إدارة مستندات الموظف: تنظيم سجلات الشركة

غالبًا ما يكون قسم الموارد البشرية موطنًا للمستندات المعقدة التي تحتوي على معلومات حساسة.

يمكن أن تكون هذه الملفات غير منظمة داخل خزانة ملفات مليئة بسجلات الموظفين. أو يمكن الاحتفاظ بها بأمان وأمان وحسن التنظيم بفضل نظام إدارة مستندات الموظف.

إدارة مستندات الموظف الفعال من خلال   برنامج توصيل خدمات الموارد البشرية   يجعل من السهل البحث عن جميع بيانات الموظفين وتخزينها وإدارتها. بهذه الطريقة ، إذا كنت بحاجة إلى الوصول إلى ملف أو سجل موظف ، فيمكنك العثور عليه بسرعة دون غربلة كمية لا نهائية من الأعمال الورقية.

كيفية إعداد إدارة مستندات الموظف

يعد إنشاء إستراتيجية إدارة مستندات الموظف أمرًا سهلاً بمجرد معرفة الخطوات اللازمة. إليك كيفية البدء.

1. تحديد المستندات اللازمة

أولاً ، حدد الملفات والسجلات التي يجمعها عملك. ترتبط الوثائق عادة بوظائف الموارد البشرية التي يتعامل معها القسم.

2. تحديد قيود الوصول

بعض مستندات الموارد البشرية سرية أو تحتاج إلى وصول مقيد إلى موظفين محددين. أثناء تنظيم الملفات ، سترغب في تحديد احتياجات الوصول.

للتحكم في الوصول إلى السجلات ، ضع في اعتبارك ما إذا كان يحتاج جميع الموظفين أو المديرين أو قسم الموارد البشرية فقط إلى الوصول إلى المستندات. يمكنك أيضًا تحديد الأذونات من خلال متى وكم مرة من المحتمل أن يحتاج هؤلاء الأشخاص إلى هذه الملفات. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك كيف تريد أن يتمكن هؤلاء الأفراد من الوصول إلى هذه المستندات المحددة.

3. تحديد انتهاء صلاحية المعلومات

بصفتك محترفًا مشغولًا في الموارد البشرية ، سيكون من المفيد إنشاء مستند واحد مرة واحدة والانتهاء من ذلك.

هذا ليس هو الحال عادة ، لأن البيانات الموجودة في هذه الملفات لها تواريخ انتهاء صلاحية في بعض الأحيان. بالإضافة إلى ذلك ، في بعض الأحيان يكون الأمر متروكًا لفريق الموارد البشرية للاحتفاظ بالمستندات لفترة زمنية محددة قبل أن تصبح لاغية وباطلة. أثناء قيامك بإعداد إدارة مستندات الموظف ، ضع في اعتبارك مراجعة الملفات التي لها تواريخ انتهاء صلاحية وإعداد تذكيرات عند انتهاء صلاحيتها. يمكن أن تساعد إدارة الحالة أيضًا في تحديد بداية ونهاية مشكلة معينة.

4. تحديد مستويات الأمان

أثناء تبسيط عملية إدارة المستندات ، ستجد أن بعض السجلات تحتاج إلى مزيد من الأمان والحماية أكثر من غيرها. على سبيل المثال ، قد تكون بعض المعلومات الموجودة في هذه الملفات محمية بموجب القانون ، مثل المعلومات الطبية ومعلومات الإعاقة التي يجب الاحتفاظ بها منفصلة عن مجلدات ملفات الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا انتهت صلاحية المستند أو لم يعد يتعين على المؤسسة الاحتفاظ به ، فكيف يمكن التخلص منه؟ يمكن ببساطة التخلص من بعض الملفات ، مثل مستندات التدريب القديمة. يجب تمزيق تلك التي تحتوي على معلومات شخصية عن موظف سابق أو حالي.

5. وضع خطة لتخزين وأرشفة الملفات

بمجرد أن يكون لديك فهم أفضل للأمان الذي تحتاجه ملفاتك ، يمكنك المضي قدمًا في إدارة الملفات. سترغب في تحديد الملفات التي ستبقى كنسخ ورقية (مثل تلك التي ستحتاج في النهاية إلى تمزيقها) وأي منها يمكن تخزينه رقميًا. إذا كان بإمكانك عدم استخدام الورق تمامًا ، فقد يكون هذا هو الخيار الأسهل.

يمكنك بعد ذلك تحديد كيفية تجميع الملفات. على سبيل المثال ، قد يتمكن الموظفون من الوصول إلى مكتبة من الموارد تحتوي على معلومات أساسية حول التأمين أو الضرائب ، بينما يمكن للمديرين وقيادة الفريق الوصول إلى سجلات الموظفين.

6. استخدام البرمجيات

عندما تستغرق مؤسستك وقتًا للعثور على برنامج تقديم خدمة الموارد البشرية المناسب ، فمن السهل استخدام هذه الأداة لتبسيط إدارة مستندات الموظف. ستكون جميع الملفات التي تحتاجها في مكان واحد ، مما يجعل من السهل تعيين المعلمات والقيود وإعدادات الأمان على السجلات التي هي في أمس الحاجة إليها.

فوائد نظام إدارة مستندات الموظف

بغض النظر عن مؤسستك أو مجال عملك ، هناك العديد من الفوائد لتطبيق نظام إدارة مستندات الموظف داخل فريق الموارد البشرية لديك.

