الدليل النهائي لأوراق تسجيل المشروع (بما في ذلك 7 قوالب)

ضمن أي عملية إبداعية ، قد لا تكون هناك نهاية نهائية للأفكار الجديدة التي يبدو أنها تظهر على طول الطريق. بينما من ناحية أخرى ، يمكن أن تضيف التغييرات والإضافات إلى المشروع قيمة كبيرة ، إلا أنها يمكن أن تعرقله أيضًا إذا لم يتم إخفاؤها. يعد استخدام ورقة تسجيل الخروج وسيلة فعالة لإبقاء مشروعك على الهدف وإطلاع جميع أصحاب المصلحة على التقدم المحرز وسعادتهم.

لماذا لا غنى عن ورقة تسجيل الخروج

أوراق التوقيع هي واحدة من تلك الوثائق الرئيسية التي تعتبر ضرورية لأي عملية إبداعية للاحتفاظ بسجل لما تم الاتفاق عليه ، وأين يكون المشروع في مسار تطويره ، وما إذا كانت جميع الأطراف متفقة أم لا النتيجة النهائية.

بدون أوراق تسجيل الخروج المصاحبة لحياة المشروع ، قد يكون لدى فريق المشروع وعميلك أفكار مختلفة حول مفهوم المشروع وشكل التسليمات وحتى الجدول الزمني الذي يجب تسليمها حوله.

حتى بالنسبة لمديري المشاريع الذين يكرهون الأعمال الورقية ، تعد ورقة التوقيع نعمة خفية لأنها بمثابة تذكير بسيط لكل من توقعات العميل وفريق المشروع . يمكن لأي شخص لديه سؤال حول المراحل المختلفة للمشروع الرجوع إلى ورقة التوقيع لمعرفة الإجراءات التي تم اتخاذها حتى الآن ومن وافق على كل منها.

3 فوائد أوراق تسجيل الخروج

• إدارة التوقعات بين العميل والفريق الإبداعي
• اترك مساحة للإضافات أو التغييرات مع الحفاظ على الاتصال واضحًا
• يحافظ على المساءلة النهائية لكل مرحلة من مراحل المشروع

يؤدي استخدام أوراق تسجيل الخروج إلى منع المشاريع من التقدم على نفسها ، وهو أمر مهم بشكل خاص في أي شركة إبداعية. تتم مراجعة كل مرحلة رئيسية من المشروع والموافقة عليها للتأكد من أن جميع أصحاب المصلحة سعداء بالتقدم المحرز قبل المضي قدمًا.

نموذج مجاني

احصل على قوالب ورقة تسجيل الخروج المجانية

كيف تبدو عملية تسجيل الخروج من المشروع؟

يعد الحصول على موافقة رسمية أمرًا مهمًا لأنه يشير إلى النهاية الرسمية للمشروع أو الانتهاء من التسليم وقبول المنتج من قبل العميل (داخليًا أو خارجيًا). في حين أن العملية ليست معقدة ، إلا أنها خطوة أساسية لضمان رضا العملاء.

عملية التسليمات المكتملة

عندما يقترب فريق مشروعك من نهاية التسليم ، فأنت على استعداد لمراجعته مع العميل. إن توفير فرصة لإجراء مراجعة كاملة للعملاء سيمنح جميع أصحاب المصلحة مساحة للنظر في التسليم وقبوله ، أو تقديم ملاحظات لجعلها أكثر انسجامًا مع توقعات العميل.

يمكن أن تساعدك أداة المراجعة والموافقة مثل Filestage في تجميع التعليقات على التسليمات والمشاريع من جميع أصحاب المصلحة المعنيين. إليك كيفية القيام بذلك في 6 خطوات بسيطة:

1. ابدأ الإصدار التجريبي المجاني لتطبيق Filestage من هنا

2. قم بإعداد خطوات المراجعة الخاصة بك في Filestage

قبل أن تتمكن من البدء ، يجب عليك نسخ عملية المراجعة والموافقة الحالية في Filestage. قم بإعداد خطوات المراجعة لكل مثيل مراجعة يجب أن تمر ملفاتك به.

