Was ist Zeitblockierung? Ein Leitfaden für Anfänger

Ob es sich um spontane Besprechungen handelt, Kollegen, die unsere Konzentration beeinträchtigen, oder der endlose Strom von E-Mails, der hereinflutet, es kann sich unmöglich anfühlen, auf Kurs zu bleiben und die Kontrolle über unsere Zeitpläne zu behalten.

Aus diesem Grund sind Zeitmanagementtechniken in den letzten Jahren immer beliebter geworden. In unserer digitalen „Always-on“-Kultur leben die meisten von uns in einem Zustand ständiger Ablenkung. Um so arbeiten zu können, wie wir es wollen, müssen wir eine echte, greifbare Struktur implementieren. Und von all den vielen Zeitmanagementsystemen, über die derzeit gesprochen wird, ist Zeitblockierung möglicherweise dasjenige, das unser Leben am deutlichsten zum Besseren verändern kann.

Aber was genau ist Zeitblockierung und wie können wir sie nutzen, um intelligenter zu arbeiten?

Was ist Zeitblockierung?

Zeitblockierung ist ein Zeitmanagementsystem, das Ihren Tag in endliche Einheiten aufteilt. Dazu gehört, dass Sie Ihren Tag im Voraus planen und bestimmten Aufgaben bestimmte Zeitabschnitte zuweisen, z. B. 20 Minuten für E-Mails, 30 Minuten für Besprechungen, zwei Stunden für intensive Arbeit usw.

Die Zeitdauer, die Sie zuordnen, liegt ganz bei Ihnen – und Elon Musk und Bill Gates sind nur zwei Beispiele für Menschen, die es vorziehen, in kürzeren Zeitabschnitten zu arbeiten; beide sind Fans von Micro-Scheduling , was bedeutet, dass sie ihren Tag in Fünf-Minuten-Blöcken planen. Angesichts der ziemlich legendären Produktivität beider Tycoons reichen fünf Minuten für die meisten von uns vielleicht nicht aus, um unsere E-Mails zu bearbeiten, aber Sie können dieses System auf eine Weise verwenden, die zu Ihnen, Ihren Verantwortlichkeiten und Ihren Fähigkeiten passt.

Der Zeitpunkt der Blockierung ist, dass Sie ohne Unterbrechung oder Zögern arbeiten und sicherstellen können, dass alles tatsächlich erledigt wird. Wie oft waren Sie in eine wichtige Aufgabe vertieft, wurden aber von Ihrem pingenden Posteingang abgelenkt und haben dann all Ihren Schwung und Ihre Konzentration verloren? Es ist auch leicht, sich zu sehr in eine Aufgabe zu vertiefen, bis Sie anfangen, andere Aufgaben zu vernachlässigen.

Da Sie kein digitaler Einsiedler werden und die Außenwelt vollständig abschalten können, ermöglicht Ihnen die Zeitblockierung letztendlich, die Zeit und den Raum zu schaffen, die Sie benötigen, um konzentriert zu bleiben und Dinge zu erledigen.

Warum ist Zeitblockierung wirksam?

Es gibt mehrere Gründe, warum Time-Blocking so effektiv ist, aber es liegt im Wesentlichen daran, dass diese Arbeitsweise speziell auf Fokussierung ausgelegt ist.

Wenn Sie mit dem Konzept des Parkinson-Gesetzes vertraut sind, wissen Sie, dass sich die Arbeit, die wir zu erledigen haben, an die Zeit anpasst, in der wir sie erledigen müssen. Wenn Sie also sechs Stunden Zeit haben, um einen Artikel zu schreiben, wird es dauern Sie brauchen sechs Stunden, um es fertigzustellen – wenn Sie vielleicht nur vier oder sogar drei hätten brauchen können. Der Grund dafür ist, dass wir die zusätzliche Zeit mit Aufschub, Kontextwechsel oder Multitaskingversuchen füllen, was laut Studien unserem Gehirn und unserer Karriere sowie unserer Produktivität schaden kann.

Aber schauen wir uns genauer an, warum die Zeitblockierung so gut funktioniert.

