Projektleistungsmanagement: Maximieren Sie die Projektrendite

Jedes Projekt scheint entscheidend – bis es nicht mehr so ​​ist.

Zu oft führen Unternehmen Projekte in dem Glauben durch, dass sie für die Organisation von Vorteil sind, nur um festzustellen, dass sie nicht das liefern, was erwartet wurde. Laut PMI werden 9,9 % jedes Dollars für schlechtes Projektmanagement und -ausführung verschwendet. Infolgedessen verschwenden Unternehmen eine enorme Menge an Ressourcen, einschließlich Zeit, Geld und Personal, indem sie Aufgaben ausführen, die sich nicht auszahlen.

Projektmanagement, ein gut entwickeltes Feld rund um die Organisation und Ausführung der Aufgaben eines Projekts, ist sicherlich der Schlüssel zum erfolgreichen Durchführen eines Projekts, muss jedoch auch von einem Element des Projektleistungsmanagements begleitet werden, einem größeren Prozess, der den strategischen Erfolg sicherstellt .

Was ist Projektleistungsmanagement?

Projektleistungsmanagement ist der Prozess der Erstellung, Umsetzung und Verwaltung von Projekten, die zur Leistung einer Organisation und ihrer Strategie beitragen. Anstatt sich auf die Aufgabenausführung zu konzentrieren, geht es beim Projektleistungsmanagement um das Gesamtbild.

Es konzentriert sich auf drei Bereiche, um sicherzustellen, dass jedes Projekt einen geschäftlichen Nutzen bringt:

• Verknüpfung Ihrer Projekte mit Ihrer Strategie. Nehmen Sie sich die Zeit, um die spezifischen Vorteile des Projekts zu identifizieren, bevor Sie beginnen, und legen Sie so den Grundstein für alles andere, was in die Zukunft geht. Viele Projekte werden auf natürliche Weise mit Ihrer Strategie verknüpft; andere hingegen sind vielleicht Lieblingsprojekte von Führungskräften, die das Unternehmen nicht voranbringen. Diese Projekte sollten vermieden werden. Es ist wichtig, hier zu beachten, dass Sie unweigerlich einige Projekte haben werden, die außerhalb des Rahmens Ihrer Strategie liegen. Zum Beispiel ein Projekt, das sich auf die Erlangung einer erforderlichen Sicherheitsakkreditierung konzentriert, aber der Großteil Ihres Projektportfolios sollte direkt mit Ihrer Strategie übereinstimmen.
• Verfolgen Sie die Leistung Ihrer Projekte im Laufe der Zeit. Projekte werden durch die Durchführung einer Vielzahl von Aufgaben über Abteilungen und alle Organisationsebenen hinweg durchgeführt. Es ist entscheidend, nicht nur die traditionellen Komponenten Zeit, Umfang und Budget im Auge zu behalten, sondern auch zu kontrollieren, ob die Projektaktivitäten tatsächlich die gewünschten Ergebnisse erzielen. Viele Organisationen verwenden Strategiesoftware, um sicherzustellen, dass sie immer Fortschritte in Richtung Ziele machen.
• Überprüfung Ihrer Projektabschlüsse auf Verbesserungen. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, muss unbedingt überprüft werden, ob die Projektziele erreicht wurden und welche Aufgaben gut gelaufen sind und welche verbessert werden könnten.

Projektleistungsmanagement ist Teil des größeren Leistungsmanagementprozesses; Im Wesentlichen geht es darum, Ihre Projekte zur Umsetzung Ihrer Strategie zu nutzen.

Wie verschafft Project Performance Management Ihrem Unternehmen einen Vorteil?