تظل متوافقة

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لنظام إدارة المستندات لملفات الموارد البشرية في أنه يسمح للمؤسسة بالبقاء آمنة ومتوافقة. تسهل هذه الأنظمة على فرق الموارد البشرية معرفة المستندات الموجودة في الملف والمفقودة والقديمة أو المطابقة. يساعد وجود نظام تخزين مستندات شامل على ضمان امتثال مؤسستك لجميع المتطلبات ذات الصلة.

الحماية القانونية

عندما يتعلق الأمر باحتياجات عملك العامة ، فأنت تريد دائمًا أن تظل ضمن قيود القانون. مع وجود العديد من القوانين الفيدرالية التي تطلب من أصحاب العمل تخزين سجلات موظفين معينة ، فإن استخدام البرامج مع إدارة مستندات الموظف أمر لا بد منه. بالإضافة إلى هذه المتطلبات الفيدرالية ، يجب أن تكون قادرًا على الوصول بسهولة إلى مستندات الموظف للرد على بعض الدعاوى القضائية وعمليات التدقيق والاستفسارات التنظيمية وشكاوى الموظفين.

على سبيل المثال ، إذا قدم موظف شكوى تمييز ضد مؤسستك ، فمن المحتمل أن يحتاج قسم الموارد البشرية إلى الإشارة إلى تقييمات الأداء السابقة وبيانات التعويض وسجلات الحضور. إذا تحولت الشكوى إلى تحقيق قانوني وتضمنت لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) ، فيمكن لفريق الموارد البشرية استخدام هذه السجلات لحماية المنظمة من دعوى قضائية.

الحفاظ على الأمن والخصوصية

يجب تخزين سجلات موظفين معينة بشكل آمن ، بينما يتمتع الآخرون بفترات احتفاظ محددة ، لذلك من الأفضل الاحتفاظ بكل هذه السجلات في مكان واحد. يُطلب من أصحاب العمل قانونًا تأمين بيانات الموظفين الحساسة ، مثل الملفات المتعلقة بالمعلومات الطبية والتفاصيل المتعلقة بالإعاقات وأرقام الضمان الاجتماعي والمعلومات الشخصية الأخرى.

إن وجود نظام لإدارة مستندات الموظف في مكانه سيكون له بروتوكولات أمان تلبي هذه المتطلبات القانونية.

زيادة إنتاجية الموارد البشرية
تكون إدارات الموارد البشرية أكثر إنتاجية عندما يمكنها البحث بسهولة عن المستندات وتحسين تناسق ملفات الموظفين. سيكونون قادرين على قضاء وقت أقل في البحث في خزائن الملفات أو الصناديق المليئة بالمستندات غير المنظمة وقضاء المزيد من الوقت في أداء دورهم اليومي ، مثل الإدارة   علاقات الموظفين.

على سبيل المثال ، تخيل الوقت والجهد المبذولين في إدارة مهام الموظفين مثل عمليات النقل الداخلية أو عمليات النقل. يمكن أن يساعد التأكد من وجود جميع ملفاتهم في مكان واحد في جعل إدارة النقل عملية أبسط.

تحسين سير العمل

تعمل أتمتة عملية تحويل الملفات الورقية إلى مستندات إلكترونية على تحسين سير العمل في قسم الموارد البشرية ، بالإضافة إلى المديرين الآخرين والمديرين التنفيذيين في C-suite. لا يهم متى تكون هناك حاجة لسجل موظف مهم ، أو متى يجب إجراء التغييرات عليه   إدارة الفوائد   السياسات ، يمكن القيام بذلك بسرعة وكفاءة.

بالإضافة إلى تحسين سير العمل لفريق الموارد البشرية والمديرين الآخرين ، فإن تنظيم هذه الملفات وتخزينها بأمان داخل نظام إدارة المستندات المستند إلى السحابة يجعل من السهل على الموظفين الوصول إلى المستندات التي يحتاجون إليها ، دون الحاجة إلى طلب المساعدة من فريق الموارد البشرية .

تحديات نظام إدارة مستندات الموظف

على الجانب الآخر ، يأتي تنفيذ نظام إدارة مستندات الموظف ببعض التحديات. تتمثل إحدى التحديات الرئيسية في عملية التدريب التي تسير جنبًا إلى جنب مع استخدام عملية جديدة لأول مرة. بالإضافة إلى الاستثمار في هذا البرنامج الجديد ، ستحتاج أيضًا إلى استثمار الوقت والجهد في تدريب موظفيك على كيفية استخدامه بطريقة متوافقة وآمنة.

اعتمادًا على الأداة التي يختارها عملك ، قد يستغرق الأمر أيضًا وقتًا في الانتقال من الملفات الورقية إلى الملفات غير الورقية. سوف يستغرق الأمر بعض الوقت لتعتاد عليها وستحتاج إلى التعزيز الكامل قبل التمتع بالمزايا.

الانتقال إلى مكان عمل رقمي

توقف عن قضاء ساعات في البحث عن ملفات الموظفين المهمة واستفد من إدارة مستندات الموظف. ستجد نفسك تسأل ، "أين وضعت قطعة الورق تلك؟" أقل بكثير وبدلاً من ذلك لديك المزيد من الوقت للتركيز على التأكد من أن العمليات الصحيحة في مكانها الصحيح لتحقيق النجاح.

بمجرد حصولك على جميع الملفات المهمة داخل نظام إدارة مستندات الموظف ، تعرف على الكيفية الأخرى التي يمكنك بها تحسين امتثال الموارد البشرية لمؤسستك.