يمكن أن تشمل كل خطوة مراجعة مراجعين مختلفين وملفات مختلفة. على سبيل المثال ، يمكن استخدام خطوة المراجعة الأولى الخاصة بك لمراجعة ملخص التسليم الخاص بك مع فريقك بينما تتضمن خطوة المراجعة الثانية الخاصة بك المديرين التنفيذيين للإدارة للحصول على موافقة للتسليم النهائي الخاص بك.

3. تحميل تسليمها إلى Filestage

الآن ، يجب عليك تحميل ملف التسليم الخاص بك إلى Filestage بمجرد النقر فوق الزر تحميل FILE .

في مثالنا ، عليك أولاً تحميل الملخص أثناء خطوة المراجعة الأولى وتحميل الناتج النهائي الخاص بك إلى خطوة المراجعة الثانية.

4. قم بدعوة جميع المراجعين ذوي الصلة

لكل خطوة مراجعة ، قم بدعوة المراجعين المطلوبين إما بالنقر فوق أيقونة المراجعين أو مشاركة رابط المراجعة مباشرة.

5. اطلب منهم ترك ملاحظاتهم

بمجرد دعوة المراجع وإدراكه لماهية Filestage ، قد لا يزال لديه فضول حول كيفية عمل هذا البرنامج الجديد.

من خلال وجود تعليق مرئي على الملف ، يمكن للمراجعين رؤية فائدة الأداة بالفعل قبل ترك تعليقاتهم الخاصة. أيضًا ، من غير المخيف كثيرًا ترك تعليقات مرئية عندما يكون شخص آخر قد ترك بالفعل العلامة الأولى.

6. احصل على موافقات التسليم

بمجرد انتهاء المراجعين من مراجعة المواد التي حصلت عليها ، يمكنهم إما طلب التغييرات أو الموافقة على الملف.

لم يكن الحصول على موافقات أسهل من أي وقت مضى. 🎉

بمجرد اعتبار المشروع مرضيًا من قبل جميع أصحاب المصلحة ، يتم تفعيل ورقة التوقيع. سيوقع جميع أصحاب المصلحة الأساسيين نصيبهم من هذه الورقة. بمجرد الموافقة على هذه الورقة ، ينتهي المشروع رسميًا .

عملية المشاريع المنجزة

إذا كنت تستخدم ورقة تسجيل الخروج لإكمال تسليم واحد يمثل جزءًا من مشروع أكبر ، فحينئذٍ ستكرر العملية السابقة حتى يتم الانتهاء من جميع التسليمات في المشروع والموافقة عليها.

تعد ورقة تسجيل الخروج المكتملة ضرورية للإشارة إلى نهاية المشروع لسبب واحد هو أن العملاء قد يعودون في كثير من الأحيان بمتطلبات متغيرة أو إضافات مرغوبة أو توسعات للمنتجات الأصلية. بمجرد إغلاق المشروع رسميًا ، يتمتع فريقك الآن بحرية بدء مشروع جديد لهذا العميل بشروط دفع جديدة. بهذه الطريقة ، أنت لا تعمل إلى ما لا نهاية وبشكل علني في مشروع واحد مقابل مبلغ محدود من المال.

بعد اكتمال ورقة التوقيع والانتهاء من المشروع ، قد يرغب مديرو المشروع في مراجعة المشروع بالكامل مع فريقه لتحديد ما تم بشكل جيد وما يمكن تحسينه. يمكنك حتى اختيار طلب ملاحظات العميل فيما يتعلق بالمشروع ككل ، وجودة التسليم ، واتساق الاتصال بين الفريق الإبداعي والعميل.

