Der ultimative Leitfaden für Projektfreigabebögen (inkl. 7 Vorlagen)

In jedem kreativen Prozess gibt es möglicherweise kein endgültiges Ende für die neuen Ideen, die auf dem Weg aufzutauchen scheinen. Einerseits können Änderungen und Ergänzungen eines Projekts einen erheblichen Mehrwert bringen, sie können es aber auch zum Scheitern bringen, wenn sie nicht kontrolliert werden. Die Verwendung eines Freigabebogens ist eine effektive Möglichkeit, Ihr Projekt auf Kurs zu halten und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und mit dem Fortschritt zufrieden zu sein.

Warum ein Abmeldebogen unverzichtbar ist

Sign-Off-Blätter sind eines der wichtigsten Dokumente , die für jeden kreativen Prozess unerlässlich sind, um aufzuzeichnen, was vereinbart wurde , wo sich das Projekt in seinem Entwicklungsverlauf befindet und ob alle Parteien damit einverstanden sind oder nicht Endergebnis.

Ohne Freigabeblätter, die die Lebensdauer eines Projekts begleiten, haben Ihr Projektteam und Ihr Kunde möglicherweise alle unterschiedliche Vorstellungen über das Projektkonzept , die Form der Ergebnisse und sogar den Zeitplan, innerhalb dessen sie geliefert werden sollten.

Selbst für Projektmanager, die Papierkram hassen, ist das Sign-off-Blatt ein versteckter Segen, da es als einfache Erinnerung an die Erwartungen des Kunden und des Projektteams dient . Jeder, der eine Frage zu den verschiedenen Phasen des Projekts hat, kann auf dem Sign-Off-Blatt nachsehen, welche Maßnahmen bisher ergriffen wurden und wer sie genehmigt hat.

3 Vorteile von Sign-Off-Blättern

• Verwalten Sie die Erwartungen zwischen Kunde und Kreativteam
• Lassen Sie Raum für Ergänzungen oder Änderungen, während Sie die Kommunikation klar halten
• Behält die ultimative Verantwortung für jede Phase des Projekts bei

Die Verwendung von Freigabebögen verhindert, dass Projekte sich selbst überholen, was in jeder Kreativfirma besonders wichtig ist. Jede größere Phase des Projekts wird überprüft und genehmigt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit dem Fortschritt zufrieden sind, bevor es weitergeht.

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Wie sieht der Projektfreigabeprozess aus?

Die Einholung einer formellen Abnahme ist wichtig, da sie das offizielle Ende eines Projekts oder die Fertigstellung einer Leistung und die Abnahme des Produkts durch den Kunden (intern oder extern) bedeutet. Obwohl der Prozess nicht kompliziert ist, ist er ein wesentlicher Schritt zur Gewährleistung der Kundenzufriedenheit.

Prozess für abgeschlossene Leistungen

Wenn Ihr Projektteam das Ergebnis erreicht hat, können Sie es mit dem Kunden besprechen. Die Bereitstellung einer Gelegenheit für eine vollständige Kundenbewertung gibt allen Beteiligten den Raum, die Leistung zu prüfen und zu akzeptieren oder Feedback zu geben, um sie besser an die Erwartungen des Kunden anzupassen.

Ein Überprüfungs- und Genehmigungstool wie Filestage kann Ihnen dabei helfen, Feedback zu Ergebnissen und Projekten von allen beteiligten Stakeholdern zu bündeln. So geht's in 6 einfachen Schritten:

1. Starten Sie hier Ihre kostenlose Filestage-Testversion

2. Richten Sie Ihre Überprüfungsschritte in Filestage ein

Bevor Sie beginnen können, sollten Sie Ihren bestehenden Überprüfungs- und Genehmigungsprozess in Filestage replizieren. Richten Sie Überprüfungsschritte für jede Überprüfungsinstanz ein, die Ihre Dateien durchlaufen müssen.

Jeder Überprüfungsschritt kann verschiedene Prüfer und verschiedene Dateien umfassen. Beispielsweise könnte Ihr erster Überprüfungsschritt verwendet werden, um Ihr Leistungsbriefing zusammen mit Ihrem Team zu überprüfen, während Ihr zweiter Überprüfungsschritt Führungskräfte des Managements einbezieht, um die Freigabe für Ihr endgültiges Ergebnis zu erhalten.

3. Laden Sie den Liefergegenstand in Filestage hoch

Jetzt müssen Sie Ihre Leistung auf Filestage hochladen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche DATEI HOCHLADEN klicken.

In unserem Beispiel würden Sie zuerst das Briefing während des ersten Überprüfungsschritts hochladen und Ihre endgültige Leistung im zweiten Überprüfungsschritt hochladen.

