Dokumentenverwaltung für Mitarbeiter: Organisieren Sie Unternehmensunterlagen

Veröffentlicht: 2021-10-18

In der Personalabteilung befinden sich oft komplexe Dokumente, die sensible Informationen enthalten.

Diese Dateien können unorganisiert in einem Aktenschrank liegen, der bis zum Rand mit Mitarbeiterunterlagen gefüllt ist. Oder sie können dank eines Mitarbeiter-Dokumentenverwaltungssystems sicher, geschützt und gut organisiert aufbewahrt werden.

Was ist Mitarbeiterdokumentenverwaltung?

Mitarbeiterdokumentenverwaltung, manchmal auch als HR-Dokumentenverwaltung bezeichnet, ist der Prozess der Aufbewahrung, Ablage, Organisation oder Vernichtung von Unternehmensunterlagen und Mitarbeiterinformationen unter Einhaltung der Vorschriften.

Effektives Dokumentenmanagement für Mitarbeiter durch   Software zur Bereitstellung von HR-Dienstleistungen   erleichtert das Suchen, Speichern und Verwalten aller Mitarbeiterdaten. Wenn Sie auf eine Datei oder einen Mitarbeiterdatensatz zugreifen müssen, können Sie diese auf diese Weise schnell finden, ohne eine endlose Menge an Papierkram zu durchsuchen.

So richten Sie die Dokumentenverwaltung für Mitarbeiter ein

Das Erstellen einer Mitarbeiterdokumentenverwaltungsstrategie ist einfach, sobald Sie die notwendigen Schritte kennen. So fangen Sie an.

1. Bestimmen Sie die notwendigen Dokumente

Identifizieren Sie zunächst die Dateien und Aufzeichnungen, die Ihr Unternehmen sammelt. Die Dokumente beziehen sich in der Regel auf die HR-Funktionen, die die Abteilung wahrnimmt.

Diese notwendigen HR-Dokumente sind typischerweise:

  • Personalbeschaffungsakten: Alles, was mit Gesprächsnotizen, Stellenbeschreibungen, Bewerbungen und Lebensläufen zu tun hat, und   Testergebnisse vor der Einstellung.
  • Sicherheits- und Unfallberichte: Papierkram mit detaillierten Krankenakten, Arbeitnehmerentschädigungen und Unfallberichten.
  • Einstellungsdokumente: Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, Arbeitsverträge und I-9s.
  • Mitarbeiterakten: Unterzeichnete Mitarbeiterhandbücher, Richtlinienänderungen, Wettbewerbsverbote, Personalakten oder definierte Personalrichtlinien.
  • Schulungsmaterialien: Aufzeichnungen und Ressourcen im Zusammenhang mit Mitarbeiterschulungsprogrammen.
  • Lohndokumente: Anwesenheitslisten, Steuerformulare, Stundenzettel und Gehaltsabrechnungen.
  • Dokumente hinterlassen: Anfragen bzgl   bezahlte Freizeit, Sabbaticals oder bezahlte Elternzeit.
  • Leistungsunterlagen: Informationen zu Plänen, Anmeldeunterlagen und diversen Angeboten.
  • Aufzeichnungen über Behinderungen: Formulare für Urlaubsanträge, Informationen zu Behinderungen und Anträge auf bestimmte Unterkünfte.
  • Mitarbeiterakten: Alles, was mit Leistungsbeurteilungen, Vergütungsunterlagen, Arbeitslosenunterlagen und Beförderungsunterlagen zu tun hat.

2. Definieren Sie Zugriffsbeschränkungen

Einige HR-Dokumente sind vertraulich oder benötigen eingeschränkten Zugriff auf bestimmte Mitarbeiter. Beim Organisieren von Dateien sollten Sie Zugriffsanforderungen definieren.

Um den Zugriff auf Datensätze zu steuern, überlegen Sie, ob alle Mitarbeiter, Manager oder nur die Personalabteilung auf die Dokumente zugreifen müssen. Sie können auch Berechtigungen festlegen, bis wann und wie oft diese Personen diese Dateien voraussichtlich benötigen. Überlegen Sie außerdem, wie Sie möchten, dass diese Personen Zugriff auf diese spezifischen Dokumente erhalten.

3. Identifizieren Sie den Ablauf von Informationen

Als vielbeschäftigter HR-Profi wäre es hilfreich, nur einmal ein Dokument zu erstellen und damit fertig zu sein.