Das Blockieren von Zeit fördert die tiefe Arbeit

Indem Sie Ihren Tag so detailliert planen, können Sie sich ausschließlich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren – und ohne ständige Unterbrechungen oder Kontextwechsel viel mehr erledigen. Einer der größten Befürworter der Zeitblockierung ist Cal Newport, Autor von Deep Work und Allround-Produktivitätsguru.

Während Sie vielleicht denken, dass es kontraproduktiv ist, so viel Zeit mit der Planung Ihres Zeitplans zu verbringen, anstatt nur zur Arbeit zu gehen, sagt Newport, dass das Gegenteil der Fall ist:

„Es erzeugt eine enorme Produktivität. Ich schätze, eine 40-Stunden-Arbeitswoche mit Zeitblockaden produziert die gleiche Menge an Leistung wie eine 60+-Stunden-Arbeitswoche ohne Struktur.“

Das liegt daran, dass Time Blocking Deep Work mehr fördert als jede andere Zeitmanagementtechnik. Wenn Sie eine bestimmte Zeit haben, um an einer einzelnen Aufgabe zu arbeiten, können Sie ihr Ihre ganze Aufmerksamkeit widmen, anstatt von Aufgabe zu Aufgabe zu springen. Und wenn Sie einen Flow-Zustand erreichen, werden Sie feststellen, dass Sie viel mehr erledigen können – und es wird sich wahrscheinlich auch viel müheloser anfühlen.

Sie merken es vielleicht nicht, aber jedes Mal, wenn Sie den Fokus unterbrechen und Ihre Aufmerksamkeit auf etwas anderes richten, leiden Sie unter etwas, das als „Aufmerksamkeitsrest“ bezeichnet wird – wenn Ihre Fähigkeit, sich zu konzentrieren, langsam nachlässt, wenn Sie den ganzen Tag über den Kontext wechseln. Studien zeigen, dass es jedes Mal, wenn Sie abgelenkt werden, etwa 25 Minuten dauert, bis Sie wieder auf Kurs kommen .

Time Blocking fördert nicht nur Deep Work, es schützt auch vor Kontextwechseln und ermöglicht es uns letztendlich, die Fähigkeiten zu entwickeln, die für erfolgreiches Deep Work notwendig sind.

Zeitblockierung hilft Ihnen bei der Erledigung von geringwertigen Arbeiten

Für die meisten von uns ist oberflächliche Arbeit mit geringem Wert ein notwendiger Teil der Arbeit. Aber es hat auch eine Art, den Tag zu übernehmen – und ständig beschäftigt zu sein, ist nicht hilfreich für Ihre Produktivität, geschweige denn für Ihr geistiges Wohlbefinden oder Ihre körperliche Gesundheit .

Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails, die Teilnahme an Nachholbesprechungen, das Tätigen von Telefonaten und das Antworten auf Kollegen über Chat-Tools können ein endloser Kreislauf sein – aber obwohl diese Aufgaben dringend sein können, sind sie selten hilfreich, wenn es darum geht, Ihr eigenes Ziel zu erreichen -Terminziele. Und wenn Sie jemals einen ganzen Tag mit oberflächlicher Arbeit verbracht haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie sich dadurch erschöpft und gestresst fühlen können ... aber auch so, als hätten Sie nichts Wertvolles erreicht.

Da es so schwierig ist, den sagenumwobenen Status des Posteingangs Null zu erreichen oder 100 % über alle Antworten und Aufgabenstatus von Kollegen auf dem Laufenden zu sein, sollten Sie keine wertvolle Zeit damit verschwenden, dies zu versuchen. Stattdessen sollten Sie sich einen Zeitblock reservieren, um Ihre oberflächliche Arbeit durchzupflügen, und wenn diese Zeit abgelaufen ist, hören Sie einfach auf – auch wenn Sie noch nicht alles erledigt haben.

Indem Sie all Ihre oberflächlichen Arbeiten zusammen planen, können Sie sich für diese Art von Arbeit in den richtigen Kopfraum begeben und sie effizienter bewältigen. Dann können Sie sich zurücklehnen und entspannen, in dem Wissen, dass Sie einen guten Teil Ihres Tages für die Arbeit an den Dingen reserviert haben, die wirklich wichtig sind.