4. Laden Sie alle relevanten Gutachter ein

Laden Sie für jeden Überprüfungsschritt die erforderlichen Prüfer ein, indem Sie entweder auf das Prüfersymbol klicken oder den Überprüfungslink direkt freigeben.

5. Bitten Sie sie, ihr Feedback zu hinterlassen

Sobald der Rezensent eingeladen wurde und weiß, was Filestage ist, ist er möglicherweise immer noch neugierig, wie diese neue Software funktioniert.

Indem ein Kommentar in der Datei sichtbar ist, können die Prüfer den Nutzen des Tools sehen, bevor sie ihr eigenes Feedback hinterlassen. Außerdem ist es viel weniger einschüchternd, sichtbares Feedback zu hinterlassen, wenn jemand anderes bereits die erste Markierung hinterlassen hat.

6. Holen Sie sich Ihre lieferbaren Abnahmen

Sobald Ihre Prüfer Ihre Leistung überprüft haben, können sie entweder Änderungen anfordern oder die Datei genehmigen.

Es war noch nie so einfach, Abmeldungen zu erhalten. 🎉

Sobald das Projekt von allen Beteiligten als zufriedenstellend erachtet wird, kommt der Freigabebogen ins Spiel. Alle Hauptbeteiligten unterschreiben ihren Teil dieses Blattes. Mit Genehmigung dieses Blattes ist das Projekt offiziell beendet .

Prozess für abgeschlossene Projekte

Wenn Sie ein Abnahmeblatt verwenden, um eine Leistung abzuschließen, die Teil eines größeren Projekts ist, wiederholen Sie den vorherigen Prozess, bis alle Leistungen des Projekts abgeschlossen und genehmigt wurden.

Ein ausgefülltes Freigabeblatt ist für das Ende des Projekts aus dem einzigen Grund unerlässlich, dass Kunden häufig mit geänderten Anforderungen, gewünschten Ergänzungen oder Erweiterungen zu Originalprodukten zurückkehren. Sobald ein Projekt offiziell abgeschlossen ist, hat Ihr Team nun die Freiheit, ein neues Projekt für diesen Kunden mit neuen Zahlungsbedingungen zu beginnen. Auf diese Weise arbeiten Sie nicht endlos und offen an einem Projekt für einen begrenzten Geldbetrag.

Nachdem das Freigabeblatt ausgefüllt und das Projekt abgeschlossen ist, möchten Projektmanager möglicherweise das Projekt in seiner Gesamtheit mit seinem Team überprüfen, um festzustellen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Sie können sich sogar dafür entscheiden, das Feedback des Kunden zum Projekt als Ganzes, zur Qualität der Ergebnisse und zur Konsistenz der Kommunikation zwischen dem Kreativteam und dem Kunden einzuholen.

Filestage Sign-Off-Sheet-Vorlage für Leistungen

Der beste Weg, um die Erwartungen des Kunden und des Projektteams auf Kurs zu halten, ist die Verwendung eines Abzeichnungsbogens für jede Projektleistung. Dadurch wird verhindert, dass der Kunde Last-Minute-Anfragen hinzufügt, die nicht im Rahmen des Projekts liegen.

Es gibt dem Kunden auch einen vollständigen Einblick in die kleineren Komponenten des Gesamtprojekts und verschafft ihm einen wichtigen Einblick in den Projektablauf. Sie müssen die Ergebnisse abzeichnen, indem sie ihre Zufriedenheit mit dem Produkt bestätigen und grünes Licht geben, um mit der nächsten Phase des Projekts fortzufahren.

Freigabeblätter für Ergebnisse bieten dem Projektteam zusätzlichen Schutz, da sie sicherstellen, dass die Erwartungen des Kunden vollständig mit den Erwartungen des Kreativteams übereinstimmen. So gibt es keine Überraschungen auf dem Weg zum Projektabschluss.

So sieht die Vorlage aus:

LIEFERBARE GRAFIKEN – ABZEICHNUNGSBLATT

Name der Lieferung: __________________________

Liefergegenstand Nr.: ______________ VOM ____________________

Geliefert am: __________________________

Kundenname: __________________________

Genehmigender Kundenvertreter: __________________________

Name der Designfirma: __________________________

Designprojektleiter: __________________________

LIEFERBARE GENEHMIGUNG

Die Unterzeichnung dieses Dokuments bedeutet, dass der genehmigende Kundenvertreter mit der oben aufgeführten abgeschlossenen Leistung zufrieden ist. Der Kunde erkennt die Zufriedenheit und Fertigstellung mit allen Elementen der Leistung an.