Dies ist normalerweise nicht der Fall, da die Daten in diesen Dateien manchmal ein Ablaufdatum haben. Darüber hinaus ist es manchmal Sache der Personalabteilung, Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, bevor sie null und nichtig werden. Wenn Sie die Dokumentenverwaltung für Mitarbeiter einrichten, überlegen Sie, welche Dateien Ablaufdaten haben, und richten Sie Erinnerungen für deren Ablauf ein. Fallmanagement kann auch dabei helfen, den Beginn und das Ende eines bestimmten Problems zu bestimmen.

Fragen Sie Folgendes, um ablaufende Dateien zu identifizieren:

  • Ist die Organisation gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dateien aufzubewahren?
  • Wie lange müssen Sie diese Dateien aufbewahren?
  • Gibt es Ereignisse, die dazu führen könnten, dass ein Dokument vollständig entsorgt wird?
  • Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung, Dateien nach Ablauf aufzubewahren?

4. Bestimmen Sie die Sicherheitsstufen

Wenn Sie den Dokumentenverwaltungsprozess rationalisieren, werden Sie feststellen, dass einige Datensätze mehr Sicherheit und Schutz benötigen als andere. Beispielsweise können einige Informationen in diesen Dateien gesetzlich geschützt sein, wie z. B. medizinische und Behinderungsinformationen, die von den Aktenordnern der Mitarbeiter getrennt aufbewahrt werden müssen.

Außerdem, wenn ein Dokument abgelaufen ist oder nicht mehr von der Organisation aufbewahrt werden muss, wie kann es verworfen werden? Einige Dateien, wie veraltete Schulungsunterlagen, können einfach weggeworfen werden. Diejenigen, die persönliche Informationen über einen ehemaligen oder aktuellen Mitarbeiter enthalten, sollten geschreddert werden.

5. Erstellen Sie einen Plan für die Speicherung und Archivierung von Dateien

Sobald Sie die Sicherheit Ihrer Dateien besser verstanden haben, können Sie mit der Dateiverwaltung fortfahren. Sie sollten bestimmen, welche Dateien als Papierkopien verbleiben (wie diejenigen, die Sie schließlich vernichten müssen) und welche digital gespeichert werden können. Wenn Sie völlig papierlos arbeiten können, ist dies möglicherweise die einfachste Option.

Sie können dann entscheiden, wie Sie Dateien gruppieren möchten. Beispielsweise können Mitarbeiter Zugriff auf eine Bibliothek mit Ressourcen mit wichtigen Informationen zu Versicherungen oder Steuern haben, während Manager und Teamleiter auf Mitarbeiterakten zugreifen können.

6. Verwenden Sie Software

Wenn Ihr Unternehmen Zeit braucht, um die richtige HR-Servicebereitstellungssoftware zu finden, ist es einfach, dieses Tool zu verwenden, um die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten zu vereinfachen. Alle Dateien, die Sie benötigen, befinden sich an einem Ort, was es einfach macht, Parameter, Einschränkungen und Sicherheitseinstellungen für die Datensätze festzulegen, die sie am dringendsten benötigen.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems für Mitarbeiter

Unabhängig von Ihrer Organisation oder Branche bietet die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems für Mitarbeiter in Ihrem HR-Team viele Vorteile.

Bleiben Sie konform

Einer der Hauptvorteile eines Dokumentenverwaltungssystems für HR-Dateien besteht darin, dass es einem Unternehmen ermöglicht, sicher und konform zu bleiben. Diese Systeme machen es den Personalabteilungen leicht, zu sehen, welche Dokumente in den Akten sind, fehlen, veraltet oder konform sind. Ein umfassendes Dokumentenspeichersystem trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen alle relevanten Anforderungen erfüllt.

Rechtsschutz

Wenn es um Ihre gesamten geschäftlichen Anforderungen geht, möchten Sie immer innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben. Angesichts zahlreicher Bundesgesetze, die Arbeitgeber dazu verpflichten, bestimmte Mitarbeiterakten zu speichern, ist die Verwendung von Software mit Mitarbeiterdokumentenverwaltung ein absolutes Muss. Zusätzlich zu diesen bundesstaatlichen Anforderungen müssen Sie problemlos auf Mitarbeiterdokumente zugreifen können, um bestimmte Klagen, behördliche Prüfungen und Anfragen sowie Mitarbeiterbeschwerden zu beantworten.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine Diskriminierungsbeschwerde gegen Ihr Unternehmen einreicht, muss die Personalabteilung wahrscheinlich auf vergangene Leistungsbeurteilungen, Vergütungsdaten und Anwesenheitslisten verweisen. Wenn die Beschwerde zu einer rechtlichen Untersuchung wird und die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) involviert ist, kann das HR-Team diese Aufzeichnungen verwenden, um die Organisation vor einer Klage zu schützen.