Die Zeitblockierung hilft Ihnen, die Zeit bewusster zu nutzen

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Zeitblockierung ist, dass sie Ihnen einen Einblick gibt, wohin Ihre Zeit wirklich fließt. Die meisten von uns sind nicht gut im Zeitmanagement. Wir neigen auch dazu, grob zu unterschätzen, wie viel Zeit wir damit verschwenden, soziale Medien zu checken, E-Mails zu lesen oder uns einfach vom Alltag ablenken zu lassen.

Wir haben auch die Angewohnheit zu unterschätzen, wie lange Aufgaben dauern werden – egal, wie oft wir in der Vergangenheit damit gekämpft haben, die gleichen Fristen einzuhalten! Dieses Phänomen wird Planungsfehlschluss genannt und kann ernsthafte Probleme verursachen.

Aber wenn Sie die Zeitblockierung verwenden, müssen Sie sich bewusster darüber werden, wohin Ihre Zeit wirklich fließt, was es Ihnen ermöglicht, bewusster zu werden, wie Sie sie verwenden möchten. Sie möchten nicht zwei Stunden in einem Zyklus von hin- und hergehenden E-Mails verbringen? Planen Sie dafür nur 10 Minuten ein. Möchten Sie den Raum finden, um an den Dingen zu arbeiten, die Ihnen wirklich etwas bedeuten? Schaffen Sie Platz in Ihrem Kalender und stellen Sie dann sicher, dass Sie diesen Platz aggressiv schützen.

Zeitblockierung hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen

Die Zeitblockierung funktioniert nicht nur kurzfristig, indem sie Ihnen hilft, jeden Tag so zu arbeiten, wie Sie es möchten. Es ermöglicht Ihnen auch, Ihre längerfristigen Ziele zu erreichen. Egal, wie enthusiastisch Sie To-Do-Listen schreiben und Aufgaben streichen, Untersuchungen zeigen, dass 41 % der To-Do-Elemente nie erledigt werden.

Trotz unserer besten Absichten zeigen Studien, dass eine echte Struktur und solide Pläne einen starken Einfluss darauf haben, wie wahrscheinlich es ist, dass Sie diese Absichten tatsächlich umsetzen. Wenn es darum geht, Dinge zu erledigen und Ihre Ziele zu erreichen, reicht es nicht aus, es nur tun zu wollen; Sie brauchen konkrete Pläne, die Sie voranbringen und sicherstellen, dass Sie alles Notwendige tun.

Und genau das macht die Zeitblockierung.

So starten Sie die Zeitblockierung Ihres Zeitplans

Wenn Sie also wissen, dass Sie das Blockieren von Zeit ausprobieren möchten, was ist der beste Weg, dies zu tun? Hier sind die drei wichtigsten Schritte für den Einstieg.

1. Skizzieren Sie tägliche Prioritäten und Ergebnisse

Versuchen Sie zunächst, Ihre wichtigsten Prioritäten zu identifizieren. Denken Sie darüber nach, warum genau Sie die Zeitblockierung verwenden möchten. Ist es, Ihren Fokus zu schützen und mit dem Aufschieben aufzuhören? Um Ihre langfristigen Ziele zu erreichen? Oder wollen Sie einfach mehr Arbeit schneller erledigen, damit Sie mehr Ausfallzeiten genießen können?

Wenn Sie den genauen Grund kennen, warum Sie die Zeitblockierung verwenden, können Sie herausfinden, wie Sie Ihren Tag am besten blockieren können. Wenn Sie zum Beispiel endlich eine wichtige Aufgabe erledigen möchten, an der Sie schon eine Weile gearbeitet haben, können Sie Ihre Blöcke darum herum bauen, um Platz dafür zu schaffen; Wenn Sie feststellen, dass Sie von oberflächlicher Arbeit belastet werden, können Sie diese Aufgaben zusammenfassen und einen begrenzten Zeitraum einplanen, um so viel wie möglich zu arbeiten.