Die kontinuierliche Durchführung von Projekten, die nicht zu den strategischen Zielen beitragen, ist nicht nur eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen, sondern untergräbt auch die Fähigkeit Ihres Unternehmens, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die meisten Führungskräfte glauben, dass ihre Projekte gut laufen, obwohl tatsächlich jedes dritte Projekt ihre Ziele nicht erreicht. Organisationen, die Projekte aktiv verwalten, um sie an der Strategie auszurichten (und sie gut auszuführen), bedeutet, dass sie besser als viele ihrer Konkurrenten darin abschneiden, Ressourcen so zuzuweisen, dass sie direkt zum Wohlergehen der Organisation beitragen. Sie investieren mit Bedacht, steigern die Rentabilität, sparen Zeit und reduzieren Abfall.

Mit einem definierten Verwaltungs- und Berichterstattungsprozess können Sie dies verfolgen und anpassen.

Sie schaffen auch eine Kultur, die sich eher auf organisatorische Ergebnisse als auf Projektergebnisse konzentriert. Für diese Projekte wird ein beträchtlicher Geldbetrag ausgegeben – manchmal bis zu 20–30 % des Budgets einer Organisation. Wenn Sie zulassen, dass Projekte vom Kurs abweichen, um eher die Anforderungen der Abteilungen als die Ziele der Organisation zu erfüllen, verringert sich Ihre Fähigkeit, diese größeren Ziele im Laufe der Zeit zu erreichen. Ohne einen Projektleistungsmanagementprozess könnten Projekte mit geringer Leistung zur Norm werden.

Projektleistungsmanagement vs. Organisationsleistungsmanagement (OPM)

Organizational Performance Management (auch Corporate Performance Management genannt) ist das Konzept, die Strategie der gesamten Organisation zu steuern: Was sind ihre Ziele? Wie werden Sie sie messen? Welche Maßnahmen werden Sie ergreifen, um bessere Ergebnisse zu erzielen?

Das organisatorische Leistungsmanagement befasst sich ausschließlich damit, wie Sie kommunizieren, sich daran ausrichten und Ihre Strategie umsetzen. Die Balanced Scorecard (ein strategisches Planungs- und Managementsystem, das neben dem finanziellen Aspekt mehrere organisatorische Gesichtspunkte berücksichtigt), das EFQM Excellence Model, MPO und Six Sigma sind alles Rahmenwerke, die zur Steuerung der Unternehmensleistung verwendet werden.

Das Projektleistungsmanagement ist eine Teilmenge des organisatorischen Leistungsmanagements.

Viele Organisationen haben ein OPM-System, das Projekte umfasst. Wenn Sie ein separates Projektmanagementbüro haben, stellen Sie sicher, dass es eng mit Ihrem OPM-Team zusammenarbeitet. Nur 41 % der Organisationen mit einem unternehmensweiten Project Management Office geben an, dass es stark auf die Strategie der Organisation ausgerichtet ist.

Projektleistungsmanagement vs. Mitarbeiterleistungsmanagement

Das Mitarbeiterleistungsmanagement ist eine Teilmenge des Personal- und Projektressourcenmanagements, das darauf abzielt, die Produktivität, Zufriedenheit und Betriebsfähigkeit der Mitarbeiter zu verbessern. Dieser Bereich konzentriert sich auf den Aufbau von Kompetenzen, das Schließen von Qualifikationslücken und die Anleitung von Mitarbeiterkarrieren, Beförderungen, Gehaltserhöhungen und normalen Bewertungen. Es hängt mit dem Projektleistungsmanagement und dem organisatorischen Leistungsmanagement in dem Sinne zusammen, dass Sie qualifizierte Mitarbeiter benötigen, um Projekte durchzuführen, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten für Ihre Gesamtstrategie haben.

6 Phasen des Projektleistungsmanagements

Selbst wenn ein Projekt in Bezug auf Budget und Umfang termin- und zielgerecht abgeschlossen wird, reicht dies nicht aus, um es als Erfolg zu bezeichnen. Der wahre Maßstab für ein erfolgreiches Projekt ist, ob es diese Kriterien erfüllt – und ob es tatsächlich zu einem strategischen Geschäftsziel beiträgt oder nicht. Um über die Verwaltung der technischen Elemente hinauszugehen und Projekte strategisch auf Kurs zu halten, befolgen Sie die folgenden sechs Schritte.