قالب ورقة تسجيل الخروج للمخرجات

أفضل طريقة للحفاظ على توقعات العميل وفريق المشروع في المسار الصحيح هي استخدام ورقة تسجيل الخروج لكل مشروع يتم تسليمه. سيؤدي القيام بذلك إلى منع العميل من إضافة طلبات اللحظة الأخيرة التي لا تدخل في نطاق المشروع.

كما أنه يمنح العميل رؤية كاملة للمكونات الأصغر للمشروع ككل ، مما يوفر لهم وصولاً هامًا إلى تدفق المشروع. يجب عليهم التوقيع على التسليمات من خلال الاعتراف برضاهم عن المنتج ، وإعطاء الضوء الأخضر للمتابعة إلى المرحلة التالية في المشروع.

توفر أوراق تسجيل الخروج للمخرجات حماية إضافية لفريق المشروع لأنها تضمن توافق توقعات العميل تمامًا مع توقعات الفريق الإبداعية. بهذه الطريقة لا توجد مفاجآت على طول الطريق نحو إنجاز المشروع.

هكذا يبدو النموذج:

الرسومات التي يمكن تسليمها - تسجيل الخروج

اسم التسليم: __________________________

رقم التسليم: ______________ من ____________________

تم التسليم في التاريخ: __________________________

اسم العميل: __________________________

اعتماد مندوب العميل: __________________________

تصميم اسم الشركة: __________________________

قائد مشروع التصميم: __________________________

الموافقة القابلة للتسليم

يشير التوقيع على هذا المستند إلى أن ممثل العميل المعتمد راضٍ عن التسليم المكتمل المذكور أعلاه. يقر العميل بالرضا والانتهاء من جميع عناصر التسليم.

توقيع العميل: __________________________

التاريخ: __________________________

توقيع مدير المشروع: __________________________

التاريخ: __________________________

قابلة للتسليم لم تتم الموافقة عليها

إذا لم تكن مستعدًا للموافقة على هذا التسليم ، فيرجى تقديم التعليقات أدناه وإرفاق أي معلومات ذات صلة لمساعدة فريق المشروع في إجراء التغييرات المطلوبة:

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

توقيع العميل: __________________________

التاريخ: __________________________

قالب ورقة تسجيل الخروج للمشاريع المكتملة

لا تقل أهمية كل ورقة توقيع قابلة للتسليم عن ورقة تسجيل الخروج الإجمالية للمشروع. بدون ورقة تسجيل موقعة ، قد يشعر العميل بأنه يحق له العودة بطلبات أو تغييرات إضافية على أساس الاعتقاد بأن المشروع لم ينته رسميًا ، خاصةً إذا لم يكن هناك توقيع العميل لدعمه.

هذا يترك فريق المشروع في موقف صعب ، خاصة إذا انتقلت إلى مشروع جديد لعميل آخر. كلما زاد ما يمكنك القيام به لتوثيق التفاهم بين العميل والفريق الإبداعي دون الوقوع في الروتين أو أن تصبح زائداً عن الحاجة ، كلما كنت أفضل حالاً مع فريقك.

تعمل ورقة تسجيل الخروج أيضًا كرسالة عالية وواضحة للعميل بأنهم بحاجة إلى منح هذا المشروع اهتمامهم الكامل للتأكد من أنهم سعداء تمامًا بالعمل الذي قدمته لهم. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن ورقة التوقيع هي طريقتك لقول "تحدث الآن أو صمت إلى الأبد".

نموذج مجاني

احصل على قوالب ورقة تسجيل الخروج المجانية

اكتمال المشروع - تسجيل الخروج

اسم المشروع: __________________________

تم التسليم في التاريخ: __________________________

اسم العميل: __________________________

اعتماد مندوب العميل: __________________________

تصميم اسم الشركة: __________________________

قائد مشروع التصميم: __________________________

إنجازات المشروع

الموافقة على المشروع

يشير التوقيع على هذا المستند إلى أن ممثل العميل المعتمد راضٍ عن التسليمات المكتملة المدرجة في الجدول أعلاه ولا ينقصه أي تسليمات. يقر العميل بالرضا والانتهاء من جميع عناصر المشروع.