2. Bestimmen Sie dringende und weniger dringende Aufgaben

Sobald Sie wissen, was Ihre Prioritäten sind, müssen Sie darüber nachdenken, welche Aufgaben Sie priorisieren möchten. Während einer der Hauptgründe, warum Menschen Zeitblockierung verwenden, darin besteht, Raum für tiefgreifende Arbeit zu schaffen und zu schützen, ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie in Ihrem Tag genügend Raum haben, um oberflächliche Arbeit anzugehen.

Das Tolle an der Zeitblockierung ist jedoch, dass Sie einen Zeitplan erstellen können, der zu Ihrer bevorzugten Arbeitsweise passt. Wenn Sie also etwa eine Stunde brauchen, um morgens vollständig aufzuwachen, oder einen Punkt erreichen, an dem Sie das Gefühl haben, dass Ihre kreativen Säfte fließen, können Sie für die erste Stunde an einfachen, flachen Aufgaben arbeiten – und dann Ihre planen herausfordernde Arbeit, wenn Sie sich produktiver fühlen.

Vielleicht finden Sie es auch hilfreich, Ihren Tag mit sanfteren Aufgaben zu beginnen und zu beenden, die es Ihnen ermöglichen, sich vorzubereiten und sich dann für den Tag zu entspannen. E-Mails morgens als erstes zu checken und zu beantworten und dann noch einmal, bevor Sie Feierabend machen, kann eine gute Möglichkeit sein, sich auf dem Laufenden zu fühlen und die Kontrolle zu behalten, solange Sie nicht von Ihrem Plan abweichen und Ihren Posteingang auch den ganzen Tag über überprüfen .

3. Schließen Sie Ausfallzeiten, Mittagspausen und Freizeit ein

Um das Beste aus der Zeitblockierung herauszuholen, ist es wichtig, auch Zeit für Pausen und Freizeit einzuplanen. Wir sind Menschen, keine Maschinen, und wir müssen Pausen einlegen, um optimal zu funktionieren – aber wenn wir sie nicht einplanen, ist es leicht, sich in der Arbeit zu verfangen. Schaffen Sie Raum für eine Auszeit, indem Sie Teile Ihres Tages blockieren, und schützen Sie diesen Raum dann – auch wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie zu beschäftigt sind, um aufzuhören.

Vielleicht möchten Sie auch jeden Tag 30 Minuten Zeit einplanen, um unerwartet auftretende Ad-hoc-Aufgaben zu erledigen. So können Sie sicherstellen, dass Sie nicht ins Hintertreffen geraten.

Zeitblockierungs-Untertypen

Das Schöne an der Zeitblockierung ist, dass Sie sie ganz einfach an Ihre Arbeitsweise, die Art der zu erledigenden Aufgaben und die Art des gewünschten Zeitplans anpassen können. Aber neben der „klassischen“ Version der Zeitblockierung gibt es auch andere Varianten, die für Sie besser geeignet sein könnten. Diese Untertypen sind Task-Batching, Day-Theming und Time-Boxing.

Task-Batching

Wenn Sie dazu neigen, viele oberflächliche Aufgaben zu bewältigen, finden Sie es möglicherweise vorteilhaft, sie alle zusammen zu gruppieren. Diese Methode wird Task-Batching genannt und wurde entwickelt, um Kontextwechsel zu reduzieren und Ihnen zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Wenn Sie beispielsweise viele E-Mails zu erledigen haben, anstatt den ganzen Tag in Ihren Posteingang zu springen, können Sie planen, alle Ihre E-Mails 20 Minuten lang um 10:00 Uhr und 15:00 Uhr zu beantworten Denkweise für diese Art von Arbeit, und durch die Gruppierung all dieser Aufgaben können Sie viel effizienter arbeiten.

Obwohl Aufgaben-Batching normalerweise auf kleinere Aufgaben angewendet wird, können Sie es nach Belieben verwenden. Wenn Sie es für vorteilhaft halten, herausforderndere oder kreativere Aufgaben zusammenzufassen und sie dann zu bearbeiten, wenn Sie sich am produktivsten fühlen, funktioniert das auch.