1. Verstehen Sie den Business Case

Die meisten Organisationen haben mehr Projekte, als sie bewältigen können. Zu oft werden Projekte nicht zum Wohle der Organisation, sondern zugunsten einer bestimmten Abteilung vorgeschlagen. Beispielsweise möchte eine IT-Abteilung möglicherweise eine bestimmte Softwarelösung kaufen und implementieren, weil sie über coole Funktionen verfügt, und nicht, weil sie zum Erreichen eines Geschäftsziels beiträgt.

Der Wert aller Projekte sollte hinterfragt werden, bevor sie ins Spiel gebracht werden. Daher braucht jedes Projekt einen klar definierten Business Case: Warum macht man es? In dieser Phase sollten Sie auch Alternativen zu dem von Ihnen vorgeschlagenen Projekt in Betracht ziehen und prüfen, ob Ihr Vorschlag den größten Wert generieren wird oder nicht.

Um diesen Schritt zu vereinfachen, erstellen Sie eine „Geschäftsplan“-Vorlage, die Sie projektübergreifend verwenden können, und skizzieren Sie die Ziele, Kosten und das Timing jedes Projekts (einschließlich der indirekten Zeitkosten der Mitarbeiter) und zeigen Sie, wie jedes Projekt im Laufe der Zeit zu besseren Ergebnissen führt . Überprüfen Sie dieses Dokument während der Ausführungsphase häufig.

2. Projektziele definieren

Ziele geben eine klare Richtung für Projekte vor und geben genau an, was sie erreichen sollen. Schätzen Sie realistisch ein, was das Projekt wirklich unterstützen wird. Einige Organisationen stellen Regeln auf, die verhindern, dass Projekte mit mehr als zwei oder drei Zielen verknüpft werden (um die Projekte fokussiert zu halten). Viele kommunale Organisationen verlangen von den Abteilungen, dass sie Projekte mit den aktuellen KPIs der Organisation verknüpfen, um zu zeigen, wie die Investition in ein Projekt zu langfristigen Ergebnissen führt. Auf diese Weise sind alle geförderten Projekte transparent und klar mit der Strategie verknüpft.

3. Richten Sie Datenpunkte ein, um die Ergebnisse zu messen

Es ist viel über die „Triple Constraints“ des Projektmanagements geschrieben worden: Zeit, Umfang und Kosten:

• Wie geht es Ihnen innerhalb der Fristen der einzelnen Meilensteine?
• Wie hoch ist der Fertigstellungsgrad (zu einem bestimmten Zeitpunkt)?
• Liegen Sie an diesem Punkt des Projekts innerhalb Ihrer veranschlagten Ausgaben?
• Wird das Projekt alle Komponenten abdecken, die Sie beabsichtigt haben?
• Wie weit ist das Projekt fortgeschritten?

Diese Datenpunkte sollten immer Teil Ihres Performance-Management-Prozesses sein und Sie sollten sie problemlos nachverfolgen können. Aber es wird auch außerhalb dieser Maßnahmen Maßnahmen geben, die sich je nach den Zielen ändern, die Ihr Projekt zu verbessern versucht. Beispielsweise kann Ihre Organisation eine langfristige strategische Vision haben, um nachhaltiger zu werden.

Ein ähnliches Projekt könnte die Implementierung eines Überwachungssystems für das Internet der Dinge sein, um den Wasserverbrauch Ihres Unternehmens zu reduzieren. Zusätzlich zur Verwaltung der oben aufgeführten traditionellen Datenpunkte hätte dieses spezielle Projekt einen Datenpunkt speziell zur Wassernutzung. Wie viel Wasser sparen Sie durch dieses Projekt? Eine solche Verbesserung sollte sich direkt auf einen Datenpunkt auswirken, der bereits in der Organisationsstrategie vorhanden ist.

