Una nueva forma de pensar sobre la gestión de gastos de viaje

Las plataformas de gestión de gastos y las plataformas de reserva de viajes, o herramientas de reserva en línea (OBT), son dos aplicaciones diferentes creadas para propósitos diferentes.

La reserva de viajes se centra en encontrar las soluciones de viaje óptimas a los mejores precios. Al igual que reservar un viaje en línea para vacaciones personales, los viajeros de negocios pueden utilizar cada vez más la plataforma de viajes de su empresa para comparar vuelos, elegir el hotel adecuado ubicado donde necesitan estar y organizar alquileres de automóviles o servicios.

La gestión de gastos se centra en el seguimiento de todas las formas en que los empleados gastan dinero, solo una de las cuales, y normalmente uno de los mayores gastos de una empresa, son los viajes. Estos gastos pueden incluir pasajes aéreos, habitaciones de hotel, alquiler de automóviles o transporte terrestre, pero también comidas, pases para conferencias, sesiones de educación continua o entretenimiento. Quizás sus viajeros necesiten suministros para una presentación de ventas, o haya un incidente inesperado durante el viaje que la empresa cubrirá.

Las plataformas de viajes y la gestión de gastos son importantes para cualquier empresa que envíe a su gente por todo el país o el mundo para participar en funciones comerciales en su nombre. Cuando los gerentes de programas de viajes tienen datos precisos para todos los gastos, no solo los viajes, pueden ahorrar dinero a la empresa, operar de manera mucho más eficiente y brindar un mayor deber de atención a los viajeros.

La gestión de gastos puede resultar un desafío para muchas empresas, pero existen mejores prácticas que pueden ayudar. En este artículo, revisaremos cómo hacer que los viajeros cumplan con la política, estandarizar el proceso de aprobación, usar la automatización para aumentar la productividad del administrador del programa de viajes y encontrar la plataforma combinada adecuada para reservar viajes y administrar gastos.

Administrar la política de gastos para administrar los viajeros

Las políticas de gestión de gastos son críticas. Proporcionan una hoja de ruta para que los viajeros entiendan qué se puede y qué no se puede cargar a la empresa. Una política sólida de gestión de gastos de viaje debe abordar todo lo que espera con frecuencia en un viaje, como pasajes aéreos, transporte terrestre, habitaciones de hotel y comidas, por ejemplo. La mayoría de las empresas tienen estas pautas básicas descritas bastante bien.

Pero, ¿ha considerado los gastos no rutinarios que puede haber visto de viajeros anteriores? ¿La empresa lleva un registro de esos gastos? ¿Existen sistemas de gestión de itinerarios establecidos? Es posible que desee descubrir qué experiencias de los viajeros han incluido en el pasado. Puede haber patrones que merezcan atención, como cuando los viajeros van a lugares específicos del mundo o asisten a ciertas conferencias.

¿Su política tiene en cuenta los servicios de telefonía móvil o el acceso a Internet? ¿Cómo aborda los gastos médicos o emergencias en el camino? Una política sólida incluye y comunica estos detalles, así como otros elementos "estándar".

Además de lo que reembolsará la empresa, es igualmente importante tener pautas claras sobre lo que no está permitido. Mantener su política actualizada para abordar las necesidades tecnológicas cambiantes, las pautas de salud y seguridad y otros gastos permitidos ayuda a reducir los costos inesperados para la empresa y ayuda a los viajeros a sentirse más seguros acerca de sus viajes cuando envían informes de gastos.

Y finalmente, tenga en cuenta que podría haber algunas excepciones a sus reglas. Si, por ejemplo, el grupo que enviaste a una conferencia tiene una ventaja para construir más negocios pero requiere un cambio de planes para cumplir con los prospectos, ¿eso estaría permitido? Parecería tener sentido no desperdiciar esa oportunidad mientras las personas adecuadas ya están en ese lugar.

Para mantener la política lo más eficiente y clara posible, determine cuál debe ser el proceso para las excepciones antes de que necesite utilizarlo. De esta manera, si se necesita tomar una decisión rápida, por ejemplo, para responder a esos vendedores de inmediato, estará listo para ayudarlos. Y es más probable que lo vean como un recurso colaborativo que como un obstáculo. Si las políticas y los retrasos impiden que su equipo de ventas realice con éxito más ventas, es poco probable que sus viajeros sigan cumpliendo.

Estandarice su proceso de aprobación de gastos

Los gastos pueden parecer un objetivo en movimiento. Cualquiera que haya asistido a una conferencia de negocios probablemente sepa que cuanto más tarde se registra, más aumenta el precio. Por el contrario, si se registra temprano, puede aprovechar un precio de "registro anticipado", que puede ser tanto como unos cientos de dólares menos que el precio normal. Y todos hemos experimentado diferencias de precios entre la primera vez que exploramos esa tarifa de avión de vacaciones y cuando realmente la reservamos. Está claro que el tiempo puede jugar un papel importante en cuánto pagamos por los servicios.