Unterschrift des Kunden: __________________________

Datum: __________________________

Unterschrift des Projektleiters: __________________________

Datum: __________________________

LIEFERBAR NICHT GENEHMIGT

Wenn Sie nicht bereit sind, diese Leistung zu genehmigen, geben Sie bitte unten Feedback und fügen Sie alle relevanten Informationen bei, um das Projektteam bei der Durchführung der erforderlichen Änderungen zu unterstützen:

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Unterschrift des Kunden: __________________________

Datum: __________________________

Filestage Sign-Off-Sheet-Vorlage für abgeschlossene Projekte

Genauso wichtig wie jeder zu liefernde Abnahmebogen ist der Abnahmebogen für das abgeschlossene Gesamtprojekt. Ohne ein unterschriebenes Freigabeblatt kann sich der Kunde berechtigt fühlen, mit zusätzlichen Anfragen oder Änderungen zurückzukommen, in der Annahme, dass das Projekt nie zu einem offiziellen Abschluss gekommen ist, insbesondere wenn es keine Unterschrift des Kunden gibt, die es untermauert.

Dies bringt Ihr Projektteam in eine heikle Situation, insbesondere wenn Sie zu einem neuen Projekt für einen anderen Kunden übergegangen sind. Je mehr Sie tun können, um das Verständnis zwischen Kunde und Kreativteam zu dokumentieren, ohne sich in Bürokratie zu verzetteln oder überflüssig zu werden, desto besser werden Sie von Ihrem Team abhängen.

Das Freigabeblatt dient auch als laute und klare Botschaft an den Kunden, dass er diesem Projekt seine volle Aufmerksamkeit widmen muss, um sicherzustellen, dass er mit der Arbeit, die Sie für ihn geleistet haben, vollkommen zufrieden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, ist der Abmeldebogen Ihre Art zu sagen: „Sprechen Sie jetzt oder schweigen Sie für immer.“

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PROJEKTABSCHLUSS – ABZEICHNUNGSBLATT

Projektname: __________________________

Geliefert am: __________________________

Kundenname: __________________________

Genehmigender Kundenvertreter: __________________________

Name der Designfirma: __________________________

Designprojektleiter: __________________________

PROJEKTLEISTUNGEN

PROJEKTGENEHMIGUNG

Die Unterzeichnung dieses Dokuments bedeutet, dass der genehmigende Kundenvertreter mit den in der obigen Tabelle aufgeführten abgeschlossenen Leistungen zufrieden ist und keine Leistungen fehlen. Der Kunde erkennt die Zufriedenheit und den Abschluss mit allen Elementen des Projekts an.

Unterschrift des Kunden: __________________________

Datum: __________________________

Unterschrift des Projektleiters: __________________________

Datum: __________________________

PROJEKT NICHT GENEHMIGT

Wenn Sie nicht bereit sind, diese Leistung zu genehmigen, geben Sie bitte unten Feedback und fügen Sie alle relevanten Informationen bei, um das Projektteam bei der Durchführung der erforderlichen Änderungen zu unterstützen:

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Unterschrift des Kunden: __________________________

Datum: __________________________

6 weitere Sign-Off-Sheet-Vorlagen und Beispiele, die Sie stehlen können

Sign-Off-Blätter können wirklich so einfach oder so komplex sein, wie Sie es brauchen. Sie müssen das Rad jedoch nicht neu erfinden, um eines zu erstellen. Verwenden Sie eines der obigen Beispiele oder werfen Sie einen Blick auf die unzähligen online verfügbaren Vorlagen.

1. Freigabeformular entwerfen

(Quelle: STUDYLIB)

Dieses Beispiel für ein Design-Freigabeformular definiert die Parameter der Design-Freigabe. Durch die Unterzeichnung dieses Formulars stimmt der Kunde den vom Designteam vorgeschlagenen Schriftarten und -größen, der Farbauswahl, der Platzierung der Navigation, der Informationshierarchie, dem Seitenlayout, der Seitenbreite und der Bildauswahl zu. Sie geben in dieser Genehmigung auch an, dass alle Änderungen, die am Design nach Unterzeichnung dieser Genehmigung erforderlich sind, zusätzlichen Gebühren unterliegen.

Dies ist ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden und dass der Kunde mit dem zufrieden ist, was Sie bisher für ihn erstellt haben. Fügen Sie Elemente dieses Formulars hinzu oder löschen Sie sie, um sie Ihren spezifischen Anforderungen anzupassen.