Bewahren Sie Sicherheit und Privatsphäre

Bestimmte Mitarbeiterakten müssen sicher aufbewahrt werden, während andere bestimmte Aufbewahrungsfristen haben, daher ist es am besten, all diese an einem Ort aufzubewahren. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, sensible Mitarbeiterdaten zu sichern, wie z. B. Dateien mit medizinischen Informationen, Details zu Behinderungen, Sozialversicherungsnummern und andere persönliche Informationen.

Ein Mitarbeiter-Dokumentenverwaltungssystem verfügt über Sicherheitsprotokolle, die diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Zu den Funktionen in einem Dokumentensystem in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz gehören typischerweise:

  • Sperren physischer Dateien
  • Sichern von Computern und anderen Geräten, wenn sie nicht verwendet werden
  • Elektronische Daten mit Passwörtern und Verschlüsselungseinstellungen schützen

Steigern Sie die HR-Produktivität
 Personalabteilungen sind produktiver, wenn sie einfach nach Dokumenten suchen und die Konsistenz der Mitarbeiterdateien verbessern können. Sie verbringen weniger Zeit damit, Aktenschränke oder Kisten voller ungeordneter Dokumente zu durchsuchen, und verbringen mehr Zeit mit ihrer täglichen Arbeit, z. B. der Verwaltung   Arbeitnehmerbeziehungen.

Stellen Sie sich zum Beispiel den Zeit- und Arbeitsaufwand vor, der für die Verwaltung von Mitarbeiteraufgaben wie interne Versetzungen oder Umzüge aufgewendet wird. Sicherzustellen, dass sich alle ihre Dateien an einem Ort befinden, kann dazu beitragen, die Umzugsverwaltung zu einem noch einfacheren Prozess zu machen.

Arbeitsabläufe verbessern

Die Automatisierung des Umwandlungsprozesses von Papierakten in elektronische Dokumente verbessert den Arbeitsablauf der Personalabteilung sowie anderer Manager und Führungskräfte der C-Suite. Egal, wann ein wichtiger Mitarbeiterdatensatz benötigt wird oder wann Änderungen vorgenommen werden müssen   Leistungsverwaltung   Richtlinien, so kann dies schnell und effizient erfolgen.

Die sichere Organisation und Speicherung dieser Dateien in einem Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem verbessert nicht nur den Arbeitsablauf des HR-Teams und anderer Manager, sondern erleichtert den Mitarbeitern auch den Zugriff auf die benötigten Dokumente, ohne das HR-Team um Hilfe bitten zu müssen .

Herausforderungen eines Dokumentenmanagementsystems für Mitarbeiter

Auf der anderen Seite bringt die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems für Mitarbeiter einige Herausforderungen mit sich. Eine der größten Herausforderungen ist der Schulungsprozess, der mit der erstmaligen Anwendung eines neuen Prozesses einhergeht. Zusätzlich zur Investition in diese neue Software müssen Sie auch Zeit und Mühe investieren, um Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie sie auf konforme und sichere Weise verwenden können.

Je nachdem, für welches Tool sich Ihr Unternehmen entscheidet, kann es auch einige Zeit dauern, von Papierakten zu papierlosen Akten zu wechseln. Es ist etwas gewöhnungsbedürftig und muss vollständig hochgefahren werden, bevor die Vorteile genutzt werden können.

Auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz

Hören Sie auf, stundenlang nach wichtigen Mitarbeiterakten zu suchen, und profitieren Sie von der Dokumentenverwaltung für Mitarbeiter. Sie werden sich fragen: „Wo habe ich das Stück Papier hingelegt?“ viel weniger und haben stattdessen mehr Zeit, sich darauf zu konzentrieren, sicherzustellen, dass die richtigen Prozesse für den Erfolg vorhanden sind.

Sobald Sie alle wichtigen Dateien in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem für Mitarbeiter haben, sehen Sie, wie Sie die HR-Compliance Ihres Unternehmens sonst noch verbessern können.