Tagesthema

Tagesthemen sind, wenn Sie bestimmte Tage verschiedenen Aufgaben widmen. Diese Methode des Zeitmanagements kann sehr gut funktionieren, wenn Sie viele verschiedene Verantwortlichkeiten haben. Es wird berühmt von Elon Musk verwendet, der montags und dienstags bei SpaceX, mittwochs und donnerstags bei Tesla und freitags wieder bei SpaceX arbeitet.

Wenn Sie viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben, die um Ihre Aufmerksamkeit drängen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie jedem Thema mehr Zeit widmen müssen – statt also jeden Tag zwei Stunden für eine Aufgabe zu reservieren, nehmen Sie sich einen ganzen Tag Zeit, z. B. montags für Marketing, dienstags für die Inhaltserstellung, mittwochs für die Produktentwicklung und so weiter.

Auch dies kann dazu beitragen, Kontextwechsel zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie konzentriert bleiben und mit der Art der Arbeit, die Sie erledigen, im Einklang bleiben.

Zeitboxen

Timeblocking und Timeboxing mögen ähnlich klingen – und das sind sie auch –, aber es gibt einen entscheidenden Unterschied. Während Sie beim Time-Blocking ein Limit setzen müssen, wie lange Sie an diesem Tag für eine Aufgabe aufwenden (z. B. Sie arbeiten von 11:00 bis 13:00 Uhr an einer Aufgabe), beinhaltet Timeboxing das Setzen eines Limits, wie lange Sie arbeiten damit verbringen, eine Aufgabe zu erledigen.

Wenn Sie also Timeboxen, anstatt sich zwei Stunden Zeit zu nehmen, um an einem Inhaltsplan zu arbeiten, werden Sie versuchen, Ihren Plan innerhalb dieser zwei Stunden fertigzustellen. Timeboxing kann manchmal besser funktionieren als Timeblocking, denn eine begrenzte Zeit zum Erledigen einer Aufgabe kann Sie schneller arbeiten lassen und Ihnen helfen, sich selbst herauszufordern.

Tools, die bei der Zeitblockierung helfen

Vielleicht möchten Sie die verschiedenen Arten der Zeitblockierung ausprobieren und sehen, welche für Sie am besten geeignet ist. Unabhängig davon, welche Art von Zeitblockierung Sie ausprobieren möchten, die gute Nachricht ist, dass es jede Menge Tools gibt, die den gesamten Prozess vereinfachen. Außerdem können diese Tools Ihnen auch dabei helfen, zu zeigen, ob Ihre Zeitblockierungstechnik tatsächlich funktioniert oder nicht.

Kalender-Apps

Fast alle Kalender-Apps eignen sich gut für die Zeitblockierung – und wenn Sie Kalender mit Ihren Kollegen teilen, können sie es Ihnen leicht machen, auf dem Laufenden zu bleiben, woran alle anderen arbeiten. Wenn Sie eine Kalender-App verwenden, können Sie Zeitabschnitte direkt in Ihrer App blockieren – was bedeutet, dass Sie sicher sein können, dass sich Ihr Kalender und Ihre Aufgaben am selben Ort befinden.

Außerdem verfügen Kalender-Tools und -Apps normalerweise über Fristen- und Erinnerungsfunktionen, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie genügend Zeit haben, um an allem zu arbeiten.

Projektplanungstools

Es gibt Dutzende von Projektplanungstools, die für die Zeitblockierung verwendet werden können, aber im Allgemeinen funktionieren sie, indem sie Ihre Projekte in einzelne Aufgaben aufteilen, denen Sie dann Zeit zuweisen. Diese Arten von Tools lassen sich oft in andere Projektplanungstools integrieren, sodass eine einmal erstellte Aufgabe automatisch mit Ihrem Kalender verbunden werden kann. Dies kann Ihnen helfen, beruhigt zu sein, da Sie wissen, dass nichts durch das Netz rutscht.