توقيع العميل: __________________________

التاريخ: __________________________

توقيع مدير المشروع: __________________________

التاريخ: __________________________

المشروع غير موافق عليه

إذا لم تكن مستعدًا للموافقة على هذا التسليم ، فيرجى تقديم التعليقات أدناه وإرفاق أي معلومات ذات صلة لمساعدة فريق المشروع في إجراء التغييرات المطلوبة:

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

توقيع العميل: __________________________

التاريخ: __________________________

6 نماذج ورقة تسجيل إضافية وأمثلة يمكنك سرقتها

يمكن أن تكون أوراق تسجيل الخروج بسيطة أو معقدة بالقدر الذي تريده. لا يتعين عليك إعادة اختراع العجلة لإنشاء واحدة رغم ذلك. استخدم أحد الأمثلة أعلاه ، أو ألق نظرة على عدد لا يحصى من القوالب المتاحة عبر الإنترنت.

1. تصميم تسجيل الخروج

(المصدر: STUDYLIB)

يحدد هذا المثال لنموذج اعتماد التصميم على وجه التحديد معلمات الموافقة على التصميم. من خلال التوقيع على هذا النموذج ، يوافق العميل على خيارات وأحجام الخطوط المقترحة من فريق التصميم ، وتحديد الألوان ، وموضع التنقل ، والتسلسل الهرمي للمعلومات ، وتخطيط الصفحة ، وعرض الصفحة ، واختيار الصورة. كما يذكرون في هذه الموافقة أن أي تغييرات مطلوبة على التصميم بعد توقيع هذه الموافقة ستخضع لرسوم إضافية.

هذه طريقة مباشرة لضمان حصولك على أجر مقابل العمل الذي تقوم به وأن العميل سعيد بما صنعته له حتى الآن. أضف أو احذف عناصر من هذا النموذج لتناسب احتياجاتك الخاصة.

2. صحيفة تسجيل الخروج

(المصدر: عروض أفضل)

هذا مثال على نظام إدارة مشروع مدمج بواجهة عميل لجميع الوثائق المصاحبة. بالنسبة لشركات التسويق ، تعد موافقة العميل على كل جانب من جوانب استراتيجية التسويق المقترحة ضرورية للإدارة الناجحة للتوقعات. جنبًا إلى جنب مع التسويق ، يجب أن تكون ورقة التوقيع نسخة من خطة التسويق المقترحة بالتفصيل.

3. نموذج تسجيل خروج العميل

(المصدر: Gameis.us )

تشبه ورقة تسجيل خروج العميل إلى حد كبير ورقة تسجيل الخروج من المشروع. يمكن استخدام أحدهما بدلاً من الآخر ، أو يمكن استخدام كليهما للتأكيد على موافقة العميل على جميع الإنجازات داخل المشروع. أيًا كان ما تستخدمه ، يجب كتابة اللغة الداخلية بوضوح. يجب أن تتضمن حقولًا لاسم العميل (أو الراعي) ، واسم مدير المشروع ، وأماكن لكلا الطرفين لتقديم توقيع ضمن بيان مشابه لذلك المدرج في النموذج: "بتوقيع هذا المستند ، أقر بأنني قد قمت بتسليم كل المخرجات المعلنة ". أو "من خلال التوقيع على هذه الوثيقة ، أقر بأنني استلمت جميع مخرجات الدولة."

4. نموذج قبول العميل

(المصدر: Scribd)

يحدد نموذج قبول العميل طبيعة العلاقة بين الشركة الإبداعية والعميل ويتضمن جميع البيانات ذات الصلة بالعميل التي قد تحتاجها الشركة الإبداعية لأداء الخدمات المتفق عليها.