Esto significa que si su programa no tiene un proceso repetible y eficiente, sus gastos podrían cambiar sin más motivo que retrasos en las aprobaciones. También pueden surgir consecuencias negativas inesperadas por diferentes motivos. Los retrasos en el reembolso de sus viajeros podrían arruinar su contabilidad, lo que haría que los informes financieros exigidos por la ley fueran inexactos. Y para las empresas que tienen empleados que esperan ser reembolsados, es posible que terminen con algunos viajeros insatisfechos y potencialmente reacios debido a esos retrasos.

¿Qué pasa con las empresas que requieren múltiples aprobaciones en su proceso de aprobación de gastos? Puede parecer redundante e ineficiente, pero, especialmente para organizaciones más grandes, puede ser necesario. Por ejemplo, puede tener un departamento cuyo gerente necesita aprobar a dónde van los miembros del equipo y por qué para poder administrar el presupuesto del departamento. Solo después de que se haya finalizado, es apropiado que el administrador de viajes lo apruebe, ya que los presupuestos de las unidades individuales se acumulan en el total corporativo.

Ya sea que se necesite una sola aprobación o varias aprobaciones, un proceso de aprobación bien definido y estandarizado ayuda a toda la organización a administrar sus presupuestos y poner en funcionamiento su programa de viajes y gastos. En el pasado, los programas de gestión de viajes y gastos eran procesos manuales que requerían mucho tiempo.

Hoy en día, existen soluciones mejores y modernas disponibles que pueden eliminar tareas tediosas y repetitivas, como ingresar recibos individuales a mano, calcular reembolsos y rastrear a los viajeros por sus recibos en papel faltantes. Y hay un beneficio adicional al saber que, cuando existe un programa estándar, cualquier gasto que esté fuera de la política se marca más fácilmente para una revisión adicional. En lugar de tener que revisar manualmente cada gasto, el esfuerzo que requiere más tiempo se reserva para las excepciones.

Aumente la eficiencia de la gestión de gastos con la automatización

Los OBT modernos combinan el poder de la automatización con la comodidad para los viajeros y el control para los administradores de programas de viajes, quienes son los responsables en última instancia de cosas como el cumplimiento de los viajeros, la salud y la seguridad de los viajeros, y muchas otras funciones. Estas plataformas de reserva en línea son altamente personalizables, por lo que pueden restringir las opciones de viaje de los viajeros para brindar solo las opciones que se encuentran dentro de las políticas corporativas. Cuando los empleados reservan viajes a través de su OBT, todo se ajusta automáticamente: un gran ahorro de tiempo para los administradores de viajes en todas partes.

Para los viajeros, no solo es más eficiente reservar los viajes necesarios, sino que también es mucho más fácil crear informes de gastos. Las soluciones de gastos automatizadas permiten a los viajeros escanear recibos en papel en la plataforma desde un dispositivo móvil y, desde allí, directamente en un informe de gastos.

Los informes de gastos pueden incluso completarse parcialmente antes de que el empleado se dirija al aeropuerto. Los informes creados en la plataforma están disponibles para su revisión y aprobación inmediata por parte de los administradores de viajes, generalmente con solo unos pocos clics. Todo el proceso ahora se puede reducir a minutos, lo que permite que tanto el viajero como el administrador de viajes regresen a un trabajo de mayor valor.

Lo mismo es cierto para los empleados durante sus viajes. A medida que recolectan recibos de comidas, entretenimiento y otros gastos necesarios, simplemente pueden usar la cámara de su dispositivo para capturar una versión digital de los recibos que van directamente a su informe de gastos o billetera electrónica. En el momento en que están en casa, el viajero puede enviar inmediatamente el informe de gastos para su aprobación.

De esta manera, el viajero puede volver a la oficina corriendo sin demoras en encontrar y registrar cada recibo manualmente o, peor aún, lidiar con recibos extraviados. Los gerentes de viajes pueden agregar una mayor productividad, menor estrés del viajero y empleados más felices a sus razones para mejorar el ROI de sus programas de gestión de viajes.

Utilice una plataforma de gestión de gastos de viaje

En los últimos años, hemos visto un mayor énfasis en la integración de funciones de viajes y gastos. Esto tiene sentido: es valioso tener esa conexión fluida entre las dos aplicaciones, donde un informe de gastos se completa automáticamente cuando un viajero reserva un viaje. Para los viajeros, esto significa que ahorran tiempo al terminar una parte de su informe de gastos incluso antes de partir para su viaje. Y la conexión perfecta significa que no es necesario otro nombre de usuario y contraseña. Estas cosas ahorran tiempo para que el viajero pueda concentrarse en actividades más importantes.

