es posible que puedan decirle de inmediato cómo es usar el proceso con frecuencia, cuáles son los problemas y si es exitoso o no como proceso.

Después de medir el desempeño del proceso, guarde todos los hechos y cifras que obtuvo en un lugar seguro (léase: no lo escriba en un papel que inevitablemente se perderá y nunca más se volverá a ver; use una solución adecuada para documentar la información).

4. Analiza cómo se puede optimizar

En la última parte, el paso de medición, encontró buenos datos sobre el rendimiento del proceso sin realizar ninguna prueba de primera mano. Pero eso ahora cambiará con este paso de análisis, ya que es aquí donde usted y cualquier persona con la que esté trabajando realizarán el proceso.

A medida que ejecuta el proceso con un ojo analítico y crítico, notará naturalmente dónde el proceso no es tan bueno como debería ser. Pero dado que es la primera vez que se trata de optimización de procesos y DMAIC, para ayudarlo, aquí hay algunas pautas sobre lo que debe considerar y analizar:

• ¿Cuánto tiempo se tarda en completar el proceso? ¿Está en un marco de tiempo adecuado? ¿Es más lento o más rápido de lo esperado?
• ¿Dónde se producen los cuellos de botella? Si el proceso es un proceso de varias personas, ¿hay algún punto en el que un miembro del personal no pueda continuar con sus tareas porque alguien más está tardando demasiado en completar las suyas?
• ¿Algún paso es confuso? ¿Algún paso es confuso o está escrito de manera desconcertante, lo que hace que el usuario del proceso haga las tareas mal o simplemente las omita por completo?
• ¿Hay pasos inútiles? A menudo llamados "Muda" (en japonés, 'desperdicio'), en los círculos de Six Sigma, los pasos derrochadores son aquellos que dan como resultado cualquiera de las siete formas de Muda (desperdicio de sobreproducción, desperdicio de tiempo disponible, desperdicio de transporte, desperdicio de procesamiento en sí mismo, desperdicio de existencias disponibles, desperdicio de movimiento y desperdicio de fabricar productos defectuosos). ¿Están estos pasos y tareas inútiles presentes en su proceso?
• ¿Se pueden automatizar partes del proceso? La automatización es una forma brillante y con visión de futuro de optimizar un proceso para mejorarlo. McKinsey incluso descubrió que el 45 % de las actividades se pueden automatizar fácilmente con la tecnología actual. Todo lo que necesita para comenzar es integrar una herramienta, digamos un software CRM, a otra con webhooks, API o incluso con una herramienta de terceros que integre aplicaciones separadas para usted.

5. Mejorar el proceso

La penúltima etapa de DMAIC ( mejorar ) se trata de actuar sobre los datos, la información y el conocimiento que ha recopilado en los pasos anteriores y realizar cambios beneficiosos en el proceso.

Un consejo fundamental que tengo es probar los cambios antes de ponerlos en práctica. Al probarlos de antemano, confirmará si los cambios que cree que debe hacer realmente beneficiarán el proceso en cuestión.

Ya que ha documentado el proceso que está optimizando, probar los cambios es fácil. Simplemente haga una copia del proceso documentado, ajústelo según sea necesario y luego haga que los usuarios habituales del proceso sigan el proceso con los cambios.

Una vez que lo hayan hecho, recopile sus comentarios para ver si los ajustes han tenido un impacto positivo o no. Con los cambios que se consideraron un éxito, ¡querrá implementar, implementar, implementar!

6. Controle el desempeño futuro del proceso

El control es la última parte de DMAIC. Piense en ello como el punto en el que atará cualquier nudo suelto, se comunicará con otros sobre los cambios del proceso y se asegurará de que su proceso ahora optimizado se mida correctamente en el futuro.

En términos de atar nudos sueltos, ¿necesita obtener la aprobación de alguien más antes de desencadenar el proceso optimizado y hacer que todos lo sigan? Si es así, envíeles el proceso documentado. Si bien puede tomar un poco más de tiempo si regresan con sugerencias o ideas adicionales, es un paso adicional de gestión de calidad, que sin duda es útil.

Luego, querrá informar a los usuarios del proceso qué sucedió, por qué se cambió el proceso y responder cualquier pregunta sobre el proceso actualizado. Si no informa a los usuarios del proceso sobre las actualizaciones que ha realizado, no solo se sorprenderán, sino que podrían decidir, por pura confusión, no seguir correctamente los pasos actualizados. Esto desharía todo el tiempo y el esfuerzo que puso en la optimización de procesos en primer lugar.

Para asegurarse de que el proceso se mida y funcione bien en el futuro, una forma sencilla es someterse a la optimización del proceso nuevamente en el próximo trimestre. Entonces podrá mejorar el proceso (si es que se pueden hacer mejoras). Habrá instancias en las que no se puedan realizar más mejoras, que los pasos de medición y análisis le informarán. De cualquier manera, para una verdadera optimización y control de procesos, es imprescindible revisar y optimizar los procesos con regularidad.

Ahora, felicítese: ¡ha completado los pasos de DMAIC para la optimización de procesos!

Avanzando como una empresa orientada a procesos

Al leer y seguir las instrucciones proporcionadas en esta publicación, se ha preparado para el éxito al convertirse en una empresa orientada a procesos.

Específicamente, ha descubierto lo cruciales que son los procesos sólidos para sus operaciones diarias, sin mencionar su balance final, y ha documentado sus procesos comerciales integrales. Sin embargo, lo más notable es que ha comenzado a abrirse camino a través de los procesos, ¡optimizándolos y mejorándolos paso a paso!

Con esta cultura de procesos recién descubierta, aquí hay que hacer el mejor trabajo posible e impulsar la colaboración en equipo y aumentar la productividad. Además, si alguna vez decide, o se le exige, comenzar a utilizar sistemas de gestión de calidad como ISO 9001, el esfuerzo será sencillo.

Conclusión

Los procesos son la columna vertebral de su equipo, y son los procesos a los que se someten todos los días los que determinan el éxito general. No mejorar y optimizar los procesos esenciales de uso frecuente es rechazar activamente la oportunidad de trabajar mejor, más rápido y de manera más inteligente. De hecho, los procesos obsoletos e ineficientes desperdician casi un tercio del tiempo de los empleados cada día laboral.

Al seguir el método DMAIC para la mejora de procesos, como se describe anteriormente, puede obtener y mantener sus procesos bajo control. Siempre. Y para asegurarse de que la optimización de procesos, además de documentar, usar y administrar sus procesos, siga siendo fácil, querrá utilizar una herramienta de BPM dedicada.

Para averiguar qué pieza de software BPM se adapta mejor a sus necesidades, diríjase a la ingeniosa página de G2 para obtener el mejor software de gestión de procesos comerciales .