Tools zur Aufgabenverwaltung

Mit Aufgabenverwaltungstools können Sie Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen und einen klaren Überblick darüber erhalten, wie viel Zeit für jedes Projekt und jede Aufgabe aufgewendet wird. Tools zur Aufgabenpriorisierung können Ihnen helfen, besser zu verstehen, woran Sie jeden Tag arbeiten müssen, und es einfacher machen, anstehende Aufgaben zu überwachen und die richtigen zu priorisieren. Beispielsweise hilft die Aufgabenverwaltung für Forex-Händler bei der Verwaltung wesentlicher Prozesse wie Buchhaltung, Durchführung von Marktforschung und Rebalancing. Jede dieser Aufgaben erfordert viel Zeit und Aufmerksamkeit, damit ein Trader erfolgreich ist. Daher kann die Zeitblockierung durch ein Aufgabenverwaltungstool einen Händler auf dem Laufenden halten.

Timer/Uhren

Timer und Uhren können gute Möglichkeiten sein, um Ihre Konzentration zu schützen und bei der Aufgabe zu bleiben. Zu sehen, wie die Zeit vergeht, kann Menschen oft dazu motivieren, schneller und effizienter zu arbeiten. Wenn Sie also gerne gegen die Uhr antreten, können diese Tools den Unterschied ausmachen.

Tools zur Zeiterfassung

Wenn Sie alles verfolgen, was Sie tun – insbesondere wenn Sie einen automatischen Tracker verwenden, der keine Anstrengung erfordert – können Sie erkennen, wann und wo Sie dazu neigen, abgelenkt zu werden, sodass Sie dann versuchen können, das Problem anzugehen. Es hilft Ihnen auch, Zeitverluste zu erkennen und herauszufinden, wann Sie am produktivsten sind, sodass Sie Ihre anspruchsvollsten Arbeiten für diese Zeiträume planen können.

Im Allgemeinen helfen Ihnen Zeiterfassungstools dabei, Ihre Zeit intelligenter einzuteilen. Sobald Sie die erforderlichen Einblicke haben, um genau zu wissen, wie lange Sie jeden Tag mit E-Mails verbringen müssen, können Sie sicherstellen, dass Sie diesen Aufgaben nicht zu viel Zeit widmen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Fazit

Heutzutage kann es sich anfühlen, als gäbe es zu viele Zeitmanagementtechniken und -systeme, die versprechen, unser Leben zu verändern – ganz zu schweigen von Produktivitätstools und Apps. Aber das Zeitblockieren ist aus einem bestimmten Grund so beliebt: weil es funktioniert und weil es eine einfache Möglichkeit ist, Ihrem Tag Struktur und Fokus zu verleihen.

Das Blockieren von Zeit kann Ihnen nicht nur dabei helfen, produktivere Tiefenarbeit zu leisten, sondern es kann Ihnen auch dabei helfen, flachere Arbeiten viel effizienter zu bewältigen. Außerdem hilft es Ihnen, Ihre Zeit bewusster zu nutzen, und erleichtert es Ihnen letztendlich, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

Das Tolle an der Zeitblockierung ist auch, dass es ein System ist, das für jeden funktionieren kann – und je nach Ihren Verantwortlichkeiten und Ihrer bevorzugten Arbeitsweise gibt es verschiedene Möglichkeiten, es anzuwenden. Wenn es um Zeitblockierungstechniken geht, ist eine Größe nicht für alle geeignet, und während das klassische Zeitblockierungssystem für manche Menschen ideal sein mag, stellen Sie möglicherweise fest, dass einer der Untertypen wie Task-Batching, Day-Theming oder Timeboxing am besten funktioniert für dich.

Probieren Sie wie bei jeder neuen Technik Dinge aus, lassen Sie sich stolpern und nehmen Sie Änderungen und Anpassungen vor, während Sie fortfahren. Anstatt ein Sklave Ihres Kalenders zu sein oder das Gefühl zu haben, dass Sie ständig gegen die Uhr arbeiten, ist Zeitblockieren möglicherweise das, was Sie brauchen, um auf Kurs zu bleiben und das Gefühl zu haben, Ihren Zeitplan wirklich unter Kontrolle zu haben.