2. Marketing-Freigabebogen

(Quelle: Bessere Vorschläge)

Dies ist ein Beispiel für ein integriertes Projektmanagementsystem mit einer Client-Schnittstelle für die gesamte begleitende Dokumentation. Für Marketingfirmen ist die Zustimmung des Kunden zu jedem Aspekt der vorgeschlagenen Marketingstrategie für ein erfolgreiches Erwartungsmanagement erforderlich. Zusammen mit dem Marketing sollte das Freigabeblatt eine Kopie des vorgeschlagenen Marketingplans im Detail sein.

3. Kundenabmeldevorlage

(Quelle: Gameis.us )

Ein Kundenabnahmebogen ist einem Projektabnahmebogen sehr ähnlich. Einer kann anstelle des anderen verwendet werden, oder beide können verwendet werden, um die Zustimmung des Kunden zu allen Leistungen innerhalb eines Projekts zu betonen. Unabhängig davon, welche Sie verwenden, sollte die Sprache darin klar geschrieben sein. Es sollte Felder für den Namen des Kunden (oder Sponsors), den Namen des Projektleiters und Orte enthalten, an denen beide Parteien unter einer Erklärung ähnlich der im Beispiel aufgeführten unterschreiben können: „Mit der Unterzeichnung dieses Dokuments bestätige ich, dass ich geliefert habe alle angegebenen Leistungen.“ oder „Durch Unterzeichnung dieses Dokuments bestätige ich, dass ich alle staatlichen Leistungen erhalten habe.“

4. Kundenannahmeformular

(Quelle: Scribd)

Ein Kundenakzeptanzformular legt die Art der Beziehung zwischen der Kreativfirma und dem Kunden fest und enthält alle relevanten Daten über den Kunden, die die Kreativfirma benötigen würde, um die vereinbarten Dienstleistungen zu erbringen.

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise kein so detailliertes Kundenannahmeformular. Fügen Sie einfach die Informationen hinzu, die Sie benötigen. Sie können das Kundenakzeptanzformular sogar mit dem Kundenabzeichnungsformular oder dem Projektabzeichnungsformular kombinieren, um zusätzlichen Papieraufwand zu minimieren.

5. Projektabnahmedokument

(Quelle: StudyLib)

Dieses Projektfreigabeblatt ist ein Beispiel für eine einfache Vorlage, die verwendet werden kann, um die endgültige Genehmigung des Kunden für das abgeschlossene Projekt zu erhalten. Diese Art von Formular ist besonders nützlich für kleinere Unternehmen oder kleinere Projekte, die nur aus einer oder wenigen Leistungen bestehen.

Verwenden Sie dieses Formular so, wie es ist, oder erweitern Sie es, um alle Ihre Leistungen für den Kunden einzubeziehen, damit er eine Aufzeichnung über alles hat, was er bisher erhalten hat, bevor er das endgültige Projekt genehmigt. Geben Sie so viele Informationen ein, wie Sie benötigen, ohne das Formular mit nutzlosen oder irrelevanten Informationen zu überladen. Je direkter Sie mit Ihrem Kunden umgehen, desto wahrscheinlicher wird er zu einem Stammkunden.

6. Projektannahmeformular

(Quelle: ProposalKit)

Dieses Projektabnahmeformular enthält einen Bereich für den vollständigen Vertrag zwischen der Firma und dem Kunden. Unabhängig davon, ob Sie den Vertrag beifügen oder nicht, der wichtige Teil befindet sich in der ersten Hälfte des Formulars: die Kunden- und Firmendaten und ein Platz für eine Annahmeunterschrift.

Projektannahmeformulare können zu Beginn des Projekts verwendet werden, um den Start zu markieren. Oder es kann nach Abschluss eines Projekts verwendet werden, um die Zustimmung des Kunden zu den Leistungen zu demonstrieren.

Fazit

Verwenden Sie Abmeldeformulare immer dann, wenn Sie ein klares und legitimes Verständnis über den Beginn oder die Beendigung eines Projekts oder die Lieferung von Produkten und Leistungen schaffen müssen. Wenn Sie derzeit keine Projektmanagement-Software verwenden, kann eine einfache Dokumentvorlage verwendet werden, um ein Freigabeblatt zu erstellen.

Wenn Sie Projektmanagement-Software verwenden oder erwägen, eine zu verwenden, sollten Sie wissen, dass viele Management-Apps eine Kundenschnittstelle oder einen Formularersteller als Teil des Pakets haben. Sie können benutzerdefinierte Formulare erstellen und diese zur Genehmigung an Ihre Kunden senden. Unabhängig davon, ob Sie einen Formularersteller verwenden, ein integriertes Formular verwenden, eine Vorlage online ausfüllen oder Ihren eigenen Abmeldebogen erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Kunden einen verwenden, um Ihre Beziehung zu optimieren und Ihre Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten.

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