Das Geschäftsumfeld ändert sich schnell, weshalb es unerlässlich ist, den Fortschritt in Bezug auf alle Ihre Datenpunkte (nicht nur projektgesteuerte Maßnahmen) kontinuierlich zu verfolgen. Wenn beispielsweise eine neue Technologie auf den Markt gekommen ist, die sich auf Ihre Organisation oder Ihr Projekt auswirkt, müssen Sie agil und aufmerksam sein und bereit sein, Änderungen an Ihren Datenpunkten vorzunehmen.

4. Weisen Sie Meilensteine, Aktionspunkte und Fristen zu

Projekte haben viele verschiedene Schritte, und während ein Projekt einen einzigen Projektmanager haben kann, können die Aufgaben, die mit dem Erreichen verschiedener Meilensteine ​​​​verbunden sind, verschiedenen Personen gehören. Unabhängig davon, ob Sie einen agilen Ansatz oder einen Wasserfallansatz für das Projektmanagement verwenden, die Minischritte innerhalb eines Projekts müssen alle gut verwaltet werden.

Die Fristen innerhalb dieser Projekte können Abhängigkeiten aufweisen, die zu erheblichen Störungen führen. Beispielsweise können Sie einer Software möglicherweise keine neuen Funktionen hinzufügen, ohne dass die Grundlagen der Datenbank vorhanden sind. Oder Sie können einen Bautunnel möglicherweise nicht pflastern oder beleuchten, wenn die Wände nicht stabil sind und die Ausrüstung bewegt wird. Es lohnt sich, alle Schritte in Ihren Projekten vorzubereiten und die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu verstehen, falls vorhanden.

5. Richten Sie Besprechungen ein, um den Fortschritt zu überprüfen

Gehen Sie niemals davon aus, dass Projekte reibungslos ablaufen. Regelmäßige Treffen sind ein gutes Forum, um Probleme zu erarbeiten und den Fortschritt zu überprüfen, sowohl in Bezug auf einzelne Projekte als auch auf Projektportfolios. Ihr Projekt ist möglicherweise auf eine technische Herausforderung gestoßen, die eine Entscheidung oder eine Änderung des Umfangs, des Zeitplans oder der Kosten erzwingt, die sich auf alle anderen Projektmeilensteine ​​auswirken könnte. Oder Ihre Organisation erlebt möglicherweise Budgetkürzungen oder andere geschäftliche Unsicherheiten, die nichts mit dem Projekt zu tun haben, aber dennoch zu einer Änderung oder Verzögerung der Ausführung führen könnten.

Sie werden auch Verwaltungsberichte erstellen wollen, um den Fortschritt anzuzeigen. Berichte sollten Start- und Enddaten des Projekts, Fertigstellungsgrad in Prozent, bisherige Ausgaben und alle wichtigen Schritte und Kontrollpunkte (Meilensteine) im Projekt enthalten. Manchmal ist der einfachste Weg, diese Informationen darzustellen, ein Gantt-Diagramm.

Besprechungen zu einzelnen Projekten sollten ziemlich häufig stattfinden, je nach Projekt sogar täglich oder wöchentlich. Größere Organisationstreffen finden in der Regel monatlich oder vierteljährlich statt, um die Projekte im Rahmen der Strategie zu besprechen.

6. Führen Sie einen abschließenden Projektbericht/eine Bewertung durch

Unabhängig vom Projekt ist es wichtig, am Ende eine Zusammenfassung zu machen, die signalisiert, dass Sie von der Projektimplementierung zum „Business as usual“ übergegangen sind. Beispielsweise könnte sich eine Softwareimplementierung zu einem endlosen Projekt entwickeln, wenn Sie bedenken, dass es immer neue Softwareversionen und neue Funktionen geben wird, die hinzugefügt werden müssen. Ihr Projektteam muss klare Grenzen haben, wann es das Projekt stoppen und die Verwaltung der Software an die Vertriebs- und Marketingteams übergeben soll.