اعتمادًا على طبيعة عملك ، قد لا تحتاج إلى نموذج قبول من العميل مفصل للغاية. فقط قم بتضمين المعلومات التي تحتاجها. يمكنك حتى دمج نموذج قبول العميل مع نموذج تسجيل خروج العميل أو نموذج تسجيل الخروج من المشروع لتقليل الأعمال الورقية الإضافية.

5. وثيقة تسجيل الخروج من المشروع

(المصدر: StudyLib)

تعد ورقة تسجيل الخروج هذه مثالاً على نموذج بسيط يمكن استخدامه للحصول على موافقة العميل النهائية على المشروع المكتمل. هذا النوع من النموذج مفيد بشكل خاص للشركات الصغيرة أو المشاريع الصغيرة التي تتكون فقط من مخرجات فردية أو قليلة.

استخدم هذا النموذج كما هو أو قم بتوسيعه ليشمل جميع التسليمات الخاصة بك إلى العميل حتى يكون لديهم سجل بكل ما تلقوه حتى الآن قبل الموافقة على المشروع النهائي. أدخل أكبر قدر من المعلومات التي تريدها دون تكديس النموذج بمعلومات عديمة الفائدة أو غريبة. كلما كنت أكثر وضوحًا مع عميلك ، زادت احتمالية تحوله إلى عميل متكرر.

6. نموذج قبول المشروع

(المصدر: ProposalKit)

يتضمن نموذج قبول المشروع هذا منطقة للعقد الكامل بين الشركة والعميل. سواء اخترت تضمين العقد أم لا ، يقع الجزء المهم في النصف الأول من النموذج: بيانات العميل والشركة ومكان لتوقيع القبول.

يمكن استخدام نماذج قبول المشروع في بداية المشروع لتمييز بدايته. أو يمكن استخدامه بعد اكتمال المشروع لإثبات موافقة العميل على التسليمات.

خاتمة

استخدم نماذج تسجيل الخروج كلما احتجت إلى تكوين فهم واضح وشرعي حول بدء أو إنهاء المشروع ، أو تسليم المنتجات والتسليمات. إذا كنت لا تستخدم حاليًا برنامجًا لإدارة المشاريع ، فيمكن استخدام قالب مستند بسيط لإنشاء ورقة تسجيل الخروج.

إذا كنت تستخدم برنامجًا لإدارة المشاريع ، أو كنت تفكر في استخدام أحدها ، فاعلم أن العديد من تطبيقات الإدارة لها واجهة عميل أو منشئ نماذج كجزء من الحزمة. يمكنك إنشاء نماذج مخصصة وإرسالها إلى عملائك للموافقة عليها. سواء كنت تستخدم منشئ النماذج ، أو تستخدم نموذجًا مضمنًا ، أو تملأ نموذجًا عبر الإنترنت ، أو تنشئ ورقة تسجيل الخروج الخاصة بك ، فتأكد من استخدام واحدة لكل عميل لتحسين علاقتك وجعل عملك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

هل أنت مهتم بموضوع إدارة المشروع؟

• كيفية إنشاء جدول زمني فعال للمشروع (بما في ذلك 5 قوالب)
• أفضل 25+ حلول برمجية لإدارة المشاريع الإبداعية (ستعزز إنتاجية فريقك)
• أكثر من 50 نموذجًا مجانيًا لإدارة المشاريع لمشاريعك الإبداعية في عام 2020
• كيفية التعامل مع طلبات تغيير المشروع بفعالية (بما في ذلك 10 قوالب)
• أفضل 75+ أدوات لإدارة المشاريع لمشاريعك
• أفضل 30 حلًا مجانيًا لبرمجيات إدارة المشاريع لإنجاز المهام
• أكثر من 20 ممارسة من أفضل الممارسات في إدارة المشاريع (من شأنها أن تزيد من سرعة مشاريعك)