Facilitar a los viajeros el uso de la plataforma es un factor importante en las tasas de adopción de la plataforma, o cuántos de los viajeros de la empresa utilizan su plataforma de viajes y gastos para reservar todos sus viajes y registrar todos los gastos relacionados. Es importante que una empresa seleccione soluciones de viajes y gastos que sean lo más intuitivas posible. La mayoría de las personas, a estas alturas, están acostumbradas a reservar viajes en línea para su vida personal.

Las plataformas de consumidores en línea son bastante sencillas y realmente no requieren capacitación para realizar las tareas. Los viajeros de negocios ahora esperan el mismo tipo de facilidad y opciones para sus viajes de trabajo. Los viajeros que tienen el control de su propia experiencia, que pueden usar sus dispositivos móviles durante sus viajes y que están capacitados a través de la plataforma para realizar cambios fácilmente según sea necesario, por ejemplo, tienen muchas más probabilidades de adoptar la plataforma y, por lo tanto, permanecer. de acuerdo con las directrices de la empresa.

Agrupe viajes y gastos en una sola plataforma

Para las empresas, la integración significa una mayor precisión de los datos tanto sobre la cantidad cobrada como sobre quién está cobrando a la empresa. Y con la integración vienen datos mejorados, que combinan viajes y gastos. Con más datos de viajes y gastos, una empresa puede realizar un seguimiento más eficiente de la seguridad de los viajeros, realizar un seguimiento del cumplimiento de las políticas y ejecutar análisis para evaluar sus programas. Sin embargo, la integración solo vale la pena si puede agrupar las mejores aplicaciones para usted.

La integración es valiosa, pero solo cuando los productos de viajes y gastos son buenos productos. El problema es que es difícil hacer bien los viajes y los gastos; son dos aplicaciones diferentes con dos misiones diferentes. Travel se enfoca en encontrar la solución de viaje óptima, ahorrando tiempo a los viajeros y dinero a la empresa, mientras que los gastos se enfocan en rastrear todas las formas en que los empleados gastan dinero, siendo los viajes solo una de las formas en que lo hacen. Los mejores proveedores de aplicaciones de gastos se centran en sus principales productos de gastos.

En lugar de pensar en términos de integración, le recomendamos que piense en términos de "empaquetado". Cada empresa tiene necesidades únicas y debe elegir la mejor plataforma de gestión de gastos para abordarlas. Luego, combine eso con un producto de viaje que, muy probablemente, ya esté integrado con la plataforma de gastos de su elección. Agregar un producto de viaje de calidad no debería quitarle tiempo a los equipos de TI, administración o recursos humanos.

El hecho de que haya implementado una plataforma integrada de gestión de viajes y gastos no significa que pueda olvidar lo que discutimos anteriormente sobre el proceso. De hecho, la política de viajes corporativos debe definirse aún más claramente.

Revisar las políticas de viaje con regularidad ayuda a abordar las tendencias y los cambios en su industria, o incluso las circunstancias geopolíticas, para que tenga la confianza de que sus políticas son efectivas y no inesperadas o irrazonables para los viajeros, sin importar el panorama comercial en el que se encuentre su empresa. También es recomendable obtener un patrocinador ejecutivo o la aceptación ejecutiva, especialmente al definir los límites del programa y un proceso para manejar las excepciones.

Ahorre dinero utilizando una plataforma de gestión de gastos de viaje

Una vez que haya hecho el arduo trabajo de definir sus políticas corporativas por adelantado, una plataforma integrada, automatizada, en línea y móvil de viajes y gastos puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y aumentar la productividad para todos durante el resto del año, lo que puede hacer el proceso una valiosa inversión de tiempo y recursos.

También puede ayudar a ahorrar mucho dinero a su negocio. Si su solución de reserva en línea ofrece integraciones GDS, tendrá la seguridad de que obtendrá los mejores precios junto con una amplia variedad de opciones para sus viajeros. Los datos que proporciona la plataforma también pueden ayudar a los administradores de viajes a negociar mejores tarifas con las aerolíneas y los hoteles más populares que sus viajeros tienden a seleccionar.

Nuevamente, su política de viajes corporativos nunca debe ser inamovible. Es aconsejable reevaluar, perfeccionar y mejorar sus políticas en relación con los acontecimientos mundiales actuales, los posibles conflictos políticos, el estado de la economía y, por supuesto, la inflación diaria. Al hacerlo, se asegurará de que los viajeros puedan tomar las mejores decisiones para su negocio y la empresa, sin importar cuándo y dónde vayan.