Gleiches gilt für den Übergang von einem Bauprojekt zu einem Instandhaltungsprojekt . Die Big Dig in Boston dauerte 13 Jahre, und als sie abgeschlossen war, waren die Straßen, Brücken und Tunnel, die an dem Projekt beteiligt waren, bereits instand gehalten.

Am Ende jedes Projekts ist es hilfreich, eine Projektzusammenfassung und eine After-Action-Review (AAR) zusammenzustellen. Der AAR besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen:

• Teil I behandelt die Projektziele und Änderungen in Zeit, Umfang und Budget. Diese Informationen sollten eine Diskussion darüber anregen, was gut gelaufen ist und verbessert werden könnte.
• Teil II behandelt die Informationen, die aus der Diskussion hervorgegangen sind. Welche Entscheidungen haben Sie getroffen und wie werden sich diese auf zukünftige Projekte auswirken? Müssen wir unsere ursprüngliche Geschäftsplanvorlage ändern? Brauchen wir einen anderen Check-in-Punkt? Sollten wir die Verwaltung unseres Notfallbudgets für Projekte ändern?

Die Diskussion sollte Mitglieder des Führungsteams und der Abteilungen umfassen, die von der Umsetzung des Projekts profitiert haben.

Erfolgsmessung des Projektleistungsmanagements

Sie sollten die Ergebnisse jedes Ihrer Projekte nach Abschluss messen und sich jeden Monat oder jedes Quartal Ihr Projektportfolio ansehen. Wenn Projekte abgeschlossen sind, verfolgen Sie deren Effektivität und AAR und nutzen Sie die Informationen, um zukünftige Projekte zu verbessern. Wenn Sie Ihr Portfolio überprüfen, sollte dies der strategischen Ausrichtung und dem effektiven Einsatz von Ressourcen im Kontext der übergeordneten Strategie dienen. Erstellen Sie eine Tabelle, die Ihnen bei der Überprüfung hilft, und denken Sie über jeden einzelnen Schritt des Projektprozesses nach.

Es ist zu erwarten, dass sich Ihre Methoden des Leistungsmanagementsystems im Laufe der Zeit ändern werden. Welche Informationen möchten Ihre Führungskräfte sehen? Es kann sich von dem unterscheiden, was Sie für ein früheres Projekt präsentiert haben, und Sie müssen möglicherweise Anpassungen für unterschiedliche Zielgruppen vornehmen. Das ist normal und Sie sollten bereit sein, sich anzupassen.

Das gilt auch für die Tools, die Sie verwenden (idealerweise Software), um den Prozess durchzuführen. Es sollte flexibel genug sein, um sich mit Ihren Anforderungen zu entwickeln, und gleichzeitig als Drehscheibe für alle strategischen Daten dienen, die Sie in Ihrem Unternehmen sammeln.

Projektleistung als Wettbewerbsvorteil

Die Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation hängt zum Teil von ihrer Fähigkeit ab, Projekte profitabel abzuschließen. Der Performance-Management-Prozess stellt sicher, dass Projekte nicht nur im technischen, sondern auch im strategischen Sinne profitabel bleiben, sodass jedes Projekt die organisatorische Verbesserung vorantreibt.

Unternehmen, die einen umfassenden Ansatz entwickeln, um Projekte an ihrer Geschäftsstrategie auszurichten, und sie dann gut verfolgen und verwalten, sind besser positioniert, um ihre Ziele zu erreichen, da sie strategische Visionen auf hoher Ebene in konkrete Maßnahmen umwandeln können. Das treibt leistungsstarke Organisationen voran – und hebt sie von der Konkurrenz ab.